Jedes Unternehmen, das Produkte verkauft, sollte sich zunächst einmal fragen, wie es eine Produktdokumentation erstellen kann. Die Dokumentation selbst ist ein unschätzbares Instrument, mit dem Unternehmen gezielt Wissen an ihre Kunden weitergeben können. Wenn ein Unternehmen bei der Weitergabe von Wissen mittels digitaler Dokumentation brilliert, verschafft es sich einen erheblichen kundenorientierten Wettbewerbsvorteil.
Denken Sie an die vorhandenen Marketing- oder Verkaufsunterlagen, die Ihr Unternehmen verwendet. Diese Materialien sind nicht verbindlich und dienen nur dazu, Ihre Produkte zu bewerben, und Ihre Kunden wissen das. Im Gegensatz dazu dient die Produktdokumentation als Schaufenster für Ihr Produkt und seine grundlegenden Funktionen. Sie wärmt kalte Leads im Verkaufstrichter auf und erleichtert das Cross- oder Up-Selling Ihres erweiterten Produktportfolios. Einfach ausgedrückt: Die Produktdokumentation verleiht Ihrer Marke Autorität und schafft Vertrauen bei potenziellen und bestehenden Kunden gleichermaßen.
Dies wird durch eine IEEE-Studie belegt, die zeigt, dass die Zufriedenheit mit der Produktdokumentation direkt mit der wahrgenommenen Produktqualität korreliert. Je besser die Dokumentation, desto mehr sind Ihre Kunden von der Produktqualität überzeugt!
Haben Sie bereits eine Produktdokumentation? Wie auch immer, lassen Sie uns herausfinden, wie Sie Ihr Produkt mit Hilfe der Produktdokumentation ins rechte Licht rücken können!
Formate der Produktdokumentation
Je nach der Komplexität Ihres Produkts kann es sich lohnen, ein bestimmtes Produktdokumentationsformat zu verwenden:
1. All-in-One-Produktdokumentation
Die All-in-One-Produktdokumentation ist für Unternehmen geeignet, die Produkte mit geringer Komplexität verkaufen. Ähnlich wie die Gelben Seiten (früher) alle lokalen Telefonnummern enthalten, sind alle Informationen zu Ihrem Produkt in einem einzigen Dokument enthalten. Wenn Sie noch keine Produktdokumentation haben, reicht ein einziges Benutzerhandbuch nur kurzfristig aus. Wenn Ihr Produkt an Umfang und Komplexität zunimmt, wird dieses Format wahrscheinlich nicht mehr ausreichen. Dies ist ein Paradebeispiel dafür, dass Sie alle Ihre Produkteier in einen Dokumentationskorb legen; was passiert, wenn der Korb voll ist oder zerbricht?
2. Selbstbedienungs-Wissensportale
Jeder, der im Kundendienst tätig ist, weiß, dass Self-Service-Wissensportale einen immensen Wert für das Unternehmen darstellen. Das sehen auch die Kunden so: 89 % der befragten Kunden in den USA erwarten, dass ein Wissensportal zur Verfügung steht. Für den Laien bedeutet dies, dass die Kunden Zugang zu einer strukturierten digitalen Produktdokumentation mit Suchfunktion wünschen. Ohne ein solches Portal wird Ihr Kundendienstteam mit einfachen, einfachen Produktfragen überschwemmt.
Bei der Verwendung dieses Formats sollten die Verfasser der Produktdokumentation den Inhalt so strukturieren, dass er gut lesbar ist. Kurze, prägnante Antworten sind besser als langatmige Erklärungen und häufig gestellte Fragen (FAQs) sollten auf der Startseite des Wissensportals an erster Stelle stehen.
3. Kontextuelle Produktdokumentation
Um die Kundenzufriedenheit zu maximieren, gehen Branchenführer einen Schritt weiter als ein Wissensportal. Bei der kontextbezogenen Produktdokumentation wird das Wissen direkt in Ihr Produkt integriert. Wenn ein Benutzer das Einstellungsmenü zum ersten Mal aufruft, könnte die kontextbezogene Dokumentation eine Schritt-für-Schritt-Anleitung enthalten, in der jede Funktion detailliert beschrieben wird. Alternativ könnte ein Wissensportal in die Seitenleiste Ihrer Seite eingebettet werden, um die Suche nach Wissen ohne zusätzliche Klicks zu ermöglichen.
Die Entwicklung einer kontextbezogenen Produktdokumentation nimmt zwar Zeit in Anspruch, aber die Vorteile überwiegen bei weitem die Kosten. Diese Forrester-Studie zeigt, dass 73 % der Befragten der Meinung sind, dass die Zeit des Kunden für einen guten Kundenservice entscheidend ist. Die kontextbezogene Hilfe schätzt die Zeit des Kunden. Sie macht Klicks überflüssig und liefert sofortiges Wissen, so dass die Kunden in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
Bauen Sie Ihren kundenzentrierten Wettbewerbsvorteil in Docsie auf.
