Vom Papier zu den Pixeln
Noch vor wenigen Jahrzehnten schien es, als würde jedes Unternehmen Papier für die Dokumentation verwenden. Verträge, Richtlinien, Besprechungsnotizen - alles war papierbasiert und wurde ausgedruckt und weitergereicht, anstatt per E-Mail angehängt und analysiert zu werden.
Mit der fortschreitenden technologischen Entwicklung verfügten die Unternehmen über mehr Speicherplatz für die Dokumentation und die Computersysteme, die die Mitarbeiter für den Zugriff auf diese digitalen Dokumente benötigten. Dies markiert den Beginn des Übergangs von Papier zu Pixeln.
Die moderne Welt der digitalen Dokumentation bietet zahlreiche Vorteile, aber es gibt auch weiterhin Probleme. Die Dokumentation dient der Übermittlung von Informationen, sowohl an interne Mitarbeiter als auch an externe Kunden. Das bedeutet, dass die Konsistenz des Inhalts, der einfache Zugang und die einfache Verwaltung von entscheidender Bedeutung sind. Im Gegensatz dazu kann eine uneinheitliche, unzugängliche und unübersichtliche digitale Dokumentation die Fähigkeit Ihres Unternehmens, Informationen effektiv zu vermitteln, beeinträchtigen.
Um Einfachheit und Konsistenz zu fördern, sollten Unternehmen die Best Practices für digitale Dokumentation befolgen. Dies betrifft das Design, die Formatierung, die Wahl der Dateitypen und die Verwaltung der digitalen Dokumentation.
In diesem eBook werden wir Best Practices für die digitale Dokumentation und die potenziellen Auswirkungen dieser Änderungen auf das Unternehmen erörtern. Kann eine bessere digitale Dokumentation das Umsatzwachstum fördern und Kunden anziehen? Wie können Unternehmen ihre digitale Dokumentation mithilfe eines Dokumentationsmanagementsystems (DMS) so umgestalten, dass sie ihren Kunden einen besseren Nutzen bieten?
Lassen Sie uns diese Fragen beantworten!
Vorteile der digitalen Dokumentation
Bevor wir das Was und Wie von Best Practices für die digitale Dokumentation erörtern, sollten wir zunächst die Vorteile der digitalen Dokumentation verstehen:
- Einfache Verwaltung -- Digitale Dokumentation ist einfacher zu verwalten als Papierdokumente. Papierdokumente benötigen im Büro Platz für einen Aktenschrank und müssen für jedes Papierdokument manuell archiviert werden. Die digitale Dokumentenspeicherung macht Büroflächen frei und vereinfacht die Verwaltung durch Suchfunktionen und Ordnerstrukturen.
Wie in dieser Studie von Software Advice beschrieben, verbringen Büroangestellte durchschnittlich sechs Stunden pro Woche mit der Suche nach Papierdokumenten. Darüber hinaus verbringen Büroangestellte durchschnittlich acht Stunden pro Woche mit der Erstellung von Berichten aus Papierdokumenten. 94 % der Befragten gaben an, dass ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) diesen Prozess vereinfacht.[1]
- Einfacher Zugang - Diese digitalen Dokumente können auch praktisch in Echtzeit über E-Mail oder Cloud-Speicher weitergegeben werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Briefe zu verschicken, und es fallen keine Porto- oder Kurierkosten an. Außerdem wird die Reaktionsgeschwindigkeit erhöht, da die Empfänger nicht mehr tagelang auf einen Brief warten müssen. Darüber hinaus kann die digitale Dokumentation auf Ihrer Website oder in den sozialen Medien bereitgestellt werden, was den Zugang für Kunden erleichtert.
Wussten Sie, dass - laut Gartner - für jeden Dollar, der für den Druck von Dokumenten ausgegeben wird, weitere 6 Dollar für die Bearbeitung und Verteilung dieser Dokumente aufgewendet werden? Außerdem wird die Hälfte aller gedruckten Dokumente innerhalb von 24 Stunden weggeworfen.[2]
- Sicherheit und Governance -- Papierdokumente sind unsicher, es sei denn, sie sind hinter Schloss und Riegel versteckt. Jeder kann sie lesen, kopieren und nach eigenem Gutdünken weitergeben. Im Gegensatz dazu kann die digitale Dokumentation durch rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) verwaltet werden, um nur denjenigen Zugriff zu gewähren, die ihn benötigen.
