¿Tienes una empresa en 2022? ¿Cuál es su activo más preciado? La información es uno de los activos más útiles para dirigir una empresa. Los propietarios y accionistas de las empresas confían en los datos para tomar decisiones empresariales prudentes.
El departamento de marketing se basa en la información para evaluar el potencial de éxito de un producto. Los responsables de marketing también utilizan la misma información para llegar a sus destinatarios. Y lo que es más importante, usted necesita toda la información de su empresa en un solo lugar para elaborar documentos de operaciones y transacciones.
En ese caso, querrá una plataforma de documentación innovadora que garantice la seguridad de la información y el acceso múltiple para la colaboración de los empleados. Puede aprovechar un sistema fiable como Docsie para gestionar la documentación interna de su software.
Siga leyendo mientras exploramos las 5 ventajas clave de utilizar una plataforma de documentación para mantener la documentación de software en su empresa.
- Seguridad mejorada.
Como empresa en línea, su principal preocupación debe ser la seguridad de su información y los datos de los clientes. La seguridad es un gran reto con el que muchas organizaciones tienen que lidiar, especialmente durante la pandemia en la que la ciberinseguridad va en aumento. Puede ser incluso peor si se confía en la documentación manual, ya que es fácilmente accesible para cualquiera. La información sensible puede caer en manos de la persona equivocada, que puede acabar filtrándola a la competencia.
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Disponer de una plataforma de documentación sólida para mantener tus documentos de software garantiza una seguridad a toda prueba. Las plataformas de documentación de software tienen un rastro digital, y puedes rastrear fácilmente los accesos no autorizados. Tanto si el acceso se produce desde dentro como desde fuera, puede recuperar la información del editor, incluida la hora de acceso. Así, podrá saber rápidamente si se trata de un ataque externo o simplemente de un empleado deshonesto.
Y lo que es más importante, puede regular las personas que pueden acceder a determinados documentos en función de su cargo y autorización. Eso facilita la gestión de los empleados en sus respectivos departamentos.
- Flujo de trabajo mejorado y automatizado.
Todas las empresas redactan y recopilan diversos documentos de forma rutinaria. A final de mes, cuando llega el momento de conciliar el trabajo del periodo, todos los departamentos necesitan copias de los documentos. Puede ser todo un reto volver a crear copias sin perder tiempo ni recursos.
Además, el ser humano se cansa de hacer tareas repetitivas durante mucho tiempo. Además de perder tiempo, es probable que acabes con archivos desorganizados.
Una plataforma de documentación de software fiable garantiza unas líneas de comunicación impecables tanto con los departamentos internos como con los externos. Puede clasificar fácilmente los documentos a medida que los genera. De este modo, se agilizan y racionalizan los procesos empresariales para ahorrar en costes de funcionamiento. Esto también puede evitar que pierda ingresos debido a la insuficiencia de datos.
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- **Copia de seguridad y recuperación mejoradas
Lo último que quieres para tu negocio es perder datos. Será como una nueva puesta en marcha porque tendrás que crear una nueva base de datos de clientes. También puede perder su fortuna si información vital como los datos bancarios caen en manos de los malos.
Sin olvidar que no experimentará un entorno competitivo favorable si pierde todos los datos que construyeron su negocio desde cero. Difícilmente volverá a ser la misma, sobre todo si la empresa tiene más de una década.
Una plataforma de documentación de software innovadora mejora su proceso de copia de seguridad y recuperación. Si pierdes todos los datos, por ejemplo por un contratiempo técnico interno, podrás recuperarlos en menos de una hora. La plataforma también ayuda si su sistema de copia de seguridad principal se ve comprometido. Podrás restaurar fácilmente los datos sin tener que pagar ningún rescate.
- **Recuperación más sencilla
El consumidor online medio esperará que tu marca resuelva su incidencia en unas tres horas durante los días laborables. De lo contrario, recibirá quejas por todos los mensajes de la marca en las redes sociales. Lo último que quiere es perder clientes habituales y ahuyentar a clientes potenciales. Además, también querrá reducir al máximo los costes de atención al cliente para obtener mejores márgenes de beneficio.
Adquirir una plataforma avanzada plataforma de documentación de software significa que puede recuperar archivos fácilmente en cuestión de segundos. Puede aprovechar las sugerencias de recuperación, como la búsqueda por palabra, frase o credenciales del cliente. En el caso de los archivos empresariales de mayor tamaño, puedes ordenarlos por índice para facilitar la referencia numérica.
- **Control de versiones
Las empresas manejan varios tipos de documentos, tanto confidenciales como públicos. Algunos documentos sólo requieren la entrada de un departamento específico, pero aún así, otros trabajadores pueden necesitar acceso.
Por ejemplo, algunos documentos financieros, como los informes trimestrales y anuales, sólo deben ser introducidos por el departamento de contabilidad. Aun así, los empleados y accionistas también necesitan acceder a ellos para ver el crecimiento de la empresa y si su compromiso está dando sus frutos.
Las plataformas modernas de documentación de software permiten compartir archivos en distintas versiones. Por ejemplo, una versión de "sólo lectura" bastaría para los documentos contables confidenciales. También puedes automatizar el proceso de compartir esos documentos personalizados.
**Conclusión
Automatizar la gestión de documentos mediante software avanzado es inevitable para el éxito de su empresa. Además de reducir los costes operativos, garantiza la existencia perpetua de la empresa. Disfrutará de procesos fiables de copia de seguridad y recuperación de datos. Póngase en contacto con plataformas de documentación de software de confianza como Docsie para saber lo que se ha estado perdiendo en las prácticas empresariales modernas.