Bei der Fertigstellung der Produktdokumentation mit Ihrem Team ist die Zusammenarbeit besonders wichtig. Das richtige Material auf die richtige Art und Weise mit Ihrem Produktionsteam zu schreiben ist entscheidend und die richtigen Werkzeuge für die Zusammenarbeit zu haben ist der Schlüssel!
Obwohl der Begriff "Zusammenarbeit" in der Geschäftswelt zu einem Klischee geworden ist, ist er alles andere als ein Klischee. Die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz führt zu produktiven Teams, und das gilt insbesondere für die Erstellung hochwertiger Produktdokumentation!
Zusammenarbeit findet statt, wenn eine Gruppe von Personen in einem Produktdokumentationsteam, wie z. B. der Produktmanager, der Product Owner, die technischen Redakteure, die Designer, die Entwickler, die Vermarkter und andere Personen, die ein gut abgerundetes Produktdokumentationsteam bilden, sich zusammenschließen, um ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu teilen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, nämlich eine erstaunliche und ausgefeilte Produktdokumentation zu erstellen, die die Kunden gerne lesen.
Machen wir uns nichts vor! Ganz gleich, ob Sie eine Produktdokumentation, ein Benutzerhandbuch oder ein Wissensportal auf Ihrer Seite erstellen müssen, die Zusammenarbeit ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Teile auf die richtige Weise miteinander verbunden sind. Das Ergebnis der Produktdokumentation eines Unternehmens hängt also stark von Ihrer Fähigkeit ab, mit anderen zusammenzuarbeiten.
Sehen wir uns sieben Gründe an, warum Teamwork und Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Produktdokumentation so wichtig sind.
Warum ist Zusammenarbeit bei der Erstellung von Produktdokumentation wichtig und vorteilhaft?
Sie schafft neue Wege der Kommunikation.
Die Zusammenarbeit mit neuen Personen" aus verschiedenen Bereichen einer Produktmanagement-Abteilung mit anderen Abteilungen innerhalb Ihres Unternehmens eröffnet Wege, die sonst verschlossen bleiben würden. Innovative Wege der Interaktion und des Informationsaustauschs zu finden, ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens bei der Erstellung nützlicher Produktdokumentation, die von den Kunden verstanden und nachvollzogen werden kann. Durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Bereichen des Unternehmens können unterschiedliche Informationsquellen und Inputs zusammengeführt werden, um nützliches Wissen über Produktdokumentation für Ihre Kunden zu entwickeln. Aus diesem Grund sollte die Zusammenarbeit so weit wie möglich abteilungsübergreifend erfolgen.
Mark Sanborn sagt: "In der Teamarbeit ist Schweigen nicht Gold, sondern tödlich", so dass die Schaffung eines einheitlichen, offenen Arbeitsplatzes, an dem die verschiedenen Abteilungen miteinander kommunizieren können, allen zugute kommt. Darüber hinaus bringt es alle ein wenig näher zusammen, verdeutlicht das ultimative Ziel Ihres Unternehmens und hilft bei der Erstellung einer hervorragenden Produktdokumentation.
Zusammenarbeit ermöglicht uns effizienteres Arbeiten.
Alleine zu arbeiten hat viele Vorteile, aber wenn es um Produktdokumentationsprojekte geht, kann der Mangel an Informationen aus verschiedenen Abteilungen sehr nachteilig sein. Wir können uns nur auf eine Aufgabe konzentrieren, ohne uns Gedanken darüber zu machen, wie viel Zeit wir verlieren, wenn wir abgelenkt werden, oder wie wir rechtzeitig ein Team zusammenstellen, um eine knappe Frist einzuhalten. Wenn die anstehende Arbeit Unabhängigkeit erfordert, dann nur zu. Wenn es jedoch um die Produktdokumentation geht, sind zwei oder sogar mehr Köpfe besser als einer, vor allem, wenn unterschiedliche Konzepte aus den verschiedenen Abteilungen zu einer ausgefeilten Produktdokumentation zusammengeführt werden.
Eine Forschungsarbeit aus Stanford hat herausgefunden, dass sogar die Wahrnehmung, in einem kollaborativen Umfeld zu arbeiten, die Gesamtproduktivität und Leistung steigern kann. Forbes stellte in dieser Studie außerdem fest: "Die Studienteilnehmer, die zur Zusammenarbeit angehalten wurden, blieben 64 % länger bei ihrer Aufgabe als ihre Kollegen, die allein arbeiteten, und berichteten gleichzeitig über ein höheres Engagement, eine geringere Ermüdung und eine höhere Erfolgsquote."