Sogar Regierungen sind nicht immun gegen Datenschutzverletzungen in Papierform, wobei das US Department for Veterans Affairs Papierdokumente als Grund für 98 % der Datenschutzverletzungen angibt[3].
- Vorteile für die Umwelt -- Menschen und Unternehmen suchen gleichermaßen nach Möglichkeiten, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern. Die digitale Dokumentation ist ein Weg, den sie einschlagen können. Laut Green America ist der Papierverbrauch in den letzten 40 Jahren um 400 % gestiegen, wobei die Industrie für 4 % des weltweiten Energieverbrauchs verantwortlich ist[4]. Durch die Entscheidung für eine digitale Dokumentation können Unternehmen ihren Papierverbrauch reduzieren, um der Abholzung entgegenzuwirken und Bäume am Leben zu erhalten, die Kohlenstoffemissionen absorbieren und den Lebensraum von Tieren erhalten.
Best-Practices mit digitaler Dokumentation auf Docsie
Die digitale Dokumentation hat das Potenzial, den Wissensaustausch, die Veröffentlichung und das Marketing im gesamten Unternehmen zu verändern. Um dieses Potenzial auszuschöpfen, sollten Unternehmen die Best Practices für digitale Dokumentation befolgen:
Richten Sie Ihr DMS an den Geschäftsbedürfnissen aus
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Grundlage, die Unternehmen bei der Speicherung und Verwaltung ihrer Dokumentation unterstützt. Nachdem der Inhalt geschrieben wurde, wird er zur Speicherung und Verteilung in ein DMS hochgeladen. Ein DMS zentralisiert die Speicherung der Dokumentation und bietet eine einzige Wissensquelle für das gesamte Unternehmen. Es funktioniert ähnlich wie eine digitale Bibliothek, in der die Dokumente nach Abteilungen oder Produkten kategorisiert und mit Suchfunktionen versehen werden, um den Wissensaustausch zu optimieren. Von hier aus können Marketing- und Support-Teams Dokumente gemeinsam nutzen und sie auf Websites und in sozialen Medien oder als Antwort auf Kundenanfragen veröffentlichen.
Docsie ist ein DMS, das die Art und Weise, wie Ihr Team Dokumente bearbeitet, vereinfacht. Jedes Unternehmen benötigt eine Möglichkeit zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Dokumentationen, damit sowohl interne Mitarbeiter etwas über ihre Aufgaben erfahren als auch Kunden lernen können, wie sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung nutzen können. Personaleinführungsdokumente, Produktanleitungen, Vorlagen für die Vertriebskommunikation - all diese Elemente können mit der richtigen DMS-Lösung gespeichert und veröffentlicht werden.
Welche Dokumentation gibt es derzeit zu Ihren Produkten und Dienstleistungen? Verwenden Ihre Mitarbeiter bei der Kommunikation mit Kunden Vorlagen und Frameworks? Können Sie Ihre Dokumentation problemlos speichern, intern gemeinsam nutzen und extern veröffentlichen? Stellen Sie diese Fragen, wenn Sie eine DMS-Lösung wie Docsie in Erwägung ziehen, und stellen Sie sicher, dass Ihr DMS mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmt.
Fokus auf Kompatibilität
Digitale Dokumentation kann die Zugänglichkeit verbessern, aber nur, wenn hochkompatible Dateiformate verwendet werden. Dies ist bei herunterladbarer Dokumentation wichtig, da bestimmte Kunden möglicherweise nicht in der Lage sind, eine Datei zu öffnen. Dies gilt auch für interne Dokumentationen, bei denen ein Mitarbeiter PDF und ein anderer DOCX verwendet, was zu einer Fragmentierung des Dateiformats führen kann und andere Mitarbeiter dazu veranlasst, das Softwarepaket zu wechseln oder in ein anderes Format zu konvertieren, um die Datei zugänglich zu machen.
