Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken: Pro und Kontra

Tanya A Mishra

on October 02, 2023 · · filed under Product Documentation Technical Writing Custom Knowledge base

Wissen ist Macht. Und in der heutigen schnelllebigen Unternehmensumgebung wird es dringend benötigt. Um diesen Bedarf zu decken, werden kundenspezifische Wissensdatenbanken immer beliebter. Wussten Sie, dass Unternehmen, die ihr Wissen gut verwalten und verbreiten, 20 % produktiver sind als ihre Konkurrenten?

Eine personalisierte Wissensdatenbank kann zur Produktivität, Kostensenkung und Kundenzufriedenheit beitragen, indem sie diese Informationen für Mitarbeiter und Kunden frei zugänglich macht. In diesem Beitrag gehen wir auf die Vor- und Nachteile benutzerdefinierter Wissensdatenbanken ein und erörtern, wie diese für die Zukunft Ihres Unternehmens von Nutzen sein können. Wir werden auch darüber sprechen, wie Docsie den Bedarf an rationalisierter Dokumentation für Organisationen erfüllt.

Was ist eine benutzerdefinierte Wissensdatenbank-Software?

Einfach ausgedrückt, ist eine benutzerdefinierte Wissensdatenbank-Software ein Informationslager, das speziell für die Anforderungen Ihres Unternehmens entwickelt wurde. Und Sie werden schockiert sein, wenn Sie erfahren, dass bis zu 50 % weniger Support-Tickets von zufriedenen Kunden zu erwarten sind, wenn eine gut gepflegte Wissensdatenbank verwendet wird. Im Gegensatz zu Programmen von der Stange wird Custom Knowledge Base Software von Grund auf für die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens entwickelt.

Warum sind sie wichtig? Nehmen wir an, Sie leiten eine Werft und möchten Ihren Ingenieuren ein Nachschlagewerk an die Hand geben, das ihnen hilft, die vielen schwierigen Schritte bei der Herstellung eines Schiffes zu bewältigen. Im Gegensatz zu gebrauchsfertiger Software, die einen breiten Ansatz verfolgt, kann eine kundenspezifische Wissensdatenbank Sie Schritt für Schritt durch Ihre spezifischen Prozesse führen.

Vorteile von benutzerdefinierten Wissensdatenbanken

1. Benutzerdefinierte Anpassung

Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken zeichnen sich durch ihre unvergleichliche Flexibilität aus. Sie haben die Freiheit, sie genau nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Wenn Sie z. B. ein E-Commerce-Gigant sind, können Sie eine Wissensdatenbank entwerfen, die sich an Ihren sich ständig ändernden Produktkatalog anpasst und so eine nahtlose Erfahrung für Ihre Kunden schafft. Die kundenspezifische Wissensdatenbank von Amazon entwickelt sich beispielsweise ständig weiter, um mit der riesigen Auswahl an Produkten und Dienstleistungen Schritt zu halten.

2. Skalierbarkeit

Unternehmen wachsen, und damit auch ihre Wissensanforderungen. Es überrascht daher nicht, dass Unternehmen mit einer benutzerdefinierten Wissensdatenbank durchschnittlich [10.000 $ pro Jahr] einsparen können (https://www.proprofskb.com/blog/much-money-can-knowledge-base-save-business/). Benutzerdefinierte Lösungen lassen sich mühelos mit Ihrem Unternehmen skalieren und gewährleisten, dass Ihre Wissensdatenbank mit Ihrer Expansion Schritt hält. So kann beispielsweise ein Startup-Unternehmen mit einer einfachen benutzerdefinierten Wissensdatenbank-Software beginnen und diese skalieren, wenn es sich zu einem multinationalen Unternehmen entwickelt.

3. Datenkontrolle

Mit einer kundenspezifischen Wissensdatenbank haben Sie die Kontrolle über Ihre Daten. Dank dieses uneingeschränkten Zugriffs können Sie Ihre Informationen nach eigenem Ermessen verwalten, aktualisieren und sichern. So können beispielsweise Gesundheitsdienstleister in ihrer benutzerdefinierten Wissensdatenbank den größtmöglichen Schutz von Patientendaten gewährleisten.

4. Verbessertes Kundenerlebnis

Studien haben gezeigt, dass 82 % der Kunden sofortigen Zugang zu Informationen erwarten. Mit einer benutzerdefinierten Wissensdatenbank-Software können Sie relevante Inhalte in Echtzeit bereitstellen, was zu einer höheren Benutzerzufriedenheit führt. Die benutzerdefinierte Wissensdatenbank von Airbnb sorgt zum Beispiel dafür, dass Reisende schnell die perfekte Unterkunft finden.

