Ihr Produkt auf den Markt zu bringen, bedeutet einen immensen Aufwand, nicht nur für Sie, sondern auch für Ihr Team. Sie müssen hin und her gehen, mit verschiedenen Interessengruppen zusammenarbeiten, sich um alle Anforderungen kümmern und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Produktmanager, Back-End- und Front-End-Entwickler und andere Mitglieder des technischen Teams setzen sich zusammen, um ein Brainstorming durchzuführen, bevor neue Versionen auf den Markt gebracht werden. Um diesen Prozess zu durchlaufen, müssen mehrere Dokumente erstellt werden. Wie hektisch ist das für Ihr Team?
In Zeiten wie diesen ist eine Plattform, die die Anpassung von Inhalten, Flexibilität und Wissensmanagementfunktionen bietet, eine Notwendigkeit. Sie erhalten den Schutz, den Sie beim Planen, Verfolgen, Kommunizieren und Bewerten Ihres Projekts benötigen.
Warum ist eine Anpassung der Dokumentation notwendig?
Jedes Projekt hat seine eigene Größe und Bedeutung. Die Größe, die Komplexität, der Umfang und die Risiken eines Projekts entscheiden darüber, wie Sie die Anpassung der Dokumentation vornehmen müssen. Die Pflege einer Wissensdatenbank und die Anpassung der Projektanforderungen mit Hilfe von Tools zur Inhaltsanpassung spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Zeit zu sparen, Verwirrung zu vermeiden und Ihr Team besser auszurichten.
Aber woher wissen Sie, ob Sie ein Anpassungswerkzeug für einen besseren Projektablauf benötigen? Müssen Sie eine bestimmte Reihe von Verfahren durchlaufen? Lesen Sie den nächsten Abschnitt, um zu verstehen, wie Sie Ihren Bedarf an Projektdokumentation einschätzen können.
Wie kann man den Bedarf an Projektdokumentation ermitteln?
Die goldene Regel im Geschäftsleben lautet, dass man sich auf nichts einlassen sollte, ohne die Vor- und Nachteile der eigenen Entscheidung abzuwägen. Aber lassen Sie uns die Notwendigkeit der Anpassung von Inhalten von dieser goldenen Regel fernhalten.
Um den Bedarf an Tools zur Projektanpassung zu ermitteln, müssen Sie die Ziele, Anforderungen und Erwartungen an Ihre Projektdokumentation aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Um sich Klarheit zu verschaffen, müssen Sie Fragen zu folgenden Punkten stellen:
den Umfang der Projektdokumentation
Zielgruppen und Benutzer
Verwendung des Produkts
Produktbezogene Normen und Richtlinien
Wenn Sie sich diese Fragen stellen, erhalten Sie ein klares Bild davon, welche Plattform Sie wählen sollten und auf welche Funktionen Sie bei der Planung der Einführung von Dokumentationswerkzeugen achten müssen.
Wie kann man die beste Lösung für ein Tool zur Anpassung von Inhalten finden?
Im letzten von M-File on Intelligent Information Management veröffentlichten Bericht wurde festgestellt, dass ein ineffizientes Tool zur Anpassung von Inhalten zu Problemen im Arbeitsablauf führen kann. 65 % der Befragten gaben an, dass sie bei der Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten auf Probleme stoßen, wenn kein geeignetes Tool für die Wissensdatenbank und die Anpassung von Inhalten vorhanden ist.
Daher ist es umso wichtiger, das richtige Tool zu finden. Aber wie finden Sie die perfekte Lösung? Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Suche nach Tools für die Anpassung der Dokumentation beachten sollten.
Identifizieren Sie eine geeignete Arbeitsweise
Für die Unternehmensdokumentation gibt es zwei Betriebsarten: ein unternehmenseigenes Dokumentenmanagementsystem und ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem. Mit einem Vor-Ort-DMS können Unternehmen von ihrem eigenen Server aus auf die Daten zugreifen, aber um dieses Tool zu nutzen, müssen Sie auf dem Gelände des Unternehmens anwesend sein. Cloud-basierte DMS-Tools hingegen bieten den Mitarbeitern an entfernten Standorten mehr Flexibilität, da sie von überall aus auf die Daten zugreifen können.
Berücksichtigen Sie den Kostenfaktor
Die Kosten sind hier ein entscheidender Faktor. Wenn Sie sich für ein DMS vor Ort entscheiden, müssen Sie mit hohen Vorlaufkosten rechnen, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern. Wenn Sie sich jedoch für ein cloudbasiertes System entscheiden, können Sie davon ausgehen, dass die gesamte Einrichtung nur halb so viel kostet wie bei einem DMS vor Ort.
Achten Sie auf die Datensicherheit
Datensicherheit ist eine Selbstverständlichkeit. Ihre Dokumente müssen hacksicher sein, ohne dass Sie es überhaupt wollen. Bei einem DMS vor Ort haben Sie mehr Kontrolle über die Sicherheit, während bei einem cloudbasierten DMS die Verantwortung für die Sicherheit auf den Schultern Ihres Dienstleisters liegt.