Ganz gleich, ob Sie bereits eine Dokumentation haben oder gar keine, Docsie ist ein großartiger Ausgangspunkt! Docsie bietet kundenorientierte Zusammenarbeit, umfassende Einbettung, maßgeschneiderte Übersetzungen und leistungsstarke Veröffentlichung - alles auf Knopfdruck.
Kunden verstehen durch einfaches Feedback
Verständnis erzeugt Einfühlungsvermögen, und das Verständnis Ihrer Kundenbasis erzeugt ein Bewusstsein für deren Bedürfnisse. Um zu verstehen, brauchen Sie Daten.
Docsie ermöglicht es Kunden, Feedback zur Dokumentation zu schreiben, und sammelt diese Daten über Docsie Vocally. Hier finden Sie Kommentare zu Ihren Dokumenten, eine Bewertung des Lesers und eine Videoaufzeichnung, die genau zeigt, was sich der Leser angesehen hat.
Daten führen zu Erkenntnissen, und Erkenntnisse leiten zum Handeln. Nutzen Sie Docsie Vocally, um das Kundenfeedback zu verdeutlichen und den Wert Ihrer Dokumentation zu maximieren.
Strukturierung Ihres Wissensportals
Ein Wissensportal ist nur dann nützlich, wenn es für eine einfache Navigation strukturiert ist. Docsie bietet Struktur durch Bücher, Regale, Arbeitsbereiche und Inhaltsblöcke.
Ein Beispiel: Das Buch "Erste Schritte" könnte im Regal "Erstmalige Einrichtung" stehen. Dieses befindet sich innerhalb des Arbeitsbereichs "Mein Produktname". Im selben Arbeitsbereich könnte ein weiteres Regal "Verwaltung" mit einem Buch namens "Benutzerverwaltung" stehen. Wenn Sie Ihre Dokumentation mit Hilfe dieser Docsie-Funktionen strukturieren, können die Leser sie leicht durchsehen und nach relevanten Informationen suchen. Fügen Sie so viele Bücher und Regale hinzu, wie Sie benötigen; der Himmel ist die Grenze!
Und schließlich: Warum sollten Sie eine reine Textdokumentation veröffentlichen, wenn Sie sie mit Docsie-Inhaltsblöcken anreichern können? Bewegen Sie Ihre Kunden mit beweglichen, interaktiven Elementen auf der Seite! Neben den Standardformatierungen des Texteditors wie Überschriften, Listen und Aufzählungspunkten ermöglicht der Docsie Editor erweiterte Tooltips, die Integration von Bildern oder Videos und die Einbettung von iFrame-Skripten.
Zentralisieren Sie Ihre Docs und perfektionieren Sie die Kunst des Publizierens
Bei großen Dokumentationsmengen kann Dezentralisierung zu einem Desaster führen. Wenn Sie Ihre Dokumentation zentralisieren, können Ihre Mitarbeiter Inhalte problemlos erstellen und bearbeiten. Noch wichtiger ist, dass dies auch bei der Veröffentlichung hilft.
Docsie zentralisiert die Dokumentation für einen einfachen Zugriff mit Hilfe von Workspaces. Ein ganzer Arbeitsbereich oder einzelne Regale und Bücher in diesem Arbeitsbereich können mit zwei Klicks veröffentlicht werden. Diese Dokumente werden auf Docsie-Servern gespeichert und gehostet, die eine hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit bieten, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen. Wenn Ihre Redakteure Änderungen vornehmen, werden diese automatisch in Ihr Live-Docsie-Wissensportal übertragen. Fortgeschrittene Benutzer können optional selbst hosten, was eine stärkere Anpassung des Brandings und mehr technische Seitenelement-Integrationen ermöglicht.
Als Teil der Veröffentlichung ermöglicht die Versionierung eine "immergrüne" Dokumentation, die sich ändert, wenn sich Ihr Produkt ändert. Wenn Sie Ihr Produkt von Version 1 auf Version 2 aktualisieren, folgen Ihre Dokumente und veranschaulichen alle Änderungen. Kunden können sich auf diese Weise über neue Funktionen informieren und sogar auf ältere Dokumentationen zurückgreifen, wenn sie eine ältere Version Ihres Produkts verwenden oder benötigen.
Kontextbezogene Dokumentation bereichert das Kundenerlebnis
Haben Sie schon einmal ein Produkt benutzt, nur um eine neue Registerkarte zu öffnen und danach zu suchen, wie man dieses Produkt benutzt? Diesem Produkt fehlt eine kontextbezogene Dokumentation, und Sie mussten zusätzliche Arbeit aufwenden, um alles herauszufinden... nicht gut!
Docsie-Benutzer können [TourGuide.js] (https://github.com/LikaloLLC/tourguide.js/) nutzen, um ihren Kunden geführte Touren anzubieten, ohne das Hauptprodukt-Dashboard zu verlassen. Das Ergebnis ist eine Art integriertes Wissensportal, das sich über Ihr Produkt legt und kontextbezogene Ratschläge gibt, damit die Benutzer schneller zurechtkommen.
