10 wichtige Dokumentationen, die Produktmanager vornehmen sollten

Schriftliche Kommunikation ist zweifelsohne eine kohärentere Methode des Informationsaustauschs über ein Softwareprodukt, mit der jedes Teammitglied vertraut sein sollte. Aus diesem Grund verwenden Produktmanager einen Großteil ihrer Zeit auf die Aktualisierung der Dokumentation für jede Aufgabe, die mit Software zu tun hat.

Die Einsicht, dass die Erstellung verschiedener Dokumentationen für zahlreiche Verfahren dazu beiträgt, den gesamten Entwicklungsprozess zu strukturieren und unvorhergesehene Schwierigkeiten aufgrund von Missverständnissen zu vermeiden, ist in allen Branchen weit verbreitet.

Werfen wir einen Blick auf einige der Vorteile der Dokumentation für Produktmanager, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie wichtig sie wirklich ist.

Welche Bedeutung hat die Dokumentation für Produktmanager?

Entwicklung einer präzisen Produktvision

Die Dokumentation hilft den Produktmanagern dabei, Antworten auf alle Fragen zu finden, die sich bei Initiativen rund um das Kernprodukt oder die Kerndienstleistung stellen. Alles aufzuschreiben hilft den Produktmanagern, kritische Entscheidungen zu treffen und Antworten auf Fragen zu erhalten, z. B. für wen das Produkt entwickelt wird und warum die App oder das Produkt von Anfang an entwickelt werden muss. Dadurch wird die Möglichkeit von Missverständnissen oder Fehlern vermieden.

Eine wichtige Hilfe im Planungsprozess

Sie können nicht einfach davon ausgehen, dass Ihr Produkt die beste Lösung für ein Problem ist; Sie müssen eine Strategie haben, damit es die beste Lösung ist. Vor allem aber ist die Vorbereitung entscheidend. Indem sie ihre Vision durch die Erstellung von Stories, Sprints und Zielen klar und deutlich dokumentieren, ermöglichen es die Manager dem gesamten Entwicklungsteam, Software zu produzieren, die auf die Anforderungen der Kunden abgestimmt ist, denen sie dienen.

Unterstützt die termingerechte Ausführung

Wenn Pläne nicht rechtzeitig und in der richtigen Weise ausgeführt werden, sind sie unwirksam. Um ein App-Konzept in eine echte und gut funktionierende Anwendung umzuwandeln, setzt ein Produktmanager die Dokumentation und schriftliche Kommunikation mit Designern, Entwicklern und anderen Beteiligten ein, um sie in die richtige Richtung zu drängen und die entwickelten, gut artikulierten Pläne auszuführen.

Teams werden verantwortlich gemacht

Durch die vollständige Dokumentation aller Arbeiten im Zusammenhang mit einem bestimmten Produkt können Produktmanager auf eine Fülle von Informationen über die Arbeit der Teammitglieder zugreifen und sie für ihren Teil der Aufgaben zur Verantwortung ziehen. Detaillierte Aufzeichnungen helfen dabei, die Dinge einfach und überschaubar zu halten.

Die Bedürfnisse der Kunden werden erfüllt

Produktmanager können leicht herausfinden, welche Funktionen in der Anwendung enthalten sein sollten und welche Aufgaben jede Funktion erfüllen muss, indem sie alles vom Konzept der Anwendung bis zur Planungsphase dokumentieren. Später können sie diese Bewertung dem Team auf präzise und verständliche Weise mitteilen und so sicherstellen, dass das Endprodukt genau den Wünschen der Kunden entspricht.

**Die Erstellung von Dokumentationen ist ein wichtiger Aspekt des Produktmanagements. Im Folgenden finden Sie eine Liste von 10 wichtigen Dokumentationen, mit denen Produktmanager arbeiten, um die Produktivität ihres Teams und ihrer Projekte zu maximieren.

1. Dokumentation zur Wettbewerbsanalyse

2. Dokumentation über die Produktstrategie und Vision

3. Dokumentation der Produktanforderungen (PRDs)

4. OKRs, wichtige Leistungsindikatoren und Erfolgsmetriken

5. Roadmaps Dokumentation

6. Dokumentation zu Entwürfen und Prototypen

7. Dokumentation zur Beschreibung der User's Journey und der Stories

8. Dokumentation, die die Versionshinweise und den Umfang beschreibt

9. Interne Leitfäden und häufig gestellte Fragen

10. Für Kunden bestimmte Benutzerhandbücher und Produktdokumentation

Dokumentation zur Wettbewerbsanalyse

Die Durchführung von Wettbewerbsanalysen ist ein wichtiger Teil der Marktforschung, der es Ihnen ermöglicht, den Wettbewerbsvorteil Ihres Produkts gegenüber der Konkurrenz, die das gleiche oder ein ähnliches Produkt herstellt, zu untersuchen.

