Führen Sie im Jahr 2022 ein Unternehmen? Was ist Ihr wertvollstes Gut? Informationen sind eines der nützlichsten Güter bei der Führung eines Unternehmens. Unternehmenseigentümer und Aktionäre verlassen sich auf Daten, um umsichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Die Marketingabteilung stützt sich auf Informationen, um das Potenzial des Produkterfolgs zu bewerten. Marketingfachleute nutzen dieselben Informationen auch, um ihre Zielgruppen zu erreichen. Vor allem aber benötigen Sie alle Ihre Geschäftsinformationen an einem Ort, um Handels- und Transaktionsdokumente zu erstellen.
In diesem Fall benötigen Sie eine innovative Dokumentationsplattform, die Informationssicherheit und Mehrfachzugriff für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter gewährleistet. Sie können ein zuverlässiges System wie Docsie nutzen, um Ihre interne Softwaredokumentation zu verwalten.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die 5 wichtigsten Vorteile, die der Einsatz einer Dokumentationsplattform für die Verwaltung von Software-Dokumentation in Ihrem Unternehmen bietet.
- Erhöhte Sicherheit
Als Online-Unternehmen sollten Sie sich in erster Linie um die [Sicherheit Ihrer Informationen] (https://medium.com/the-mission/data-security-how-to-keep-your-customers-information-safe-a3150510a7b7) und Kundendaten kümmern. Die Sicherheit ist eine große Herausforderung, mit der sich viele Unternehmen auseinandersetzen müssen, vor allem in Zeiten, in denen die Cybersicherheit zunimmt. Es kann sogar noch schlimmer sein, wenn Sie sich auf manuelle Dokumentation verlassen, da diese für jeden leicht zugänglich ist. Sensible Informationen können in die Hände der falschen Person gelangen, die sie dann möglicherweise an die Konkurrenz weitergibt.
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Eine solide Dokumentationsplattform für die Verwaltung Ihrer Softwaredokumente garantiert Ihnen eine wasserdichte Sicherheit. Software-Dokumentationsplattformen haben eine digitale Spur, und Sie können unbefugte Zugriffe leicht nachverfolgen. Unabhängig davon, ob der Zugriff von innen oder von außen erfolgt, können Sie die Informationen des Bearbeiters abrufen, einschließlich des Zeitpunkts des Zugriffs. So können Sie schnell feststellen, ob es sich um einen externen Angriff oder nur um einen unehrlichen Mitarbeiter handelt.
Vor allem aber können Sie die Personen, die auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen, je nach Position und Berechtigung einschränken. Das erleichtert die Verwaltung der Mitarbeiter in ihren jeweiligen Abteilungen.
- Verbesserter, automatisierter Arbeitsablauf
In jedem Unternehmen werden routinemäßig verschiedene Dokumente verfasst und zusammengestellt. Am Ende des Monats, wenn es an der Zeit ist, die Arbeit des Zeitraums abzustimmen, benötigt jede Abteilung Kopien der Dokumente. Es kann eine ziemliche Herausforderung sein, Kopien zu erstellen, ohne Zeit und Ressourcen zu verschwenden.
Außerdem werden Menschen müde, wenn sie sich wiederholende Aufgaben über lange Zeiträume hinweg erledigen müssen. Abgesehen davon, dass Ihnen die Zeit davonläuft, werden Sie wahrscheinlich mit unorganisierten Akten enden.
Eine zuverlässige Software-Dokumentationsplattform gewährleistet einwandfreie Kommunikationswege zu internen und externen Abteilungen. Sie können Dokumente bei der Erstellung problemlos klassifizieren. So verbessern Sie schnellere und straffere Geschäftsprozesse, um [Betriebskosten zu sparen] (https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/03/25/15-smart-ways-you-can-save-money-as-a-new-business/). Dies kann Sie auch davor bewahren, aufgrund unzureichender Daten Einnahmen zu verlieren.
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- Erweiterte Sicherung und Wiederherstellung
Das Letzte, was Sie sich für Ihr Unternehmen wünschen, ist der Verlust von Daten. Es ist wie bei einer Neugründung, denn Sie müssen eine neue Kundendatenbank aufbauen. Sie könnten auch Ihr Vermögen verlieren, wenn wichtige Informationen wie Bankdaten in die Hände der Bösewichte gelangen.
Nicht zu vergessen, dass Sie kein günstiges Wettbewerbsumfeld vorfinden werden, wenn Sie alle Daten verlieren, die Ihr Unternehmen von Grund auf aufgebaut haben. Es wird kaum je wieder dasselbe sein, vor allem, wenn das Unternehmen mehr als ein Jahrzehnt alt ist.
Eine innovative Software-Dokumentationsplattform verbessert Ihren Sicherungs- und Wiederherstellungsprozess. Wenn Sie alle Daten verlieren, z. B. aufgrund einer internen technischen Panne, können Sie diese in weniger als einer Stunde wiederherstellen. Die Plattform hilft auch, wenn Ihr primäres Sicherungssystem beschädigt wird. Sie können die Daten problemlos wiederherstellen, ohne ein Lösegeld zu zahlen.
- Einfachere Wiederherstellung
Der durchschnittliche Online-Kunde erwartet, dass Ihre Marke sein Problem an Werktagen innerhalb von drei Stunden löst. Andernfalls werden Sie überall in den sozialen Medien Beschwerden über Ihre Marke erhalten. Das Letzte, was Sie wollen, ist, Stammkunden zu verlieren und potenzielle Kunden zu vergraulen. Außerdem möchten Sie die Kosten für die Kundenbetreuung so weit wie möglich senken, um bessere Gewinnspannen zu erzielen.
Die Anschaffung einer fortschrittlichen Software-Dokumentationsplattform bedeutet, dass Sie Dateien in Sekundenschnelle abrufen können. Sie können Abfragetipps wie die Suche nach Wörtern, Phrasen oder den Anmeldedaten des Kunden nutzen. Bei größeren Geschäftsdateien können Sie diese nach Indizes ordnen und so leichter auf Nummern verweisen.
- Versionskontrolle
In Unternehmen werden verschiedene Arten von Dokumenten bearbeitet, darunter vertrauliche und öffentliche. Einige Dokumente erfordern nur die Eingabe durch eine bestimmte Abteilung, aber auch andere Mitarbeiter können Zugang benötigen.
Beispielsweise sollten einige Finanzdokumente wie Quartals- und Jahresberichte nur von der Buchhaltungsabteilung eingesehen werden können. Dennoch müssen auch Mitarbeiter und Aktionäre darauf zugreifen können, um das Wachstum des Unternehmens zu verfolgen und zu sehen, ob sich ihr Engagement auszahlt.
Moderne Software-Dokumentationsplattformen ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Dateien in verschiedenen Versionen. Für sensible Buchhaltungsdokumente reicht beispielsweise eine "Nur-Lesen"-Version aus. Sie können auch den Prozess der gemeinsamen Nutzung solcher angepassten Dokumente automatisieren.
Unterm Strich
Die Automatisierung der Dokumentenverwaltung mithilfe moderner Software ist für den Erfolg Ihres Unternehmens unverzichtbar. Sie senkt nicht nur die Betriebskosten, sondern garantiert auch das Fortbestehen des Unternehmens. Sie profitieren von zuverlässigen Datensicherungs- und -wiederherstellungsprozessen. Nehmen Sie Kontakt mit seriösen Software-Dokumentationsplattformen wie Docsie auf, um zu erfahren, was Sie in der modernen Geschäftspraxis bisher vermisst haben.