Offene Dateiformate wie docx, xlsx und pptx für Microsoft Office oder das offene Dokumentenformat (ODF) für OpenOffice sind ideal, um die Kompatibilität zu maximieren. Adobe PDF-Dokumente sind weit verbreitet, aber weniger kompatibel, da sie einen PDF-Viewer erfordern. Überlegen Sie, wer auf diese Dokumente zugreifen wird, und speichern Sie die Dokumentation in einem Format, das eine möglichst breite Benutzerbasis anspricht.
Docsie ist eine hervorragende Option für eine breite Dokumentenkompatibilität. Wenn der Text in den Docsie Book Editor geladen wird, wird er im Open-Source-Dateiformat JavaScript Object Notation (JSON) gespeichert. Weitere Informationen zum Exportieren von Dokumenten und wie Docsie die einfache Konvertierung in DOC-, PDF-, Markdown- (MD) und HTML-Formate ermöglicht, finden Sie hier.
Verwertbares Feedback
Das Feedback von Benutzern und Mitarbeitern zur Dokumentation ist wichtig. Wenn in der Dokumentation Informationen fehlen, falsch sind oder einfach nur schwer zu lesen sind, werden die Leser kaum einen Nutzen aus Ihrer Dokumentation ziehen können. Darüber hinaus kann das Feedback Ihnen helfen, die bestehende Dokumentation zu verbessern, um den Kunden einen größeren Nutzen zu bieten und den Geschäftserfolg durch eine qualitativ hochwertige Wissensvermittlung zu fördern.
Docsie Vocally ist ein All-in-One-Service zur Überwachung und Beantwortung von Feedback. Er ermöglicht es den Lesern, einzelne Teile der Dokumentation auf einer Skala von eins bis fünf zu bewerten und mit Kommentaren zu versehen, um die Gründe für ihre Bewertung zu erklären. Docsie-Eigentümer und -Administratoren können dieses Feedback lesen und erhalten so einen Einblick in den Erfolg und die Unzulänglichkeiten Ihrer Dokumentation.
Selbstbedienungs-Wissensdatenbanken sind darauf ausgelegt, den Supportbedarf zu minimieren, aber das bedeutet auch, dass Kunden wahrscheinlich nicht auf einer schlechten Dokumentation beharren werden - stattdessen suchen sie nach einer Alternative bei Wettbewerbern, die eine bessere Dokumentation anbieten. Um dieses Problem zu lösen, zeichnet Docise Vocally die Interaktionen der Benutzer auf, während sie Ihre Dokumentation lesen. Dadurch wird hervorgehoben, wo sie in einem Dokument auf ein Problem gestoßen sind und welcher Inhalt das Problem verursacht hat. Die Autoren können dieses Feedback nutzen, um die Dokumentation zu bearbeiten und auf die Rückmeldungen der Benutzer zu reagieren. Im Laufe der Zeit wird so die Qualität der Dokumentation verbessert und die Kunden können sich selbst helfen.
Die Befähigung der Kunden zur Selbsthilfe ist eine gute Möglichkeit, neue Kunden zu gewinnen, Kosten zu senken und Kunden zu binden. Rund 67 % der Kunden ziehen laut Zendesk[[5]] die Selbstbedienung einem Gespräch am Telefon vor (file:///C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles/SoSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%20Digital%20Documentation%20Best%20Practices%20to%20Inform%20and%20Inspire.docx#_ftn5). Forrester Research und Oracle haben außerdem herausgefunden, dass Self-Service die Supportkosten um 11 $ pro Anruf senken kann[6]. Schließlich unterstreicht eine Studie von Microsoft, dass 90 % der Kunden eine Selbstbedienungsoption erwarten[7].