Andererseits ist die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Produktdokumentationen einfach effizienter. Wir müssen bereit sein, uns einzugestehen, dass wir Unterstützung bei der Kombination von Ideen und Konzepten benötigen, um ausgefeilte Produktdokumentationen zu erstellen. Es wird eine gemeinschaftliche Anstrengung sein müssen. An dieser Stelle kommt die Teamarbeit ins Spiel. Sie hilft bei der Aufteilung eines großen Arbeitspensums von vielen Produktdokumentationen und/oder Benutzerhandbüchern, die Entwicklung innovativer Lösungen zur Erstellung verständlicher und ansprechender Produktdokumentationen, die Ihre Kunden verstehen werden, ist das Ergebnis des großen Ganzen.
Ein Unternehmen, das die Zusammenarbeit bei der Erstellung einer ansprechenden Produktdokumentation, die von seinen Kunden gerne gelesen wird, zu einem seiner wichtigsten Werte macht, wird diese Arbeitsweise unweigerlich durchsetzen, was zu einem effizienteren (und ansprechenderen) Arbeitsablauf bei der Produktdokumentation führt.
Zusammenarbeit für eine Produktdokumentation mit hoher Beibehaltungsquote
Die Zusammenarbeit ist für potenzielle und bestehende Mitarbeiter attraktiv, weil sie die Grundlage für einen offeneren, vernetzten und engagierten Arbeitsplatz bildet - vielleicht sogar mehr als in Unternehmen, die sich abschotten und isolieren. Ihre Mitarbeiter werden ein Umfeld schätzen, in dem die Zusammenarbeit im Vordergrund steht, und es wird dazu beitragen, dass sie sich nicht nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen.
Wenn es darum geht, eine qualitativ hochwertige Produktdokumentation zu erstellen, die gut aussieht, informativ ist und dem entspricht, was der Kunde über die Produkte des Unternehmens erfahren möchte, ist es sehr wichtig, dass die verschiedenen Bereiche des Unternehmens ihre Informationen einbringen, um diese Art von Wissensportal zu erstellen. Das Marketing kann darüber sprechen, welche Art von Kunden das Unternehmen anzieht, in welcher Region der Welt, und andere Daten, die es aus seinen Analysen und Statistiken gewonnen hat. Produktmanager, die Produktdokumentationen für ihre Kunden entwickeln, benötigen die meisten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Sie müssen Informationen über das vierte Produkt, das Marketing und den Vertrieb des Produkts sowie das Feedback der Kunden kennen. Um eine erfolgreiche Dokumentation zu erstellen, müssen sie mit diesen Teams und Abteilungen zusammenarbeiten, um zu wissen, wie die Produkte funktionieren, welche Art von Kunden zu ihrem Produkt passt, und all diese Informationen nutzen, um ihre Teams für technische Redaktion, Design und Technik bei der Erstellung, Produktion, Verwaltung und Veröffentlichung einer effektiven Produktdokumentation zu unterstützen.
Menschen legen Wert auf die Pflege von Beziehungen, insbesondere bei der Erstellung von Produktdokumentationen, die für ihre Kunden und Auftraggeber ansprechend und umfassend sind. Wir alle möchten mit Menschen zusammenarbeiten, denen wir vertrauen können, die unsere Ansichten verstehen und respektieren und die effektiv mit anderen zusammenarbeiten, insbesondere mit Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Fachgebieten. Dies wird durch die Zusammenarbeit ganz einfach ermöglicht.
Zusammenarbeit verbessert die Moral in Ihrem Unternehmen.
Das Vertrauen der Mitarbeiter untereinander wächst, wenn team- und abteilungsübergreifende Verbindungen entstehen, wodurch sich die Stimmung im gesamten Unternehmen nach und nach verbessert. Denn wenn es in einem Unternehmen an Vertrauen, Synergieeffekten und Moral mangelt, wird es scheitern. Die regelmäßige Zusammenarbeit mit Personen außerhalb des eigenen Teams oder der eigenen Abteilung ist eine der wirksamsten Methoden, um Vertrauen aufzubauen.
Dies gilt auch umgekehrt: Je besser die Moral in Ihrem Unternehmen ist, desto eher fühlen sich Ihre Mitarbeiter wohl in der Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen. Das kommt auch den Leistungsträgern entgegen, die sich zunehmend offenere, partizipative Arbeitsplätze wünschen.
Schaffen Sie nützliche Methoden für die Zusammenarbeit, und Ihre Teams werden nicht nur produktiv sein, sondern auch mit Stolz und Freude in Ihrem Unternehmen arbeiten.
Zusammenarbeit hilft uns bei der Lösung von Problemen.
