Sind Sie für die Ausbildung und Schulung Ihrer Mitarbeiter, Kunden oder neuen Mitarbeiter zuständig? Wenn das der Fall ist, lesen Sie weiter.
Es kann schwierig sein, andere zu informieren und zu schulen. Vor allem, wenn Sie kein gutes Beispiel für eine Vorlage für ein Schulungshandbuch haben, mit dem Sie schnell beginnen können. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie die Produktivität steigern und Ausfallzeiten verringern können, indem Sie mit Docsie eine einfache Vorlage für ein Schulungshandbuch erstellen und diese mit Ihrem Team teilen.
Schritt 1: Erstellen Sie ein Konto bei Docsie (es ist kostenlos).
Docsie ist ein einfaches Tool zur Entwicklung von Schulungshandbüchern, das Unternehmen mit wiederverwendbaren Vorlagen bei der Entwicklung besserer Schulungshandbücher unterstützt. Der Einstieg ist völlig kostenlos, und Sie können Ihr erstes Schulungshandbuch in weniger als 10 Minuten erstellen. Sobald Sie sich angemeldet haben, können wir Ihnen erklären, wie Sie mit Docsie ein Schulungshandbuch erstellen können.
Schritt 2: Erstellen Sie ein Buch, um eine großartige Vorlage für ein Schulungshandbuch zu erstellen.
Docsie basiert auf dem Konzept von Büchern und Regalen, wobei Bücher im Wesentlichen als Schulungshandbücher und Regale als Abteilungen und Wissensdatenbanken dienen.
Nehmen wir an, Sie sind ein vielbeschäftigtes Verkaufsteam, das alle seine Schulungsunterlagen an einem Ort haben muss. Sie können Docsie verwenden, um Ihre Schulungshandbücher mithilfe von Sets zu organisieren und zu kategorisieren. Sie können dann den Rest des Schulungsteams einladen, zusammenzuarbeiten und gemeinsam bessere Schulungshandbücher zu erstellen, sobald Sie bereit sind.
Schritt 3 - Definieren Sie Trainingsanweisungen
In diesem Schritt legen Sie die Schulungskategorien und -wege fest, die Sie erstellen müssen, um Ihre Zielgruppe zu schulen.
Denken Sie daran, dass dieser Leitfaden davon ausgeht, dass Sie bereits wissen, wer Ihre Zielgruppe ist; das Ziel dieses Leitfadens ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie auf einfache Weise Inhalte für Ihr Schulungshandbuch erstellen können.
Nehmen Sie ein Verkaufsteam. Es gibt Anfänger- und Fortgeschrittenenkurse für eine Vielzahl von Positionen, darunter SDRs (Sales Growth Representatives), Account Executives, Customer Success Representatives und so weiter. Die Positionen können je nach Art Ihres Vertriebsunternehmens unterschiedliche Namen und Zuständigkeiten haben, aber sie alle benötigen Schulungshandbücher und eine nachvollziehbare Methode zum Informationsaustausch.
Sobald Sie also Ihre Ausbildungswege festgelegt haben, können Sie damit beginnen, Experten in diesen Positionen zu befragen, um die Inhalte für diese Wege festzulegen. Sie könnten zum Beispiel einen Kundenbetreuer interviewen, um mehr über seine Arbeitsweise zu erfahren.
Sobald Sie deren tägliche Routine, Praktiken und Aufgaben kennen, können Sie ein Prozessdiagramm erstellen, das die Aufgaben dieser spezifischen Stelle detailliert beschreibt und Ihnen ein klares Bild von diesen Verantwortlichkeiten vermittelt.
Anschließend werden Sie diese Aufgaben in umsetzbare Schritte nach Stufe bzw. Dienstgrad unterteilen, was die Erstellung eines Schulungshandbuchs zu einem Kinderspiel macht, da Sie wissen, was und wie Sie ein Handbuch für Ihr spezifisches Team schreiben müssen.
Sobald Sie genügend Informationen gesammelt haben, können Sie diese nutzen, um Ihr Schulungsmaterial mithilfe einer Vorlage für ein Schulungshandbuch zu erstellen.
