Nehmen wir an, Sie sind der Administrator einer Kundendienstlösung. Sie haben ein Expertenteam, aber all seine Bemühungen werden durch das Fehlen einer umfassenden Unternehmenssoftware vereitelt. Das ist definitiv keine leichte Aufgabe, aber Sie müssen sich zunächst Klarheit darüber verschaffen, welche Ziele Sie verfolgen, um Ihren Teams und Kunden erstklassige Content-Erlebnisse zu bieten.
Wobei brauchen Sie Hilfe? Beim Entwerfen? Veröffentlichen? Bei der Pflege Ihrer Dokumentation?
Werfen Sie all Ihre Sorgen ab und stellen Sie Ihren Teammitgliedern HAT vor! Verwenden Sie HAT und machen Sie sich bereit, Ihre Inhalte mit leistungsstarken Funktionen zu verfeinern, die die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern und die effektivsten technischen Dokumente erstellen. Außerdem werden technische Inhalte so vereinfacht, dass die meisten Teams sie gegenüber Tools wie MS Word-Dokumenten oder einfachem HTML bevorzugen.
Mit Hilfe von Help Authoring Tools, können Unternehmen mühelos Dokumentationen mit detaillierten Beschreibungen erstellen und pflegen, und zwar für verschiedene Plattformen wie PDFs, eBooks, Mobile, Web, gedruckte Dokumente usw. Es hilft bei der Beseitigung der Verwendung von Plattformen wie Microsoft Word oder Google Docs.
Dieser Artikel nimmt Sie mit auf eine kurze Reise, was ein HAT (Help Authoring Tool) ist und wie Docsie zu einem Synonym für ein HAT geworden ist.
Was ist ein HAT (Help Authoring Tool)?
Die Help Authoring Tools sind die ständigen Begleiter für technische Redakteure. Dieses Softwareprogramm hilft den Autoren beim Entwerfen, Schreiben, Bearbeiten und Veröffentlichen ihrer Dokumentation auf digitalem Wege. Die Autoren können auch die Software-Hilfedokumentation akkumulieren und in eine einzige Quellendatenbank konvertieren, indem sie sie in verschiedenen Formaten verwenden, einschließlich PDFs, HTML, XML, usw. Sie sind viel mehr als einfache Textverarbeitungsprogramme, da sie manchmal auch über ein eingebautes Bildbearbeitungsprogramm verfügen, das Stunden sparen kann. Das ist in der Tat ein Lebensretter für kleine Unternehmen.
Einige der beliebtesten HATs sind Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help und HelpNDoc, um nur einige zu nennen.
Fünf Hauptmerkmale von HAT, um qualitativ hochwertige Dokumentation zu erstellen:
1. Auffinden von Fehlern:
Bei HATs sind Codebearbeitung und Textbearbeitung die wichtigsten Funktionen. HATs beseitigen Fehler und zerlegen den komplexen Schreibprozess in einfache Schritte. Sie bieten Grammatikvorschläge und erstellen Vorlagen, die von den Unternehmen für die Erstellung maßgeschneiderter Inhalte verwendet werden können. Die meisten HATs bieten auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen, so dass die Teams lernen und sich mit ihnen vertraut machen können, um großartige Produkte zu erstellen.
Durch die Entwicklung automatisierter Sprachstilrichtlinien mit Hilfe von HATs können Unternehmen ihre Markensprache entwickeln. Wenn es um die Bearbeitung von Code geht, verwenden Front-End-Webentwickler häufig solche Tools. HATs helfen Marken auch dabei, den Ton, das Format und das Aussehen ihrer Dokumentation beizubehalten.
2. Inhaltsverwaltung (End-to-End):
Viele der heute in der Branche erhältlichen Help-Authoring-Tools weisen eine Reihe von Ähnlichkeiten mit Content-Management-Systemen (CMS) auf. In Anlehnung an die Hauptfunktion von CMS-Tools und -Plattformen unterstützen HATs technische Redakteure bei der Verwaltung ihrer Inhaltsprojekte, der Speicherung und Verfolgung ihrer Entwicklung.
