Gewährleistung der Sicherheit mit neuer Produktdokumentation

Die meisten Unternehmen verfügen über Informationen, Unterlagen und Projekte, an denen sie mit ihren Teams ständig arbeiten und die sicher sein müssen, während die Teams an ihren Ideen arbeiten. Auch Kundeninformationen und andere sensible Daten müssen sicher sein, weshalb die Aufrechterhaltung eines hohen Sicherheitsniveaus für jedes Unternehmen entscheidend ist. Bedrohungen der Dokumentensicherheit können sein:

- Verletzung der Sicherheit

- Unstrukturierte Daten

- Ungeschützte Dokumentation

- Unberechtigter Zugriff auf Daten

All dies bedeutet, dass Sie möglicherweise Kundendaten, Kundendatenbanken, Finanzdaten oder sogar Projekte, an denen Sie und Ihre Teams arbeiten, in Gefahr bringen.

Häufig arbeiten Unternehmen an der Dokumentation ihrer neuen Produkte und benötigen diese Informationen, um sie anderen Unternehmensmitgliedern oder Subunternehmern, mit denen sie zusammenarbeiten, zugänglich zu machen, damit bestimmte Aspekte eines Produkts, das noch nicht für die Öffentlichkeit freigegeben ist, fertiggestellt werden können. Einige dieser Produkte haben anhängige Patente, und die Notwendigkeit, sie zu sichern, ist der Unterschied zwischen einer Verletzung und einer zukünftigen Freigabe eines Produkts.

Zusammenarbeit und Vertrauen in Ihrem Unternehmen sind wichtiger denn je. Dies wird zu einer kommerziellen Anforderung, da immer mehr Kunden erwarten, dass ihre Dienstleister sicher sind. Auch wenn die Dokumentensicherheit einschüchternd erscheinen mag, gibt es einfache Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sicherzustellen, dass nichts schief geht.

Interne Risiken für die Dokumentensicherheit sind am häufigsten anzutreffen:

1. Verhindern Sie, dass Ihre Mitarbeiter Opfer von Phishing-Betrügereien werden.

Die größte interne Gefahr stellen Phishing-E-Mails dar. Eine Phishing-E-Mail ist eine von einem Hacker gestaltete E-Mail, die den Anschein erweckt, sie stamme von einem seriösen Unternehmen, das mit dem Unternehmen des Mitarbeiters verbunden ist, und häufig einen Link enthält, auf den das Opfer drückt. In den meisten Fällen erhält der Hacker nach dem Drücken des Links Fernzugriff auf den Computer des Mitarbeiters und kann so in diesen eindringen, um an private Informationen über das Unternehmen und künftige Projekte zu gelangen, die das Unternehmen bis zu künftigen Veröffentlichungsterminen geheim halten will.

In einer kürzlich durchgeführten Studie von North American fanden die Forscher heraus, dass:

• *"67 % der Klicker (13,4 % der Gesamtnutzer) ihre Anmeldedaten einreichen, was ebenfalls einen deutlichen Anstieg gegenüber 2019 bedeutet, als nur 2 % ihre Anmeldedaten einreichten.

• Der öffentliche Sektor und der Transportsektor hatten am meisten zu kämpfen und verzeichneten eine Klickrate von 28,4 %.

• Die Sektoren Bildung sowie Finanzen und Versicherungen schnitten mit Klickraten von 11,3 % bzw. 14,2 % deutlich besser ab als andere.

• Die Nutzer in Nordamerika hatten am meisten mit der Phishing-Simulation zu kämpfen und verzeichneten eine Klickrate von 25,5 % und eine Gesamtübermittlungsrate von 18 %. Das bedeutet, dass etwas mehr als 7 von 10 Klickern bereitwillig ihre Anmeldedaten preisgaben.*

• *Nutzer in Europa wiesen niedrigere Klick- und Übermittlungsraten von 17 % bzw. 11 % auf." *

Dies ist eine Strategie, die einige ruchlose Konkurrenzunternehmen anwenden, um Produktideen vor der Nase der Unternehmen zu stehlen. Phishing-E-Mails machen inzwischen weltweit etwa 90-95 % aller erfolgreichen Angriffe aus. Die Hacker geben sich als vertrauenswürdige Personen aus, z. B. als Lieferanten, Mitarbeiter oder sogar Kunden, und fordern sensible Daten an. Wenn Sie jedoch wissen, wie Sie sie erkennen können, sollten Sie sicher sein! Überprüfen Sie unbedingt die E-Mail-Adresse des Absenders, nicht nur seinen Namen. Falsche oder stark veränderte Logos sowie Rechtschreibfehler und seltsame E-Mails, die mit seltsam geschriebenen Websites verknüpft sind, sind weitere Warnsignale. Überprüfen Sie die E-Mail mit Ihrem IT-Personal, wenn Sie sich nicht sicher sind, damit keine wichtigen Daten gefährdet werden.

