Creación de PNT eficaces: Directrices, ejemplos y plantillas

¿Alguna vez se ha preguntado qué pasaría si se perdieran todos los detalles de sus reuniones, puntos de datos o datos de formación? ¿Cómo funcionará su empresa? ¿Qué ocurrirá con esa ingente cantidad de información valiosa?

Gracias a Dios tenemos la documentación, que es imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organización. Tanto si se trata de una pequeña tarea como de un gran proyecto, mediante una documentación eficaz se puede crear, mantener, publicar y compartir información sin problemas con todas las partes interesadas.

Aquí es donde los Procedimientos Normalizados de Trabajo han ayudado a las empresas.

Para las empresas que buscan aumentar la eficiencia, mejorar la calidad y escalar las operaciones sin problemas, la implementación de procedimientos operativos estándar (SOP) es una misión crítica. Sin embargo, aunque la mayoría de las organizaciones reconocen la importancia de la documentación de los PNT, muchas no aprovechan todas sus ventajas. ¿Por qué existe esta desconexión? Ejecución correcta.

No basta con documentar los PNT en un manual o wiki para transformar la forma de trabajar. Al igual que una membresía de gimnasio sin usar, esos procedimientos no tendrán un impacto simplemente sentados en un estante. Para optimizar realmente la formación, el cumplimiento, la seguridad y la coherencia interfuncional, los PNT deben integrarse en el trabajo diario de los empleados de forma accesible e interactiva. La incorporación de nuevos empleados a los PNT es insuficiente. El refuerzo continuo y la supervisión del cumplimiento son esenciales.

El uso de software específico lleva las ventajas de los PNT al siguiente nivel. Con acceso centralizado, guías visuales, notificaciones, análisis y mucho más, las plataformas en la nube hacen que sea fácil y gratificante para los empleados integrar los PNT en sus rutinas habituales. Pero la tecnología por sí sola no es la panacea. Las técnicas estratégicas de adopción, desde la formación y la retroalimentación hasta las recompensas y la responsabilidad, impulsan un cambio cultural.

El siguiente artículo explora las principales prácticas para crear, gestionar y maximizar los programas SOP de la empresa.

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Pero, ¿qué es exactamente un SOP? ¿Cómo funciona?

Este blog explora varios aspectos de los PNT: su finalidad, características, formato, ventajas, etc. Como extra, también comparte información valiosa sobre Docsie, una completa plataforma de creación de documentos para todas sus necesidades empresariales.

Es hora de aumentar la productividad, la moral y la calidad dando vida a los procedimientos normalizados de trabajo en toda la organización.

¿Qué es un PNT (procedimiento operativo estándar)?

Un procedimiento normalizado de trabajo (PNT) es un proceso documentado que describe cómo llevar a cabo una actividad o tarea rutinaria. Los PNT detallan los pasos necesarios para llevar a cabo una tarea o proceso de principio a fin. Proporcionan instrucciones claras y concisas que los empleados deben seguir al llevar a cabo funciones o procesos de trabajo importantes.

*Los PNT son esenciales para gestionar las operaciones de una empresa de forma eficaz y coherente. Cumplen varias funciones clave

1. **Los PNT proporcionan instrucciones estandarizadas para que los empleados realicen las tareas correctamente y con la mínima variación. Esto mejora el control de calidad.

2. **Al proporcionar directrices claras a los empleados, los PNT pueden aumentar la productividad y agilizar los flujos de trabajo. Los empleados no tienen que averiguar cómo completar las tareas desde cero cada vez.

3. **Los PNT ayudan a formar a los nuevos empleados detallando los procedimientos de la empresa. Los nuevos empleados pueden consultar los PNT cuando aprenden su función.

4. **Los PNT ayudan a las empresas a cumplir los requisitos reglamentarios y las normas del sector documentando los protocolos adecuados.