Schritt 4: Schulungsunterlagen entwickeln
Anhand der Gliederung und des Fahrplans, die Sie in den vorangegangenen Schritten für sich selbst erstellt haben, und mit den von Ihrem Team gesammelten Informationen. Sie beginnen damit, den Prototyp Ihres Schulungs- und Betriebshandbuchs Schritt für Schritt mit Inhalten zu füllen, wobei Sie jede Stufe schrittweise ausbauen, um Ihren Auszubildenden zu helfen, eine angemessene Schulungsgrundlage zu entwickeln.
Verschiedene Artikel können unterschiedliche Schritte in Docsie entwickeln, die in Schulungshandbüchern abgebildet werden. Es gibt viele großartige Werkzeuge, die mit Docsie zusammenarbeiten und Ihnen helfen, auf einfache Weise erstaunliche Handbücher zu erstellen.
Erstaunliche Werkzeuge
Es gibt viele erstaunliche Werkzeuge, die Sie verwenden können, um bei der Erstellung Ihrer Schulungshandbücher den entscheidenden Vorsprung zu gewinnen und Ihnen bei der Entwicklung und dem Ausfüllen der Vorlage für Ihr Schulungshandbuch zu helfen.
Snag-It
Hinweis: Wenn Sie Mac-Benutzer sind, kopieren Sie das Bild und fügen Sie es in Docsie ein, indem Sie die Tasten Umschalt, Befehl und 4 drücken.
Mit Snag-it können Sie ganz einfach ein Foto vom Inhalt Ihrer Seite machen und es mit einem eleganten und einfachen Anmerkungswerkzeug kommentieren.
Camtasia
Mit Camtasia können Sie ganz einfach Anleitungsvideos aufzeichnen, um das Schulungserlebnis zu verbessern und die Effektivität Ihrer Schulungshandbücher zu steigern.
Docsie Guides
Mit einer einfachen Chrome-Erweiterung können Sie Docsie Guides verwenden, um Ihre Schulungshandbücher sowie alle Ihre Schulungsbilder mit Anmerkungen automatisch aufzuzeichnen. Docsie Guides hilft Ihnen auch bei der Erstellung von nicht codierten Führungen, um Verbrauchern oder neuen Schulungsteilnehmern zu zeigen, wie Sie Ihr Produkt verwenden.
Schritt 5 - Veröffentlichen Sie Ihr Schulungshandbuch und teilen Sie es mit Ihrem Team.
Nachdem Sie Ihr Schulungsmaterial in Docsie entwickelt haben, möchten Sie es sicher mit Ihren neuen Auszubildenden und/oder Kunden teilen. Es ist so einfach, wie auf "Veröffentlichen" zu klicken und es auf einer in Docsie eingebetteten Seite auf Ihrer Website erscheinen zu lassen.
Wenn Sie den Zugriff auf Ihr gesamtes Schulungsmaterial einschränken möchten, können Sie dies in Docsie problemlos tun. Sie können auch einem bestimmten Schulungsteilnehmer ein eindeutiges Passwort zuweisen und den Zugang jederzeit widerrufen.
Mit nur einer Zeile Code können Sie Ihr Schulungsmaterial mit Docsie auch direkt in das Intranet Ihres Unternehmens einfügen.
Schritt 6: Sammeln Sie Feedback zu Ihrem Schulungshandbuch und aktualisieren Sie es auf Docsie.
Sobald Sie den Prototyp Ihres Schulungshandbuchs veröffentlicht haben, sind Sie bereit, loszulegen. Vielleicht möchten Sie erfahren, wie Ihre Auszubildenden und/oder Kunden mit Ihrem Schulungshandbuch kommunizieren und ihnen die Möglichkeit geben, Ihnen umsetzbares Feedback zu geben, damit Sie Ihre Arbeit verbessern können.
An dieser Stelle können Sie Vocally (eine Docsie-Erweiterung) einsetzen, um Videoclips von den Schulungserfahrungen Ihrer Auszubildenden zu sammeln, damit Sie besser verstehen, wie sie mit der Vorlage für Ihre Betriebsanleitung umgehen. Sie können den Auszubildenden auch die Möglichkeit geben, ihre Schulungserfahrungen zu kommentieren, die dann im Vocally Manager kategorisiert werden.
