La comunicación escrita es, sin duda, un método más cohesivo de intercambiar información sobre un producto de software con el que todos los miembros del equipo deberían estar familiarizados. Esta es la razón por la que los jefes de producto dedican una parte importante de su tiempo a actualizar la documentación de cualquier trabajo relacionado con el software.
Entender que producir documentación variada para numerosos procedimientos ayuda a mantener estructurado todo el proceso de desarrollo, evitando dificultades imprevistas causadas por errores de comunicación, es algo ampliamente aceptado en todas las industrias.
Echemos un vistazo a algunas de las ventajas de la documentación para los gestores de productos, a fin de comprender mejor su importancia real.
¿Cuál es la importancia de la documentación para los jefes de producto?
Desarrollar una visión precisa del producto
La documentación ayuda a los jefes de producto a identificar las respuestas a todos los "porqués" que surgen en las iniciativas que giran en torno al producto o servicio principal. Ponerlo todo por escrito ayuda a los jefes de producto a tomar decisiones críticas y a recibir respuestas a preguntas como para quién se crea el producto y por qué es necesario desarrollar la aplicación o el producto desde el principio. Así se evita cualquier posibilidad de malentendidos o errores garrafales.
Una ayuda importante en el proceso de planificación
No puedes simplemente asumir que tu producto es la mejor respuesta al problema periférico; tienes que tener una estrategia para que sea la mejor solución. Ahora bien, antes que nada, la preparación es esencial. Al documentar de forma clara y concisa su visión mediante la creación de historias, sprints y objetivos, los responsables permiten que todo el equipo de desarrollo produzca un software alineado con las demandas de los consumidores a los que sirven.
Apoya la ejecución a tiempo
Si los planes no se llevan a cabo a tiempo y de la forma adecuada, pierden su eficacia. Para transformar un concepto de aplicación en una aplicación auténtica y que funcione bien, un gestor de producto emplea la documentación y la comunicación escrita con diseñadores, desarrolladores y otras partes interesadas para empujarlos en la dirección correcta y ejecutar los planes bien articulados que se han desarrollado.
Los equipos son responsables
Al mantener una documentación completa de todo el trabajo asociado a un producto determinado, los jefes de producto pueden acceder a una gran cantidad de información sobre lo que hacen los miembros del equipo y hacerles responsables de su parte de las tareas. Mantener registros detallados de todo ayuda a que las cosas sean sencillas y directas.
Se satisfacen las necesidades de los clientes
Los jefes de producto pueden acceder fácilmente a las funciones que deben incluirse en la aplicación y a las tareas que debe cumplir cada una de ellas documentándolo todo, desde el concepto de la aplicación hasta la fase de planificación. Más adelante, podrán comunicar esta evaluación al equipo de forma precisa y comprensible, garantizando que el producto final sea exactamente lo que los consumidores desean.
La creación de documentación es un aspecto clave de la gestión de productos. La siguiente es una lista de 10 documentaciones clave con las que trabajan los jefes de producto para maximizar la productividad de su equipo y sus proyectos.
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Documentación relativa al análisis de la competencia
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Documentación relativa a la estrategia y visión del producto
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Documentación de los requisitos del producto (PRD)
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OKRs, indicadores clave de rendimiento y métricas de éxito
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Documentación de hojas de ruta
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Documentación relativa a diseños y prototipos
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Documentación que describa el recorrido del usuario y sus historias
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Documentación que describa las notas de publicación y el alcance
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Guías internas y preguntas frecuentes
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Guías de usuario y documentación de productos para el cliente
Documentación relativa al análisis de la competencia
La realización de análisis de la competencia es una parte importante de la investigación de mercado que le permite investigar la ventaja competitiva de su producto frente a la competencia que fabrica el mismo producto o uno similar.
El análisis competitivo incluye la investigación de los bienes y servicios que ofrecen los rivales, así como su cuota de mercado y sus puntos fuertes y débiles. La documentación del análisis competitivo, que incluye todos los factores mencionados, se crea y se envía a todo el equipo de desarrollo para su revisión. Un jefe de producto sólo tomará una decisión final sobre el diseño de su aplicación o producto después de haber realizado una investigación exhaustiva de la competencia.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo aparecería el cuadro de un competidor en la documentación de análisis de la competencia:
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El nombre de la empresa se denomina competidor.
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La dirección del sitio web del competidor.
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El número de usuarios, que es (para estimar la eficacia de sus productos y servicios)
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El tiempo que lleva el rival en el mercado
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Las especificidades y áreas de especialización de los competidores
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El coste de un servicio o producto
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Notas sobre diversos temas
Dado que los jefes de producto realizan distintos tipos de análisis, el contenido del documento puede variar drásticamente de uno a otro. El análisis de las capacidades, el análisis del panorama competitivo, el análisis de la diferenciación competitiva, el análisis de la escala de imitabilidad y el análisis de la propuesta de valor son algunos de los tipos más conocidos.