Phishing-E-Mails können auch vermieden werden, wenn das Unternehmen gemeinsam eine Produktdokumentation erstellt, die durch ein Passwort geschützt und durch eine Plattform wie [Docsie] (https://www.docsie.io/) gesichert ist. Sie ermöglicht es unseren Kunden, Produktdokumentationen in einem Kooperationsformat zu erstellen und dabei die Sicherheitsmaßnahmen beizubehalten, und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, passwortgeschützte Online-Dokumente gemeinsam zu nutzen. Dies ist viel sicherer als der Versand solcher Informationen per E-Mail, da E-Mails missbraucht werden können.

2. Verwaltung von Dokumentationen

Die Sicherheit von Produktdokumenten ist am besten, wenn die Zugriffsrechte auf Dokumente auf der Grundlage der Notwendigkeit vergeben werden. Passwortgeschützte neue Entwürfe oder neue Projekte innerhalb von Produktdokumenten mit eingeschränktem Zugriff sind ein hervorragender Ansatz zur Aufrechterhaltung einer sicheren Dokumentenumgebung. Elektronische Dokumentenmanagementlösungen wie Docsie bieten viele Möglichkeiten. Docsie verfolgt die Dokumente und zeichnet alle Änderungen oder sonstigen Aktivitäten auf, die an dem Dokument vorgenommen werden, sowie die Uhrzeit und das Datum, die digital abgestempelt werden. Diese Spuren müssen ständig auf ungewöhnliches Verhalten überwacht werden, das die Sicherheitsanforderungen für Produktdokumente gefährden könnte.

Dies wirft auch das Problem auf, dass die Dokumente im Büro herumliegen und von jedermann eingesehen werden können. Es ist wichtig, dass dies nicht vorkommt. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter wichtige Dokumente ordnungsgemäß löschen (anstatt sie einfach zu entsorgen) oder sorgfältig aufbewahren, wenn sie sie behalten müssen. Deshalb ist die digitale Aufbewahrung von Kopien auf einer Plattform wie Docsie eine wirklich gute Alternative zu sensiblen Unterlagen, die im Büro herumliegen und auf die Social-Engineering-Hacker stoßen können.

3. Halten Sie Ausschau nach gemeinsam genutzten Geräten

Eine weitere Schwachstelle für die Dokumentensicherheit sind gemeinsam genutzte Geräte wie Drucker und Scanner. Um das Risiko zu verringern, sollten nur autorisierte Benutzer Zugang zu den Netzwerkanwendungen und Ressourcen dieser Systeme haben. Nutzen Sie Ihre aktuelle Sicherheitsarchitektur, um Drucker durch ein Passwort oder eine Smartcard-basierte Authentifizierung zu schützen und so den Bedarf an zusätzlichen Passwörtern zu verringern. Druckverwaltungssoftware kann verwendet werden, um Papiere in einer Druckwarteschlange zu halten und alle Dokumentenaktivitäten zu verfolgen.

Auch der Zugang zu physischen Anschlüssen (USB, Flash-Laufwerk) wird in der Regel eingeschränkt, um zu verhindern, dass jemand Ihre privaten Dokumente stiehlt oder das Unternehmensnetzwerk infiziert.

Bedrohungen für die Dokumentensicherheit des zum Patent angemeldeten Produkts von außen können ebenfalls entschärft werden.

Trotz der vorhandenen Sicherheitsvorkehrungen können Dokumente gehackt werden. Um Sicherheitsverletzungen vorzubeugen, empfehlen wir, die folgenden Best Practices zu befolgen.

Schützen Sie Ihre Daten.

Das Versäumnis eines Unternehmens, einen geeigneten Verschlüsselungsmechanismus zu verwenden, kann katastrophale Folgen haben. Es sollte selbstverständlich sein, dass die Antiviren- und Spyware-Software Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand ist.

Darüber hinaus wird durch die Beschränkung des Internetzugangs im gesamten Unternehmen das Risiko minimiert, dass Mitarbeiter externen Phishing-Seiten zum Opfer fallen oder Malware herunterladen, die sich im gesamten Unternehmen verbreiten kann. Wenn öffentliches WLAN die einzige Option ist, ist es auch eine gute Idee, ein Unternehmens-VPN zu verwenden und andere Sicherheitsmaßnahmen für das WLAN-Netzwerk zu treffen.

