Solange wir Werkzeuge und Software haben, werden wir eine effektive Kommunikation benötigen, um anderen die Verwendung, Erstellung, Funktionalität und Architektur unserer Produkte zu vermitteln. WARUM? Ganz einfach, weil technische Kommunikationsfähigkeiten notwendig sind, um Informationen zu erfassen und dem Publikum ein besseres Verständnis für das Produkt oder die Technologie zu vermitteln, die wir verkaufen.
Während die Kommunikation in der realen Welt durch den Gebrauch von Worten oder Ausdrücken erfolgt, geschieht die technische Kommunikation in der virtuellen Welt durch die Verwendung von technischer Dokumentation!
Technische Produktdokumentation wird mit dem alleinigen Ziel erstellt, den Endbenutzer dabei zu unterstützen, die Funktionsweise und Architektur des Produkts oder der Technologie, die er verwendet, zu verstehen. Es handelt sich dabei eher um eine detaillierte Beschreibung der Details eines Produkts - ein "How-to-Use"-Handbuch für neue Mitarbeiter, Benutzer und alle anderen, die wissen müssen, wie es funktioniert!
So einfach das klingt, so verwirrend kann die technische Dokumentation sein! Die meisten technischen Dokumente enthalten mehrere Phasen, die von der "Gebrauchsanweisung" bis zur "Bedienungsanleitung" reichen: Wenn Sie neu sind und nur wenig Erfahrung haben" bis hin zu "Fehlerbehebung": Im Falle eines Bugs oder Fehlers".
Wenn Sie also nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier einen umfassenden Leitfaden, der Ihnen bei der Beantwortung der Fragen nach dem "Was", "Warum" und "Wie" der technischen Dokumentation hilft und gleichzeitig den Prozess vereinfacht!
Lasst uns beginnen!
Hier sind Sie richtig, wenn Sie neu im Bereich der Produktdokumentation sind und noch nie eine Spezifikation für eine Produktdokumentation erstellen mussten.
Auch wenn Sie die Grundlagen der Erstellung einer Produktdokumentationsspezifikation beherrschen, erfordert die Umsetzung dieser Spezifikation Nachdenken und ein engagiertes Vorgehen. Hier finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen zeigt, was Sie wissen müssen und wie Sie eine flexible und korrekte Produktdokumentationsspezifikation entwickeln können.
Wir werden die Produktanforderungen definieren und ihren Zweck erörtern sowie zahlreiche Beispiele für Produktstandards anführen. Sie erfahren, was Sie in Ihre Produktdokumentation aufnehmen sollten, wie Sie sie verfassen, von der Erstellung einer Produktbeschreibung bis hin zu deren Änderung auf der Grundlage von Kundenanregungen und begrenzten Benutzertests, und wie Sie Ihre Produkte auf den Weg zur Produktion oder zum Softwareentwicklungsprozess bringen.
Was ist der Zweck von Produktdokumentations-Spezifikationen?
Um eine Spezifikation für die Produktdokumentation zu erstellen, müssen Sie zunächst wissen, worum es sich bei dem Produkt handelt. Eine Produktdokumentationsspezifikation ist ein Entwurf für die von Ihnen zu entwickelnde Produktdokumentation, in dem detailliert beschrieben wird, wie sie für Ihre Kunden aussehen wird, sowie die besonderen Anforderungen und Funktionen Ihrer Produktdokumentation, wie z. B. Suchfunktionen, Sprachwechsel und vieles mehr. Außerdem kann sie die Persona oder den Verbraucher enthalten, für die das Produkt erstellt wird, was jedoch hauptsächlich für Produkte gilt, die für bestimmte Altersgruppen bestimmt sind.
Diese Spezifikation der Produktdokumentation sollte äußerst klar und leicht zugänglich sein und alle Informationen enthalten, die Ihr Designteam und Ihr Produktteam benötigen. Sie sollte so detailliert wie möglich sein, damit Ihr technisches Redaktionsteam weiß, was zu schreiben ist, und Ihr Entwicklungsteam das Layout Ihrer Produktdokumentation versteht. Eine Tabelle oder ein Diagramm der schriftlichen Spezifikationen gibt an, wo weitere Informationen zu finden sind. Denken Sie jedoch daran, dass dies nur das Spezifikationsblatt für die Produktdokumentation ist - Sie können die Einzelheiten der detailorientierten Aspekte des Produkts, die in Ihrer Produktdokumentation zu beschreiben sind, Ihrem Team für spätere Arbeitsschritte überlassen.
Welche Informationen sollte eine Produktdokumentationsspezifikation enthalten?
Jede Produktspezifikation setzt sich aus technischen Anforderungen, technischen Spezifikationen und anderen produktspezifischen Informationen zusammen. Die folgenden Informationen sollten jedoch mindestens in Ihrer Produktdokumentation enthalten sein:
Zusammenfassung: Dies ist ein Überblick über das Produkt auf hoher Ebene. Sie beginnt mit einem Überblick über das Produktkonzept und schließt mit einer präzisen Beschreibung des Produkts und seiner allgemeinen Details. Außerdem wird erläutert, warum das Produkt entwickelt wurde und welchen Zweck es im Allgemeinen erfüllt. Die Produktbeschreibung beschreibt das Aussehen des fertigen Produkts und seine Eigenschaften.
Funktionsspezifikationen: Dies ist ein schriftlicher Aspekt, der das Aussehen und die Fähigkeiten Ihres Produkts definiert. Außerdem sollte beschrieben werden, wie die Menschen mit dem Produkt umgehen werden. Es ist sehr wichtig, in diesen Erläuterungen so detailliert wie möglich zu sein und nichts auszulassen.
