Stellen Sie sich vor, Sie könnten all die wertvollen Informationen, die in Ihrem Unternehmen in E-Mails, physischen Ordnern, gemeinsam genutzten Laufwerken usw. verstreut sind, an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zusammenfassen. Und dann können Ihre Mitarbeiter und Kunden all diese Informationen zu ihrem Vorteil nutzen.
Im Grunde genommen ist eine Wissensdatenbank eine digitale Bibliothek mit sorgfältig zusammengestellten Informationen, die gespeichert, organisiert, durchsucht, geändert und weitergegeben werden können. Im Kontext der Unternehmensinfrastruktur betrachtet, ist sie das Epizentrum des gesamten Wissens Ihres Unternehmens und eine der häufigsten Möglichkeiten, wie Ihre Stakeholder mit Ihrem Unternehmen in Kontakt treten oder interagieren.
Es steht außer Frage, dass in der heutigen Welt Unternehmen, die effizient arbeiten wollen, eine Wissensdatenbank benötigen. Man muss nur wissen, welche Art von Wissensdatenbank man braucht und wie man sie erstellt.
Welche Art von Wissensdatenbank braucht Ihr Unternehmen?
Mitarbeiter-Wissensdatenbank
Eine interne Wissensdatenbank fasst das Wissen des Unternehmens und das kollektive Know-how der Mitarbeiter zusammen. Sie ist ein Muss, wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu den Informationen haben, die ihnen helfen, ihre Arbeit so reibungslos wie möglich zu erledigen. Sie können jede Art von Information aufnehmen, die innerhalb Ihres Unternehmens geteilt werden muss, wie z. B:
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Mitarbeiterhandbuch
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Produktkatalog
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Bewährte Praktiken
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Personalpolitik
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Onboarding-Schulungen für neue Mitarbeiter
Die Wissensdatenbank sollte auch die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern fördern, indem sie ihnen die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen und sich gegenseitig Antworten zu geben.
Warum ist dies so wichtig? Es gibt kein Unternehmen, das nicht davon profitiert, dass seine Mitarbeiter produktiver und engagierter sind.
Kunden-Wissensdatenbank
Sie müssen Ihre Kunden sich selbst helfen lassen. Warum? Weil sie es wollen. Laut Gartner nutzen [70 % der Kunden] (https://www.gartner.com/smarterwithgartner/rethink-customer-service-strategy-drive-self-service/) irgendwann auf ihrem Weg zu einer Lösung einen Self-Service-Kanal.
Jeder Inhalt, der Kunden helfen kann, Ihren Service oder Ihr Produkt zu verstehen und zu nutzen, sollte aufgenommen werden. Dazu gehören unter anderem:
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Anleitungen für Artikel
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FAQ-Abschnitte
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Glossare
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Fallstudien
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Video-Tutorials
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Weißbücher
Eine externe oder kundenorientierte Wissensdatenbank wird nicht jedes Problem lösen, das Ihre Kunden mit Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Produkt haben, sondern nur die am häufigsten auftretenden. Wenn Sie also immer wieder dieselbe Frage von Kunden erhalten, ersparen Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern eine Menge Zeit und stellen Sie die Antwort einfach in die Wissensdatenbank.
Warum nicht beides?
Sie werden vielleicht feststellen, dass Ihr Unternehmen am meisten von einer Wissensdatenbank profitiert, die eine Kombination aus beidem ist. Natürlich möchten Sie nicht, dass alle Informationen in der Wissensdatenbank für alle Benutzer zugänglich sind.
Müssen Ihre Kunden zum Beispiel wirklich wissen, wie die Personalpolitik Ihres Unternehmens mit unpünktlichen Mitarbeitern umgeht? Selbst bei den Informationen, die nur für Mitarbeiter zugänglich sind, kann es notwendig sein, den Zugang einiger Mitarbeiter zu bestimmten Teilen der Wissensdatenbank aufgrund ihrer Berufsbezeichnung oder der Abteilung, in der sie arbeiten, zu beschränken. Wenn Sie mit der richtigen Dokumentationsplattform arbeiten, ist dies kein Problem, da Sie den Zugriff auf bestimmte Informationen durch die Anwendung von Benutzer-Berechtigungen verwalten können.