Ändern Sie das Format des Dokuments

Laut einem 2021 [Thales Data Threat Report] (https://cpl.thalesgroup.com/en-gb/euro-data-threat-report#download-popup ), der von 451 Forschern durchgeführt wurde. Sie befragten 2.600 Führungskräfte aus verschiedenen Branchen und stellten fest, dass 45 % der US-Unternehmen zu irgendeinem Zeitpunkt in ihrem Geschäftszyklus von einer Datenverletzung betroffen sind. Im Jahr 2019 lag der Anteil der Datenverletzungen bei 65 %. Und obwohl die Zahl der Datenschutzverletzungen von 2019 auf dieses Jahr zurückgegangen ist, stellt sie für viele Unternehmen immer noch ein großes Problem dar.

Das Versenden von Dokumenten als PDFs beseitigt Verzögerungen im Zusammenhang mit dem Dokumentenformat und verwandelt digitale Dateien in passwortgeschützte Dateien mit starker Verschlüsselung und Beschränkungen der Bearbeitungsberechtigung - eine gute Möglichkeit, Dokumente hin und her zu senden. Dies ist jedoch nicht praktikabel, wenn es sich um eine Produktdokumentation handelt, die ständig geändert werden muss. PDF bietet zwar Sicherheitsvorkehrungen, aber die Verwendung einer Plattform wie Docsie, mit der Sie bestimmte Mitarbeiter des Unternehmens anweisen können, Dokumentationen über die Cloud auf sichere Weise zu bearbeiten und zu ändern, ist wesentlich produktiver. Mit Docsie können Sie bestimmte Personen als "Admin", "Editor" oder einfach nur als "Viewer" für bestimmte Dokumente festlegen. Dies reduziert die Anzahl der Sicherheitslücken, da nur bestimmte Personen Zugriff auf die Dokumentation haben und diese bearbeiten können. Mit Docsie kann die veröffentlichte Dokumentation auch durch ein Passwort geschützt werden, so dass nur bestimmte Personen, die das Passwort haben, die Dokumentation einsehen können. Diese Maßnahmen bewirken, dass die Benutzerhandbücher, Richtlinien oder Produktleitfäden nicht von irgendjemandem außer dem Ersteller oder Redakteur des Dokuments geändert werden können, was die Gefahr einer Fälschung verringert. Bei der Verwendung von Word/PowerPoint-Formaten sind Hacker nicht in der Lage, die Informationen des Dokumenterstellers abzurufen.

Wählen Sie Ihre Passwörter sorgfältig.

In einem Artikel von Identity Force heißt es, dass Spotify am 10. Dezember 2020 seine Passwörter zurückgesetzt hat, nachdem eine Software-Schwachstelle gefunden wurde, die die Kontodaten seiner Nutzer offenlegte. Spotify behauptet, dass "*die E-Mail-Adresse, der bevorzugte Anzeigename, das Passwort, das Geschlecht und das Geburtsdatum nur an bestimmte Geschäftspartner von Spotify weitergegeben wurden."

Dies zeigt, dass selbst führende SaaS-Unternehmen Schwachstellen beim Eindringen in Passwörter haben. Aus diesem Grund ist es wichtig, niemals zu vergessen, qualitativ hochwertige Passwörter zu verwenden! Um zu verhindern, dass Passwörter alle drei Monate geändert werden, empfehlen unsere Systemadministratoren bei Docsie eine starke Passwortpolitik zusammen mit MFA (Multi-Factor Authentication). Es ist auch eine gute Idee, Ihre Mitarbeiter an einige grundlegende Passwortregeln zu erinnern:

Passwörter sollten niemals auf Klebezettel geschrieben und dann unter der Tastatur "versteckt" werden.

Hier sind ein paar wichtige Hinweise zur Erstellung eines guten Passworts:

1. Verwenden Sie nicht dasselbe Passwort für mehrere Konten und Plattformen.

2. Je mehr Zeit Sie haben, desto besser! Prüfen Sie die Stärke Ihres Passworts unter HowSecureismyPassword.net. -sicherheit-verwendet-starkes-passwort

3. Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter eine interessante und lehrreiche interne Schulung absolvieren, die sowohl interne als auch externe Bedrohungen abdeckt. Arbeitgeber gehen dies häufig mit einem einfachen E-Learning-Programm oder einem Arbeitsblatt an, aber das reicht nicht immer aus, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich der Gefahr bewusst sind.

Docsie hilft Ihnen bei allen Aspekten der Sicherheit bei der Entwicklung, Zusammenarbeit und Veröffentlichung Ihrer Produktdokumentation mit der Möglichkeit, Ihre Dokumentation mit einem Passwort zu schützen.