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kunden einen qualitativ hochwertigen Self-Service bevorzugen und erwarten, und dass die Bereitstellung dieser Option die Supportkosten erheblich senken kann. Durch die Erstellung einer Self-Service-Wissensdatenbank in Docsie und die Verbesserung der Dokumentationsqualität mit Hilfe von Feedback durch Docsie Vocally können Sie den sich entwickelnden Kundenanforderungen durch digitale Dokumentation gerecht werden. Lesen Sie mehr über Docsie Vocally hier.
Dokumentenversionierung
Insbesondere bei Technologieunternehmen können neue Software- oder Dienstleistungsversionen Probleme mit der Dokumentation verursachen. Die neue Version kann andere Arbeitsabläufe als frühere Versionen oder eine andere Terminologie enthalten, die Benutzer verwirren kann. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass die neue Dokumentation nicht auf ältere Versionen Ihrer Dienste anwendbar ist, wodurch Wissenslücken entstehen, die zu Frustration und Kundenabwanderung führen können.
Dies ist ein wichtiges Best-Practice-Verfahren für die digitale Dokumentation. Es kann sein, dass Kunden ältere Versionen Ihrer Software benötigen, um mit ihrer Hardware kompatibel zu sein, oder sich einfach dafür entscheiden, nicht auf eine neue Version zu aktualisieren. Daher sollten Unternehmen unabhängig von der verwendeten Versionsnummer immer auf ihren Kundenstamm eingehen.
Docsie löst dieses Problem mit der Versionierung von Dokumenten. Wenn Sie ein Dokument in Docsie aktualisieren, können Sie frühere Versionen zu Redundanzzwecken beibehalten. Kunden mit Version 2 Ihres Dienstes können die richtige Dokumentation auswählen, während Kunden mit Version 1 weiterhin Zugriff auf die ältere Dokumentation haben. Dies wird als Fragmentierung bezeichnet, wenn Ihr Kundenstamm auf mehrere Versionen derselben Software aufgeteilt ist. Docsie verringert die Auswirkungen der Fragmentierung und stellt sicher, dass das Wissen unabhängig von der verwendeten Version verfügbar ist.
Die Versionierung von Dokumenten stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Sie hilft auch bei der Rückverfolgbarkeit, vor allem wenn mehrere Autoren an demselben Inhalt arbeiten. Durch die Versionierung wird auch die Duplizierung reduziert und Ihre Dokumentation konsolidiert, um den Zugriff zu erleichtern.
Aktualisiert Ihr Unternehmen seine Dokumentation regelmäßig? Haben Ihre Kunden Schwierigkeiten, die richtigen Informationen zu aktuellen und früheren Versionen Ihrer Software und Dienstleistungen zu finden? Wenn ja, ist es vielleicht an der Zeit, die bewährte Praxis der Dokumentversionierung mit einem DMS wie Docsie anzuwenden. Weitere Informationen über die Versionierung von Docsie-Dokumenten finden Sie hier.
Dokumentationsgewohnheiten der Belegschaft
Ihre Mitarbeiter erstellen Dokumentation, aber sie können auch Probleme mit der Dokumentation verursachen. Während der Entwurfsphase verwenden die Autoren möglicherweise unterschiedliche Schriftgrößen oder -typen oder veraltete Symbole und Grafiken. Diese Unterschiede sind für Mitarbeiter, die täglich mit Inhalten arbeiten, leicht zu übersehen, aber Kunden bemerken sie wahrscheinlich eher. Das Ergebnis ist eine inkonsistente Dokumentation, die durch Unstimmigkeiten in der Vorgehensweise bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten innerhalb Ihrer Belegschaft verursacht wird.
Docsie hilft Unternehmen, die Inkonsistenz von Inhalten mit dem Docsie Documentation Hub zu bekämpfen. Sie können eine Standardschriftart und -größe festlegen, Firmenlogos oder Grafiken hinzufügen und CSS-Stylesheet-Parameter für die Verwendung auf einer Unternehmenswebsite oder in einer Wissensdatenbank definieren. Diese Entscheidungen werden von Docsie auf jede Webseite mit in Docsie eingebetteten Inhalten übertragen, wobei überall, wo Ihre Inhalte veröffentlicht werden, dieselben Farben, Schriftarten und Logos verwendet werden.
