¿Alguna vez te has pasado horas editando la versión equivocada de un documento? Puedo sentir tu dolor.
Documentar los contenidos debería ser un proceso sencillo y sin meteduras de pata. Sin embargo, a veces tenemos problemas para gestionar el flujo de trabajo de la documentación. No sólo te quita tiempo, sino que también dificulta la colaboración en tu equipo. Puedes corregir estos errores implementando el control de versiones de la documentación y el seguimiento de cambios.
Hoy en día, las empresas globales operan desde diferentes rincones del mundo. Sus trabajadores están distribuidos por todo el mundo, por lo que la importancia de la colaboración en equipo se ha multiplicado. Por lo tanto, la gestión de documentos se ha vuelto más importante que nunca para mantener la eficiencia y un flujo de trabajo constante. Seguir las mejores prácticas de documentación puede ayudarle a dar un paso más hacia una mayor precisión en el lugar de trabajo.
Con el desarrollo ágil, muchas empresas están creando software de documentación para mejorar la colaboración entre equipos y ayudar a la organización a avanzar hacia una mayor eficiencia. En este blog, le ayudaremos a comprender de la A a la Z la gestión de la documentación y el control de versiones. Así que profundiza para saberlo todo sobre los fundamentos del seguimiento de cambios.
¿Qué es el control de versiones?
El control de versiones te da total autoridad sobre un documento. Si un documento común se comparte entre varios accionistas con derechos de edición, puede realizar un seguimiento de los cambios recientes. También le permite recuperar versiones específicas en función de sus necesidades. Mejora la higiene de la documentación haciendo que se sigan las mejores prácticas documentales.
¿Por qué es necesario el control de versiones en la documentación?
El control de versiones en la documentación le ayuda a evitar confusiones y le ahorra tiempo al darle acceso a la última versión del documento. Mejora la colaboración en equipo al mejorar el alcance de la comunicación entre los miembros del equipo. Al tener transparencia sobre la versión del documento, se pueden seguir fácilmente los cambios realizados por cada miembro del equipo. Esta función es especialmente beneficiosa para los jefes de producto, redactores e ingenieros que trabajan en las mismas actualizaciones de producto. Además, las herramientas de colaboración te permiten identificar y resolver conflictos rápidamente.
Las herramientas de documentación como Docsie incluyen funciones de colaboración en equipo y gestión de proyectos. Puedes gestionar tus documentos sobre la marcha con este tipo de herramientas de colaboración. La plataforma centralizada te ayuda a crear documentos de software integrables que se adaptan a las preferencias, idiomas y ubicaciones de tus clientes.
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Ventajas de compartir documentos
Imagínese que es un gestor de productos que trabaja en estrecha colaboración con redactores de contenidos. Usted y su equipo están intentando comercializar las características adecuadas y hacer que sus clientes entiendan sus nuevas ofertas. Su equipo y los redactores están utilizando el mismo documento para enumerar las características, pero el documento no tiene la opción de comprobar el historial de versiones. A falta de esta función, es posible que usted y los redactores trabajen en versiones diferentes del mismo documento. Piense en el tiempo y el esfuerzo que perderá en este caso.
Contar con un software de gestión de la documentación y seguir las mejores prácticas puede ayudarle a evitar este tipo de problemas. Estas son algunas de las ventajas de utilizar herramientas de colaboración como Docsie.
Información precisa y fiable
La integridad de los datos es la máxima prioridad para las organizaciones de todo el mundo. Toda organización desea que la información que se transmite entre los departamentos sea precisa y esté actualizada. Por lo tanto, la función de ver el historial de documentos es importante, ya que permite a las partes interesadas realizar cambios y actualizar a todo el mundo con la información pertinente. También asegura el proceso de documentación diario. Mediante el seguimiento de cambios, puede controlar las ediciones accidentales, mejorar la precisión y garantizar la fiabilidad de los documentos.
Pocas posibilidades de error
En un reciente informe publicado por M-Files, se llegó a la conclusión de que el 46% de los encuestados mencionó que encontrar los documentos que necesitan lleva mucho tiempo y supone un reto. Si no se hace un seguimiento del historial de documentos, es posible que se editen documentos equivocados y se distribuyan en la empresa. Esto puede poner en peligro a su empresa. Disponer de herramientas de colaboración que permitan editar la última versión cuando se comparten documentos reduce las posibilidades de que se produzcan errores. Controla las posibilidades de errores durante la creación de contenidos y pone a todas las partes interesadas en la misma página antes de que quieran enviar el documento al público. Además, estas herramientas le ayudan a seguir correctamente las mejores prácticas de documentación.
Historial de seguimiento
El seguimiento de los cambios en los documentos es necesario cuando se gestionan varias versiones de los mismos. Con el historial de documentos, puede ver quién contribuye con qué a los proyectos. Además, cuando los documentos se comparten con los equipos internos y externos, puede ver los cambios realizados por redactores, gestores de productos, contratistas externos y otras partes interesadas. Esto reduce los errores y te da el control para hacer los cambios necesarios sin interrupciones.
Control de acceso a los documentos
El seguimiento del historial durante la compartición de documentos también mejora las normas de seguridad. Garantiza que los procesos de flujo de trabajo cumplen las instrucciones de seguridad que se siguen en su sector de actividad específico. A medida que aumenta el riesgo de amenazas a la ciberseguridad, la protección de la información confidencial es un requisito imprescindible para las organizaciones de todo el mundo. El uso de documentos con control de versiones puede ayudar a las organizaciones a reforzar su seguridad añadiendo autenticación de usuarios, cifrado de contraseñas y control de acceso.