5. 5. Preservar los conocimientos institucionales - Si un empleado se marcha, los PNT preservan los métodos y conocimientos para que el trabajo pueda continuar sin interrupciones.

Los PNT deben proporcionar instrucciones directas y abarcar todos los pasos necesarios, de principio a fin. Pueden incluir listas de comprobación, ayudas visuales como capturas de pantalla o tablas para organizar la información. Para garantizar su utilidad, los PNT deben estar redactados con claridad, ser fácilmente accesibles para los empleados y mantenerse actualizados.

La implantación de PNT requiere un esfuerzo inicial, pero las ventajas son numerosas. Una vez implantados, los empleados disponen de los recursos necesarios para realizar las tareas de forma coherente y las empresas agilizan los procesos interfuncionales. En resumen, los PNT son un componente esencial de un funcionamiento eficaz y de alta calidad.

Plantilla de PNT

He aquí un ejemplo de estructura para un Procedimiento Operativo Estándar. He aquí algunas de las principales ventajas de utilizar esta plantilla de PNT:

1. **La plantilla proporciona a todos los PNT el mismo flujo organizado con secciones estándar, lo que facilita el seguimiento de los procedimientos.

2. 2. Mejora la accesibilidad - Las secciones numeradas y el etiquetado claro permiten a los empleados encontrar rápidamente la información que necesitan.

3. 3. Mejora la comprensión - Secciones como Propósito, Ámbito, Términos y Definiciones garantizan el contexto y la claridad para los usuarios.

4. Apoya el cumplimiento de la normativa - Elementos como Responsabilidades, Información de seguridad y Documentación contribuyen al cumplimiento de la normativa.

5. 5. Permite la personalización - Aunque estructurada, la plantilla puede adaptarse a cualquier proceso con pasos adaptados al procedimiento.

6. 6. Facilita la coherencia - Las plantillas promueven la coherencia de la información proporcionada en todos los PNT de la organización.

7. 7. Simplifica la creación - Con secciones predefinidas, los autores sólo tienen que rellenar la información pertinente para cada procedimiento.

8. **La plantilla puede utilizarse universalmente para cualquier número de procedimientos normalizados de trabajo a medida que crece la biblioteca de procedimientos de una organización.

9. 9. Promueve la mejora continua - La sección Historial de actualizaciones garantiza que los procedimientos se mantengan actualizados y precisos a lo largo del tiempo.

10. 1. Proporciona supervisión - El campo Nombre del aprobador apoya un proceso de aprobación y responsabilidad para las revisiones de los PNT.

11. 11. Ahorra tiempo - Las plantillas preformateadas permiten una creación más rápida de los PNT en comparación con la elaboración desde cero.

En resumen, esta plantilla proporciona una base sólida para unos PNT completos y legibles que fomentarán la comprensión, la accesibilidad, el cumplimiento y el mantenimiento.

Formato de procedimientos normalizados de trabajo

Los formatos SOP definen cómo desea estructurar y organizar la información a través de sus palabras escritas. Antes de seleccionar cualquier formato de PNT, averigüe por qué lo está creando y, a continuación, elija entre cualquiera de las plantillas disponibles para empezar. Elija un formato que se ajuste al objetivo general de su empresa, transmita la información de forma eficaz y cumpla el propósito de escribir un PNT.

