Jedes Produkt- und Projektmanagementteam benötigt Schlüsselpersonen für die Erstellung und Verwaltung verschiedener technischer Dokumentationsprojekte. Dies ist wichtig für verschiedene Aspekte des Aufbaus und der Entwicklung von Produkten und Projekten sowie für deren Freigabe und die Unterrichtung von Kunden und Mitarbeitern über verschiedene Aspekte von Produkten, Funktionen und ihre Aufgaben.
Obwohl die technische Dokumentation schwierig erscheinen mag, muss sie das nicht sein. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie darüber wissen müssen, damit Sie mit der Erstellung und Pflege einer hervorragenden technischen Dokumentation für Ihre Produkte und Projekte beginnen können.
Was ist technische Dokumentation?
Technische Dokumentation gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Formaten, auch wenn sie heute meist online verfügbar ist. Obwohl technische Dokumentationen häufig von technischen Redakteuren, Entwicklungsteams, Projektmanagern, Entwicklern und anderen Fachleuten der Branche erstellt werden, vermitteln die besten technischen Dokumentationen die Informationen einfach und klar genug, damit sie von allen verstanden werden. Andernfalls verfehlt sie die ihr zugedachte Funktion.
Unter technischer Dokumentation versteht man Dokumente, die die Eigenschaften und Funktionen eines Produkts detailliert beschreiben. Sie wird am häufigsten in der Softwareentwicklungsbranche von Entwicklungs- und Produktteams erstellt und kann verwendet werden, um den Unterstützungsbedarf der verschiedenen Interessengruppen innerhalb eines Unternehmens zu erfüllen.
Sie liefern den Kontext für die mit dem Produkt zusammenhängenden Punkte. Unabhängig davon, ob sie die Verwendung, die Technik, die Funktionen, die Merkmale oder die Entwicklung eines Produkts beschreiben, besteht das Ziel darin, den Leser über ein bestimmtes Element des Produkts zu informieren. Dies gilt unabhängig davon, ob sie in der Softwareentwicklung, in der Produktentwicklung oder in anderen Bereichen eingesetzt werden.
Wer ist die Zielgruppe für technische Dokumentation?
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Die Zielgruppe kann auf verschiedene Weise definiert werden, von Endbenutzern über Programmierer bis hin zu Interessengruppen. Je nach Art des betreffenden Materials variiert die Definition erheblich.
Nichtsdestotrotz wird prozessbasierte technische Dokumentation häufig mit Blick auf andere Zielgruppen erstellt. Dabei kann es sich um Entwickler, Interessengruppen, Kunden oder andere Mitglieder des internen Teams handeln. Obwohl diese Art von Dokumentation weniger häufig verwendet wird als die produktbezogene Dokumentation, besteht ihr Zweck darin, einen tieferen Einblick in die verschiedenen technischen Elemente zu geben, aus denen ein Produkt besteht.
Letztendlich wird die technische Dokumentation oft zum Nutzen der Benutzer des Produkts erstellt. Ihr primäres Ziel ist es oft, die Benutzer bei der Durchführung bestimmter Aufgaben mit einem Produkt zu unterstützen, und so sollten die Endbenutzer bei der Erstellung der verschiedenen Arten von technischer Dokumentation immer berücksichtigt werden.
Was ist die Bedeutung der technischen Dokumentation?
Es gibt mehrere Gründe für die Bedeutung der technischen Dokumentation. Es läuft jedoch alles auf einen entscheidenden Vorteil hinaus. Der Hauptgrund für die Erstellung technischer Dokumentation ist die Information der Öffentlichkeit über ein Produkt.
Diese Behauptung mag selbstverständlich erscheinen, aber gehen wir noch ein wenig weiter. Schließlich ist ein Produkt völlig nutzlos, wenn die Verbraucher nicht ausreichend darüber informiert sind. Fehlende Informationen führen dazu, dass der Einzelne ein Produkt nicht richtig nutzen kann oder nicht über das nötige Fachwissen verfügt, um es wirklich zu verstehen.