Was tun Sie, wenn Sie nicht mehr weiter wissen? Nehmen wir an, Sie haben bei Ihrem Produktdokumentationsprojekt erhebliche Fortschritte gemacht, aber Sie sind auf eine Mauer gestoßen, die allen Versuchen, sie zu überwinden, zu trotzen scheint. Ihnen sind die Ideen ausgegangen, die Entwicklung ist zum Stillstand gekommen, und die Frist für die Fertigstellung Ihrer Produktdokumentation rückt immer näher. Sollen Sie aufgeben?
Nein, natürlich nicht; Sie holen sich Hilfe oder suchen einen anderen Blickwinkel. Vielleicht machen Sie eine Brainstorming-/Whiteboarding-Sitzung mit Ihrem Team oder holen sich das Feedback eines Kollegen ein. Mit anderen Worten: Sie arbeiten mit Ihrem Produktmanagementteam zusammen, um die Herausforderung zu bewältigen. Projekte zur Produktdokumentation, die ins Stocken geraten sind, werden wieder in Gang kommen, wenn Ihr Team sein Wissen, seine Fähigkeiten und sein Fachwissen bündelt, um die Schwierigkeiten zu erörtern und mögliche Lösungen zu diskutieren.
Laut einer [Forschungsstudie] (https://www.adpri.org/wp-content/uploads/2020/07/14215554/R0101_0718_v2_GE_ResearchReport.pdf) von ADP ist die Qualität des Engagements in Teams am höchsten, die viele Möglichkeiten zur Zusammenarbeit haben und mit neuen Problemen konfrontiert werden.
Andererseits muss die Zusammenarbeit nicht der letzte Ausweg sein. Die Zusammenarbeit sollte in den Arbeitsabläufen Ihres Produktmanagementteams verankert sein. Je mehr Personen ein Projekt von Anfang an beobachten, desto einfacher ist es, Probleme zu erkennen (und sie effektiv zu lösen).
Zusammenarbeit ermöglicht es den Einzelnen, voneinander zu lernen.
Dies ist der Schlüssel! Vor allem bei der Erstellung und Entwicklung der Produktdokumentation.
Einer der schönsten Aspekte der Zusammenarbeit mit Menschen, die unterschiedliche Fähigkeiten und Hintergründe mitbringen, ist die Möglichkeit, von den Erfahrungen und Informationen der anderen zu lernen, die sie in ihren verschiedenen Abteilungen gesammelt haben. Die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern oder sogar verschiedenen Teams sollte als Lernmöglichkeit gesehen werden, um eine Produktdokumentation zu erstellen, die Ihre Kunden verstehen und gerne lesen, also nutzen Sie sie.
Dazu gehört, dass Sie Meinungen und Ideen einholen, Informationen austauschen, lernen, wie Ihre Partner ihren Teil des Projekts angehen, und ein besseres Verständnis für ihre Arbeitsweise bekommen. Von Kollegen zu lernen ist nicht nur ein Vorteil der Zusammenarbeit, sondern auch der erste Schritt zur Schaffung einer lern- und entwicklungsorientierten Arbeitsplatzkultur.
Teams, die zusammenarbeiten, lernen nicht nur voneinander - von ihren Fehlern, Erfolgen, Misserfolgen, Prozessen usw. -, sondern sie lernen auch die Sichtweise des anderen Teams besser kennen. Man lernt ihre Sicht der Dinge kennen: ihre Probleme, ihre Prioritäten und sogar ihre Denkweise. Das ist unglaublich nützlich, wenn Sie in Zukunft zusammenarbeiten.
Einige Überlegungen:
Angesichts der vielen Facetten und Teams, die zusammenarbeiten müssen, um schöne und ausgefeilte Benutzerhandbücher, Produktdokumentationen und Wissensportale jeglicher Art zu erstellen und zu entwickeln, ist es äußerst wichtig, im Team zu arbeiten.
Viele kollaborative Technologien, wie z. B. ein Intranet, tun dies. Sie sollen Ihr Unternehmen im Wesentlichen so öffnen, dass alle Abteilungen miteinander in Verbindung treten können und über Neuigkeiten, Ankündigungen, Veranstaltungen und Diskussionskanäle, um nur einige zu nennen, den Überblick darüber behalten, woran andere Teams gerade arbeiten. Aber wie sieht es mit speziellen Tools für die Erstellung von Produktdokumentationen aus?
Eine Cloud-basierte Plattform für die Dokumentationserstellung, mit der Ihr Team effektiv zusammenarbeiten kann, ist sehr wichtig. Die Verwendung von Zoom und anderen virtuellen Videotechnologien ist eine großartige Möglichkeit, mit entfernten Teams in Verbindung zu bleiben und Änderungen oder Probleme, die bei der Erstellung der Produktdokumentation auftreten, anzuzeigen.