|Formato escrito|Formato jerárquico|Formato de diagrama de flujo|Formato de lista de comprobación|Formato de vídeo|Formato interactivo|| |-|-|-|-|-|-| |Se trata de redactar documentos de forma sencilla. Puede utilizar viñetas o listas numeradas.|Es un formato un poco complejo, pero proporciona detalles adicionales con un índice y títulos separados.|Ilustra los PNT cuando las empresas prevén más de un resultado para una tarea concreta. Tales tareas conllevan procedimientos complejos y tienen un alcance flexible.|Presenta sólo una lista organizada de pasos que son fáciles de seguir. Replica el formato de una lista de tareas pendientes que se pueden marcar al completar diversas tareas.|Una guía visual sobre cómo completar una tarea concreta. Es una forma divertida e interactiva de atraer a la audiencia.|Los POE pueden estructurarse como cursos interactivos en línea que incluyan material escrito, cuestionarios, demostraciones en vídeo, etc.|. |Mejor utilizado para:Proporcionar un breve resumen con instrucciones paso a paso junto con la mención del nombre de la persona responsable de cada aspecto del trabajo.|Mejor utilizado para:Escribir el propósito, una visión general e instrucciones detalladas sobre cómo debe completarse cada paso de la tarea, junto con los nombres de las partes interesadas responsables.|Mejor utilizado para:Representar un diagrama fácil de seguir que represente los diversos procesos y cómo las diferentes decisiones pueden conducir a diferentes resultados.|Mejor uso para:PNT que contengan tareas repetitivas que requieran más trabajo manual y menos creatividad.|Mejor uso para:Formación o incorporación de empleados que puedan hacerse una idea de cómo realizar una tarea concreta.|Mejor uso para:Tareas que impliquen múltiples conceptos o que requieran que un gran número de personas aporten sus variadas habilidades para completar el proyecto.

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Procedimiento operativo estándar: [Título del PNT]

1. Propósito

Describa brevemente la finalidad de este PNT. ¿Por qué existe el procedimiento y qué objetivos pretende alcanzar?

2. Ámbito de aplicación

Especifique los departamentos, equipos, personal, sistemas u otras entidades a los que se aplica este PNT. ¿Quién debe seguir este procedimiento?

3. Responsabilidades

Describa las funciones y responsabilidades del personal implicado en la ejecución de este PNT. ¿Quién es el propietario, ejecuta, apoya y revisa el procedimiento?

4. Materiales y equipos

Enumere todos los materiales, formularios, sistemas, programas informáticos, herramientas o equipos necesarios para llevar a cabo con éxito este PNT. Incluya detalles específicos como los nombres de los sistemas y la ubicación de los recursos físicos.

5. Información de seguridad

Si procede, indique las precauciones generales, advertencias o directrices de manipulación que el personal debe tener en cuenta para su seguridad al realizar este PNT. Indique si se requiere formación o EPP.

6. Procedimiento paso a paso

Proporcione las instrucciones paso a paso para completar el proceso de principio a fin.

Numere cada paso

• Empiece cada paso con un verbo de acción

• Incluya cualquier ayuda visual relevante o capturas de pantalla

Anote los pasos que puedan divergir debido a imprevistos utilizando viñetas

7. 7. Documentación y registro

Describa cualquier formulario, registro, informe u otra documentación que deba conservarse para describir la realización de este PNT. Describa los lugares de almacenamiento y los plazos de conservación.

8. 8. Términos y definiciones

Defina los términos o acrónimos clave utilizados en los PNT que puedan resultar desconocidos para los usuarios. Proporcione definiciones claras.

9. Referencias

Enumere todos los documentos o recursos externos que proporcionen información complementaria relacionada con los PNT. Incluya hipervínculos si los hay.

10. Historial de actualización de los PNT

Proporcione un registro del historial de versiones que documente las revisiones realizadas a los PNT a lo largo del tiempo. Incluya el número de versión, la fecha, el autor, el aprobador y los cambios de alto nivel.

1. Aprobado por: [Nombre, cargo].

2. Última actualización: [Fecha]

3. Revisión: [Número de versión]

¿Por qué son importantes los PNT para una empresa?

Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) tienen un valor incalculable para las empresas que desean mejorar su eficacia, cumplir la normativa y ampliar sus operaciones. Hay muchas razones importantes por las que los PNT benefician a las organizaciones:

1. **Con procedimientos normalizados de trabajo documentados, los empleados saben exactamente cómo ejecutar los procesos en cada ocasión. En lugar de confiar en el conocimiento tribal, los PNT proporcionan instrucciones estandarizadas que los empleados deben seguir. Este nivel de coherencia es vital para el control de calidad.