Hier ist ein kurzes Video darüber, wie Docsie bei der Sicherheit und bei der Erstellung passwortgeschützter Produktdokumentation hilft:

Beginnen wir damit, wie die interne Plattform von Docsie uns dabei hilft, die Sicherheit bei der Erstellung von Dokumenten zu gewährleisten. Wie ich bereits erwähnt habe, gibt es viele Fälle, in denen Dokumente zu neuen Produkten geschrieben und sicher geschützt werden müssen. Diese Produkte sind vielleicht noch nicht zum Patent angemeldet, aber der Prozess der Erstellung der Produktdokumentation ist noch im Gange. Eine Möglichkeit, wie Docsie in dieser Angelegenheit zur Sicherheit beiträgt, besteht darin, dafür zu sorgen, dass die gesamte Dokumentation nur von bestimmten Personen mit bestimmten Verantwortlichkeiten verfasst, versandt und verwaltet wird.

Docsie ermöglicht es dem Eigentümer eines Arbeitsbereichs, "Admins" (die neue Bücher und Regale erstellen können), "Viewers" (die einen Arbeitsbereich nur ansehen, aber nicht bearbeiten oder über Projekte schreiben können), "Editors" (die nur Bücher bearbeiten können) und "Owners" (die alle Befugnisse haben, alle Docsie-Funktionen zu übertragen und Mitglieder auf die verschiedenen Positionen innerhalb des Docsie-Projekts zu setzen) einzurichten.

Dies ist sehr nützlich, da es zeigt, wer an einem bestimmten Projekt arbeitet und was sie damit machen, und auch diejenigen einschränkt, die an bestimmten Aspekten des Projekts nicht teilnehmen sollten.

Diese Fähigkeit ist mit Docsie sehr einfach zugänglich. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke, wo Sie drei Punkte sehen, auf Ihren Benutzernamen:

Sobald Sie sich im Dashboard Profil und Einstellungen befinden, klicken Sie auf Benutzer und es sollte sich das Dashboard Arbeitsbereich-Benutzerverwaltung öffnen:

In diesem Dashboard haben Sie nun die Möglichkeit, neue Benutzer einzuladen, ihre "Rollen" in "Betrachter, Editor, Admin" zu ändern und Benutzer zu löschen, die nicht mehr an einem bestimmten Projekt arbeiten.

Jetzt fügen wir eine weitere Sicherheitsebene hinzu. Alle Docsie-Benutzer, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, werden durch unseren Zeitstempel verfolgt. Dies ist sehr nützlich, um zu verfolgen, wer eine Dokumentation bearbeitet hat, welche Überarbeitungen er gemacht hat und welche Änderungen er vorgenommen hat. So können wir feststellen, wer und wann jemand mit einem bestimmten Produktdokumentationsprojekt interagiert hat. Jede Form der Nachverfolgung ist für Sicherheitszwecke äußerst nützlich, da sie Informationen darüber liefert, wer und wann jemand Zugang zu einer bestimmten Dokumentation hatte.

Außerdem ist sie leicht zugänglich. Sobald das Buch geöffnet ist, klicken Sie auf die runde Uhr in der oberen rechten Ecke:

Daraufhin wird auf der rechten Seite angezeigt, wer und wann jemand an einer bestimmten Dokumentation gearbeitet hat:

Passwortgeschützte Dokumentation mit Docsie:

Docsie erlaubt es uns auch, Dokumente mit einem Passwort zu schützen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Indem Sie auf die drei Punkte neben Ihrem Regal oder Ihren Büchern klicken.

Daraufhin öffnet sich eine Registerkarte mit Einstellungen, in der Sie auf Eigenschaften klicken müssen, um auf das Dashboard für die Passworterstellung zuzugreifen.

Hinweis: Wenn Sie auf die drei Punkte neben Ihrem Regal klicken, werden alle Bücher in Ihrem Regal mit einem Passwort geschützt. Wenn Sie jedoch auf die drei Punkte und dann auf Eigenschaften in Ihrem Buch klicken, wird nur das Buch, auf das Sie auf Eigenschaften geklickt haben, mit einem Passwort geschützt!

Nachdem Sie auf Eigenschaften geklickt haben, öffnet sich dieses Dashboard und Sie können auf "Weitere Optionen" klicken:

Sobald Sie auf weitere Optionen geklickt haben, wird Ihr gesamtes Passwort-Dashboard geöffnet. Jetzt können Sie Ihr Passwort für das Buch oder Regal eingeben und den Passwortschutz aktivieren. Geschafft! Ihre Bücher bzw. Ihr Regal sind nun vollständig passwortgeschützt und nur Personen mit dem Passwort können darauf zugreifen.

Um mehr zu erfahren, besuchen Sie uns bitte unter help.docsie.io oder senden Sie uns eine E-Mail an hello@docsie.io