Die Wettbewerbsanalyse umfasst die Untersuchung der von den Konkurrenten angebotenen Waren und Dienstleistungen sowie deren Marktanteil, Stärken und Schwächen. Die Dokumentation der Wettbewerbsanalyse, die alle oben genannten Faktoren enthält, wird erstellt und an das gesamte Entwicklungsteam zur Prüfung weitergeleitet. Ein Produktmanager trifft eine endgültige Entscheidung über die Gestaltung seiner Anwendung oder seines Produkts erst, nachdem er eine umfassende Untersuchung der Konkurrenz durchgeführt hat.

Das folgende Beispiel zeigt, wie die Tabelle eines Wettbewerbers in der Dokumentation der Wettbewerbsanalyse aussehen könnte:

• Der Name des Unternehmens wird als Wettbewerber bezeichnet.

• Die Website-Adresse des Wettbewerbers

• Die Anzahl der Nutzer, die (zur Einschätzung der Wirksamkeit seiner Produkte und Dienstleistungen)

• die Dauer der Marktpräsenz eines Wettbewerbers

• Spezifische Merkmale und Fachgebiete der Wettbewerber

• Die Kosten einer Dienstleistung oder eines Produkts

• Notizen zu verschiedenen Themen

Da Produktmanager eine Vielzahl unterschiedlicher Analysen durchführen, kann sich der Inhalt des Dokuments von einem zum anderen stark unterscheiden. Zu den bekanntesten Analysen gehören die Analyse der Fähigkeiten, die Analyse der Wettbewerbslandschaft, die Analyse der Wettbewerbsdifferenzierung, die Analyse der Nachahmungsfähigkeit und die Analyse des Wertangebots.

Dokumentation, die die Produktstrategie und Vision umreißt

Bei der Produktvision handelt es sich um etwas, das ein Bild von der Zukunft des zu entwickelnden Produkts zeichnet. In Form eines Storyboards, einer Erzählung oder eines Prototyps soll sie Teams, Investoren und Partner dazu bewegen, in das Produkt zu investieren und es in irgendeiner Weise zu unterstützen.

Die Produktstrategie definiert die Abfolge der Güter, die bis zum endgültigen Produkt erzeugt werden sollen.

Eine der wichtigsten Fähigkeiten effektiver Produktmanager ist die Fähigkeit, eine Produktvision zu entwickeln, doch das ist nur der Anfang. Sie müssen auch eine verlockende Produktstrategie entwickeln, um dem Publikum einen klaren Standpunkt zum Produkt zu vermitteln. Sowohl die Produktvision als auch die Produktstrategie müssen sehr zielgerichtet sein, damit sie erfolgreich sind. Folglich werden Dokumentationen erstellt, um alle Informationen zu erfassen, die mit der Festlegung des Endprodukts und der Umsetzung eines Konzepts in die Realität verbunden sind. In den meisten Fällen werden diese Unterlagen mit den Beteiligten geteilt, um ihre Kommentare und Meinungen einzuholen.

Produktanforderungsdokumentation (PRDs)

Die Produktanforderungsdokumentation ist eine allumfassende Dokumentation, die viele Aspekte einer Anwendung an einem einzigen Ort zusammenfasst. Die Specs-Dokumentation ist die am weitesten verbreitete Art von Dokumenten, die unter anderem eine Beschreibung der Eigenschaften der Anwendungen enthalten. Sie werden auch als Spezifikationsdokumente bezeichnet.

Es ist möglich, dass sich jedes PRD von den anderen unterscheidet. In diesen Dokumenten werden die Forschungsfragen, die Erfolgskennzahlen, die MVP-Funktionsliste, die technischen Implementierungsdetails usw. für das Forschungsprojekt festgelegt.

Die Produktanforderungsdokumente (PRDs) enthalten jeden Schritt im Gesamtbild des Produkts sowie die Entscheidung, ob bestimmte Funktionen aufgenommen oder entfernt werden sollen, und sie weisen auf mögliche Schwierigkeiten hin. Produktmanager können dieses Dokument nutzen, um den Zeitaufwand für den Projektentwicklungsprozess zu veranschaulichen, den Geldaufwand für den Projektentwicklungsprozess zu verstehen und ein gegenseitiges vollständiges Verständnis zwischen Kunden und dem Entwicklungsteam herzustellen.