Mejores flujos de trabajo
El seguimiento del historial en los documentos ayuda a mejorar los flujos de trabajo, lo que aumenta la eficiencia y la productividad de la organización. Facilita que diferentes grupos de talento colaboren y contribuyan al mismo proyecto. Pueden hacer aportaciones, revisar cambios y fusionar conflictos y confusiones. También puede ahorrar tiempo al evitar los problemas relacionados con la búsqueda de la versión correcta del documento o la reescritura de una versión anterior.
Ventajas normativas y de cumplimiento
Es necesario archivar los documentos correctos para las auditorías internas y el cumplimiento de la normativa. El seguimiento del historial de versiones le proporciona el control para editar el documento correcto y registrar los cambios realizados a lo largo del tiempo. La plataforma de documentación realizada mediante desarrollo ágil se ocupa de la sensibilidad de los datos, el almacenamiento y el cumplimiento normativo.
Recuperación de desastres
Cuando se trabaja con ordenadores y portátiles, es posible que se borren accidentalmente archivos importantes. El uso compartido de documentos garantiza que los archivos no se pierdan y puedan restaurarse con la versión actualizada. Así se resuelven los conflictos relacionados con el almacenamiento y la seguridad de los datos.
El uso compartido de documentos y el seguimiento del historial te ayudan a enviar información fiable a toda la organización. Puedes fusionar conflictos, reducir errores y mantener registros de archivos exactos en un santiamén con estas herramientas de colaboración. Además, el software de documentación facilita el seguimiento del progreso del proyecto y la evaluación de la responsabilidad de cada persona.
¿Cómo ayuda Docie a mejorar la colaboración con la gestión de la documentación?
Docsie gestión de documentación le ayuda a gestionar múltiples documentos con facilidad gracias a sus funciones avanzadas. Las funciones integradas de notas, memorandos, recordatorios, chats y tareas mejoran la colaboración en equipo. Además, este software para compartir documentos también incluye funciones de gestión de proyectos. Con la colaboración en la documentación para equipos internos y externos y la opción de importar y exportar documentos, puedes gestionar, editar y almacenar documentos sobre la marcha.
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Puntos clave
Docsie le ayuda a gestionar los flujos de trabajo de documentación de toda su plantilla. Tanto si opera desde una ciudad como si tiene oficinas en todo el mundo, puede mejorar la colaboración en equipo y fusionar conflictos con la gestión de la documentación.
Docsie le ayuda a gestionar múltiples versiones de documentos, realizar un seguimiento del historial de documentos y crear documentos de software integrables que se adaptan al idioma, la ubicación y las preferencias de sus clientes.
Con la traducción IA fantasma, puede localizar fácilmente su contenido según la geografÃa y las preferencias de sus clientes. Docsie le permite conectar con equipos internacionales sin complicaciones.
Hacer un seguimiento de cada documento y almacenarlo en el lugar adecuado puede resultar tedioso. Con la gestión de documentación de Docsie, puede almacenar fácilmente los documentos en una plataforma en la nube.
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Conclusión
El software de seguimiento del historial de documentos mejora la productividad, añade una capa de seguridad, impulsa la eficiencia y aumenta las capacidades generales con el acceso y el control de versiones. También ayuda al equipo a mejorar la comunicación, reducir las fricciones y fusionar conflictos. El software desarrollado mediante desarrollo ágil fomenta la flexibilidad a la hora de crear y mantener flujos de trabajo de documentación.
**Preguntas frecuentes
¿Puede Docsie gestionar múltiples historiales de versiones?
Docsie le ayuda a gestionar el historial de múltiples documentos. Puede realizar fácilmente un seguimiento de quién ha realizado los cambios recientes y cuál es la última versión del mismo documento. El software le ayuda a evitar confusiones y conflictos de fusión, mejorando la transparencia y la productividad entre los miembros del equipo.
**¿Pueden las grandes empresas beneficiarse de las herramientas de colaboración disponibles en Docsie?
Las herramientas de colaboración de Docsie mejoran el trabajo en equipo entre equipos internos y externos. Ofrece múltiples versiones, idiomas y traducción automática para que su contenido esté más localizado y llegue a un público más amplio. Además, es adecuado para satisfacer las necesidades de las grandes empresas globales, así como de las PYME.
**¿Puede Docsie mejorar el flujo de trabajo de los equipos remotos?
Docsie es ideal para empresas con una plantilla global. Funciona bien para empresas que operan en configuraciones totalmente remotas e híbridas. Las funciones integradas de chat, tareas y notas aportan mejoras en el trabajo y aumentan la eficiencia.
¿Por qué es necesario el seguimiento de cambios en los documentos?
El seguimiento de cambios en los documentos es necesario porque te mantiene al día de las últimas novedades. Cuando trabajas con varios accionistas, puedes ver fácilmente quién ha hecho los cambios recientes y cómo han contribuido al éxito de todo el proyecto.
**¿Qué es el desarrollo ágil en la documentación?
El desarrollo ágil en documentación es una forma de crear y mantener documentación que funciona según el principio del desarrollo ágil de software. El objetivo del software desarrollado mediante el desarrollo ágil es aportar más flexibilidad y colaboración en el lugar de trabajo.