Auch eine Schnittstelle wie Slack oder Matermost ist eine großartige Möglichkeit, in einer Chat-Umgebung in Verbindung zu bleiben, und ermöglicht es, Elemente per Drag & Drop in organisierte Chats zu ziehen, was für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams hervorragend ist.
Aus diesem Grund hat Docsie nützliche Funktionen entwickelt, die Ihnen helfen, mit Ihren Produktdokumentationsteams zusammenzuarbeiten und verschiedene Aufgaben zuzuweisen!
Grundlegende Konzepte erfolgreicher Produktdokumentationsteams & Kollaboration
Die Welt ist dabei, die Art und Weise, wie wir an der Produktdokumentation arbeiten, neu zu gestalten. Vor allem in Bezug auf die Art der Zusammenarbeit.
Der Großteil der Arbeit ist zunehmend teambasiert, da die Organisationen globaler und komplizierter geworden sind. In den letzten zwei Jahrzehnten hat sich die Zeit, die Manager und Mitarbeiter mit kollaborativen Aktivitäten verbringen, um 50 Prozent oder mehr erhöht, so eine im Harvard Business Review veröffentlichte Studie. Das bedeutet, dass die Kommunikation mit den verschiedenen Bereichen des Unternehmens auf einer konstanten Basis stattfindet.
Darüber hinaus sind die Produktdokumentationsteams größer, vielfältiger, verstreuter und spezialisierter als je zuvor. Auch wenn diese Produktdokumentationsteams bei der Lösung der schwierigen Herausforderungen, mit denen viele moderne Unternehmen konfrontiert sind, recht effizient sind, haben einige von ihnen immer noch Probleme bei der Umsetzung effektiver Kooperationsstrategien.
Wie also können Mitarbeiter heute effektiv kommunizieren und gleichzeitig die vorherrschenden Arbeitsstrukturen und -dynamiken bewältigen, die eine effiziente Zusammenarbeit am Arbeitsplatz behindern? Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, was Zusammenarbeit ist und wie sie effektiv umgesetzt werden kann, um die Produktivität in Entwicklungsteams für Produktdokumentation zu steigern.
Was bedeutet effektive Teamarbeit bei der Entwicklung von Produktdokumentation?
Von Zusammenarbeit spricht man, wenn zwei oder mehr Personen zusammenarbeiten, um etwas zu entwickeln oder zu schaffen. Dies kann persönlich oder elektronisch geschehen, denn es gibt zahlreiche Kommunikationstechnologien und cloudbasierte Anwendungen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.
Es gibt zwar viele verschiedene Methoden, um ein erfolgreiches Entwicklungsteam für die Produktdokumentation aufzubauen und zu erhalten, aber die erfolgreichsten haben in der Regel einige Schlüsselmerkmale. Es ist eine Umgebung, in der sich die Mitarbeiter gesehen und gehört fühlen und in der sie sich und ihre Ideen frei äußern können. Besprechungen und Arbeitssitzungen werden von ihnen effizient abgewickelt. Sie haben standardisierte Systeme und Verfahren für die Zusammenarbeit eingeführt. Ihre Teams sind sich der Bedeutung einer effektiven Kommunikation untereinander bewusst. Außerdem haben die technischen Teams und die technischen Redakteure sowie die Produktmanager einen effektiven Ort, an dem sie die Produktdokumentation, die für ihre Produkte geschrieben wird, sowie die Benutzerhandbücher für ihre Produkte einsehen und verfolgen können.
Die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und anzuheften und zu sehen, welche Aufgaben auf Managementebene erledigt werden müssen, trägt ebenfalls dazu bei, die Fristen für die Fertigstellung der Produktdokumentation zu verkürzen und die Rollen zu trennen, um die Fertigstellung zu fördern.
Das Management dieser Unternehmen hat erkannt, dass eine effektive Zusammenarbeit am Arbeitsplatz bei der Entwicklung einer effektiven, umfassenden und ausgefeilten Produktdokumentation nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch den Kunden zugute kommt, die dadurch den Anwendungsfall ihrer Produkte und deren Nutzung besser verstehen.
Lassen Sie uns die Vorteile der Zusammenarbeit erkunden.
Sicherzustellen, dass Ihr Team im Büro effizient zusammenarbeitet, scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein.
Dennoch ist es keine leichte Aufgabe, Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und - je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens - aus verschiedenen Zeitzonen zusammenzubringen, um auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Die Vorteile einer guten Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz überwiegen jedoch bei weitem die Nachteile.
Teams verleihen der effektiven Erstellung von Produktdokumentationen mehr Kraft.