Documentación que esboza la estrategia y la visión del producto
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Cuando se trata de la visión del producto, es algo que crea una imagen del futuro del producto que estamos intentando desarrollar. En forma de guión gráfico, narración o prototipo, pretende atraer a equipos, inversores y socios para que inviertan en el producto y lo apoyen de alguna manera.
Lo que define la estrategia de producto es la secuencia de bienes que se pretende generar hasta llegar al producto final.
Una de las habilidades más importantes de los gestores de producto eficaces es la capacidad de desarrollar una visión del producto, pero esto es sólo el principio. También deben elaborar una estrategia de producto atractiva para transmitir al público un punto de vista claro sobre el producto. Tanto la visión como la estrategia del producto deben tener un objetivo claro para que tengan éxito. En consecuencia, se preparan documentaciones para recoger toda la información relacionada con la determinación de cuál será el producto final y cómo llevar un concepto a la realidad. La mayoría de las veces, estos materiales se comparten con las partes interesadas para recabar sus comentarios y opiniones.
Documentación de Requisitos del Producto (PRD)
La documentación de requisitos del producto es una documentación "todo en uno" que reúne los múltiples aspectos de una aplicación en un único lugar. La documentación de especificaciones es el tipo de documento más popular, y proporcionan una descripción de las características de las aplicaciones, entre otras cosas. También se conocen como documentos de especificaciones.
Es posible que cada PRD sea diferente de los demás. Estas documentaciones exponen los enunciados de los problemas de la investigación, las métricas de éxito, la lista de características del MVP, los detalles técnicos de implementación, etc. del proyecto de investigación.
Los documentos de requisitos del producto (PRD) incluyen cada paso de la imagen completa del producto, así como la decisión sobre si incluir o eliminar características concretas, e indican cualquier posible dificultad. Los jefes de producto pueden utilizar este documento para visualizar la cantidad de tiempo necesaria para los procesos de desarrollo del proyecto, comprender la cantidad de dinero necesaria para los procesos de desarrollo del proyecto y establecer un entendimiento mutuamente completo entre los clientes y el equipo de desarrollo.
He expuesto la importancia de los PRD en otro artículo. Para saber más, haga clic aquí.
Documentación sobre objetivos y resultados clave, indicadores clave de rendimiento y métricas de éxito
Objetivo y Resultados Clave ies un mecanismo utilizado por los gestores de productos para determinar los objetivos de un proceso de desarrollo de productos y, a continuación, acceder a los resultados de ese proceso a medida que continúa. El objetivo dirige al equipo hacia las metas, mientras que los resultados indican si las metas se han alcanzado o no. A lo largo del proceso se plantean y responden dos preguntas: "¿Hacia dónde quiere ir?" y "¿Ha llegado o no ha llegado?" a una meta específica u objetivo de producto.
Sin embargo, un indicador clave de rendimiento, o KPI para abreviar, mide el éxito general de un proceso de desarrollo en su fase actual de desarrollo. El valor del ciclo de vida del cliente y la tasa de conversión de prueba a cliente en ventas, el tráfico web y la tasa de conversión en marketing, por citar algunos ejemplos de indicadores clave de rendimiento (KPI). Todos estos objetivos, así como los resultados obtenidos a lo largo del proceso, se detallan en la documentación correspondiente.
Documentación de hojas de ruta
Las hojas de ruta son una de las documentaciones más importantes que deben formular los jefes de producto. Una hoja de ruta sirve para comunicar al equipo la importancia del producto.
Un gestor de producto crea un ciclo de vida del producto que describe qué hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y cómo se llevará a cabo todo el proceso. Una hoja de ruta es un documento que contiene una lista de todas las iniciativas que se han emprendido para construir eficazmente un software o cualquier otro producto. Es una ruta que los jefes de producto han trazado y que todo el equipo sigue. Estos pueden prepararse en Docsie para presentarlos a sus empleados con presentaciones de PowerPoint incrustadas dentro de la documentación creada por Google Slides. Docsie permite la integración con Google Slides a través de nuestras capacidades de integración. Para obtener más información sobre las capacidades de integración de Docsie haz clic aquí.
Documentación relativa a diseños y prototipos
Crear algo desde cero sin un plano es bastante difícil. Esto también es cierto en el caso del diseño de productos. Aunque el concepto básico es importante, durante el proceso de desarrollo pueden producirse cientos de variantes. Por eso, los jefes de producto deben mantener un documento que recoja todas las modificaciones y revisiones que se hayan hecho en el diseño del producto.
En lo que respecta a la creación de prototipos de productos, los jefes de producto tienen una experiencia muy diferente a la de los ingenieros o diseñadores. Los jefes de producto marcan la pauta en la creación de prototipos fijando objetivos claros y estableciendo una hoja de ruta que el equipo debe seguir.