Die technische Dokumentation ist aus Sicht des Endverbrauchers von entscheidender Bedeutung, da sie ihm die effiziente Nutzung eines Produkts ermöglicht. Dies ist für das Unternehmen, das die technische Dokumentation erstellt, von doppeltem Vorteil, da es den Zeitaufwand für die Kundenbetreuung verringert und zufriedene Benutzer hervorbringt, die ihre Probleme selbst lösen und ihre Fragen beantworten können.
Intern ist die technische Dokumentation von entscheidender Bedeutung, da sie den Mitarbeitern das Wissen vermittelt, das sie benötigen, um effizient mit einem Produkt arbeiten zu können, unabhängig davon, ob es sich um hochtechnisches Material oder einen Überblick über Planung und Prozesse handelt.
In jedem Fall sind Produkte nicht immer selbsterklärend. Deshalb sind wir auf technische Unterlagen angewiesen, die uns alle Informationen liefern, die wir über sie benötigen.
Welche verschiedenen Arten von technischen Unterlagen gibt es?
Technische Dokumentation gibt es in den unterschiedlichsten Formen. Die einfachste Methode zur Unterscheidung zwischen den verschiedenen Formen der technischen Dokumentation besteht darin, festzustellen, für wen sie geschrieben werden. Sie lassen sich grob in zwei Arten einteilen: Produktdokumentation und Prozessdokumentation.
In jedem Fall sind die Produkte nicht immer selbsterklärend. Deshalb benötigen wir eine technische Dokumentation, die uns alle erforderlichen Informationen über sie liefert.
Prozessorientierte Dokumentation
Einfach ausgedrückt, beschreibt die prozessorientierte Dokumentation die Methode, mit der ein Produkt entwickelt wird. Sie befasst sich nicht mit dem Endergebnis, sondern mit den verschiedenen Prozessen, Daten und Ereignissen, die zu seiner Weiterentwicklung und Evolution beitragen.
Diese Art der technischen Dokumentation wird in der Regel intern geführt und ist von geringem Wert oder Interesse für Verbraucher oder Endnutzer (außer für externe Interessengruppen, die ein berechtigtes Interesse an der Entwicklung eines Produkts haben). Sie ist vorteilhaft, da sie die vielen Phasen des Lebenszyklus eines Produkts beschreibt. Diese Art von Dokumentation wird für Produktmanagement- und Projektmanagementteams sowie für andere Unternehmensteams verwendet, die verschiedene Prozesse und Katalogdokumentationen einleiten müssen, wie z. B. die Personalabteilung und sogar Entwicklungsteams.
Eine prozessorientierte Dokumentation kann aus6 Projektvorschlägen bestehen, die Ziele und Zeitpläne für die Produktentwicklung enthalten. Produktanforderungen, d. h. aussagekräftige Dokumente, die wesentliche Fakten und Zahlen zu einem neuen Produkt oder einer Dienstleistung beschreiben. Ziele, User Personas & Stories, Release-Details, Roadmaps, Wireframes & Designdetails, Risiken & Abhängigkeiten sind gängige Aspekte.
Eine prozessorientierte Dokumentation kann auch aus Projektplänen, Skizzen, Zusammenfassungen und Chartas bestehen.
Projekt- und Produktmanager haben einen besonders großen Bedarf an Produkt- und Projekt-Roadmaps, so dass eine Dokumentation und Pläne zur Unterstützung dieses Aspekts ihres Arbeitsablaufs für den Fortschritt von Projekten und die Entwicklung von Produkten unerlässlich sind.
Ein weiterer Aspekt der prozessorientierten Dokumentation sind Projektberichte und -aktualisierungen sowie Spezifikationen für bestimmte Prozessphasen innerhalb der Produkt- oder Projektentwicklung. So erhalten Sie einen hervorragenden Überblick über die vielen Phasen im Lebenszyklus Ihres Produkts.