5. Integration mit bestehenden Systemen

Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken sind keine isolierten Systeme. Stattdessen arbeiten sie in Harmonie mit Ihren aktuellen Programmen und Ihrer Infrastruktur. So können Sie Ihren Kunden über alle Medien hinweg eine einheitliche und einheitliche Erfahrung bieten. Wissensdatenbanken können mit anderen Systemen, wie z. B. Bankensoftware, verbunden werden, so dass die Kunden immer über die neuesten Informationen verfügen. Das könnte die Kunden zufriedener und weniger verärgert machen.

6. Eingehende Analysen

Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken können mehr als nur Fakten und Zahlen speichern. Anhand der gesammelten und ausgewerteten Daten können bessere Geschäftsentscheidungen getroffen werden. Indem sie die Handlungen und Vorlieben ihrer Kunden beobachten, können Geschäfte ihre Werbung gezielter einsetzen.

7. Sicherheit

Unternehmen verlieren jährlich Milliarden von Dollar aufgrund von Sicherheitslücken in ihren Daten. Für den Schutz privater Daten bieten kundenspezifische Lösungen ein höheres Maß an Sicherheit. Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken werden beispielsweise von Regierungsorganisationen zum Schutz sensibler Informationen eingesetzt. Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken können an die spezifischen Arten von Daten angepasst werden, die geschützt werden müssen, und werden so erstellt, dass sie den einzigartigen Anforderungen der Organisation entsprechen.

8. Hilfe bei komplizierten Prozessen

Arbeitsabläufe sind so einzigartig wie die Unternehmen, die sie nutzen. Eine maßgeschneiderte Wissensdatenbank-Software kann auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden, um die Effizienz zu steigern. Benutzerdefinierte Wissensdatenbanken können z. B. von Fertigungsunternehmen zur Verbesserung ihrer Produktionsprozesse eingesetzt werden.

9. Markenmanagement und visuelle Leitung

Die Qualität Ihres Informationsangebots repräsentiert Ihr Unternehmen. Die Anpassung ermöglicht es Ihnen, die Markenintegrität und die Designkonsistenz für Ihren Benutzerstamm zu wahren. Die Support-Dokumentation von Apple ist ein gutes Beispiel für die Liebe zum Detail und die Benutzerfreundlichkeit des Unternehmens.

10. Super-spezifische Informationen

Relevanz ist das A und O im modernen digitalen Zeitalter. Dank benutzerdefinierter Wissensdatenbanken können Sie sehr gezieltes Material bereitstellen, das auf die individuellen Bedürfnisse verschiedener Benutzergruppen eingeht. Ein Beispiel dafür sind maßgeschneiderte Informationen für Kinder, Lehrer und Schulbeamte.

Nachteile von benutzerdefinierten Wissensdatenbanken

1. Entwicklungszeit

Der Aufbau einer benutzerdefinierten Wissensdatenbank erfordert Zeit und Mühe. Das ist nicht an einem Tag zu schaffen. Um eine Lösung zu finden, die für Sie geeignet ist, müssen Sie erst einmal herausfinden, welche Bedürfnisse Sie haben. Es kann beispielsweise viele Monate dauern, eine spezialisierte Wissensdatenbank für eine medizinische Fachkraft zu erstellen.

2. Hohe Kosten

Die Anpassung an Kundenwünsche hat einen hohen Preis. Es kann teuer sein, eine eigene Informationsdatenbank zu erstellen und zu verwalten. So kann eine maßgeschneiderte Lösung für eine kleine Organisation finanziell unerschwinglich sein.

3. Herausforderungen bei der Wartung

Maßgeschneiderte Lösungen müssen im Gegensatz zu vorgefertigter Software regelmäßig gewartet werden, um sicherzustellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand und sicher sind. So müssen z. B. die kundenspezifischen Wissensdatenbanken von Technologieunternehmen ständig aktualisiert werden, um neue Gefahren abzuwehren.

4. Lernkurve

Die Mitarbeiter brauchen möglicherweise eine gewisse Zeit, um sich an ein neues, maßgeschneidertes System zu gewöhnen. Das Tempo der Integration kann sich dadurch verlangsamen. So benötigen neue Benutzer möglicherweise eine Schulung, wenn sie von einer vorgefertigten Software zu einer maßgeschneiderten Lösung wechseln.