Dies vereinfacht die Verwaltung von Inhalten und die Arbeitsabläufe bei der Veröffentlichung. Anstatt einzelne Seiten zu bearbeiten, können Unternehmen einmal in Docsie einen Rahmen für das Inhaltsdesign festlegen und diese Änderungen überall anwenden. Dies wird als zentralisierte Verwaltung oder Orchestrierung bezeichnet. Die Bearbeitung jedes einzelnen Dokuments oder jeder einzelnen Seite mag für kleinere Inhaltsbibliotheken machbar erscheinen, aber dieser Prozess lässt sich nicht effizient skalieren, wenn die Bibliothek an Umfang und Tiefe zunimmt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Docsie Ihre Content-Management-Workflows zukunftssicher macht, indem es den Verwaltungsaufwand auf niedriger Ebene minimiert. Durch die Berücksichtigung der Skalierbarkeit können große Inhaltsbibliotheken einfach verwaltet werden - einmalige Einstellung von Inhaltsdesign-Frameworks und Bereitstellung überall mit Docsie. Weitere Informationen über Docsie Customized Documentation Hubs mit dem Docsie Manager finden Sie hier.
Zentralisierte Dokumentationsspeicherung
Was das Thema Zentralisierung angeht, so kann der Speicherort von Dokumenten die Verwaltungs- und Veröffentlichungsabläufe unterstützen oder behindern. Sie können die Dokumentation in einem Intranet oder auf einer SharePoint-Website, in Dropbox oder Google Drive sowie in lokalen oder Cloud-Speicherpartitionen speichern. Jede dieser Optionen funktioniert für sich genommen, kann aber bei gleichzeitiger Verwendung zu Chaos führen.
Ein Mitarbeiter benötigt Zugriff auf ein Dokument. Das Dokument ist auf einer SharePoint-Website gespeichert. Der Mitarbeiter lädt es herunter und speichert es in seiner Kontospeicherpartition. Ein Tool zur Synchronisierung von Unternehmensdateien lädt es automatisch in die Cloud hoch. Der Mitarbeiter sendet das Dokument über Slack an einen Kollegen. Das sind vier Kopien desselben Dokuments, die in Ihrem IT-Netzwerk im Umlauf sind, mit Dezentralisierung über vier verschiedene Dienste oder Tools.
Docsie behebt dieses dezentrale Chaos, indem es Dokumente an einem einzigen Speicherort zentralisiert. Wenn Sie ein Dokument hochladen, legt Docsie das Dokument in einem Regal ab. Wir bezeichnen Dokumente als Bücher, wobei sich jedes Regal mit Büchern füllt und eine Inhaltsbibliothek bildet. Die Mitarbeiter können sich bei Docsie anmelden, um Ihre gesamte Dokumentation zu finden, mit einer Filterung, die relevante Dokumentation nach Abteilung oder Dienstalter mit Hilfe von rollenbasierten Zugriffskontrollen (RBAC) liefert. Von hier aus können die Mitarbeiter Dokumente direkt auf Ihrer Website veröffentlichen, den Text der Dokumentation bearbeiten, verschiedene Versionen prüfen und das Feedback von Kunden oder Kollegen einsehen.
Wenn ein Mitarbeiter Zugang zu einem Dokument benötigt, braucht er nur Docsie zu öffnen. Sie können nach Dokumenten suchen, in gängige Dateiformate exportieren und direkte Links zu Docsie-Büchern oder -Regalen freigeben. Externe Benutzer können von Besitzern und Administratoren eingeladen werden, um direkten Zugang zu autorisierten Docsie-Büchern und -Regalen zu erhalten, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen. Es ist wie mit Ordnern und Dateien auf einer Festplatte, aber mit ein wenig Docsie-Magie! Sie können mehr über Docsie Regale und Bücher hier erfahren.
Document Governance Risiko und Compliance
Die meisten Dokumente werden für den öffentlichen Bereich erstellt. Einige Dokumente können jedoch auch vertraulich sein. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit eines Governance-Risiko- und Compliance-Managements (GRC). Mit Hilfe von GRC-Richtlinien kann der Zugriff auf vertrauliche Dokumente geregelt, die Berechtigungen für Verfasser und Leser von Dokumenten kontrolliert und die versehentliche Veröffentlichung von Dokumenten in der Entwurfsphase verhindert werden.