Der Unterschied zwischen einem HAT und einem CMS besteht darin, dass in einem HAT jedes Inhaltsprojekt mit einem bestimmten Satz von Dateien, Hilfen, Handbüchern und Softwareerklärungen verknüpft ist. Bei der Verwendung eines HAT können Sie Datenverluste verhindern und auch die zuletzt gespeicherte Version Ihrer Dokumente wiederherstellen. Dies ist ein großer Vorteil eines HATs, der es Ihnen ermöglicht, auch nach einer unvorhersehbaren technischen Störung auf wertvolle Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus bieten sie Single-Sign-On-Support, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Die meisten HAT-Plattformen bieten themenbasiertes Authoring, bei dem Sie die Dokumentation in kleinere, bytegroße Teile zerlegen können, die für Ihre Kunden leicht zu verstehen sind.
3. Datei-Transaktionen:
Wenn Sie HATs verwenden, können Sie Ihre Dateien problemlos importieren und exportieren und so nahtlose Dateitransaktionen zwischen verschiedenen Plattformen gewährleisten. Das Gute daran ist, dass Sie nicht jede Ihrer Dateien manuell konvertieren müssen. Mit HATs können Sie mühelos mit demselben Dateiinhalt arbeiten und mehrere Formate desselben Dokuments erstellen.
Sobald Sie mehrere Formate haben, was passiert mit Ihrem Originaldokument? Keine Angst, denn die automatische Konvertierungsfunktion der HATs ermöglicht es Ihnen, die ursprüngliche Dokumentation zu erhalten, wobei die Struktur und das Format intakt bleiben. Dadurch wird die Möglichkeit von Fehlern verringert und der Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert. Diese Funktion wird sogar noch wichtiger, wenn Autoren ihre Projektdateien mit anderen Mitarbeitern teilen müssen.
4. Verbessern Sie den Inhalt:
Wenn es um die Erstellung von Inhalten geht, ist nichts wichtiger als ein Brainstorming, um neue Ideen zu entwickeln. Softwarelösungen wie HATs rationalisieren die Kommunikation zwischen Teams, erleichtern die Arbeit aus der Ferne und gewährleisten eine ständige Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Es gibt weitere bemerkenswerte Funktionen wie Echtzeitbearbeitung, Kommentierung und Versionskontrolle. Durch diese Funktionen können Sie Missverständnisse zwischen Ihren Teammitgliedern vermeiden, die Produktivität steigern und den Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.
HATs sind großartige Werkzeuge, die die Teammitglieder zu einer engen Gruppe zusammenschweißen. Eine der bemerkenswerten Funktionen von HATs ist die Änderungsverfolgung. Dadurch können die Benutzer zwischen verschiedenen Versionen desselben Dokuments wechseln und so umfassende und gut dokumentierte Inhalte erstellen, unabhängig davon, an welchem Thema Sie gerade arbeiten.
Darüber hinaus können Sie mit HAT-Tools Elemente wie Videos, Animationen und interaktive Simulationen einsetzen, um die Lernerfahrung für Ihre Teams oder Kunden zu verbessern.
5. Veröffentlichung und Pflege:
Das regelmäßige Aktualisieren und Pflegen von Dokumentationen ist ein mühsamer Prozess. Um den Benutzern die Arbeit zu erleichtern, ermöglicht ein HAT den Autoren, Änderungen an der vorläufigen Quelldatei vorzunehmen, woraufhin alle Dateiformate auf den neuesten Stand gebracht werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Benutzer über die vorgenommenen Änderungen auf dem Laufenden bleiben und problemlos auf die endgültige Version der Datei zugreifen können.
Für die Veröffentlichung stellen HATs oft Vorlagen zur Verfügung, so dass die technischen Autoren mit der bereits vorhandenen Basisformatierung arbeiten können. In den Vorlagen werden auch verschiedene Arten von visuellen Layouts vorgeschlagen, die es den technischen Redakteuren erleichtern, Videos, bewegte Grafiken, Videos usw. aus anderen Quellen zu übernehmen.
Warum Docsie als Help Authoring Tool (HAT) verwenden, um eine qualitativ hochwertige Dokumentation zu erstellen?