Option zur Sicherung von Dateien
Bei einem Vor-Ort-DMS müssen die Dateien häufig gesichert werden, da es keine automatische Sicherungsoption gibt. Daher ist das Risiko eines Datenverlusts höher. Bei einem Cloud-basierten System erfolgt die Datensicherung von selbst. Sie müssen sich also keine Sorgen über Datenverluste im Falle unglücklicher Ereignisse machen.
5 Merkmale, auf die Sie bei einer Dokumentations-Software achten sollten
Die Schaffung eines Raums für die Zusammenarbeit im Team wird einfach, wenn Sie die richtigen Werkzeuge zur Hand haben. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl der richtigen Dokumentationstools für Ihr Unternehmen achten sollten.
1. Gemeinsame Nutzung von Dokumenten
Wenn Sie mit mehreren Beteiligten arbeiten, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Eine Möglichkeit, alle Beteiligten in ein Projekt einzubinden, besteht darin, ihre Meinungen einzuholen und das Produkt entsprechend den erhaltenen wertvollen Beiträgen zu ändern. Eine Plattform zur Verwaltung von Dokumentationsinhalten sollte die Flexibilität bieten, Daten intern mit Kunden und Interessengruppen zu teilen.
2. Sicherheit
Bei der Auswahl einer für Ihr Unternehmen geeigneten Dokumentationssoftware sollte die Sicherheit an erster Stelle stehen. Die von Ihnen gewählte Software sollte über die neuesten Sicherheitstools und -software verfügen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten haben.
3. Bearbeitungsmöglichkeiten
Die Suche nach dem richtigen Dokument sollte für Ihr Team nicht zu einem Problem werden. 83 % der Mitarbeiter verlieren ihre kostbare Zeit mit der erneuten Erstellung bereits vorhandener Dokumente. Daher sollte das DMS die Möglichkeit bieten, die aktualisierte Version des Dokuments zuerst anzuzeigen. Außerdem müssen die Personen, die Zugang zur Bearbeitung des Dokuments haben, in der Lage sein, direkt Änderungen daran vorzunehmen.
4. Klassifizierung der Dokumente
Fehler bei der Klassifizierung und Beschriftung von Dokumenten erschweren es den Mitarbeitern, das richtige Dokument rechtzeitig zu finden. Ein gutes DMS muss die Möglichkeit bieten, automatisch Metadaten für Dokumente zu erstellen, sobald diese vom Team vorbereitet wurden. Dadurch wird das Team von der Verantwortung befreit, Namen für die Dateien zu erstellen, was manuelle Fehler reduziert und Zeit spart.
5. Schlüsselwort-Suche
Die richtige Dokumentationssoftware sollte dem Team die Möglichkeit geben, mit Hilfe von Schlüsselwörtern nach relevanten Dokumenten zu suchen. Sie sollte relevante Ergebnisse auf dem Bildschirm anzeigen, um die Suche nach Dokumenten zu beschleunigen.
Ein Dokumentationsprogramm mit diesen fünf unglaublichen Funktionen bietet Flexibilität auf der Plattform und hilft Ihrem Team, Zeit beim Auffinden und Bearbeiten der richtigen Dokumente zu sparen. Diese Funktionen helfen Ihrem Unternehmen auch, die Planung, Zusammenarbeit, Bewertung und das Wissensmanagement bei der Bearbeitung verschiedener Projekte zu verbessern.
Mit Docsie die richtige Wahl treffen
Die richtige Wahl treffen mit Docsie (https://cdn.docsie.io/workspace_PfNzfGj3YfKKtTO4T/doc_QiqgSuNoJpspcExF3/file_A4yhftSs6UNyKmj7S/image1.png)
Docsie bietet eine unternehmensweite Dokumentationsfunktion, die Ihrem Team die Zusammenarbeit erleichtert, ohne viel Zeit zu verschwenden. Es ist eine Lösung aus einer Hand, die Ihre Abhängigkeit von mehreren Tools verringert. Docsie wurde für alle Anforderungen der Unternehmensdokumentation maßgeschneidert und verfügt über unglaubliche Funktionen, die im Folgenden aufgeführt sind.
Unternehmenstaugliche Dokumentation
Wenn Sie nicht von einer Plattform zur anderen wechseln müssen, können Sie sich besser auf die Erledigung Ihrer Aufgaben konzentrieren. Die zentralisierte Plattform vereinfacht die Dokumentationsabläufe für das Team und hilft ihm, seine Effizienz zu steigern. Sie können Ihre vorhandenen Dokumente und Wissensdatenbanken importieren, das Wissensmanagement angleichen und ohne großen Aufwand ein benutzerdefiniertes Portal erstellen. Das außergewöhnliche Kundenservice-Team von Docsie stellt sicher, dass Sie unsere grundlegenden und erweiterten Funktionen vollständig verstehen, bevor Sie fortfahren.
|CTA: Aktualisieren Sie Ihre Dokumentenanpassung mit Docsie| |-|### Nahtlose Zusammenarbeit mit einer globalen Belegschaft
Mit den neuen Benutzerrollen und der Zugriffskontrolle können Sie mit Ihren externen Mitarbeitern, Auftragnehmern, Freiberuflern und Spezialisten zusammenarbeiten. Mit dieser Docsie-Funktion können Sie ganz einfach steuern, wer die Dokumente anzeigen, bearbeiten und veröffentlichen darf. Falls Sie Änderungen vorschlagen möchten, können Sie diese mit unserer integrierten Chat-Funktion kommentieren oder den Teammitgliedern Aufgaben und Fälligkeitsdaten zuweisen.