5. Ressourcenintensiv

Die Implementierung einer maßgeschneiderten Lösung erfordert Zeit, Mühe und technisches Know-how. Unternehmen in der Fertigungsindustrie benötigen beispielsweise qualifiziertes Personal, um ihre exklusive Wissensbasis zu betreuen.

6. Risiko der Überkomplexität

Beim Streben nach Anpassung besteht die Gefahr, dass das System zu komplex wird, was zu Ineffizienz führen kann. Beispielsweise verwirren komplexe benutzerdefinierte Wissensdatenbanken die Benutzer eher, als dass sie ihnen helfen.

7. Komplexität der Ersteinrichtung

Die Einrichtung einer benutzerdefinierten Wissensdatenbank kann schwierig sein, vor allem, wenn Sie es noch nie getan haben. Startups zum Beispiel haben möglicherweise Probleme mit der anfänglichen Dokumentation und Einrichtung einer benutzerdefinierten Lösung.

8. Abhängigkeit von Anbietern

Benutzerdefinierte Lösungen bringen oft die Abhängigkeit von bestimmten Anbietern für Entwicklung und Support mit sich. So können sich Unternehmen beispielsweise bei der Entwicklung ihrer benutzerdefinierten Wissensdatenbank stark auf ein Softwareentwicklungsunternehmen verlassen.

9. Mangel an sofortigen Lösungen

Im Gegensatz zu gebrauchsfertiger Software, die sofortige Lösungen bietet, braucht die kundenspezifische Entwicklung Zeit für die Implementierung, was den unmittelbaren Nutzen verzögert. Ein Einzelhandelsunternehmen kann beispielsweise nicht sofort Verbesserungen feststellen, nachdem es mit der Entwicklung einer individuellen Wissensdatenbank begonnen hat.

10. Inkompatibilitätsprobleme

Kundenspezifische Lösungen können manchmal mit anderer Software in Ihrem Unternehmen kollidieren, was zu Problemen führen kann. So kann es zum Beispiel schwierig sein, eine benutzerdefinierte Wissensdatenbank in Altsysteme zu integrieren.

Ready-to-Use vs. Custom: Was ist das Richtige für Sie?

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Nachdem wir nun die Vor- und Nachteile von benutzerdefinierten Wissensdatenbanken betrachtet haben, ist es an der Zeit, die große Frage zu beantworten: Welche ist die richtige für Ihr Unternehmen? In diesem Abschnitt werden wir uns eingehend damit befassen, um Ihnen zu helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, werden wir untersuchen, was genau gebrauchsfertige Wissensdatenbanken sind und welche Vor- und Nachteile sie haben.

Ready-to-Use Knowledge Bases

Wie vorgekochte Gerichte sparen gebrauchsfertige Wissensdatenbanken oder gebrauchsfertige Software Zeit und Mühe. Sie müssen weder Zeit noch Energie aufwenden, um Ihre eigene Datenbank zusammenzustellen, denn sie enthält alles, was Sie brauchen, um sofort loslegen zu können. Sie sind ideal für alle, die schnell eine Wissensmanagementlösung (https://site.docsie.io/centralized-team-collaboration-and-project-management) einführen müssen. Informieren Sie sich jetzt über ihre Vor- und Nachteile:

Pros	Cons
Rasche Implementierung: Die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt, so dass die Funktionen und vorgefertigten Formulare möglicherweise nicht den spezifischen Anforderungen entsprechen.
Kosteneffektiv: Geringere Kosten im Vergleich zu individuellen Lösungen. Nutzen Sie sie als Starthilfe für Wissensmanagement in kleinen Organisationen mit finanziellen Einschränkungen. Bei gebrauchsfertiger Software können Einschränkungen in der Skalierbarkeit zu einem Problem werden, wenn Ihr Unternehmen expandiert.
Reduzierte IT-Kosten, da sich der Anbieter um Upgrades und Wartung kümmert.	Weniger maßgeschneiderte Benutzererfahrung: Bietet eine Einheitslösung, die zu einer weniger individuellen Benutzererfahrung führen kann.
Standardisierte Funktionen beschleunigen das Wissensmanagement durch vorgefertigte Funktionen und Vorlagen.	Sie haben weniger Einfluss auf Ihre Daten, da diese auf den Servern des Anbieters gespeichert werden, was Datenschutz- und Sicherheitsfragen aufwirft.
## Der Weg zum Erfolg

1. Nordstrom

Das beliebte amerikanische Bekleidungsgeschäft Nordstrom verwendet eine proprietäre Wissensdatenbank, um den Kunden den Zugang zu Produktdetails und Hilfeartikeln zu erleichtern. Dies hat Nordstrom geholfen, die Anzahl der Support-Tickets zu verringern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Frage zu einem Produkt hat, kann er die Lösung für seine Frage in der Wissensdatenbank nachschlagen. Dies hilft nicht nur den Kunden, Zeit und Mühe zu sparen, sondern entlastet auch das Kundenserviceteam von Nordstrom.

