Supongamos que usted es el administrador de una solución de soporte de atención al cliente. Dispone de un equipo experto, pero todos sus esfuerzos se ven frustrados por la falta de un software empresarial completo. Definitivamente no es una tarea fácil, pero primero necesitas tener claro cuáles son tus objetivos para proporcionar experiencias de contenido superiores a tus equipos y clientes.
**¿Con qué necesita ayuda? ¿Diseño? ¿En la publicación? ¿En el mantenimiento de la documentación?
¡Deshazte de todas tus preocupaciones y presenta HAT a los miembros de tu equipo! Utilice HAT y prepárese para perfeccionar sus contenidos con potentes funciones que mejoran la colaboración entre equipos y crean los documentos tecnológicos más eficaces. Además, simplifica los contenidos técnicos de tal forma que la mayoría de los equipos los prefieren a herramientas como los documentos de MS Word o el simple HTML.
Con la ayuda de Help Authoring Tools, las empresas pueden producir y mantener sin esfuerzo documentación con descripción detallada y eso también, para diversas plataformas como PDFs, eBooks, móviles, web, documentos impresos, etc. Ayuda a eliminar el uso de plataformas como Microsoft Word o Google Docs.
Este artículo te lleva en un viaje rápido de lo que un HAT (Help Authoring Tool) se trata y cómo Docsie ha comenzado a sonar sinónimo de ser un HAT.
¿Qué es una HAT (Help Authoring Tool)?
Las Help Authoring Tools son las compañeras permanentes de los redactores técnicos. Este programa de software ayuda a los autores a diseñar, escribir, editar y publicar su documentación digitalmente. Los autores también pueden acumular la documentación de ayuda del software y convertirla en una base de datos de fuente única utilizándola en varios formatos, como PDF, HTML, XML, etc. Son mucho más que simples procesadores de texto, ya que a veces también incorporan una herramienta de imagen que puede ahorrar horas. Es, sin duda, un salvavidas para las pequeñas empresas.
Algunas de las HAT más populares son Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help y HelpNDoc, entre otras.
Cinco características clave de HAT Para producir documentación de alta calidad:
1. Encontrar errores:
En el caso de las HAT, la edición de código y la edición de texto son las características principales. Las HAT eliminan errores y descomponen el complejo proceso de redacción en sencillos pasos. Ofrecen sugerencias gramaticales y crean plantillas sobre las que las empresas pueden trabajar para crear contenidos personalizados. La mayoría de las HAT también ofrecen instrucciones paso a paso para que los equipos puedan aprender y familiarizarse con ellas para crear grandes productos.
Al desarrollar guías de estilo lingüístico automatizadas con la ayuda de HAT, las empresas pueden desarrollar el lenguaje de su marca. Cuando se trata de editar código, los desarrolladores web front-end suelen utilizar este tipo de herramientas. Las HAT también ayudan a las marcas a mantener intactos el tono, el formato y la apariencia de su documentación.
2. Gestión de contenidos (de extremo a extremo):
Muchas de las herramientas de autoría de ayuda disponibles actualmente en el sector comparten una serie de similitudes con los sistemas de gestión de contenidos (CMS). Siguiendo la función principal de las herramientas y plataformas CMS, las HAT ayudan a los redactores técnicos a gestionar sus proyectos de contenido, almacenando y siguiendo su progresión.
El punto en el que una HAT difiere de un CMS es que una HAT tiene cada proyecto de contenido vinculado a un conjunto concreto de archivos, ayudas, manuales y guías explicativas de software. Al utilizar una HAT, puede evitar la pérdida de datos y también restaurar la última versión guardada de sus documentos. Esta es una de las grandes ventajas de una HAT, que te permite acceder a información valiosa incluso después de enfrentarte a un fallo técnico impredecible. Además, ofrecen soporte de inicio de sesión único para garantizar que todo funcione sin problemas.
La mayoría de las plataformas HAT ofrecen autoría basada en temas, con la que puede dividir la documentación en piezas más pequeñas, del tamaño de un byte, que sus clientes puedan comprender fácilmente.
3. ### 3. Transacciones de archivos:
Al utilizar HAT, puede importar y exportar fácilmente sus archivos, garantizando transacciones de archivos sin problemas entre múltiples plataformas. Lo bueno es que no necesita convertir cada uno de sus archivos manualmente. A través de HATs, puede trabajar sin esfuerzo en el mismo contenido de archivo y crear múltiples formatos del mismo documento.