Produktorientierte Dokumentation
Die nächste Art der technischen Dokumentation ist die produktorientierte Dokumentation. Sie wird oft auch als Benutzerdokumentation bezeichnet und beschreibt, was ein fertiges Produkt ist und wie es zu benutzen ist. Sie beschreibt nicht den Entwicklungsprozess, sondern stellt das fertige Ergebnis in den Vordergrund.
Es gibt verschiedene Arten von produktorientierter Dokumentation, die wichtigsten sind jedoch Benutzerhandbücher, Tutorials, Installationsrichtlinien, Anleitungen zur Fehlerbehebung, häufig gestellte Fragen, Wissensdatenbanken, Wikis und andere Lernressourcen: Diese Arten von Dokumentationen liefern Informationen über Ihr Produkt und helfen den Endbenutzern, dessen Verwendung zu erlernen.
Die Benutzererfahrungsdokumentation ist eine weitere Form der produktorientierten Dokumentation für SaaS-Unternehmen. Die UX-Dokumentation beschreibt die Benutzererfahrung (UX) Ihres Produkts. Dazu gehören Benutzer-Personas, Anwendungsfälle, Stilrichtlinien, Mock-ups, Prototypen, Wireframes und alle erforderlichen Screenshots.
Die nächste Art der Produktdokumentation sind die Versionshinweise. Diese können für die interne Dokumentation verwendet werden, um Vertrieb und Marketing über SaaS-Produkt-Upgrades auf dem Laufenden zu halten oder um Benutzer und Kunden über neue Funktionen und Aktualisierungen eines technischen Produkts zu informieren.
Software-orientierte Dokumentation
Egal, ob Sie für Benutzer oder Entwickler schreiben, stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation gründlich ist und deren Fragen beantwortet. So sparen Sie Zeit bei der Beantwortung immer gleicher Fragen.
Zur Software-Dokumentation gehören: API-Dokumentation, Software-Architektur-Design, Dokumentation und Quellcode-Dokumentation. Diese Dokumentationen sind für Software-Teams sehr wichtig, um zu wissen, wie bestimmte technische Plattformen und Produkte aufgebaut und strukturiert werden. Für Entwickler ist es unerlässlich, Dokumentationen für Softwareanforderungen, Systemdokumentation, Codedokumentation, Testpläne und andere Formen der Dokumentation zu erstellen, um die Effizienz von Teams zu steigern und zu erhalten.
Was sind die Vorteile einer hervorragenden technischen Dokumentation?
Eine hervorragende technische Dokumentation ist aus mehreren Gründen wichtig für den Produktentwicklungsprozess. Vor allem hilft sie allen Beteiligten, ihre Ziele zu erreichen.
Was meinen wir damit? Wenn Sie ein Produkt entwickeln, ist es Ihr oberstes Ziel, dass die Menschen es gerne benutzen. Als Verbraucher ist es Ihr Ziel, ein Produkt erfolgreich zu nutzen, um ein Problem zu lösen oder eine Dienstleistung anzubieten. Das ist unmöglich, wenn die Verbraucher ein Produkt nicht verstehen oder benutzen.
Eine gute technische Dokumentation hilft dabei. Sie vermittelt den Verbrauchern Produktwissen und hilft ihnen, das Produkt erfolgreich zu nutzen, und unterstützt gleichzeitig die Produktteams in ihrem Entwicklungsprozess.
Der Trick, um sicherzustellen, dass Ihre technische Dokumentation gut geschrieben ist, besteht darin, einen angemessenen Prozess, Arbeitsablauf und eine Strategie einzurichten, um eine qualitativ hochwertige technische Dokumentation zu verfassen, die klar und entschlossen geschrieben ist. Sie muss für die Benutzer einfach zu benutzen und zu verstehen sein. Andernfalls wird sie nicht jedem dabei helfen, seine Ziele zu erreichen.
Docsie ist eine klare Lösung, die Ihnen hilft, bessere Dokumentation zu schreiben.
Eine klare, hochwertige und leicht zugängliche technische Dokumentation ist unerlässlich. Die kostenlose Testversion von Docsie hilft Ihnen und Ihrem Entwicklungsteam bei der Erstellung und dem Verfassen technischer Dokumentation.