2. **La incorporación de nuevos empleados es más rápida y sencilla con los PNT. Los nuevos empleados pueden consultar los PNT para aprender rápidamente sus funciones y empezar a contribuir antes. Los procedimientos normalizados de trabajo garantizan una formación adecuada para que no se incumplan las normas.

3. **Cuando un empleado abandona la empresa, los PNT conservan los métodos, técnicas y conocimientos que aplicó. Con la rotación de personal, los PNT evitan interrupciones en la continuidad de las operaciones empresariales sin problemas.

4. **Los PNT ayudan a las organizaciones a cumplir la normativa legal y los estándares del sector a través de las mejores prácticas documentadas. Con los PNT, las empresas pueden demostrar su cumplimiento durante auditorías o inspecciones.

5. **Los directivos pueden delegar tareas con confianza sabiendo que los empleados pueden seguir los PNT para mantener la coherencia. Los PNT bien documentados permiten a los empleados trabajar de forma más autónoma.

6. Facilitan la mejora continua- Los PNT brindan la oportunidad de evaluar con frecuencia los procesos y mejorarlos. Los directivos pueden optimizar los PNT a lo largo del tiempo para lograr una mayor eficacia.

7. 1. Reducir errores - Al describir los pasos exactos que deben seguir los empleados, los PNT minimizan los errores. Los empleados disponen de recursos para hacer bien el trabajo a la primera.

8. **Los PNT mejoran la coordinación entre departamentos al estandarizar los procesos y las transferencias.

9. **A medida que una empresa crece, los procedimientos normalizados de trabajo le permiten ampliar eficazmente sus operaciones y contratar a más empleados.

10. 1. Fortalecer el servicio al cliente - Los empleados que disponen de PNT pueden ofrecer un servicio coherente y de alta calidad que satisfaga a los clientes.

En resumen, los PNT son una práctica empresarial fundamental que conduce a mejoras significativas de los procesos, la eficiencia y la calidad. Invertir tiempo en la creación de PNT reporta dividendos a largo plazo.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el software SOP?

La adopción de un software de procedimientos normalizados de trabajo ofrece a las organizaciones muchas ventajas en comparación con los procedimientos normalizados de trabajo en papel o ad hoc. El software de PNT centraliza la información de los PNT y automatiza los elementos del proceso de PNT. Entre las ventajas del uso de software SOP se incluyen:

1. **El software SOP almacena todos los procedimientos en una base de datos centralizada accesible desde cualquier lugar. Los empleados pueden encontrar fácilmente el PNT que necesitan sin tener que consultar manuales. El acceso móvil permite acceder a los PNT desde cualquier lugar.

2. **El software SOP permite establecer permisos de usuario para que los empleados sólo accedan a los procedimientos pertinentes. Los flujos de trabajo de actualización garantizan que los PNT se mantengan actualizados. Los historiales de versiones permiten restaurar versiones anteriores en caso necesario.

3. Creación simplificada de PNT - El software intuitivo de PNT facilita a los usuarios no técnicos la creación de PNT con plantillas, secciones, imágenes, procedimientos anidados y mucho más. Las funciones de colaboración agilizan la redacción de los PNT.

4. **A diferencia de los PNT en papel, el software admite imágenes, instrucciones de voz, vídeos y otros elementos multimedia. Esto mejora la comprensión de los alumnos visuales y auditivos.

5. **Los PNT interactivos funcionan como guías paso a paso que conducen a los usuarios a través de los procedimientos. Los empleados pueden introducir datos durante los PNT para lograr un mayor compromiso.