Anwendungsfall: Das Produkt sollte den Anwendungsfall jeder Funktion oder jedes Merkmals des Produkts und den Nutzen für den Endnutzer beschreiben. Dies könnte als eher marketingorientiertes Material betrachtet werden. Wenn es jedoch ein Benutzerhandbuch gibt, in dem auch der Anwendungsfall jeder Funktion beschrieben wird, hilft dies dem Benutzer zu verstehen, wie das Produkt zu verwenden ist.
Benutzer-Personas: Dieser Abschnitt beschreibt die Zielgruppe, für die das Produkt entwickelt wurde. Er beschreibt die demografische Zielgruppe und die Probleme, die das Produkt lösen soll. Die Kenntnis der Zielgruppe des Produkts stellt sicher, dass Ihre Arbeit kundenorientiert bleibt. Auch wenn Ihr Produkt bestimmte Gefahren birgt, die für Kinder nicht geeignet sind, ist es ratsam, dies in Ihrer Produktdokumentation anzugeben.
Bilder/Video: Jeder Abschnitt sollte die notwendigen Bilder oder Videos von Ihren Produkten in Verbindung mit schriftlichen Informationen über die Verwendung der Produkte enthalten. Dies wird Ihre Produktdokumentation und die Anwendungsfälle des Produkts aufwerten.
Wie man effektive technische Dokumentation plant, schreibt und bereitstellt
Technische Dokumentation kann extrem anspruchsvoll und komplex sein! Entscheidend ist daher, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Inhalte aktuell, korrekt und für Ihr Publikum interessant sind, indem Sie diese einfachen Schritte befolgen:
Machen Sie deutlich, was der Leser tun soll, wenn Sie fertig sind:
Technische Dokumentationen sind vollständig auf die folgenden Handlungen des Lesers ausgerichtet. Geben Sie für jeden Schritt und jede Phase Ihrer Produktdokumentation Ihren Zweck an, damit der Benutzer versteht, was er nach dem Lesen tun kann. Wenn Sie sich über den Leitfaden für den Endbenutzer im Klaren sind, wird das Schreiben Ihres Teils der Dokumentation einfacher sein. Und je umfangreicher Ihre Dokumentation ist, desto einfacher wird es für Ihre Leser sein, durch die Informationen zu navigieren. Docsie hat auch viele Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen, zum Beispiel unsere Suchnavigation -Funktion, mit der Ihre Benutzer Ihre Dokumentation durchsuchen und Informationen schnell finden können!
Erstellen Sie eine Übersicht über die Dokumentation:
Ohne einen strukturierten Plan dürfte es schwierig sein, eine Produktdokumentation zu erstellen, die gut funktioniert und das Hauptziel Ihrer Dokumentationskriterien effektiv erreicht. Daher ist es ratsam, mit einem Grundgerüst zu beginnen, auf dem Ihre Dokumentation aufbauen kann. Verwenden Sie Überschriften, Kategorien, Unterkategorien und Themen, um Ihre Materialien richtig anzuordnen und zu gruppieren. Docsie verfügt über viele großartige Werkzeuge, mit denen Sie schnell und effektiv Dokumentationen erstellen können, die auf die Erstellung dynamischer Produktdokumentationen ausgerichtet sind.
Wir haben Suchfunktionen, eine gut ausgearbeitete Organisation für Ihre Dokumentation sowie viele andere leistungsstarke Funktionen.
Definieren Sie Ihre Zielgruppe:
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Zielgruppe zu verstehen, die Ihre Produkte verwendet, um zu bestimmen, ob sich Ihre Dokumentation an Entwickler, Mitarbeiter oder Benutzer richtet. So stellen Sie sicher, dass die Verbraucher den Kontext, die Ziele und die Möglichkeiten des Produkts oder der Technologie verstehen, damit Sie sich auf Ihr Publikum einstellen können. Und wenn Ihre Zielgruppe aus einem bestimmten Land außerhalb des Landes Ihres Hauptsitzes stammt, ist die [übersetzte Dokumentation] (https://www.docsie.io/blog/articles/everything-you-need-to-know-about-translating-technical-manuals-with-3-easy-steps/) ein weiterer Faktor, den Sie berücksichtigen müssen.
Fügen Sie Zeichnungen und Beschriftungen in Ihren Inhalt ein:
Illustrationen oder Diagramme einer technischen Dokumentation müssen verschiedene Messungen enthalten, die die Dimensionen oder Aspekte Ihrer Produkte erklären. Wenn Sie die Funktionen eines digitalen SaaS-Produkts demonstrieren, wirken Ausschnitte dieser Funktionen Wunder, solange Sie zeigen, was sie tun und wie sie funktionieren.
Außerdem helfen Bilder, die Monotonie der Worte zu durchbrechen und das Papier interessant zu gestalten. Bildunterschriften können dabei helfen, Produktdiagramme und Zeichnungen mit klaren Anweisungen ins rechte Licht zu rücken.
Lesen, bearbeiten und umschreiben:
Gehen Sie Ihre technischen Unterlagen mehrmals durch, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben! Zusätzlich können Sie Ihre Arbeit von einem Mitarbeiter oder Vorgesetzten bearbeiten lassen, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben. Ein Überprüfungs- und Änderungsmechanismus garantiert, dass das veröffentlichte Material korrekt ist.
Docsie hat erstaunliche Werkzeuge, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Produktdokumentation helfen können. Wenn Sie mehr über Docsie erfahren möchten, klicken Sie hier (https://www.docsie.io/).