Interaktive Wissensportale
Um eine kluge Entscheidung zu treffen, ist es wichtig, andere über die Besonderheiten Ihres Produkts zu informieren. Mit Docsie können Sie interaktive Wissensportale, Hilfeseiten, FAQs, Wissensdatenbanken und Selbstbedienungsseiten erstellen, um die richtigen Informationen bereitzustellen. Sie können die Vorteile der Wissensdatenbankanpassung nutzen, um Inhalte zu veröffentlichen, die sich auf die Rollen und die Dynamik Ihrer Kunden beziehen.
Benutzerdefinierte Dokumentations-Hubs
Sie können wählen, wie Sie Ihre Dokumentations-Hubs hosten möchten. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, zwischen einer öffentlichen oder privaten Cloud und einem DMS vor Ort zu wählen. Mit den maßgeschneiderten Dokumentations-Hubs können Sie mühelos Wissensmanagement und Datentransfer durchführen und High-End-Sicherheit aktivieren.
Einblicke und Rückmeldungen
Sie können sehen, wie das Projekt durchgeführt wird, den Fortschrittsstatus und die Zusammenarbeit im Team mit verwertbaren Einblicken und Rückmeldungen. Mit Docsie ist es einfacher geworden, Änderungen an den Dokumenten vorzunehmen und die besten Eingaben zu machen, da die Dokumentation individuell angepasst werden kann.
Maßgeschneiderte Funktionen sorgen dafür, dass der Dokumentationsbedarf einer Organisation rechtzeitig gelöst wird und die Effizienz des Teams steigt. Das Wissensmanagement, die Personalisierung von Inhalten und die Feedback-Funktionen von Docsie sorgen dafür, dass Sie bei der Verwaltung mehrerer Projekte das beste Ergebnis erzielen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Docsie hilft Ihnen, Ihre sensiblen Dokumente und das gesamte Wissensportal mit verschlüsselten Passwörtern zu schützen
Docsie bietet sowohl ein Cloud-basiertes als auch ein Vor-Ort-Dokumentenmanagement-System, um Ihre wichtigen Dateien sicher zu speichern
Docsie ermöglicht Ihnen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Freiberuflern und Auftragnehmern, indem Sie temporäre Passwörter hinzufügen können
Docsie bietet Ihnen volle Anpassungsunterstützung für Ihr Wissensportal, Ihre Wissensdatenbank und Ihre Hilfeseiten
Schlussfolgerung
Wenn Sie mit mehreren Beteiligten an verschiedenen Projekten arbeiten, benötigen Sie ein Tool, das die Zusammenarbeit erleichtert, beim Wissensmanagement hilft, die Dokumentation anpassbar macht, die Arbeitsabläufe vereinfacht und erstklassige Sicherheitsfunktionen bietet, um Ihr Projekt zu optimieren. Eine Plattform, die die Bearbeitung, Freigabe und Klassifizierung von Dokumenten erleichtert, macht es Ihren Produktmanagern, Freiberuflern und technischen Teams leichter, umfassend und ohne Hindernisse zusammenzuarbeiten. Docsie ist der One-Stop-Shop, den Sie brauchen, um alle Dokumente auf einer zentralen Plattform zu speichern und so Zeit zu sparen und die Arbeitsabläufe für Ihre Teams zu vereinfachen. Setzen Sie sich mit unserem Team in Verbindung, um eine intelligente Dokumentationsplattform für Unternehmen einzuführen.
Häufig gestellte Fragen
1. Kann ein Freiberufler oder Auftragnehmer mit Docsie mit internen Teams zusammenarbeiten?
Freiberufler und externe Auftragnehmer können mit Docsie problemlos mit den internen Teams zusammenarbeiten. Produktmanager, Redakteure, Freiberufler und Softwareentwickler können die Dokumente nach Bedarf bearbeiten. Um Änderungen an den Dateien vornehmen zu können, ist jedoch ein entsprechender Zugriff erforderlich.
2. Welche Sicherheitsfunktionen stehen bei Docsie zur Verfügung, um Dokumente mit hoher Priorität zu schützen?
Sie erhalten JWT-Token-Authentifizierung, IAM RBAC und Passwortschutz, um sensible Daten zu speichern.
3. Bietet Docsie benutzerdefinierte Portale?
Sie erhalten ein benutzerdefiniertes Portal mit SSL-Verschlüsselung, um Ihre Dokumente noch sicherer zu machen.