Was haben einige der besten Produkte der Welt gemeinsam? Sie bemühen sich um den Aufbau eines effektiven Produktdokumentationsteams, um ihre Kunden über die Wirksamkeit ihrer Produkte aufzuklären. Unabhängig davon, ob es sich bei dem Produkt eines Unternehmens um eine nicht greifbare SaaS-Software oder um ein greifbares Produkt handelt - ein Team, das auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, vermittelt den Teammitgliedern nicht nur ein starkes Gefühl der Zielstrebigkeit, sondern ermöglicht es ihnen auch, die Kompetenzlücken der anderen auszufüllen und die Aufgaben so aufzuteilen, dass jeder seine Stärken ausspielen kann. Warum ist dies für die Produktdokumentation wichtig? Die Produktdokumentation hat viele Facetten. Sie hat technische Aspekte, sie hat sprachliche Aspekte und sie hat ein Design. Durch die Kombination des technischen Teams mit dem Designteam und den technischen Redakteuren, die alle vom Produktmanager und Produkteigentümer geleitet werden, haben Sie eine Kraft, mit der Sie rechnen können, und sie können eine erstaunliche Produktdokumentation erstellen.
Zusammen arbeitende Produktdokumentationsteams sind geschickter und sachkundiger.
Teams, die gut zusammenarbeiten, haben die Möglichkeit, sich gegenseitig neue Fähigkeiten anzueignen, was ihnen hilft, in ihrer gesamten persönlichen und beruflichen Entwicklung voranzukommen. Die Zusammenarbeit zwingt den Einzelnen, kritischer zu denken, sich klarer auszudrücken und mehr über seine Fähigkeiten zu erfahren, was zur Entwicklung des Selbstbewusstseins und einer besseren Kenntnis seiner Stärken und Schwächen beiträgt und das Verständnis für die zu verkaufenden Produkte verbessert.
Mitglieder von Produktdokumentationsteams, die eine Mischung aus verschiedenen kulturellen Ansichten haben, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein. Dazu gehören Personen, die an verschiedenen Orten gelebt haben und eine Vielzahl von Sprachen sprechen, sowie Personen, die in der Region, in der sie arbeiten und für ihre Produkte werben, stark verwurzelt sind.
Die Übersetzung der Produktdokumentation in verschiedene Sprachen und der Einsatz eines Teams, das diese Sprachen versteht, ist ein wirksames Mittel, um die Dokumentation auf der Grundlage dieser Faktoren zu verfeinern und die Herzen der im Ausland lebenden Kunden besser zu erreichen.
Es ist mehr Kreativität erforderlich, um eine qualitativ hochwertige Produktdokumentation zu erstellen.
Immer mehr Unternehmen bilden Teams, in denen Mitarbeiter aus allen Abteilungen zusammenarbeiten, um Probleme zu erforschen und neue Ideen zu entwickeln, die zu einer umfassenden und ansprechenden Produktdokumentation beitragen, die von den Kunden gerne gelesen wird.
Solche Bemühungen können Unternehmen nicht nur dabei helfen, die Talente der verschiedenen Abteilungen und Ansichten zu nutzen, sondern Studien zeigen auch, dass Gruppen schneller kreativ werden, Fehler früher erkennen und bessere Lösungen für Probleme finden als Einzelpersonen, die allein arbeiten.
Ein positiveres Kundenerlebnis
Eine gut ausgearbeitete und versierte Dokumentation, die in verschiedenen Sprachen und Versionen eingesehen werden kann. Wenn alle technischen Aspekte der Dokumentation methodisch einfach dargestellt und für den Kunden ansprechend präsentiert werden, wird die Nutzung der Produkte und das Verständnis des Anwendungsfalls durch den Kunden erhöht. All dies kann durch effektive Teams erreicht werden, die eine Produktdokumentation erstellen, die zu allen Aspekten ihrer Kunden passt, indem sie technisch fundierte Erklärungen erstellen, die gut dargestellt werden und in verschiedenen Sprachen und für verschiedene Kulturen verständlich sind. Dies kann nur durch ein starkes Team erreicht werden, das gut zusammenarbeitet, um seine Ideen über die verschiedenen Facetten der Produktion eines Produkts und die Anwendungsfälle der Kunden zu vermitteln.
Zufriedene Kunden, die den Nutzen eines Produkts, insbesondere eines technischen Produkts, verstehen, geben gute Bewertungen ab und werden im Wesentlichen zu treuen Kunden, die ihre positiven Erfahrungen durch Mundpropaganda mit anderen teilen. Dies wird die Einnahmen erhöhen und dem Unternehmen einen guten Ruf verschaffen.
6 Tugenden für eine effektive Zusammenarbeit
Auch wenn die oben genannten Fähigkeiten Ihnen helfen können, effektiv zusammenzuarbeiten und erstaunliche Produktdokumentationen zu erstellen, kommt es bei einer guten Zusammenarbeit mit anderen nicht nur darauf an, was Sie tun, sondern auch auf den Prozess, in dem Sie und Ihr Team diese umsetzen. Die Einstellung, mit der Sie und Ihr Team an die Zusammenarbeit herangehen, kann den entscheidenden Unterschied ausmachen. Wenn Sie sich das nächste Mal in einer Situation befinden, in der Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten müssen, sollten Sie sich diese Ideale vor Augen halten.