Faktoren, die bei der Erstellung Ihrer Wissensdatenbank zu berücksichtigen sind
Die Erstellung einer Wissensdatenbank, die Ihr Unternehmen benötigt, ist nicht einfach etwas, das man zusammenschmeißt, ins Internet stellt und von dem man erwartet, dass es funktioniert, wie es soll. Es bedarf einiger Überlegungen, Planung und der richtigen Werkzeuge, um es richtig zu machen. Werfen Sie einen Blick auf einige der Faktoren, die Sie bei der Entwicklung einer Wissensdatenbank berücksichtigen sollten
Unternehmensprobleme, die durch eine Wissensdatenbank gelöst werden könnten Scheinen Ihre Kunden immer wieder dieselben Fragen zu stellen, was sich auf die Produktivität der Mitarbeiter und die Ziele der Kundenzufriedenheit auswirkt? Finden Ihre Mitarbeiter es schwierig, ihre Arbeit zu erledigen, weil sie an mehreren Stellen nach den benötigten Informationen suchen müssen?
Die wichtigsten Inhaltselemente Ihrer Wissensdatenbank. Sie sollten eine vollständige Inhaltsprüfung durchführen, um genau festzustellen, welche Art von Inhalten in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, ob die Informationen noch korrekt sind und welche Informationen fehlen. Und denken Sie daran, dass die Inhalte nicht die gewünschte Wirkung erzielen, wenn sie nicht in ihrer besten Form vorliegen, egal wie wertvoll die Inhalte sind.
Organisation und Struktur der Themen und Artikel. Eine Wissensdatenbank sollte logisch strukturiert und konsistent sein, damit sie leicht zu navigieren ist. Orientieren Sie sich an Ihrer Marke, damit die Informationen, die Sie in die Wissensdatenbank einstellen, den gleichen Ton und das gleiche Erscheinungsbild haben.
Metriken zur Bestimmung des Erfolgs Ihrer Wissensdatenbank. Wie können Sie sonst sicher sein, dass Ihre Wissensdatenbank das tut, was sie tun soll? Die Kennzahlen, die Sie verwenden, können je nach Zweck der Wissensdatenbank variieren, aber hier sind einige Beispiele, die Sie vielleicht überwachen möchten:
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Suchaktivität, einschließlich Suchbegriffe
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Leistung der Inhalte, basierend auf Typ, Bewertungen, Besuchen und Seitenaufrufen
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[Echtzeit-Aktionen von Kunden] (https://www.docsie.io/gather_feedback/) in der Wissensdatenbank
Die richtige Software zum Erstellen und Verwalten Ihrer Wissensdatenbank. Die Dokumentationsplattform, die Sie zur Entwicklung Ihrer Wissensdatenbank verwenden, sollte mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Sie sollte über die Funktionen verfügen, die Sie in Ihre Wissensdatenbank integrieren möchten. Werfen wir einen kurzen Blick auf Docsie.
Docsie zum Erstellen und Anpassen Ihrer Wissensdatenbank verwenden
Docsie ist eine dynamische Dokumentationsplattform, die die Erstellung von Dokumentationen, die Verwaltung von Inhalten und die Integration von Inhalten in einer einzigen, nahtlosen Plattform vereint und es Ihnen leicht macht, eine Wissensdatenbank zu erstellen und zu pflegen. Sehen Sie, wie einfach es sein kann:
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Wir haben bereits erwähnt, dass die Zusammenarbeit eine Schlüsselfunktion einer internen Wissensdatenbank sein sollte. Docsie bietet eine [eingebaute Chat-Funktion] (https://www.docsie.io/markdown_editor/) in seinem Editor, um die Zusammenarbeit zwischen Teams zu fördern und zu verbessern.
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Wenn Ihr Zielpublikum global ist, können Sie den Inhalt Ihrer Wissensdatenbank automatisch übersetzen lassen.
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So einfach ist es, zu veröffentlichen: Verwenden Sie einfach eine Codezeile, um Ihre Wissensdatenbank-Dokumentation auf Ihrer Unternehmenswebsite oder -anwendung zu veröffentlichen. Das war's. Wirklich.
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Erinnern Sie sich, wie wir sagten, dass Sie in der Lage sein sollten, zu analysieren, wie Ihre Benutzer mit der Wissensdatenbank interagieren? Mit Docsie können Sie auch Einblicke erhalten, die auf prädiktiver Dokumentations-KI basieren, um Ihre Dokumente zu verbessern und diese Interaktionen zu optimieren.
Wenn Sie eine optimale Wissensdatenbank erstellen, wissen Ihre Mitarbeiter und Kunden, dass Sie über wertvolle Informationen verfügen und dass der Zugang zu diesen Informationen für Sie eine Priorität darstellt. Die Wissensdatenbank wird eines der Gesichter Ihres Unternehmens sein, daher lohnt es sich, die Mühe auf sich zu nehmen und die richtige Software zu verwenden, um sicherzustellen, dass sie funktioniert.