Die Einrichtung eines internen Wikis ist für viele Bereiche Ihres Unternehmens unerlässlich. In diesem Artikel werden wir erörtern, wie Wikis entwickelt werden, wozu sie dienen und warum sie für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Was ist ein internes Wiki, und warum brauchen Sie eines für Ihr Unternehmen?
Das interne Wiki eines Unternehmens ist ein spezieller Ort, an dem Teams wichtige Informationen speichern, finden und untereinander austauschen können. Betrachten Sie es als das Langzeitgedächtnis oder den internen Wissensspeicher Ihres Unternehmens. Unternehmen nutzen Wikis, um wichtige Informationen für ihre Unternehmensabläufe aufzuzeichnen, z. B. Unternehmensrichtlinien, Verfahren, Prozesse, technische Notizen (Versionshinweise und andere Beschreibungen), Projektpläne sowie Schulungs- und Einarbeitungsunterlagen.
Ein Unternehmens-Wiki macht redundante Abfragen überflüssig und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, unabhängig zu arbeiten. Außerdem schützt es Ihr Unternehmen vor Fluktuation - Wikis speichern Informationen, die sonst verloren gehen könnten.
Außerdem wirken sich Wikis positiv auf die Unternehmenskultur aus. Die Mitarbeiter sind gezwungen, ihre Schreibfähigkeiten zu verbessern - um ihren Standpunkt einfach und prägnant zu vermitteln. Wenn Sie klarer schreiben, können Sie auch klarer denken, was die Teamarbeit und die Produktivität verbessert.
Was sind die wichtigsten Merkmale einer Plattform zur Erstellung von Wikis, auf die Sie achten sollten, wenn Sie sich für eine Plattform entscheiden, die die Anforderungen Ihres Unternehmens an interne Wikis erfüllt?
Ihr Unternehmen wird Ihre Wiki-Erfahrung auf Ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden. Die folgenden Elemente sind jedoch entscheidend für Ihre Wiki-Erfahrung. Achten Sie bei der Auswahl eines internen Wikis für Ihr Unternehmen darauf, dass es diese Merkmale aufweist.
Ihr Wiki sollte sich nahtlos in die Technologien integrieren, die Ihr Team derzeit verwendet.
Ihr Team kommuniziert und tauscht Informationen bereits über Plattformen wie Github Gist, Air Table und Dokumenteneditoren wie Google Sheets aus. Dies hat zur Folge, dass Ihr kollektives Wissen über eine kleine Anzahl von Anwendungen verstreut ist. Ihre Mitarbeiter müssen ständig die Tools wechseln, um auf wichtige Unternehmensinformationen zugreifen zu können.
Ein internes Wiki kann zwar hilfreich sein, aber ein Teil des wichtigen Wissens Ihres Teams wird weiterhin in anderen Technologien als Ihrem Wiki gespeichert sein. Aus diesem Grund ist es bei der Auswahl des richtigen Wikis für Ihr Unternehmen wichtig, dass der Ersteller des Wikis sich in die Technologien Ihres Unternehmens integrieren kann.
Das Suchwerkzeug sollte robust und effektiv sein.
Ein robustes Suchwerkzeug (wie wir es bei Docsie verwenden) ermöglicht es den Benutzern, schnell Material zu finden, ohne Ordner oder Themen durchgehen zu müssen.
Zumindest sollte die Suchfunktion Ihres Wikis so schnell und einfach sein wie die von Google.
Die Docsie-Suche ermöglicht es unseren Benutzern, Inhalte und Wissen schnell und effizient zu finden. Durch die Eingabe des gesuchten Wortes werden alle Artikel und deren Standorte angezeigt:
Betrachten Sie die Suchfunktion in Docsie. Docsie ermöglicht es Teams, wichtige Informationen zentral zu speichern, zu organisieren und zu verbreiten. Sie verlassen sich darauf, dass unsere Plattform ihnen dabei hilft, schnell zu finden, was sie suchen. Wenn Sie auf das Suchfeld in Docsie klicken, zeigen wir Ihnen deshalb Ihre zuletzt gelesenen Beiträge an - denn der Artikel, den Sie suchen, ist sicherlich einer, den Sie gerade besucht haben.
Außerdem bieten wir eine facettierte Suche an, die Ihnen hilft, Ihre Suche zu verfeinern. So können Sie zum Beispiel Verweise auf das Wort "Javascript" in Ihrer Dokumentation und verschiedenen Artikeln finden:
Eine schnelle und leistungsfähige Suchfunktion ist nicht nur ein Mittel, um den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen zu verringern. Darüber hinaus bietet sie Ihrem Team eine großartige Benutzererfahrung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihr Docsie-Wiki nutzen und ihm hervorragende Funktionen hinzufügen.