2. Asana

Die Projektmanagement-Plattform [Asana] verfügt über eine hauseigene Wissensdatenbank, die neuen Nutzern hilft, sich mit den zahlreichen Tools vertraut zu machen. Dadurch kann Asana neue Nutzer schneller und effektiver einbinden. In der Wissensdatenbank finden sich Artikel zu Themen wie "Wie man ein Projekt erstellt", "Wie man Aufgaben hinzufügt" und "Wie man Teammitgliedern Aufgaben zuweist". Alle Benutzer haben Zugang zu dieser Dokumentation und können sie in aller Ruhe studieren, während sie sich mit der Plattform vertraut machen.

3. HubSpot

HubSpot, der Entwickler von Inbound-Marketing-Software, verfügt über eine eigene Wissensdatenbank, die er zur Unterstützung seiner Kunden einsetzt. Dies hat es HubSpot ermöglicht, den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Kundenanliegen zu verringern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. In der Datenbank finden sich zum Beispiel Artikel über die Verwendung der HubSpot-Plattformen für Kundenbeziehungsmanagement und E-Mail-Marketing. Alle Kunden haben Zugang zu dieser Wissensdatenbank, so dass sie ihre eigenen Probleme lösen können, ohne sich an die Supportmitarbeiter von HubSpot wenden zu müssen.

4. Zendesk

Zendesk, ein Anbieter von Kundenservice-Software, verwendet eine maßgeschneiderte Wissensdatenbank, um seinen Kunden die Selbsthilfe zu erleichtern. Auf diese Weise konnte Zendesk die Anzahl der Tickets, die Kunden für Hilfe einreichen, reduzieren und die Bewertungen verbessern. Artikel über die Verwendung der Helpdesk-Software von Zendesk sind nur ein Beispiel für die Arten von Inhalten, die Sie im Wiki finden. Alle Kunden haben Zugang zu dieser Wissensdatenbank, so dass sie ihre eigenen Probleme lösen können, ohne sich an die Supportmitarbeiter von Zendesk zu wenden.

Mit Docsie die richtige Entscheidung treffen

Je nach den spezifischen Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens können Sie zwischen einer gebrauchsfertigen Software und einer maßgeschneiderten Wissensdatenbank-Software wählen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Docsie Ihren Prozess zur Erstellung von Wissensdatenbanken revolutionieren kann. Budget-freundliche Brillanz: Docsie bietet kosteneffiziente Lösungen, die sich an Ihrem Budget orientieren. Keine versteckten Kosten oder Überraschungen.

Nahtlos skalieren: Wenn Ihr Unternehmen wächst, lässt sich Docsie mühelos skalieren, um Ihren wachsenden Anforderungen an die Wissensdatenbank gerecht zu werden.

Spezialisierte Lösungen: Docsie weiß, dass Ihr Unternehmen möglicherweise eine einzigartige Lösung benötigt, die eine Standardsoftware nicht bieten kann.

Geschneiderte Benutzererfahrungen: Erstellen Sie eine Wissensdatenbank, die Ihrer Zielgruppe ein einzigartiges Erlebnis bietet.

Datenverwaltung und -schutz: Mit Docsie erhalten Sie schnelle, sichere und umfassende Funktionen für die Verwaltung und den Schutz von Daten.

Schnelle Implementierung: Docsie bietet eine schnelle Implementierung, so dass Sie ohne Verzögerung loslegen können.

Es gibt keine Einheitslösung, aber mit Docsie haben Sie einen Partner, der die Erstellung von Wissensdatenbanken auf Ihre spezifische Situation und Ihre Ziele abstimmt. Testen Sie Docsie jetzt!