Docsie verwendet rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), um Berechtigungen auf der Plattform zu regeln. Auf diese Weise unterstützt Docsie Unternehmen bei der Verwaltung von GRC-Workflows, indem es Benutzerrollen definiert und Berechtigungen auf der Grundlage von Dienstalter oder Abteilung zuweist. Zu diesen Rollen gehören Viewer, Editor, Admin und Owner. Betrachter haben nur Lesezugriff auf Dokumente, während Redakteure Lese- und Schreibrechte erhalten. Administratoren können Rollen zuweisen, um zu verwalten, wer pro Buch oder Regal lesen, schreiben oder beides darf. Der Eigentümer kann jeden Benutzer und jedes Dokument in einer Docsie-Organisation verwalten und ist die einzige Benutzerrolle, die eine gesamte Organisation löschen kann. In diesem Beispiel könnte die Organisation Docsie sein, mit Regalen, die Bücher über verschiedene Funktionen in Docsie enthalten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass GRC wichtig für die Verwaltung des Zugriffs auf die Dokumentation ist. Ist der Zugriff zu gering, können die Mitarbeiter nicht an der Dokumentation arbeiten. Bei zu viel Zugang können Mitarbeiter versehentlich unfertige Dokumente veröffentlichen oder Zugang zu vertraulichen Dokumenten erhalten, die für Führungskräfte und Manager reserviert sind. Docsie hilft Ihnen, ein Gleichgewicht zwischen Zugang und Sicherheit zu finden, so dass die Plattform für die Speicherung jeder Art von Dokumenten geeignet ist.
Dieses Dokument ist sensibel, wie kann ich unbefugten Zugriff verhindern? Wie kann ich meinem Team Schreibrechte erteilen, während ich anderen Teams nur Lesezugriff erteile? Ein freiberuflicher Autor benötigt die Erlaubnis, dieses Dokument zu bearbeiten, wie kann ich das tun? Wenn sich Ihr Unternehmen diese Fragen stellt, hat Docsie die Antworten! Weitere Informationen zur Docsie-Berechtigungsverwaltung finden Sie hier.
Team-Zusammenarbeit
Inhalte werden selten von einer einzelnen Person erstellt. Wenn mehrere Autoren an Ihrer Dokumentationsbibliothek arbeiten, ist die Zusammenarbeit entscheidend.
Welche Verfahren wenden Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit an der Dokumentation an? Ein Beispiel wäre die Suche auf einem Netzlaufwerk nach vorhandenen Dokumenten und das Herunterladen auf einen Computer. Als Nächstes kann der Verfasser einen endgültigen Entwurf per E-Mail an einen Kollegen zur weiteren Überprüfung senden. Der genehmigte Entwurf kann dann in ein Content Management System (CMS) hochgeladen werden, um veröffentlicht zu werden. Später am Tag bemerkt jemand ein Problem und schickt eine kommentierte Version über Slack an den Autor zurück. Dieser Arbeitsablauf kann funktionieren, aber er kann vereinfacht werden.
Docsie reduziert die Anzahl der Tools, die Sie benötigen, durch umfassende Funktionen für die Zusammenarbeit im Team. Sie können Dokumente in Docsie finden, schreiben und bearbeiten, Änderungen mit Teammitgliedern teilen, chatten und kommentieren und im Internet veröffentlichen, ohne jemals das Docsie-Dashboard zu verlassen. Damit entfällt die Notwendigkeit, ein CMS herunterzuladen, hochzuladen, per E-Mail zu versenden und zu verwalten - so können Sie Ihre Dokumente einfach mit Docsie verwalten! Teammitglieder können mit @mention markiert werden, Chat-Unterhaltungen sind auf jedes Docsie-Buch beschränkt, und externe Freiberufler können problemlos eingeladen werden, um die Zusammenarbeit im Team an jedem Ort zu ermöglichen.