Die Möglichkeit zur Zusammenarbeit
Interne Wikis beseitigen die Wissenssilos, die in jeder Organisation mit zahlreichen Teams naturgemäß vorhanden sind. Dennoch sollten die Teams ihren eigenen Platz in Ihrem Wiki behalten.
Teams tun dies durch die Verwendung von Büchern in Regalen mit Docsie (anderen wiki-ähnlichen Ordnern). Ingenieurteams haben zum Beispiel ihr eigenes Thema, ebenso wie Marketingteams. Außerdem kann jedes Team verschachtelte Unterthemen entwickeln. So kann zum Beispiel jedes Ihrer Marken- und Wachstumsteams ein eigenes Unterthema innerhalb des Themas Marketing haben.
Wie auch immer diese spezialisierten Bereiche benannt werden, sie sollten es einfach machen, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterzuleiten.
Docsie ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Hier finden Sie ein Video, das einige Funktionen der Zusammenarbeit in Docsie demonstriert.
Außerdem können Sie mit Docsie verschiedene Rollen innerhalb der Plattform festlegen, was wichtig ist, um festzulegen, wer was tun darf und in welchem Umfang.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie wir die Rollen unserer Benutzer innerhalb von Docsie festgelegt haben:
Zusammenarbeit ist extrem wichtig, besonders in der heutigen Zeit, in der die meisten Teams aus der Ferne arbeiten. Um mehr darüber zu erfahren, wie Docse bei der Zusammenarbeit helfen kann, klicken Sie hier.
Eine Methode zur Pflege von aktuellem und korrektem Material
Bestimmte Wikis machen es schwierig, festzustellen, ob Ihr Material aktuell und korrekt ist. Achten Sie auf ein Wiki, das wichtige Informationen wie das Datum und den Autor eines Beitrags deutlich anzeigt.
Wer hat den Inhalt Ihres Wikis zuletzt geändert?
Wenn Sie wissen wollen, wer Ihre Dokumentation zuletzt geändert hat, ist eine Plattform, die Zeitstempel anzeigt, der Schlüssel! Mit Docsie können alle unsere Benutzer sehen, was in den verschiedenen Büchern getan wurde, und dies hilft ihnen zu verstehen, welche Arbeiten noch erledigt werden müssen.
Was sind die wichtigsten Voraussetzungen für eine gut organisierte interne Wiki-Plattform?
Effektive Organisation
Um Material zu speichern und zu organisieren, verwenden Dokumentenredakteure den herkömmlichen Ordner, außerdem können sie Artikel und Unterartikel, Überschriften und verschiedene Layout-Konfigurationen haben, die helfen können, das Layout Ihres internen Wikis viel effizienter zu verwalten. Ohne die richtige Organisation der Dokumentation ist es jedoch meist mühsam, diese Dateien zu finden und zu wissen, welche Datei zu welcher Abteilung gehört. Das macht es für die Kollegen schwierig, Informationen zu finden und zu behalten.
Die Suchfunktionen der Plattform ermöglichen es den verschiedenen Teams und Abteilungsmitarbeitern, die entsprechenden Unterlagen schnell und effektiv zu finden. Die Aufteilung der Informationen in Bücher und Regale schafft zudem mehr Ordnung in der internen Dokumentation des Unternehmens.
Hier ist ein Beispiel für Docsies Arbeitsbereich. Wie Sie sehen können, haben wir unsere Dokumentation bereits in Büchern und Regalen organisiert. Die Bücher sind Artikel und die Regale sind eine Sammlung von verschiedenen Artikeln innerhalb eines speziell zugeschnittenen Wissensportals.
Das Format ist einheitlich und leicht lesbar
Die Dokumentation sollte einfach und unkompliziert sein. Mit zusätzlichen Formatierungsmöglichkeiten, die Ihrem Team zur Verfügung stehen, wird das Dokumentationserlebnis beschwerlicher. Wenn jeder seine Beiträge so strukturieren kann, wie er will, wird das Wiki uneinheitlich und verwirrend. Wenn Sie ein einfach zu lesendes Format haben, das leicht zu befolgen ist, ist es nicht nur einfach zu entwickeln und zu pflegen, sondern auch ein schnellerer und effektiverer Prozess bei der Entwicklung von Dokumentation innerhalb einer einfachen Struktur, die für alle gleich gestaltet ist.
Hier ist ein Beispiel für ein von Docsie entwickeltes Benutzerhandbuch. Es handelt sich um unser Hilfeportal und soll Ihnen zeigen, wie ein nützliches und dynamisches Format aussieht.
-
Der Hauptteil des Textes: Es ist eine gute Idee, Bilder und Diagramme sowie einen Text zu haben, der Ihre Dokumentation am besten erklärt. Es ist an einem schönen Ort und in einer guten Größe mit gut positionierten Überschriften und Titeln.