Docsie ist eines der führenden Softwareunternehmen, das Technologie und Innovation in den Mittelpunkt stellt. Docsie bietet Help Authoring Tools (HAT) an, die neue Wege für Teams zur Zusammenarbeit, Erstellung und Implementierung von Produktdokumentation schaffen. Docsie, eines der beliebtesten Autorentools mit Hauptsitz in Toronto, Ontario, ist ein Dokumentationsdienst, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumentation über einfache Benutzeroberflächen selbst zu schreiben, zu übersetzen und zu verbessern.
Fünf effektive Möglichkeiten, wie Docsie Ihrem Unternehmen helfen kann?
1. Schnelles Deployment und benutzerdefiniertes Wissensportal:
Während das interne Wissensportal der Plattform Unternehmen dabei hilft, Self-Service-Wissen mit ihren gesamten Teams zu teilen, helfen die externen Kunden-Wissensdatenbanken und Benutzerhandbücher bei der gemeinsamen Nutzung der Dokumentation durch die Teams und der Minimierung des Kundensupportaufwands. Das Wissensmanagement und die technische Dokumentation sind leicht verständlich und mit Hilfethemen zum besseren Verständnis des Portals versehen. Es verfügt über alle HAT-Tools, die man braucht, um seine Content-Prozesse zu unterstützen und bessere Produkte für seine Kunden zu erstellen.
Mit dem Docsie-Portal, können Sie Standarddesigns verwenden oder ein benutzerdefiniertes Wissensdatenbankdesign entsprechend Ihrer Markenpersönlichkeit, Ihrem Stil und Ihrem Image implementieren. Das Softwareprodukt bietet auch eine kostenlose benutzerdefinierte Domain als Teil seines kostenlosen Plans. Darüber hinaus bietet es zusätzliche Domains, die die Benutzer durch ein Abonnement der kostenpflichtigen Pläne in Anspruch nehmen können, sowie Online-Hilfe für alle Ihre Fragen. Aber das ist noch nicht alles, denn es bietet fortschrittliche Funktionen wie auto-translate, UI-Anpassung, Veröffentlichungsoptionen, leistungsstarke Bearbeitungsoptionen, Dokumentationsanalyse, interaktive Wissensportale und vieles mehr. Außerdem unterstützt es verschiedene Sprachen, was es zur ersten Wahl für Unternehmen mit unterschiedlichen Teams macht.
**Kurzum: Docsie ist ein leistungsfähiges Tool, das Ihnen bei allen Fragen rund um die Dokumentation effektiv helfen kann. Auf das Portal kann von verschiedenen Geräten aus zugegriffen werden, z. B. von einem Desktop-Tool über Ihren Webbrowser und sogar von mobilen Geräten aus, ohne dass eine mobile App erforderlich ist. Es verfügt über eines der am meisten bevorzugten Kundenbeziehungsmanagement und bietet die beste Hilfe für alle seine Kunden, so dass sie ihre Ziele ohne Schluckauf erreichen können, um die Endbenutzer zu bedienen.
Kostenloses Onboarding, Importieren und Portal-Design:
Die Schlüsselelemente der Onboarding-Dokumentation für Kunden sind klare Anweisungen, Online-Benutzerhandbücher, Anleitungen zur Fehlerbehebung, Produkttouren und häufig gestellte Fragen (FAQs). Mit Docsie Pilot können Unternehmen ein kostenloses Onboarding sicherstellen. Nach der Durchsicht der effektiven Hilfedokumentation können die Benutzer ihre Inhalte von verschiedenen Plattformen importieren und den größten Nutzen aus ihren erstellten Inhalten ziehen.
Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen können, um ihre Produktivität zu maximieren? Nutzen Sie die optionale Schulung von Docsie, damit Ihre Mitarbeiter mit der Software arbeiten und das Beste aus der Softwarelösung herausholen können. Die Inhalte der Wissensdatenbank helfen den Teams, die Funktionsweise im Handumdrehen zu verstehen.
Dokumentation für Unternehmen:
Docsie bietet Migrationsunterstützung mit Docsie Pilot, die in allen kostenpflichtigen Tarifen enthalten ist. Vom Import bestehender Inhalte, ganzer Wissensportale, Wissensdatenbanken und vielem mehr bis hin zur Gestaltung benutzerdefinierter Portale und der Schulung von Mitarbeitern - Docsie bietet einen kompletten Werkzeugkasten, mit dem Unternehmen ihre Funktionalität erweitern können. Die Plattform bietet auch Unterstützung für dynamische Inhalte.