6. 1. Seguimiento del reconocimiento de los PNT - Los gestores pueden realizar un seguimiento de la comprensión de la lectura de los PNT. Los registros de reconocimiento garantizan el cumplimiento y la responsabilidad de los empleados.
7. 1. Métricas de rendimiento - El software SOP genera informes sobre las métricas de uso de los SOP. Esta visibilidad ayuda a identificar problemas de adopción o necesidades de formación.
8. 1. Mantenimiento automatizado de los PNT - El software solicita revisiones o actualizaciones periódicas de los PNT para mantener al día los procedimientos. La automatización también reduce la dependencia del seguimiento manual de versiones.

9. Integraciones - El software de PNT de calidad se integra con software de formación, sistemas de control de documentos, firmas digitales y mucho más. Esto unifica las plataformas.

10. 1. Cumplimiento mejorado - Los protocolos automatizados, como los acuses de recibo digitales de los PNT, mejoran la preparación para las auditorías. Los registros del software demuestran el cumplimiento de los PNT.

11. 11. Mejor formación - El acceso centralizado a los PNT facilita la formación de los nuevos empleados. Las guías interactivas refuerzan el aprendizaje. Las métricas identifican las oportunidades de formación.

En resumen, el software SOP específico hace que los procedimientos operativos estándar sean más eficaces y tengan un mayor impacto en todas las organizaciones. El acceso centralizado, la automatización y los análisis conducen a una mayor productividad y a la mejora continua.

¿Qué características debo buscar en un software SOP?

Seleccionar el software SOP adecuado es clave para optimizar los procedimientos operativos estándar en toda una organización. Al evaluar las soluciones, tenga en cuenta estas características importantes:

1. Plantillas personalizables - Busque una plataforma que ofrezca plantillas para agilizar la creación de PNT para diferentes departamentos y casos de uso. Las plantillas óptimas son personalizables.

2. 1. Herramientas de colaboración - Las funciones de colaboración, como los flujos de comentarios, la asignación de tareas y la aprobación de versiones, son esenciales para la creación y revisión de PNT interfuncionales.
3. 1. Controles de acceso - Para gestionar adecuadamente los PNT, el software debe disponer de controles avanzados para establecer permisos de usuario y de grupo para la creación, edición, revisión y acceso a los procedimientos PNT.

4. Integración multimedia - La capacidad de incorporar imágenes, vídeos, archivos de audio, capturas de pantalla y mucho más hace que las instrucciones de los PNT sean más visuales y atractivas para los empleados.

5. Guías interactivas - Las guías interactivas que conducen a los usuarios a través de los PNT en una interfaz paso a paso mejoran la comprensión y la formación. Busque también la lógica de ramificación.

6. 1. Notificaciones y recordatorios - Las notificaciones por correo electrónico, móvil y en la aplicación sobre próximas revisiones, aprobaciones, reconocimientos, etc. ayudan a mantener los PNT actualizados y a reforzar su cumplimiento.
7. 1. Publicación multicanal - Un hub centralizado para publicar y distribuir los PNT a través de la web, móvil, impresión, PDF y más garantiza que los empleados accedan a las últimas versiones.
8. 1. Historial de revisiones y control de versiones - Un sólido control de versiones proporciona visibilidad de auditoría y simplifica las revisiones de los PNT. También permite revertir o comparar versiones anteriores.

9. **Las métricas de uso ayudan a los gestores a identificar problemas de adopción, optimizar la formación y destacar las mejoras de los PNT. Es esencial disponer de análisis sólidos.

10. 10. Búsqueda e indexación - La búsqueda empresarial intuitiva facilita la localización de los PNT pertinentes. El etiquetado y los metadatos mejoran la localización dentro de la biblioteca de procedimientos.

11. 1. Integraciones - Plataformas como sistemas de formación, control de documentos, firma electrónica y software de productividad amplían el valor. Las API permiten integraciones personalizadas.

12. Basadas en la nube - Las plataformas en la nube ofrecen accesibilidad, actualizaciones continuas, seguridad y escalabilidad. También puede haber opciones locales.

Al evaluar los sistemas SOP, dé prioridad a las características que maximizarán la adopción organizativa, la formación, el cumplimiento y la mejora continua. De este modo se consigue un mayor impacto de las inversiones en PNT.