Si te preguntas por qué un gestor de producto necesitaría elaborar la documentación de un prototipo de aplicación, ten en cuenta las siguientes ventajas de hacerlo:
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Se elimina por completo la posibilidad de malentendidos.
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Las iteraciones se completan rápidamente.
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En las primeras fases del proceso, es importante justificar los conceptos.
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Mejora de la calidad de los comentarios técnicos
Por este motivo y por más prototipos, la documentación es esencial.
Documentación que describa el viaje del usuario y las historias.
En el desarrollo de cualquier aplicación o plataforma, las historias de usuario y los mapas del viaje del cliente son dos herramientas fundamentales que deben utilizarse conjuntamente. Los gestores de productos elaboran y mantienen la documentación de estos dos puestos para asegurarse de que cada detalle queda registrado y se mantiene a buen recaudo.
Al crear un documento sobre la narrativa del usuario, es importante pensar en las muchas razones por las que un usuario querría utilizar un determinado producto. Los gestores de productos registran todos los desencadenantes imaginables que podrían llevar a un usuario a interactuar con una función de la plataforma, incluidos los errores y las solicitudes de funciones. En este caso, el recorrido del usuario podría considerarse a un nivel microscópico.
En cambio, el recorrido del usuario es un documento que traza la experiencia completa del usuario, desde el punto de compra o descarga hasta el punto de uso de las funciones del producto. Esto ayuda a los jefes de producto a explicar mejor el producto a su equipo y a otras partes interesadas (partes interesadas, por ejemplo), así como a establecer su confianza en el propio producto. Además, esta información puede utilizarse como recurso de marketing para campañas publicitarias o para explicar el caso de uso de un producto a clientes potenciales.
Documentación que describe las notas de la versión y su alcance
Las Notas de lanzamiento, como su nombre indica, son las documentaciones que se envían junto con el lanzamiento de nuevas plataformas o productos SaaS. Con el fin de notificar a los usuarios las nuevas normas, identificar los problemas que se han resuelto y comercializar la aplicación una vez finalizada la actualización, los gestores de productos elaboran esta documentación. Como los productos SaaS difieren mucho entre sí, no hay dos documentaciones exactamente iguales.
En algunos círculos, las notas de alcance se denominan a veces documentos de alcance del trabajo. Los gestores utilizan esta herramienta para definir la amplitud de las características que contiene una aplicación o una pieza de software. Qué permitirán esas características, etc.
Guías internas y preguntas frecuentes
Es necesario elaborar FAQs internas confidenciales para las partes interesadas con el fin de mantenerlas informadas a lo largo de todo el proceso de desarrollo del producto. La forma de redactar estas FAQ es realmente sencilla. En esta carpeta se pueden encontrar los wireframes de un producto con un fuerte componente de experiencia de usuario, o un enlace a la documentación de los wireframes de división.
Toda la información sobre cómo funcionan las cosas en el proceso de desarrollo se incluye dentro de estos manuales internos. Además de garantizar que los datos se registran de forma que permitan un traspaso fluido entre los miembros, también sirven de referencia para los trabajos de cara al exterior, como ventas, marketing, atención al cliente y otros puestos similares para ayudar a los clientes.
Guías de usuario y documentación de productos de cara al cliente
Para los no iniciados, la guía de cara al cliente es un documento de manual de usuario en el sentido tradicional. Es responsabilidad de los gestores de producto preparar esta documentación, que proporcionará instrucciones sobre cómo utilizar el producto SaaS recién creado.
Los usuarios pueden encontrarse en un estado de confusión sobre cómo utilizar el producto si esto no se hace, al menos en las etapas iniciales, hasta que descubran el flujo por sí mismos. En consecuencia, debería ser bastante obvio por qué este documento es tan importante que es una de las documentaciones más utilizadas o desarrolladas por los jefes de producto del sector.
Haga clic aquí para saber cómo Docsie puede ayudarle a crear su primera guía/manual de usuario
Conclusiones:
En pocas palabras, las documentaciones siguientes son los diez documentos principales en los que confían los gestores de productos competentes para garantizar que se sigue un proceso de gestión de productos eficiente.
Gracias a estas documentaciones, es imposible que se produzcan malentendidos o disputas, ya que han separado la información sobre las funciones en varios documentos. Así se consigue un proceso de desarrollo altamente estructurado y sin fisuras que ha sido meticulosamente documentado en cada etapa.
¿Cómo puede ayudar Docsie a crear toda esta documentación?
Docsie es una plataforma robusta que es la mejor amiga de los jefes de producto cuando se trata de documentación. Docsie se especializa en la creación, gestión y publicación de documentación que puede traducirse a varios idiomas con un sofisticado sistema de versiones, un editor fácil de usar y varias otras características sorprendentes que ayudan a los gestores de productos a crear documentación en línea sólida y dinámica.