-
Vollständig funktionierende Suchnavigation: Dies ist äußerst wichtig, um den Prozess zu beschleunigen, in dem Ihre Leser die passenden Informationen finden.
-
Links: Links sind der Schlüssel, um Ihre Leser zu anderen Seiten zu leiten, die für sie notwendig sind.
-
Inhaltsverzeichnis: Dies ermöglicht es Ihren Lesern, bestimmte Artikel in Ihrem Wissensportal und Ihrer internen Dokumentation aufzufinden.
-
Sprach- und Versionsauswahl: Die Möglichkeit für Ihre Leser, die Sprache zu wechseln, ist entscheidend für Unternehmen, die viele Mitarbeiter haben, die im Ausland und in verschiedenen Ländern arbeiten.
Die Suche ist nicht nur eine vorübergehende Idee
Wenn Sie nur eine begrenzte Menge an Dokumentation geschrieben haben und nur wenige Mitarbeiter beschäftigen, ist es vielleicht kein Problem, schnell die richtigen Informationen zu finden. Wenn Ihr Team jedoch wächst und mehr Personen zu Ihrer internen Wissensbasis beitragen, werden Sie sich der Grenzen dieser Dokumenteneditoren bewusst.
Die meisten internen Dokumentationen sind nicht für ein wachsendes internes Wiki mit vielen Mitarbeitern geeignet. Eine dynamische Suchmaschine in Verbindung mit einem gut organisierten Wiki ist für die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Arbeitsablaufs bei der Suche nach nützlichen Informationen, Richtlinien, Benutzerhandbüchern und Anleitungen, die die Mitarbeiter beim Durchsuchen der Dokumentation benötigen, unerlässlich.
Selbst gehostete oder Cloud-basierte Wikis, was ist besser für Ihr Unternehmen?
Lassen Sie uns nun darüber sprechen, wie Sie Ihre Dokumentation veröffentlichen. Ist es besser, ein selbstgehostetes oder ein cloudbasiertes, proprietäres Wiki zu haben?
Betrachten wir zunächst die Vor- und Nachteile der einzelnen Alternativen.
Wiki, das selbst gehostet wird.
Wenn Sie das Geld und die Ressourcen haben, können Sie Ihr Unternehmens-Wiki auf Ihrem Intranet, Server oder Internet-Hosting-Anbieter hosten. Zu den Vorteilen eines selbst gehosteten Wikis gehören die folgenden:
-
Sie sind der einzige Eigentümer Ihrer Daten.
-
Sie können ein Wiki gestalten, das auf Ihre individuellen Anforderungen und Spezifikationen zugeschnitten ist.
Ein selbst gehostetes Wiki verbraucht jedoch erhebliche technische Ressourcen. In der Regel eignet es sich am besten für Teams mit sehr speziellen Anforderungen.
Wiki, das in der Cloud gehostet wird.
Mit Docsie zum Beispiel können Sie ein internes Wiki erstellen, ohne dass Sie dafür erhebliche technische Ressourcen benötigen. Innerhalb eines Arbeitstages können Sie es in Betrieb nehmen.
Es ist einfach zu verwalten und zu bearbeiten. Außerdem kann es mit nur einer Zeile Code in die Website Ihres Unternehmens eingebettet werden, so dass es sich nahtlos in das Erscheinungsbild Ihrer Unternehmensmarke einfügt und den Nutzern ein angenehmes Gefühl vermittelt. Langfristig spart die Nutzung von Docsie für das Hosting Ihrer Dokumentation über unser Portal oder eingebettete Docsie-Seiten auf der Website Ihres Unternehmens Zeit und Geld und führt zu einem besseren Dokumentations-Workflow.
Die Grundlage für Ihre Informationsarchitektur legen
Das Aussehen Ihrer Informationsstruktur wird zu einem großen Teil durch die von Ihnen gewählte Wiki-Lösung bestimmt.
In Docsie ist das Material auf drei Arten organisiert: Regale (die ähnlich wie Ordner funktionieren) und Bücher (die den Inhalt selbst enthalten). Wenn Ihr Team Docsie verwendet, bezieht sich Ihre Informationsarchitektur also auf die Art und Weise, wie Ihre Themen organisiert sind.
Wie Sie das interne Wiki Ihres Teams organisieren:
Konzentrieren Sie sich auf Klarheit. Jeder in Ihrem Team, nicht nur diejenigen, die es erstellt haben, sollte in der Lage sein, Ihr Wiki einfach zu erkunden. Nutzen Sie mehrere Augenpaare, um sicherzustellen, dass die Struktur Ihres Wikis sinnvoll ist und dass jeder weiß, wo er Informationen finden kann.