1. An erster Stelle steht die Effektivität
Besprechungen sind eine ausgesprochene Notwendigkeit für die Zusammenarbeit. Obwohl Besprechungen ein notwendiger Bestandteil der Teamarbeit sind, haben sie im Laufe der Zeit einen schlechten Ruf bekommen. Tatsächlich stellte die Harvard Business Review in ihrer Studie fest, dass Menschen viel Zeit in Meetings, Telefongespräche und die Beantwortung von E-Mails stecken. In der Untersuchung heißt es: "Wie viel Zeit verbringen die Menschen in Besprechungen, am Telefon und mit der Beantwortung von E-Mails? In vielen Unternehmen liegt der Anteil bei etwa 80 %, so dass den Mitarbeitern nur wenig Zeit für all die wichtigen Arbeiten bleibt, die sie selbst erledigen müssen. "
Und wer hat nicht schon einmal übermäßig viel Zeit in einer Besprechung verbracht, die sinnlos erschien? Es gibt mehrere Maßnahmen, die Ihr Team in eine leistungsstarke Produktivitätsmaschine verwandeln können. Eine gute Planung der Besprechungen über den Tag verteilt nach Prioritäten ist eine sehr nützliche Methode, um Besprechungen anzusetzen und Probleme zu lösen, sobald sie auftreten.
Ein tägliches "Scrum" hilft außerdem, alle Beteiligten über ihre Aufgaben und Probleme zu informieren und ihnen mitzuteilen, was sie am Vortag geleistet haben. Das Scrum ist nützlich, damit niemand dem anderen bei der Erledigung von Aufgaben auf die Füße treten kann und jeder seine Ideen zur Bewältigung bestimmter Situationen einbringen kann.
Eine weitere Methode besteht darin, dafür zu sorgen, dass jede Besprechung oder Telefonkonferenz eine Tagesordnung hat und dass spezifische Ziele genau definiert sind.
Vergessen Sie nicht, nach Abschluss eines jeden Produktdokumentationsprojekts allen Teilnehmern Aktionspunkte zuzuweisen. Auf diese Weise kann das Team über Stärken und Schwächen sprechen, die bei der Entwicklung der nächsten Produktdokumentation behoben werden müssen, damit sie beim nächsten Mal reibungsloser abläuft.
2. Eindeutigkeit
Es ist ungewöhnlich, dass alle Mitglieder eines Teams von Anfang an auf derselben Seite stehen. Jeder Einzelne hat natürlich seine eigenen Prioritäten und Interessen. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, die Ziele und Agenden aller Beteiligten im Voraus festzulegen, um einen gemeinsamen Nenner zu finden, der das Projekt vorantreibt.
3. Positive Einstellung
Nur weil ein gemeinsames Projekt in der Vergangenheit gescheitert ist, bedeutet das nicht, dass es auch in Zukunft scheitern wird. Schütteln Sie alle verbleibenden Vorbehalte ab und sehen Sie jedes Gruppenarbeitsszenario als einen neuen Anfang an, mit einer offenen und optimistischen Mentalität. Positivität ist ebenso ansteckend wie Negativität. Positives Denken fördert jedoch Wachstum, Inspiration und gute Arbeitsgewohnheiten, was sich positiv auf die gesamte Unternehmensmoral auswirken wird. Seien Sie positiv und belohnen Sie Positivität!
Natürlich haben wir alle mal einen schlechten Tag, aber den Mitgliedern, die einen schlechten Tag haben, sollte Raum gegeben werden, damit sie darüber nachdenken und ihren schlechten Tag in einen guten Tag für den nächsten Sitzungstag umwandeln können. Das ist kein Verlust, sondern ein Gewinn! Denn ein freier Tag ist besser als eine freie Woche. Und wenn ein freier Tag so genutzt werden kann, dass der Mitarbeiter am nächsten Tag wieder voll da ist, dann wird das auf lange Sicht funktionieren, und der Mitarbeiter wird die Arbeit im Team viel mehr schätzen.
4. Vertrauen fördern
Der Einzelne muss sich sicher fühlen, echte konstruktive Kritik und Feedback zu geben und zu erhalten, er muss durch ein gemeinsames Ziel motiviert werden und er muss die Mittel und Möglichkeiten haben, sich auszutauschen. Dies kann nur in einer vertrauensvollen Atmosphäre geschehen, in der die Mitarbeiter davon überzeugt sind, dass ihre Kollegen und Führungskräfte ihre Interessen im Auge haben.