Unser wunderschönes, leicht anpassbares Wissensportal ermöglicht es Ihrem Team, mühelos an der technischen Dokumentation zusammenzuarbeiten und dabei organisiert zu bleiben.
Vergessen Sie die Kopfschmerzen, die mit einer Dokumentation verbunden sind, die auf E-Mails, Microsoft Teams, GitHub und Google Drive verstreut ist. Durch die Nutzung unserer Plattform können Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen zentralisiert sind, so dass Sie sich ganz auf Ihre kreative Arbeit und die Erstellung beeindruckender Inhalte konzentrieren können. Jetzt loslegen!
Wie entwickelt man am besten technische Dokumentationen?
Viele Menschen sind unsicher, wo sie bei der Erstellung technischer Dokumentation anfangen sollen. Keine Sorge, die Erstellung hervorragender technischer Dokumentation ist ein erlernbares Talent. Um Sie in der Zwischenzeit zu unterstützen, haben wir einige einfache Methoden für die schnelle Erstellung guter technischer Dokumentation zusammengestellt.
1. Recherchieren Sie
Machen wir uns nichts vor: Es ist schwierig, eine gute technische Dokumentation zu erstellen, wenn Sie sich nicht völlig im Klaren darüber sind, welches Material Sie zur Verfügung stellen wollen. Wenn Sie bereits über Beispiele, Untersuchungen, Muster und andere Daten verfügen, mit denen Sie arbeiten können, fahren Sie mit Schritt zwei fort.
Wenn Sie jedoch bei Null anfangen, ist es wichtig, dass Sie Nachforschungen anstellen. Treffen Sie sich mit dem Team, das für die technische Dokumentation verantwortlich sein wird, besprechen Sie diese und weisen Sie den einzelnen Teammitgliedern verschiedene Rechercheaufgaben zu.
Für Ihre Recherchen sollten Sie alle aktuellen Informationen und Unterlagen zusammenstellen, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Der nächste Schritt bei der Recherche ist die Überlegung, was Ihre technische Dokumentation abdecken soll und welche Ziele Sie mit Ihrer technischen Dokumentation erreichen wollen.
Im nächsten Schritt sollten Sie auflisten, welche Art von spezifischer Software, Tools und Styleguides Sie für die Entwicklung Ihrer technischen Dokumentation benötigen. Diese Werkzeuge können mit Docsie leicht verwaltet werden. In der Tat können alle Ihre Recherchen innerhalb von Docsie geschrieben und gemeinsam bearbeitet werden.
2. Entwurf der technischen Dokumentation
Der Inhalt der technischen Dokumentation ist entscheidend. Dennoch ist auch das Erscheinungsbild Ihrer technischen Dokumentation von entscheidender Bedeutung. Ein gut organisiertes, visuell ansprechendes Dokument vermittelt Informationen weitaus effektiver als ein ungeordnetes Gewirr von Dokumenten.
Es gibt also einige Punkte, die Sie bei der Gestaltung Ihrer Dokumentation berücksichtigen sollten. Zunächst sollten Sie sich Gedanken über Struktur und Navigation machen. Personen nutzen technische Dokumentationen häufig, um bestimmte Informationen oder eine Lösung für ein Problem zu finden, und sie müssen dies schnell tun, um die Wirksamkeit der Ressource zu gewährleisten. Aus diesem Grund ist die Organisation Ihrer Dokumentation von großer Bedeutung.
Es ist eine gute Idee, Ihr Wissen zu kategorisieren und in Unterkategorien einzuteilen, damit es leicht zugänglich ist. Dies kann durch Docsie's Artikel innerhalb eines Docsie Book geschehen. Die Artikel werden auf der rechten Seite jeder veröffentlichten Dokumentation von Docsie angezeigt:
Es ist auch wichtig, dass Ihre Dokumentation eine robuste Suchfunktion und ein dynamisches Inhaltsverzeichnis enthält, das es den Benutzern ermöglicht, leicht auf die benötigten Informationen zuzugreifen. Die effektivste Dokumentationssoftware, wie Docsie, verfügt über diese und viele andere Funktionen.