Ich habe die Bedeutung von PRDs in einem anderen Artikel dargelegt. Um mehr zu erfahren, klicken Sie hier.

Dokumentation von Zielen und Schlüsselergebnissen, Leistungsindikatoren und Erfolgsmetriken

Ziel und Schlüsselergebnisse ist ein Mechanismus, der von Produktmanagern verwendet wird, um die Ziele eines Produktentwicklungsprozesses festzulegen und dann auf die Ergebnisse dieses Prozesses im weiteren Verlauf zuzugreifen. Das Ziel lenkt das Team auf die Ziele, während die Ergebnisse anzeigen, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht. Während des gesamten Prozesses werden zwei Fragen gestellt und beantwortet: "Wo wollen Sie hin?" und "Haben Sie ein bestimmtes Ziel oder Produktziel erreicht oder nicht erreicht".

Ein Key Performance Indicator, kurz KPI, misst hingegen den Gesamterfolg eines Entwicklungsprozesses in seinem aktuellen Entwicklungsstadium. Customer Lifetime Value und Trial-to-Customer Conversion Rate im Vertrieb, Web-Traffic und Conversion Rate im Marketing, um nur einige Beispiele für Key Performance Indicators (KPIs) zu nennen. Alle diese Ziele sowie die im Laufe des Prozesses erzielten Ergebnisse sind in der entsprechenden Dokumentation detailliert aufgeführt.

Roadmaps Dokumentation

Roadmaps sind eine der wichtigsten Dokumentationen, die Produktmanager formulieren sollten. Eine Roadmap dient als Mittel, um dem Team die Bedeutung des Produkts zu vermitteln.

Ein Produktmanager erstellt einen Produktlebenszyklus, der beschreibt, was wann getan werden muss und wie der gesamte Prozess abläuft. Eine Roadmap ist ein Dokument, das eine Liste aller Initiativen enthält, die unternommen wurden, um eine Software oder ein anderes Produkt effektiv zu entwickeln. Es handelt sich um eine Route, die von den Produktmanagern festgelegt wurde und der das gesamte Team folgt. Diese können auf Docsie vorbereitet werden, um sie ihren Mitarbeitern mit eingebetteten PowerPoint-Präsentationen innerhalb der von Google Slides erstellten Dokumentation vorzulegen. Docsie ermöglicht die Integration mit Google Slides durch unsere Integrationsfunktionen. Um mehr über die Integrationsmöglichkeiten von Docsie zu erfahren klicken Sie hier.

Dokumentation zu Entwürfen und Prototypen

Etwas von Grund auf neu zu entwerfen, ohne einen Bauplan zu haben, ist ziemlich schwierig. Das gilt auch für das Produktdesign. Obwohl das Grundkonzept wichtig ist, gibt es Hunderte von Varianten, die während des Entwicklungsprozesses auftreten können. Daher müssen die Produktmanager ein Dokument führen, in dem alle Änderungen und Überarbeitungen des Produktdesigns festgehalten werden.

Wenn es um das Prototyping von Produkten geht, haben Produktmanager eine ganz andere Erfahrung als Ingenieure oder Designer. Produktmanager geben den Ton für das Prototyping an, indem sie klare Ziele setzen und dem Team einen Fahrplan vorgeben, dem es folgen soll.

Wenn Sie sich fragen, warum ein Produktmanager eine Dokumentation des App-Prototyps erstellen sollte, dann sollten Sie die folgenden Vorteile bedenken:

• Das Potenzial für Missverständnisse wird vollständig ausgeschaltet.

• Iterationen werden schnell abgeschlossen.

• Früh im Prozess ist es wichtig, die Begriffe zu begründen.

• Verbesserung der Qualität des technischen Feedbacks

Aus diesem Grund ist eine Dokumentation des Prototyping unerlässlich.

Dokumentation zur Beschreibung der User's Journey und der Stories

Bei der Entwicklung von Anwendungen oder Plattformen sind Benutzergeschichten und Customer Journey-Maps zwei wichtige Instrumente, die in Verbindung miteinander verwendet werden müssen. Produktmanager entwickeln und pflegen eine Dokumentation für diese beiden Positionen, um sicherzustellen, dass jedes Detail aufgezeichnet und sicher aufbewahrt wird.

Bei der Erstellung eines User-Narrative-Dokuments ist es wichtig, über die vielen Gründe nachzudenken, warum ein Benutzer ein bestimmtes Produkt nutzen möchte. Produktmanager zeichnen jeden denkbaren Auslöser auf, der dazu führen könnte, dass ein Nutzer mit einer Funktion der Plattform interagiert, einschließlich Bugs und Funktionsanfragen. Eine User Journey kann in diesem Fall auf einer mikroskopischen Ebene betrachtet werden.