Wichtige Erkenntnisse:

Ihr Unternehmen kann bis zu 20 Prozent mehr Leistung erbringen, wenn Sie effektive Strategien für die Verwaltung Ihrer Wissensdatenbank anwenden.
Die Anpassung ist entscheidend. Informationen, die in allgemeinen Programmen nicht verfügbar sind, können in benutzerdefinierten Wissensdatenbanken gefunden werden.
Mit einer gut gepflegten Wissensdatenbank können Unternehmen davon ausgehen, dass sich die Zahl der Supportanfragen um 50 % verringert.
Durch den Einsatz einer benutzerdefinierten Wissensdatenbank können Sie jedes Jahr fast 20.000 Dollar einsparen, wenn Ihr Unternehmen expandiert.
Durch den Aufbau Ihrer eigenen Datenbanken können Sie die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Informationen gewährleisten.
Die Benutzer sind zufriedener, wenn sie rechtzeitig mit relevanten Informationen versorgt werden.
Die Nutzer sollten über alle Ihre Plattformen hinweg eine einheitliche Erfahrung machen können, und dazu gehört auch der Zugang zu Standard- und maßgeschneiderten Wissensdatenbanken.
Bessere Geschäftsentscheidungen und gezielte Werbung können das Ergebnis von Datenerfassung und -analyse sein.
Der Schutz sensibler Daten erfordert den Einsatz hochsicherer, maßgeschneiderter Lösungen.

Schlussgedanken

Der Einsatz maßgeschneiderter Wissensdatenbanken bietet viele Vorteile, erfordert aber eine gründliche Recherche. Die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens sollten bei der Entscheidung für einen maßgeschneiderten Service berücksichtigt werden. Denken Sie daran, dass Docsie, Ihr One-Stop-Shop, immer bereit ist, Ihnen zu helfen.

Docsie ist eine All-in-One-Lösung für Dokumentenmanagement, Bearbeitung, gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit. Sie können Zeit und Mühe sparen, indem Sie die Dokumentvorlagen, den Versionsverlauf und die Aufgabenverwaltung nutzen, die Docsie bietet. Sie können Ihre Suche jetzt beenden, denn Docsie ist die effektivste und benutzerfreundlichste Lösung für alle Ihre Dokumentenanforderungen.

Möchten Sie Docsie nutzen, um individuelle Wissensdatenbanken zu erstellen, dann melden Sie sich jetzt an (https://www.docsie.io/) und beginnen Sie mit einem professionellen Wissensmanagement!

Häufig gestellte Fragen

1. Was ist eine benutzerdefinierte Wissensdatenbank?

Eine kundenspezifische Wissensdatenbank ist eine Datenbank, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Da sie individuell auf Ihre Bedürfnisse eingeht, kann sie Lösungen anbieten, die die Produktivität und die Zufriedenheit der Benutzer steigern. Um eine solche Datenbank zu erstellen, verwenden Sie einfach Docsie.

2. Was sind die Vorteile einer maßgeschneiderten Wissensdatenbank?

Skalierbarkeit, Datenmanagement, eine verbesserte Benutzererfahrung und tiefgreifende Analysen sind nur einige der Vorteile einer maßgeschneiderten Wissensdatenbank. Docsie bietet Lösungen, die sowohl erschwinglich als auch skalierbar sind.

3. Wie hilft Docsie bei der Entwicklung einer Wissensdatenbank?

Mit Docsie's erschwinglichen Lösungen, Skalierbarkeit, maßgeschneiderten Optionen, personalisierten Benutzererfahrungen und solider Datenverwaltung kann Ihr Unternehmen florieren.

4. Kann ich mich darauf verlassen, dass eine benutzerdefinierte Wissensdatenbank die Anforderungen meines Unternehmens erfüllt?

Die Entscheidung sollte auf der Grundlage Ihrer eigenen Anforderungen und Ziele getroffen werden. Docsie könnte Ihr idealer Partner für den Aufbau einer benutzerdefinierten Wissensdatenbank sein, wenn Sie Wert auf Anpassbarkeit, Skalierbarkeit und Datenmanagement legen.

5. Wie erstelle ich meine eigene Wissensdatenbank?

Nutzen Sie eine Plattform wie Docsie, die einfache Funktionen zur Verwaltung, Bearbeitung und Zusammenarbeit von Dokumenten bietet, um Ihre Wissensdatenbank zu erstellen. Bringen Sie die Dinge ins Rollen, indem Sie die Informationen für eine einfache Navigation ordnen und beschriften. Docsie rationalisiert das Verfahren.

6. Was sollte in einer Wissensdatenbank enthalten sein?

Jede Dokumentation, die Sie über Ihre Produkte, Dienstleistungen oder Verfahren haben, sollte in Ihre Wissensdatenbank aufgenommen werden. Informationen wie häufig gestellte Fragen, Anleitungen und Tipps zur Fehlerbehebung sollten darin enthalten sein.