Außerdem ist es eine gute Idee, mit einem Grundgerüst für die technische Dokumentation zu beginnen. Ein Grundgerüst für Ihre technische Dokumentation ist einfach zu erstellen und hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Daten übersehen, die Sie in Ihre technische Dokumentation aufnehmen möchten. Im folgenden Schritt werden wir das Grundgerüst für Ihre technische Dokumentation besprechen. Dadurch wird die visuelle Konsistenz und die Organisation Ihres gesamten Materials gewährleistet.
3. Struktur des Textes
An diesem Punkt des Prozesses ist es an der Zeit, mit der eigentlichen Inhaltserstellung zu beginnen. Treffen Sie sich mit dem Team, das für die technische Dokumentation Ihres Unternehmens zuständig ist, und tragen Sie alle in Schritt eins durchgeführten Recherchen zusammen. Je nach den Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder können Sie ihnen dann Schreibaufgaben zuweisen.
Die beste technische Dokumentation beginnt mit einem Skelett, d. h. dem Grundriss der Dokumentation.
Die Dokumentation muss auch leicht zu lesen und zu verstehen sein, und es ist eine gute Idee, andere in Ihrem Team die Dokumentation überprüfen und kommentieren zu lassen. Dies ist mit der Kommentarfunktion von Docsie leicht zu bewerkstelligen.
Sobald jeder einen ersten Entwurf seiner technischen Dokumentation fertiggestellt hat, ist es wichtig, diese zu überprüfen, zu bewerten und noch einmal zu überprüfen. Es ist eine gute Idee, jeden Teil der Dokumentation von mindestens zwei Personen überprüfen zu lassen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Material nicht nur klar, gut geschrieben und grammatikalisch korrekt ist, sondern auch für die vorgesehene Zielgruppe effektiv ist.
Wenn Ihre technische Dokumentation Anleitungen oder Arbeitsschritte enthält, stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder diese Schritte testen und überprüfen, ob sie den beabsichtigten Zweck erfüllen.
4. Testen Sie, wie Benutzer mit Ihrer Dokumentation interagieren
Sie glauben vielleicht, dass Sie Ihre Unterlagen während des gesamten Überprüfungsprozesses validiert haben, aber das ist nicht der Fall. Nachdem Sie Ihre technische Dokumentation fertiggestellt haben, müssen Sie sie unbedingt einem Test unterziehen, um sicherzustellen, dass sie keine organisatorischen Fehler, verwirrenden Inhalte und Schwierigkeiten bei der Benutzerführung aufweist.
Zu diesem Zweck sollten Sie externe Benutzer zur Überprüfung Ihrer Dokumentation heranziehen. Erlauben Sie ihnen, die Dokumentation zu lesen, sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu nutzen und Ihnen ihre ehrlichen Kommentare zu geben. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass es sich um externe Tester handelt, da diese Ihre Dokumentation objektiv und unvoreingenommen betrachten, was sich auf ihre Bewertung auswirken wird. All dies kann mit der Webanalyse von Docsie durchgeführt werden. Damit können Sie sehen, worauf Ihre Leser in Ihrer Dokumentation achten, Feedback erhalten und auch wissen, was sie an der Dokumentation und dem Format Ihrer technischen Dokumente stört.
Auf Docsie's web analytics können Sie ein kurzes Video sehen, wie Ihre Leser mit Ihrer technischen Dokumentation interagieren und diese Informationen, gepaart mit einer Bewertung durch den Leser, nutzen, um Ihre Dokumentation zu optimieren. Es ist sehr wichtig zu verstehen, wie man mit Kundenfeedback umgeht und es in die Erstellung und den Workflow Ihrer technischen Dokumentation integriert.