5. Einsicht und emotionale Intelligenz
Jedes Teammitglied spielt eine entscheidende Rolle. Dennoch kann die Teamarbeit scheitern, wenn ein oder mehrere Teammitglieder glauben, dass sie ungerecht behandelt werden oder dass andere Teammitglieder versuchen, sie niederzumachen. Je mehr Sie über Ihre Kollegen erfahren und wissen, wie sie arbeiten und mit welchen Problemen sie konfrontiert sind, desto eher werden Sie erfolgreich zusammenarbeiten.
6. Produktivität
Die erfolgreichsten Unternehmen verfügen über Systeme und Verfahren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich über den Zeitplan und die Aufgaben eines Projekts zu informieren, damit sie genau wissen, wie sich ihre Beiträge auf die Gruppe auswirken. Auf diese Weise kann sofort reagiert werden, wenn Fristen nicht eingehalten werden oder jemand nicht seinen Beitrag leistet.
Nun, da wir wissen, wie ein gutes, kollaboratives Team aussieht und wie es strukturiert sein sollte, wollen wir uns näher mit der Schaffung bestimmter Prozesse befassen, die dazu beitragen, ein erstaunlich kollaboratives und effektives Produktdokumentationsteam aufzubauen!
5 leistungsstarke Prozesse zur Schaffung eines effektiven Teams für die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Produktdokumentation
Wenn Sie schon einmal an einem Produktdokumentationsprojekt gearbeitet haben, das nicht wie geplant verlaufen ist, wissen Sie, dass die Förderung der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz manchmal leichter gesagt als getan ist. Vielleicht arbeiten Ihre Kollegen aus der Ferne und sind unerreichbar. Oder Ihr Unternehmen ist zu sehr in einzelne Abteilungen aufgeteilt, die nicht bereit sind, Wissen auszutauschen.
Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten mit der Zusammenarbeit hat, sollten Sie sich auf die Stärkung Ihrer Soft Skills konzentrieren. Glauben Sie uns, wenn wir sagen, dass das Erlernen dieser fünf Fähigkeiten zur Zusammenarbeit die Teamarbeit viel einfacher und erfolgreicher machen wird.
1. Absicht kommunizieren
Bevor Sie mit der Arbeit oder dem Auftrag beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Ziele klar sind. Informieren Sie Ihre Teamkollegen über Ihre Aktivitäten und legen Sie angemessene Erwartungen fest, wann Sie diese erfüllen werden - und stellen Sie sicher, dass Sie diese auch einhalten. Diese Beispiele für gute Arbeitsmoral zeigen und ebnen den Weg dafür, wie in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Seien Sie ein gutes Beispiel und kommunizieren Sie Ihre geleistete Arbeit und Ihre Anforderungen.
Teilen Sie außerdem alle Änderungen an der Strategie mit, die Sie festgelegt haben. Wenn etwas Unerwartetes eintritt und Sie nicht in der Lage sind, die erwarteten Ergebnisse zu erzielen, erklären Sie Ihrem Entwicklungsteam für die Produktdokumentation diese Anpassungen.
Auch in diesem Fall ist ein umfassendes Kommunikationstool sehr nützlich. Wenn Ihr Produktdokumentationsteam von derselben Anwendung aus Videoanrufe und Sofortnachrichten aneinander senden kann, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass es sich bei einem Problem sofort meldet:
2. Festlegen von Zielen
Bei der Arbeit in einem Team ist es wichtig, dass jeder das Ziel und die Vision des Projekts versteht und weiß, wie der Erfolg gemessen werden soll. Die Festlegung von Zielen sollte sowohl für kleine als auch für große Projekte erfolgen, damit alle Objekte mit Fristen verfolgt und zur Steigerung der Produktivität optimiert werden können.
Wenn jemand hart arbeitet und die Ziele pünktlich oder vor dem geplanten Termin erreicht, sollte er auch belohnt werden, damit seine harte Arbeit gewürdigt wird.
Transparenz in allen Aspekten der Erstellung und Einhaltung von Fristen und Zielen fördert von Anfang an das Vertrauen und trägt dazu bei, dass sich alle für den Erfolg einsetzen und auf ein ähnliches Ziel hinarbeiten.
3. Aufmerksames Zuhören
Wenn Sie eng mit Menschen zusammenarbeiten, müssen Sie den Ideen, der Kritik und den Ratschlägen jedes einzelnen Teammitglieds aufmerksam zuhören und mit Rücksicht und Respekt antworten. Das ist das Konzept des aktiven und aufmerksamen Zuhörens.