Mit dem Vocally Manager, der sich leicht in Ihre Projektüberwachungssoftware integrieren lässt, können Sie dann umsetzbare Aufgaben für sich selbst erstellen, um Ihre Handbücher auf der Grundlage des Nutzerfeedbacks zu aktualisieren und zu verfeinern.
Schritt 7: Pflegen und übersetzen Sie das Material Ihres Schulungshandbuchs.
Sie können jetzt Ihre Vorlagen für Schulungshandbücher direkt in Docsie in mehrere Sprachen übersetzen und sogar mit erfahrenen Übersetzern kommunizieren, die Ihnen bei der Aktualisierung Ihrer Inhalte zu einem vergünstigten Preis helfen können.
Darüber hinaus ist die Erstellung neuer Versionen Ihrer Schulungsunterlagen in Docsie so einfach wie das Anklicken einer Schaltfläche, wenn Ihre Schulungsunterlagen wachsen. Auf diese Weise gehen keine weiteren wertvollen Schulungsunterlagen verloren und Sie haben immer noch einen Bezugspunkt, auf den Sie sich beziehen können.
Schlussgedanken
Docsie kann verwendet werden, wenn Sie es ernst meinen mit der Erstellung von exzellenten Schulungshandbüchern und Vorlagen für Schulungshandbücher. Es wird den Arbeitsablauf Ihres Schulungshandbuchs erheblich vereinfachen und verbessern.
Vorlagen für Betriebsanleitungen spielen eine wichtige Rolle bei der Mitarbeiterschulung, indem sie neue Mitarbeiter über das Unternehmen und seine Verfahren informieren. Die Mitarbeiter reifen heran und lernen neue Technologien, Techniken und Prozesse.
Mitarbeiter, die nicht aktiv lernen oder sich nicht mit den Geräten, Anwendungen, Ausrüstungen oder Maschinen auskennen, die in ihrem Unternehmen verwendet werden, können bei der Arbeit unzufrieden werden.
Dies führt jedoch häufig zu einer hohen Mitarbeiterfluktuation und geringer Arbeitszufriedenheit. Letztendlich erleiden sowohl die Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer Verluste.
Ganz zu schweigen davon, dass es Statistiken gibt, die dies belegen:
Innerhalb eines Jahres kündigen 40 % der Arbeitnehmer mit unzureichender Ausbildung ihren Arbeitsplatz.
Aufgrund mangelnder Entwicklungsmöglichkeiten haben 74 Prozent der Arbeitnehmer das Gefühl, dass sie ihr Potenzial am Arbeitsplatz nicht voll ausschöpfen.
In 72 Prozent der Fälle erwägen die Arbeitnehmer, sich finanziell an der Ausbildung zu beteiligen.
Nach Ansicht von 68 Prozent der Beschäftigten sind Wachstum und Weiterbildung die wichtigsten Ziele des Unternehmens.
Nur 13 % der Arbeitnehmer weltweit sind engagiert.
Die Unzufriedenheit der Mitarbeiter kostet die Wirtschaft jedes Jahr mehr als 500 Milliarden Dollar.
Andererseits sind die Zahlen endlos. Das Problem ist real. Die Mitarbeiter wollen sich weiterentwickeln und ihre Fähigkeiten verbessern, sowohl im Rahmen traditioneller Schulungen als auch durch Entwicklungsmöglichkeiten.
Eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, mit dieser dringend benötigten Methode zu beginnen, ist die Erstellung eines fantastischen Unternehmensleitfadens oder Schulungshandbuchs.
Wir müssen auf den Punkt kommen und herausfinden, was die wichtigsten Aspekte eines fantastischen Schulungshandbuchs sind und wie man ein Handbuch schreibt.
Im Jahr 2017 wurden laut ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States) 45 Prozent der Lernstunden in einem typischen Unternehmen durch Online- oder sogar E-Learning-Methoden erstellt. Im Vergleich zu 2015 ist das ein Anstieg um 42 Prozent.
Die Fähigkeit, eine Vorlage für eine Betriebsanleitung zu entwickeln, ist eine natürliche Fähigkeit, die für die Kontinuität und das Wachstum eines Unternehmens notwendig ist.