Una vez que disponga de múltiples formatos, ¿qué ocurre con su documento original? No se preocupe, ya que la función de conversión automática de las HAT le permite conservar la documentación original, manteniendo la estructura y el formato intactos. Esto disminuye la posibilidad de errores, reduciendo tiempo y esfuerzo. Esta función adquiere aún más importancia cuando los autores de los contenidos necesitan compartir los archivos de sus proyectos con otros colaboradores.
4. Mejore el contenido:
Cuando se trata de la creación de contenidos, nada puede superar la importancia de la lluvia de ideas para producir ideas frescas. Soluciones de software como HAT agilizan la comunicación entre equipos, facilitan el trabajo a distancia y garantizan la colaboración constante entre sus miembros. Hay otras funciones destacables, como la edición en tiempo real, los comentarios y el control de versiones. Gracias a estas funciones, puede reducir la falta de comunicación entre los miembros de su equipo, aumentar la productividad y reducir considerablemente el tiempo y el esfuerzo.
Las HAT son grandes herramientas que mantienen a los miembros del equipo unidos en un grupo estrecho. Una de las características más destacadas de las HAT es el seguimiento de cambios. Esto permite a los usuarios cambiar entre varias versiones del mismo documento, creando un contenido completo y bien documentado independientemente del tema en el que se esté trabajando.
Además, puede utilizar elementos como vídeos, animaciones y simulaciones interactivas para mejorar la experiencia de aprendizaje de sus equipos o clientes mediante el uso de herramientas HAT.
5. 5. Publicación y mantenimiento:
Actualizar y mantener la documentación con regularidad es un proceso agotador. Para facilitar las cosas a sus usuarios, una HAT permite a los redactores realizar cambios en el archivo fuente preliminar, tras lo cual se actualizan todos los formatos de archivo. Esto garantiza que todos los usuarios estén al día de los cambios realizados y puedan acceder a la versión final del archivo sin problemas.
En el caso de la publicación, las HAT suelen proporcionar plantillas para que los autores técnicos puedan trabajar sobre el formato de base ya existente. Las plantillas también sugieren varios tipos de diseños visuales, lo que facilita a los redactores técnicos la extracción de vídeos, gráficos animados, vídeos, etc. de otras fuentes.
¿Por qué utilizar Docsie como herramienta de creación de ayuda (HAT) para producir documentación de alta calidad?
Con la tecnología y la innovación en su núcleo, Docsie es una de las principales empresas de software, que ofrece Help Authoring Tools (HAT) que crea nuevas formas para que los equipos colaboren, creen e implementen la documentación del producto. Con sede en Toronto, Ontario, Docsie, una de las herramientas de autor más populares, es un servicio de documentación de autoescritura que permite a las empresas escribir, traducir y mejorar su documentación a través de sencillas interfaces de usuario.
Cinco maneras eficaces de que Docsie ayude a su empresa
1. 1. Despliegue rápido y portal de conocimiento personalizado:
Mientras que el portal de conocimiento interno de la plataforma ayuda a las empresas a compartir el conocimiento de autoservicio con todos sus equipos, las bases de conocimiento externas del cliente ayudan y guían al usuario en el intercambio de documentación entre equipos y minimizan las cargas de trabajo de soporte al cliente. La gestión del conocimiento y la documentación técnica son fáciles de entender y están repletas de temas de ayuda para una mejor comprensión del portal. Dispone de todas las herramientas HAT que uno necesita para potenciar sus procesos de contenidos y crear mejores productos para sus clientes.
Con el portal Docsie, puede utilizar diseños predeterminados o implementar un diseño de base de conocimientos personalizado según la personalidad, el estilo y la imagen de su marca. El producto de software también proporciona un dominio personalizado gratuito como parte de su plan gratuito. También ofrece dominios adicionales que los usuarios pueden utilizar suscribiéndose a los planes de pago, así como ayuda en línea para todas sus consultas. Pero eso no es todo, ya que ofrece funciones avanzadas como auto-traducción, personalización de la interfaz de usuario, opciones de publicación, potentes opciones de edición, análisis de documentación, portales de conocimiento interactivosy mucho más. También es compatible con diferentes idiomas, lo que lo convierte en la mejor opción para empresas con equipos diversos.
**En resumen, Docsie es una potente herramienta que puede proporcionar una ayuda eficaz en todo lo relacionado con la documentación. Se puede acceder fácilmente al portal desde diferentes dispositivos, como una herramienta de escritorio a través de su navegador web, incluso en dispositivos móviles sin necesidad de ninguna aplicación móvil. Tiene una de las más preferidas de gestión de relaciones con los clientes y proporciona la mejor ayuda a todos sus clientes para que puedan alcanzar metas sin ningún contratiempo para servir a los usuarios finales.
