Wissen Sie, wie man eine wirksame und leicht verständliche technische Dokumentation vorbereitet und erstellt? Wenn Sie ein Entwickler, ein Produktmanager oder sogar jemand sind, der sein eigenes Unternehmen führt, wissen Sie bereits, wie wichtig es ist, technische und komplexe Informationen für Ihre Benutzer, Mitarbeiter und Kunden zu übersetzen.
In diesem Blog führen wir Sie anhand eines Beispiels für technische Dokumentation durch alles, was Sie über den Software-Dokumentationsprozess wissen müssen. Außerdem stellen wir Ihnen Docsie vor, eine großartige Software für die Benutzerdokumentation, die Ihnen helfen kann, den Prozess der technischen Dokumentation zu organisieren und die Dokumentation für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden einheitlich zu gestalten.
Die Bedeutung einer wirksamen technischen Dokumentation
Die technische Dokumentation ist das Rückgrat einer guten Kommunikation im digitalen Zeitalter. Sie liefert detaillierte Informationen zum Verständnis, zum Betrieb und zur Fehlerbehebung eines Produkts oder Systems. Sie kann in Form von Benutzerhandbüchern, Handbüchern, FAQs, Tutorials, API-Referenzen usw. vorliegen.
Eine gute technische Dokumentation ist mehr als nur ein Leitfaden; sie verbessert das gesamte Benutzererlebnis. Darüber hinaus kann eine gute technische Dokumentation Ihnen helfen, die folgenden Vorteile zu erreichen:
1. Erhöhung der Kundenzufriedenheit und -treue
Indem Sie Ihren Kunden eine ausführliche und vollständige Dokumentation zur Verfügung stellen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Fragen schnell zu beantworten, ohne die Frustration der Kunden zu erhöhen. Dies trägt dazu bei, Ihre Kunden zu binden.
2. Steigern Sie die Produktivität und Leistung Ihrer Mitarbeiter
Durch eine effizientere Erstellung und Organisation der internen Dokumentation können Ihre Mitarbeiter viel schneller und einfacher auf Informationen zugreifen und somit effizienter arbeiten.
3. Verringerung der Supportkosten und des Arbeitsaufwands
Durch die Bereitstellung von Selbstbedienungsdokumentation können Sie Supportanfragen und den Zeitaufwand für deren Beantwortung verringern und so Geld und Ressourcen für Ihr Unternehmen einsparen.
4. Ihr Markenimage und Ihren Ruf verbessern
Durch die Entwicklung einer guten Dokumentation können Sie Ihr Fachwissen, Ihre Professionalität und Ihre Zuverlässigkeit unter Beweis stellen und so Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei Ihren Kunden und Interessenten aufbauen.
Wie Sie sehen, ist eine effektive technische Dokumentationsvorlage für den Erfolg Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung unerlässlich. Aber wie erstellt man sie? Was sind die entscheidenden Aspekte eines technischen Dokuments?
Was sind die 3 Hauptbestandteile eines technischen Dokuments?
Ein technisches Dokument besteht in der Regel aus drei Hauptteilen: Die Einleitung, den Hauptteil und den Schluss. Diese Teile haben unterschiedliche Aufgaben und dienen unterschiedlichen Zwecken, so dass sie in einer solchen Anordnung geschrieben werden sollten.
#1. Einleitung
Einerseits wird der Einführungsprozess als Übertragung von Informationen vom Sender zum Empfänger betrachtet. Sie gibt den Hintergrund, den Kontext und den Zweck des Dokuments an und präsentiert Zahlen, die so ziemlich jede Aufmerksamkeitsspanne da draußen einfangen.
#2. Hauptteil/Inhalt
Der wichtigste Teil eines technischen Dokuments ist der Hauptteil. Er enthält ausführliche Informationen und Anweisungen darüber, wie das Produkt oder System bedient und seine Probleme diagnostiziert werden können.
#3. Schlussfolgerung
Man sagt, dass die Schlussbemerkung den zweiten Teil der Werbung ausmacht; sie ist daher stark und entscheidend, um für immer zu bleiben. Es ist eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Ziele des Dokuments - kurz gesagt, es endet auf der richtigen Note; es gibt dem Leser das Gefühl eines Höhepunkts.
Wie schreibt man ein technisches Dokument?
Das Schreiben eines technischen Dokuments kann verwirrend und einschüchternd wirken, vor allem, wenn Sie nicht daran gewöhnt sind, technische Texte zu verfassen.
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Schritt 1: Planung und Gliederung
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Schritt 2: Ausarbeitung des Inhalts
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Schritt 3: Überarbeitung und Lektorat
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Schritt 4: Veröffentlichen und Weitergeben
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Schritt 5: Aktualisieren und Pflegen
Beispiel für das Verfassen eines einwandfreien technischen Dokuments
Technische Dokumentation bezeichnet das fundierte Wissen und die Daten, die es Ihnen ermöglichen, ein Produkt oder System zu erwerben oder zu benutzen und sogar eventuell aufgetretene Probleme zu beheben. Darunter kann man Benutzerhandbücher, Handbücher, Frage- und Antwortblätter zu den technischen Aspekten eines bestimmten Themas oder Produkts und vieles mehr verstehen. Aber wie schreibt man ein perfektes technisches Dokument? Wenn Sie einen tieferen Einblick erhalten möchten, werfen Sie einen Blick auf diesen Blog. Hier ist ein Beispiel für eine technische Dokumentation:
Wireframe eines idealen technischen Dokuments
- Einleitung
Eine prägnante, aber dennoch überzeugende Einleitung gibt den Ton an, indem sie einen schnellen Überblick über den Zweck und die Funktionalität der API gibt.