Auch wenn Sie Ihre eigenen Vorstellungen darüber haben, wie das Produktdokumentationsprojekt ablaufen soll oder wer was tun soll, müssen Sie dennoch die Ansichten Ihrer Kollegen berücksichtigen. Auch wenn Sie nicht immer mit der Schlussfolgerung einverstanden sind, müssen Sie letztlich die Bedürfnisse und Verpflichtungen der Gruppe über Ihre persönlichen Wünsche stellen.
4. Lösen von Problemen
Gelegentlich kommt es zu Situationen, in denen Einzelne Fehler machen. Das kommt vor. Wenn Schwierigkeiten auftauchen, versuchen Sie, die Situation als Gruppe sorgfältig zu beurteilen, ohne einzelne Personen zu kritisieren. Bemühen Sie sich stattdessen, gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Dies trägt zur Entwicklung von Vertrauen zwischen den Teammitgliedern bei und sorgt dafür, dass sich alle wohl fühlen, wenn sie miteinander sprechen und ehrlich zueinander sind, auch wenn sie einen Fehler machen.
5. Effizientes Zeitmanagement
Die Zusammenarbeit mit anderen erfordert, dass Sie nicht nur sich selbst gegenüber verantwortlich sind, sondern auch gegenüber den Mitgliedern Ihres Produktdokumentationsteams, die sich auf Sie verlassen. Hier sind Ihre Fähigkeiten im Zeitmanagement von großem Nutzen. Die Priorisierung Ihrer Aufgaben und eine angemessene Zeitplanung sind entscheidend für die Einhaltung von Fristen und die Erfüllung der Aufgaben, die Ihr Team von Ihnen erwartet.
Docsie bietet viele tolle Tools für die Zusammenarbeit!
Um ein Video mit diesen Anweisungen zu sehen, sehen Sie sich dieses Video hier an:
Das erste, was Sie sehen, wenn Sie sich bei Docsie anmelden, sind Diskussionen, Änderungen an Dokumentationsprojekten und Benachrichtigungen, die sich auf abgeschlossene oder kurz vor dem Abschluss stehende Aufgaben beziehen.
Außerdem gibt es ein Umschaltmenü, mit dem Sie auswählen können, auf welche Person sich diese Informationen im Zusammenhang mit dem Projekt beziehen:
Diese Informationen helfen Ihnen und Ihrem Team, sich auf den Weg zu machen, um Fristen und Objekte sorgfältiger und effektiver einzuhalten. Außerdem wissen Sie, wer was tut und was bereits getan wurde. Auf diese Weise wird niemandem auf die Füße getreten und Ihr Dokumentationsentwicklungsteam wird eine hohe Produktivität beibehalten.
Klicken Sie auf die Registerkarte in der oberen Ecke und dann auf die Schaltfläche, die Sie zu Ihrem Konto führt:
Innerhalb des Benutzer-Dashboards auf der linken Seite:
Sie haben Zugriff auf die Benutzer des Arbeitsbereichs. So können Sie steuern, wer an welchem Projekt mit Ihrer Produktdokumentation arbeitet und in welchem Umfang er an dem Projekt beteiligt sein soll:
Sie können auch neue Benutzer zu jeder Produktdokumentation, an der Sie arbeiten, hinzufügen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Team aufzubauen und es dabei zu unterstützen, gemeinsam mit Docsie eine hervorragende Produktdokumentation und Benutzerhandbücher zu erstellen.
In jedem Buch wird alles mit einem Zeitstempel versehen. So wissen Sie, wer was wann gemacht hat, und bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Team gibt es keine Fragen mehr, wer was gemacht hat! Die Uhr, die neben dem Kommentar-Symbol in der oberen rechten Ecke Ihres Buch-Dashboards erscheint, zeigt Ihnen die Änderungshistorie Ihres Artikels an.
Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden alle Überarbeitungen mit einem Zeitstempel in der linken Ecke des Browsers angezeigt:
Möchten Sie Ihr Team über den Stand von Projekten informieren, Kommentare zu bestimmten Artikeln in Ihren Docsie Books abgeben oder Aufgaben zuweisen?
Docsie hat eine großartige Lösung, die es Ihrem Team ermöglicht, Kommentare zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, Aufgaben zu bestimmen, die erledigt werden müssen, mit Ihrem Team über bestimmte Aufgaben und Aspekte der Produktdokumentation zu kommunizieren, und all dies kann durch Klicken auf das Kommentar-Symbol in der oberen rechten Ecke Ihres Buch-Dashboards neben "Veröffentlichen" erfolgen.
Jetzt haben Sie alle Werkzeuge, die Sie für eine hohe Produktivität mit super-effizienten, zusammenarbeitenden Teams benötigen, um eine erstaunliche Produktdokumentation zu erstellen, die Ihre Kunden gerne lesen werden.
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