Onboarding, importación y diseño de portales gratuitos:
Los elementos clave de la documentación de incorporación de clientes son instrucciones claras, manuales de usuario en línea, guías de solución de problemas, recorridos por los productos y preguntas frecuentes (FAQ). Con Docsie Pilot, las empresas pueden garantizar una incorporación gratuita. Después de pasar por la documentación de ayuda eficaz, los usuarios pueden importar su contenido desde múltiples plataformas y obtener el máximo valor de su contenido creado.
¿Le preocupa Cómo formar a sus empleados para maximizar su productividad? Utilice la sesión de formación opcional de Docsie para que su personal pueda trabajar con el software y sacar el máximo partido a la solución informática. El contenido de su base de conocimientos ayuda a los equipos a comprender el funcionamiento en un abrir y cerrar de ojos.
Documentación de calidad empresarial:
Incluido en todos los planes de pago, Docsie proporciona soporte de migración con Docsie Pilot. Desde la importación de contenido existente, portales de conocimiento completos, bases de conocimiento y mucho más, hasta el diseño de portales personalizados y la formación del personal, Docsie proporciona una completa caja de herramientas que ayuda a las empresas a aumentar su funcionalidad. La plataforma también ofrece soporte de contenido dinámico.
Con flujos de trabajo de documentación simplificados, Docsie le ayuda a mejorar la eficacia de toda su documentación. Además del dominio personalizado gratuito, la plataforma también ofrece 3x dominios personalizados para equipos pequeños y 10+ dominios personalizados para empresas y organizaciones.
Dominio personalizado con SSL:
Docsie permite a todos sus usuarios poseer un dominio personalizado sin ningún coste adicional. Cada empresa con un plan para la plataforma puede poseer un dominio personalizado donde puede alojar un sitio de conocimiento.
Al ofrecer su plan Startup gratuito, Docsie anima a todas las pequeñas y medianas empresas a conseguir un dominio personalizado y utilizarlo para aumentar su visibilidad y mejorar su imagen de marca.
Gestión de versiones e idiomas:
Hoy en día, muchas empresas utilizan la traducción de idiomas con IA. Todo gracias a la transformación masiva que ha experimentado la IA en los últimos dos años. Si su empresa también trabaja con mucho contenido y lucha con los problemas de copia-pega y duplicación, elija Docsie como su socio profesional. Integre idiomas y versiones y consolídelos con Docsie, traduciéndolos a una URL concreta. ¿Cuál es la ventaja? Ya no tendrá que darse cabezazos contra la pared para estar en lo más alto del ranking SEO.
Reflexiones Finales
Esto ha sido un vistazo al mundo de HAT. **Seleccione una herramienta de creación de ayuda fiable y eficaz. Asegúrese de que entiende los requisitos de su negocio, los objetivos de su empresa y de que ofrece todas las funciones de una TAH eficaz dentro de su presupuesto. Antes de decidirse por una HAT, asegúrese de que ofrece un servicio de atención al cliente completo, además de una eficacia y una escalabilidad indudables.
Elija Docsie como socio profesional y vea cómo su empresa alcanza nuevas cotas de excelencia. Docsie, que ofrece una experiencia de documentación unificada a sus clientes de todo el mundo, proporciona soluciones para todas sus necesidades de documentación bajo el mismo techo, con equipos de asistencia que trabajan las 24 horas del día para garantizar su éxito.
Preguntas frecuentes sobre (HAT)
Pregunta 1: ¿Qué es una herramienta de creación de ayuda (HAT)?
Ans: Una HAT es un software que ayuda a los redactores técnicos a crear, editar y publicar documentación para diversas plataformas como PDF, HTML y XML. Pregunta 2: ¿Cómo mejora HAT la gestión de contenidos?
Ans: HAT proporciona soluciones de gestión de contenidos similares a las plataformas CMS (sistemas de gestión de contenidos), pero con un enfoque especial en la documentación. Las plataformas ayudan a gestionar proyectos de contenidos, hacen un seguimiento del progreso del trabajo y también evitan la pérdida de datos.
Pregunta 3: ¿Cuáles son algunas de las HAT más populares?
Ans: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help y HelpNDoc, entre otras, son algunas de las herramientas HAT más populares.
Pregunta 4: ¿Cómo ayuda Docsie como HAT?
Ans: Docsie ayuda a las empresas a proporcionar a sus equipos funciones como la colaboración, la creación de contenidos y la implementación de documentación.
Pregunta 5: ¿Cómo mejora HAT la colaboración entre equipos?
Ans: Las HAT mejoran la colaboración entre equipos ofreciendo funciones de edición en tiempo real, facilidad de comentarios y control de versiones.