- Erste Schritte
Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie die API schnell in Ihre Projekte integrieren können. Sie können die benutzerfreundlichen Planungs- und Gliederungsfunktionen von Docsie nutzen, um einen logischen Informationsfluss zu gewährleisten.
- API-Referenz
Das Herzstück der Dokumentation, der API-Referenzteil, wird mit Docsie sorgfältig organisiert. Sie können die Funktionen der Plattform nutzen, um gut strukturierte Inhalte zu erstellen, die es Ihnen erleichtern, jeden Endpunkt zu finden und zu verstehen.
- Code-Beispiele
Der Markdown-Editor von Docsie vereinfacht das Einfügen von Code-Beispielen und bietet Ihnen praktische Beispiele, die Ihr Verständnis verbessern.
- Fehlersuche und FAQs
Ein spezieller Abschnitt löst häufige Probleme und beantwortet Ihre Fragen. Hier zeigt sich die Fähigkeit von Docsie, FAQs nahtlos in die Dokumentation zu integrieren.
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Als nächstes wollen wir uns mit den Funktionen befassen, die Docsie bietet, um Ihre Bedenken zu zerstreuen.
Wie Docsie Ihnen hilft, technische Dokumentation nahtlos zu erstellen?
Docsie ist eine der besten Wissensdatenbank-Plattformen für Unternehmen, mit der Sie viele Self-Service-Wissensdatenbanken erstellen und starten können. Docsie bietet eine Vielzahl von Eigenschaften, die die technische Dokumentation einfach, effizient und unterhaltsam machen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die Docsie bietet:
#1. Einheitliche Dokumentationserfahrung
Docsie dient als zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Unternehmensdokumentation Bedürfnisse. Egal, ob Sie Dokumentationen für verschiedene Produkte, Versionen, Sprachen oder Zielgruppen erstellen müssen, Docsie deckt Sie ab. Durch die Konsolidierung all Ihrer Dokumente an einem zentralen Ort rationalisiert Docsie Ihre Arbeitsabläufe und reduziert die Abhängigkeit von mehreren Tools und Plattformen. Docsie lässt sich auch in Ihre vorhandenen Tools und Systeme wie GitHub, Slack, Zendesk und andere integrieren, was Ihre Produktivität und Leistung steigert.
#2. Angepasste Dokumentations-Hubs
Mit der technischen Dokumentationssoftware Docsie können Sie maßgeschneiderte Wissensportale, [Dokumentations]-Hubs (https://www.docsie.io/blog/articles/why-is-there-a-need-for-customization-in-documentation/) oder Selbstbedienungsseiten erstellen, die das Design, den Stil und die Sprache Ihrer Marke widerspiegeln. Es gibt verschiedene Vorlagen und Themen, aus denen man auswählen und seine eigene technische Dokumentationsvorlage erstellen kann. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Domain- oder Logo-Fußzeile anzupassen und Sie können sogar jeden beliebigen CSS- oder Javascript-Code eingeben. Die von Docsie angebotenen Hosting-Optionen umfassen Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise, was Ihnen Autonomie und Sicherheit in Bezug auf Ihre Dokumente bietet.
#3. Nahtlose, sichere Kollaboration
Zu den Funktionen von Docsie, die die Zusammenarbeit mit den weltweiten Teams fördern, gehören Benutzerrollen, Zugangskontrollen und ein Chat zum Herunterladen. Sie und Ihre Kollegen können dem Bildungsprogramm durch Gebote auf Ihrem Docsie-Konto beitreten, wo Sie verschiedene Rollen, Funktionen und Berechtigungen festlegen können, wie z. B. Admin-Rechte, die Erlaubnis zu bearbeiten, zu überprüfen oder nur zuzusehen. Es steht Ihnen auch frei, Ihre Dokumente zusammen mit den anderen Mitarbeitern in Echtzeit zu bearbeiten, Kommentare zu hinterlassen, Aufgaben zu vergeben und Änderungen zu verfolgen. Die Produktdokumentationssoftware bietet auch eine sichere und vertrauliche Speicherung für Ihre sensiblen Materialien mit Tools wie JWT Token Authentication, IAM RBAC, SSL Encryption und GDPR Compliance.
Fazit
Technische Dokumentation ist eine wesentliche Fähigkeit für jeden, der komplexe und technische Informationen an seine Benutzer, Mitarbeiter und Kunden weitergeben möchte. Es kann jedoch eine ziemliche Herausforderung sein, eine effektive technische Dokumentation rechtzeitig zu erstellen. Deshalb brauchen Sie Docsie, die führende Wissensdatenbank-Plattform für Unternehmen, die Ihnen hilft, eine Vielzahl von selbstverwalteten Wissensdatenbanken einzurichten und zu veröffentlichen.
Lassen Sie sich von Docsie beim Skizzieren, Erstellen, Schreiben, Überarbeiten und Korrekturlesen helfen und schließen Sie Ihren Dokumentationsprozess reibungslos und einfach ab. Docsie unterstützt Sie auch bei der Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern, bei der maßgeschneiderten Erstellung Ihrer Dokumentation und bei der Überwachung und Verbesserung der Qualität Ihrer Dokumentation.
Sind Sie bereit, mit Docsie zu beginnen? Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und erleben Sie die neue Entwicklung Ihres technischen Dokumentationsprozesses.