5. Optimieren Sie die technische Dokumentation mit Feedback
Stellen Sie sich vor, Sie sind nun bereit, Ihre brandneue technische Dokumentation auf den Markt zu bringen! Nachdem Sie alle während der Testphase gesammelten Rückmeldungen und Kommentare eingearbeitet haben, können Sie Ihre technische Dokumentation aktualisieren und neu veröffentlichen, damit Ihre Benutzer sie nutzen können! Dies sollte den Nutzern ein besseres Dokumentationserlebnis bieten.
Die Reise Ihrer technischen Dokumentation ist hier jedoch noch nicht zu Ende. Technische Dokumente sind dynamisch und werden ständig aktualisiert und geändert, um die Produkte widerzuspiegeln, die sie abdecken. Daher ist es eine gute Idee, ein Protokoll zu erstellen, das festlegt, was zu tun ist, wenn neue Informationen hinzugefügt, Änderungen vorgenommen oder allgemeine Wartungsarbeiten durchgeführt werden.
Viele Unternehmen entscheiden sich für die Einführung eines Wartungsplans zur Aktualisierung ihrer Dokumentation. Sie legen bestimmte Termine fest, an denen geprüft wird, ob Änderungen erforderlich sind, und stellen so sicher, dass alle Informationen immer auf dem neuesten Stand sind und Änderungen nicht übersehen werden.
Schnelle Tipps für den Einstieg
Registrieren Sie sich bei Docsie
Docsie verfügt über ein robustes Toolset, das Sie bei der Erstellung von ansprechender technischer Dokumentation unterstützt.
Kennen Sie Ihr Publikum
Es gibt verschiedene Formen der technischen Dokumentation. Überlegen Sie, wer Ihre Dokumentation lesen wird, um die Art des Dokuments, des Materials und der Sprache zu bestimmen. Programmierer, Ingenieure, Interessenvertreter, Projektmanager, Endbenutzer usw.
Planen Sie Ihre Dokumentation
Bereiten Sie eine anfängliche Strategie vor, die die Art der Dokumente, die Sie erstellen werden, umreißt. Überlegen Sie, welche Arten von Dokumentationen für Ihr Produkt erforderlich sind und was sie abdecken sollen und was nicht.
Fassen Sie sich kurz und vermeiden Sie Wiederholungen.
Der erste Schritt ist einfach, wenn Sie ihn bereits vollzogen haben. Sie haben hart an Ihrer technischen Dokumentation gearbeitet; stellen Sie sicher, dass sie nützlich und einfach zu benutzen ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Texte kurz und bündig sind und dass Sie sich nicht in Artikeln wiederholen, wenn es nicht unbedingt notwendig ist.
Konsistenz
Es ist ein winziger Punkt, aber Konsistenz in der technischen Dokumentation ist entscheidend. Schriftarten, Schreibstil, Design, Formatierung und Standort sind Beispiele dafür. Legen Sie schon früh im Entwicklungsprozess der Dokumentation Richtlinien fest und halten Sie sich an diese. Es ist hilfreich, wenn sie mit dem Erscheinungsbild Ihres Unternehmens übereinstimmen. Sie können [Docsie's styling guide] (https://help.docsie.io/?doc=/publish-documentation-portal/docsie-styling-guide/) verwenden, um dies sicherzustellen.
Erinnern Sie sich an Ihr Ziel
Fragen Sie sich oder Ihr Team bei der Arbeit an einer Arbeit: "Was soll der Leser tun können?" Indem Sie sich auf Ihr Ziel konzentrieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation nützlich und umsetzbar ist, ohne unnötige Details.
Beginnen Sie mit Ihrer technischen Dokumentation
Sind Sie bereit für den Einstieg in die Welt des technischen Schreibens? Halten Sie diese Ratschläge bereit, während Sie die technische Dokumentation für Ihr Produkt erstellen. Übung macht den Meister, und es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um damit zu beginnen.
Beginnen Sie mit der Planung Ihrer Dokumente und der Definition Ihrer Inhalte. Mit unserer [kostenlosen Testversion] (https://www.docsie.io/) und diesem Artikel als Leitfaden werden Sie im Handumdrehen hervorragende technische Dokumentationen erstellen!