Im Gegensatz dazu ist die User Journey ein Dokument, das die gesamte Nutzererfahrung vom Kauf oder Download bis zur Nutzung der Produktfunktionen aufzeichnet. Dies hilft den Produktmanagern dabei, ihrem Team und anderen interessierten Parteien (z. B. Stakeholdern) das Produkt näher zu erläutern und ihr Vertrauen in das Produkt selbst zu stärken. Außerdem können diese Informationen als Marketingressourcen für Werbekampagnen oder zur Erläuterung des Anwendungsfalls eines Produkts für potenzielle Kunden verwendet werden.

Dokumentation mit Beschreibung der Versionshinweise und des Umfangs

Release Notes sind, wie der Name schon sagt, die Dokumentationen, die in Verbindung mit der Veröffentlichung neuer Plattformen oder SaaS-Produkte verschickt werden. Die Produktmanager stellen diese Dokumentation zusammen, um die Benutzer über neue Standards zu informieren, die behobenen Probleme zu identifizieren und die Anwendung zu vermarkten, wenn die Aktualisierung abgeschlossen ist. Da sich SaaS-Produkte stark voneinander unterscheiden, sind keine zwei Dokumentationen exakt identisch.

Scope Notes werden in bestimmten Kreisen auch als Scope of Work-Dokumente bezeichnet. Manager verwenden dieses Instrument, um den Umfang der Merkmale zu definieren, die eine Anwendung oder ein Stück Software enthält. Was diese Merkmale ermöglichen werden und so weiter.

Interne Leitfäden und häufig gestellte Fragen

Es ist notwendig, vertrauliche interne FAQs für die Beteiligten zu erstellen, um sie während des gesamten Produktentwicklungsprozesses auf dem Laufenden zu halten. Die Art und Weise, wie diese FAQs geschrieben werden, ist sehr einfach. Die Wireframes eines Produkts mit einer starken Benutzererfahrungskomponente oder ein Link zu einer geteilten Wireframe-Dokumentation können in diesem Ordner gefunden werden.

Alle Informationen darüber, wie die Dinge im Entwicklungsprozess funktionieren, sind in diesen internen Handbüchern enthalten. Sie stellen nicht nur sicher, dass die Daten so aufgezeichnet werden, dass eine reibungslose Übergabe zwischen den Mitgliedern möglich ist, sondern dienen auch als Referenz für nach außen gerichtete Stellen wie Vertrieb, Marketing, Kundensupport und andere ähnliche Positionen, die Kunden unterstützen.

Benutzerhandbücher und Produktdokumentation für Kunden

Für Uneingeweihte ist das kundenorientierte Handbuch ein Benutzerhandbuch im traditionellen Sinne. Es liegt in der Verantwortung der Produktmanager, diese Dokumentation zu erstellen, die Anweisungen zur Nutzung des neu entwickelten SaaS-Produkts enthält.

Wenn dies nicht geschieht, kann es sein, dass die Benutzer verwirrt sind, wie das Produkt zu bedienen ist, zumindest in der Anfangsphase, bis sie den Ablauf selbst herausgefunden haben. Es sollte daher ziemlich offensichtlich sein, warum dieses Dokument so wichtig ist, dass es eine der am häufigsten verwendeten oder entwickelten Dokumentationen von Produktmanagern in der Branche ist.

Schlussfolgerungen:

Kurz gesagt, die folgenden Dokumentationen sind die zehn wichtigsten Dokumente, auf die sich kompetente Produktmanager verlassen, um einen effizienten Produktmanagementprozess zu gewährleisten.

Dank dieser Dokumentationen ist es unmöglich, dass es zu Missverständnissen oder Streitigkeiten kommt, da sie die Informationen über die Aufgaben in mehrere Papiere aufgeteilt haben. Das Ergebnis ist ein sehr strukturierter und nahtloser Entwicklungsprozess, der in jeder Phase sorgfältig dokumentiert wurde.

Wie kann Docsie bei der Erstellung all dieser Dokumentationen helfen?

Docsie ist eine robuste Plattform, die der beste Freund der Produktmanager ist, wenn es um Dokumentation geht. Docsie ist spezialisiert auf das Erstellen, Verwalten und Veröffentlichen von Dokumentationen, die in verschiedene Sprachen übersetzt werden können, mit einem ausgeklügelten Versionierungssystem, einem einfach zu bedienenden Editor und verschiedenen anderen erstaunlichen Funktionen, die Produktmanagern helfen, robuste und dynamische Online-Dokumentationen zu erstellen.

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