Durch die Minimierung der Anzahl der erforderlichen Tools können sich die Mitarbeiter auf die Erstellung von Inhalten konzentrieren, anstatt zwischen verschiedenen Softwareprogrammen zu wechseln. Dies beschleunigt die Arbeitsabläufe bei der Erstellung von Inhalten, da weniger Klicks verschwendet werden und Kommentare und Vorschläge von Kollegen in der rechten Symbolleiste leicht zugänglich sind. Keine gemeinsame Nutzung von Links mehr, keine veralteten Versionen von Dokumenten, keine verlorenen E-Mails oder Chat-Nachrichten mehr - alles, was mit Ihren Dokumenten zu tun hat, ist in Docsie zentralisiert.
Wenden Sie Best-Practices auf Ihre Dokumente mit Docsie an
Im Zuge der Umstellung von Papier auf Pixel ist ein gutes Dokumentationsmanagement unerlässlich. Durch die Anwendung dieser Best Practices auf die digitale Dokumentation können Unternehmen Wissen schaffen und weitergeben, das ihren Kunden einen echten Mehrwert bietet, während sie gleichzeitig die Arbeitsabläufe für Inhalte rationalisieren und die Kosten senken. Die Frage ist nur, wie man diese Best Practices anwendet.
Genau hier kommt Docsie ins Spiel. Docsie basiert auf diesen Best Practices für die Dokumentation und wendet sie automatisch an, um die Arbeitsabläufe für die Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung von Inhalten zu optimieren. Die Plattform ist so konzipiert, dass sie mit allen Arten von Dokumentation arbeiten kann und sich eng an die typischen DMS-Anforderungen von Unternehmen anlehnt. Beim Import und Export verwendet Docsie-Dokumentation offene und kompatible Dateiformate, um die Zugänglichkeit zu verbessern. Unternehmen können mit Docsie Vocally das Feedback von Kunden zu ihrer Dokumentation lesen und darauf reagieren, wodurch die Qualität des Wissens verbessert und inhaltliche Fehler reduziert werden. Die Versionierung von Dokumenten ermöglicht es Ihnen, historische Versionen für die Informationsredundanz aufzubewahren. Mit dem Customized Documentation Hub können Branding- und Content-Design-Frameworks einmal festgelegt und überall angewendet werden. Alles wird an einem Ort gespeichert - dem Docsie-Portal - so dass Mitarbeiter ein Dokument schnell finden können, anstatt ihren Computer, ihr Cloud-Laufwerk oder ihre E-Mail zu durchsuchen. Berechtigungen können für die Verwaltung von GRC festgelegt werden, um unbefugten Zugriff auf sensible Dokumente zu verhindern. Schließlich können Kollegen chatten, teilen, verlinken, anhängen und Auftragnehmern Zugriff gewähren, um die Zusammenarbeit im Team auf Docsie zu zentralisieren.
Erstellen Sie Dokumentationen, die Ihre Kunden lieben werden, ohne die Komplexität. Wenn Ihr Unternehmen auf der Suche nach einer DMS-Lösung ist, sollten Sie Docsie ausprobieren! Kontaktieren Sie einfach [https://www.docsie.io/discovery_call/] unser Vertriebsteam, das Sie gerne durch eine 15-minütige Demo der Docsie-Plattform führt.
[1] https://www.softwareadvice.com/cms/industryview/go-paperless-with-document-management-software/
[2] https://www.stopwaste.org/at-work/reduce-and-reuse/reduce-paper-use/the-impact-of-paper-waste#2
[3] https://fcw.com/articles/2013/08/08/va-data-breaches.aspx
[4] https://www.greenamerica.org/sites/default/files/inline-files/Paper%20Facts%202017.pdf
[5] https://www.zendesk.com/blog/searching-for-self-service/
[6] https://www.slideshare.net/UniWeb/the-total-economic-impact-of-click-to-call-and-click-to-chat
[7] https://download.microsoft.com/documents/en-us/dynamics/Global_State_of_Multichannel_Customer_Service_Report.pdf.pdf