Erlauben Sie den Teams, flexibel zu sein. Erlauben Sie jedem Team, ein Thema oder einen Ordner so anzulegen, wie es für seinen Arbeitsablauf am sinnvollsten ist. Ein Rahmen, der für ein Team funktioniert, muss nicht unbedingt für ein anderes funktionieren.
Inhalte importieren und ergänzen
Nachdem Sie Ihre Architektur festgelegt haben, können Sie damit beginnen, Material zu Ihrem internen Wiki hinzuzufügen. Wenn Sie bereits über Dokumentation verfügen (z. B. in Form von DocX-, Markdown-PDF- und/oder JSON-Dateien), sollten Sie diese in Ihr neues Wiki importieren, bevor es in Betrieb geht. Wir machen es einfach, Material aus einer Reihe von Tools sowie Markdown-Dateien in Docsie zu importieren.
Darüber hinaus sollten Sie alle wichtigen neuen Materialien in Ihr Wiki aufnehmen, bevor es offiziell in Betrieb genommen wird. Einige Elemente, die Teams beim Start ihres Unternehmens-Wikis üblicherweise hinzufügen, sind ihr Mitarbeiterhandbuch und eine Anleitung zur Navigation in ihrem neuen Wiki oder ihrer Wissensdatenbank.
Konfigurieren von Integrationen
Wie bereits erwähnt, verlässt sich Ihr Team wahrscheinlich auf eine kleine Anzahl von Technologien, um wichtige Daten zu speichern. Anstatt diese Tools zu ersetzen, haben wir festgestellt, dass die Integration dieser Tools in Ihre Wissensdatenbank Ihrem Team mehr nützt.
Überlegen Sie, welches Material in Ihrem Wiki gespeichert werden sollte und welches mit diesem verlinkt werden sollte. Bestimmte Arten von Material gehören in ein anderes Tool als Ihr Wiki. Ingenieurteams, die GitHub nutzen, können beispielsweise Docsie verwenden, um Markdown-Dateien zu synchronisieren und Fehler und Pull Requests von GitHub einzubinden. Auf diese Weise können die Benutzer GitHub weiterhin für ihre Arbeitsabläufe nutzen und gleichzeitig mühelos Beiträge zum Wiki ihres Unternehmens hinzufügen.
Docsie ermöglicht es unseren Nutzern, verschiedene andere SaaS-Lösungen in unsere Plattform zu integrieren. Wir ermöglichen unseren Nutzern die Integration:
-
**Loom in Docsie**
-
**GRID in Docsie**
-
**Miro in Docsie**
-
**Figma in Docsie**
-
**iorad in Docsie**
-
Office 365 Word in Docsie**](https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/content-embeds/office-365-word-in-docsie/)
Um mehr darüber zu erfahren, wie wir andere Technologien mit Docsie integrieren können, klicken Sie hier.
Erstellen Sie einen Einführungsplan.
Sie können nun mit der Planung Ihrer Einführung beginnen. Sie müssen eine wichtige Entscheidung treffen: Wird die erste Einführung auf ein einzelnes Team beschränkt sein oder wird sie das gesamte Unternehmen umfassen?
Team-spezifisch: Wenn Sie Ihr Wiki nur für ein einziges Team einführen wollen, hat dieses Team die Möglichkeit, sich mit dem Produkt vertraut zu machen und seine eigene Informationsarchitektur zu entwickeln. Wenn Ihr internes Wiki dann wächst, können die anfänglichen Mitarbeiter unschätzbare Einblicke und Unterstützung geben.
Unternehmensweit: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Wiki in Ihrem gesamten Unternehmen einzuführen, stellen Sie sicher, dass jeder mit dem Verfahren zur Verwaltung Ihrer autorisierten Wissensdatenbank vertraut ist. Andernfalls empfiehlt es sich, mit einem einzigen Team zu beginnen und dann auf die Abteilungen auszudehnen und noch weiter zu expandieren. Für die unternehmensweite Einführung empfehlen wir die Einstellung von Team-Botschaftern. Sie werden sich zu Produktspezialisten entwickeln und in der Lage sein, innerhalb ihres jeweiligen Teams die Führung zu übernehmen.
Abschließende Gedanken
Das interne Wiki Ihrer Organisation ist mehr als nur ein Aufbewahrungsort für Urlaubsrichtlinien. Ihr Wiki trägt zur Entwicklung einer Kultur des Schreibens und des Informationsaustauschs bei.
Die Wahl des Wikis ist jedoch von großer Bedeutung. Wählen Sie ein Wiki, das die Dokumentation vereinfacht und rationalisiert. Niemand sollte durch Reifen springen müssen, um das Wissen, das Sie weitergeben, zu verstehen. Aus diesem Grund empfehlen wir, ein gut durchdachtes internes Wiki einzurichten, um Informationen auf strategische und methodische Weise auszutauschen und so die Moral im Unternehmen zu stärken.