Mit vereinfachten Dokumentations-Workflows hilft Docsie Ihnen, die Effektivität Ihrer gesamten Dokumentation zu verbessern. Neben der kostenlosen benutzerdefinierten Domain bietet die Plattform auch 3x benutzerdefinierte Domains für kleine Teams und 10+ benutzerdefinierte Domains für Unternehmen und Organisationen.
Benutzerdefinierte Domäne mit SSL:
Docsie bietet allen Nutzern eine eigene Domain ohne zusätzliche Kosten. Jedes Unternehmen mit einem Plan für die Plattform kann eine benutzerdefinierte Domain besitzen, in der es eine Wissensseite hosten kann.
Durch das Angebot des kostenlosen Startup-Plans, ermutigt Docsie alle kleinen und mittelständischen Unternehmen, sich einen individuellen Domainnamen zuzulegen und diesen zu nutzen, um ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und ihr Markenimage zu verbessern.
Versions- und Sprachmanagement:
Heutzutage nutzen viele Unternehmen die KI-Sprachübersetzung. Dies ist dem massiven Wandel zu verdanken, den die KI in den letzten Jahren erfahren hat. Wenn auch Ihr Unternehmen mit vielen Inhalten arbeitet und mit Problemen beim Kopieren und Duplizieren zu kämpfen hat, wählen Sie Docsie als Ihren professionellen Partner. Integrieren Sie Sprachen und Versionen und konsolidieren Sie sie mit Docsie, indem Sie sie in eine bestimmte URL übersetzen. Was ist der Vorteil? Sie müssen nicht mehr mit dem Kopf gegen die Wand schlagen, wenn es darum geht, im SEO-Ranking ganz oben zu stehen.
Schlussgedanken
So, das war ein kleiner Einblick in die Welt von HAT. Was kommt als nächstes? Wählen Sie ein zuverlässiges und effizientes Help Authoring Tool. Vergewissern Sie sich, dass es Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihre Unternehmensziele versteht und alle Funktionen eines effektiven HAT im Rahmen Ihres Budgets bietet. Bevor Sie sich für ein HAT entscheiden, vergewissern Sie sich, dass es umfassenden Kundensupport bietet und zweifellos effizient und skalierbar ist.
Wählen Sie Docsie als Ihren professionellen Partner und erleben Sie, wie Ihr Unternehmen neue Höhen der Exzellenz erreicht. Docsie bietet seinen globalen Kunden eine einheitliche Dokumentationserfahrung und bietet Lösungen für alle Ihre Dokumentationsanforderungen unter einem Dach mit Support-Teams, die rund um die Uhr arbeiten, um Ihren Erfolg sicherzustellen.
Häufig gestellte Fragen zu (HAT)
Frage 1: Was ist ein Help Authoring Tool (HAT)?
Ans: Ein HAT ist eine Software, die technische Redakteure bei der Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Dokumentation für verschiedene Plattformen wie PDF, HTML und XML unterstützt. Frage 2: Wie verbessert HAT das Content Management?
Ans: HAT bietet Content-Management-Lösungen ähnlich wie CMS-Plattformen (Content-Management-Systeme), jedoch mit einem besonderen Schwerpunkt auf Dokumentation. Die Plattformen helfen Ihnen bei der Verwaltung von Content-Projekten, verfolgen den Arbeitsfortschritt und verhindern auch Datenverluste.
Frage 3: Was sind einige der beliebtesten HATs?
Ans: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help und HelpNDoc, unter anderem, sind einige der beliebtesten HAT-Tools.
Frage 4: Wie kann Docsie als HAT helfen?
Ans: Docsie hilft Unternehmen, ihren Teams Funktionen wie Zusammenarbeit, Inhaltserstellung und Dokumentationsimplementierung zur Verfügung zu stellen.
Frage 5:: Wie verbessert HAT die Zusammenarbeit zwischen Teams?
Ans: HATs verbessern die Zusammenarbeit zwischen Teams, indem sie Echtzeitbearbeitung, Kommentarfunktionen und Versionskontrolle bieten.