¿Cuáles son algunas de las principales soluciones de software SOP?

Con el software SOP adecuado, las organizaciones pueden maximizar el valor de sus procedimientos operativos estándar. Estas son algunas de las principales plataformas a tener en cuenta:

1. **Este popular software basado en la nube simplifica la creación, el seguimiento y la gestión de los PNT. Las plantillas personalizables, los flujos de trabajo de aprobación y la integración con aplicaciones como Slack agilizan la colaboración. Las métricas de uso proporcionan visibilidad sobre la adopción de los PNT.

2. SweetProcess - Este software, que ofrece un sólido control de documentos SOP, centraliza los SOP con historiales de versiones, permisos, publicación multicanal y revisiones. Las guías digitales interactivas facilitan el seguimiento de los procedimientos.

3. StepShot - Ideal para sectores muy regulados, StepShot permite crear PNT detallados con imágenes, anotaciones, lógica de bifurcación y multimedia. Los registros de cambios facilitan la preparación para auditorías. Las plantillas aceleran la redacción.

4. OpsHub - OpsHub se integra con herramientas como Documentum, SharePoint y Google Drive para unificar el acceso y la edición de los PNT. Los permisos de usuario granulares regulan el acceso. Los paneles de control proporcionan análisis sobre el rendimiento de los PNT.

5. Curve - Curve pretende optimizar el modo en que los empleados crean, gestionan y completan los PNT. Las instrucciones interactivas proporcionan orientación paso a paso. Curve se integra con aplicaciones empresariales y plataformas de mensajería.

6. **IQ gestiona los permisos, la programación y las necesidades de procedimientos normalizados de trabajo en varios centros. La interfaz móvil garantiza la accesibilidad de los empleados de primera línea. El acceso sin conexión permite la continuidad.

7. Qualio - Esta solución para industrias reguladas ofrece un sólido control de documentos SOP con controles de versiones, comparaciones, aprobaciones y distribución. La integración de los resultados de las pruebas mejora la gestión de la calidad.

8. Kissflow Procedure - Esta plataforma intuitiva sin código permite a cualquiera crear PNT interactivos avanzados y hacerlos accesibles a través de dispositivos. Los registros de auditoría rastrean el acceso y los cambios en los PNT.

9. 9. Zenkit: Zenkit, que ofrece funciones de gestión de proyectos, permite crear PNT detallados con asignaciones de tareas y actualizaciones de estado. La plataforma basada en la nube garantiza el acceso desde cualquier lugar.

10. MasterControl - Con funciones avanzadas de automatización, gestión de cambios, integración de formación y movilidad, MasterControl ayuda a las organizaciones a gobernar y sacar el máximo partido de los PNT.

Estas plataformas altamente valoradas proporcionan a las organizaciones las herramientas necesarias para desarrollar, gestionar y optimizar los PNT de forma eficaz. El software adecuado se ajusta a las necesidades específicas de gobierno, colaboración y adopción de una organización.

¿Cómo puede el software SOP ayudar a mejorar la eficiencia?

Los procedimientos normalizados de trabajo tienen un valor incalculable para las organizaciones, pero sólo si los empleados realmente los siguen. El software SOP proporciona varias capacidades para ayudar a impulsar la eficiencia y el cumplimiento de los SOP:

1. Guías interactivas - Las listas de comprobación y los flujos de trabajo interactivos facilitan el seguimiento de los PNT guiando a los usuarios paso a paso a través de los procedimientos necesarios. Los empleados pueden introducir datos durante los PNT.

2. Acceso móvil - Permitir el acceso a los PNT desde cualquier dispositivo mejora la accesibilidad de los empleados que se desplazan y no tienen acceso a un ordenador de sobremesa. Esto mejora la adherencia.

3. 1. Notificaciones - Notifique proactivamente a los empleados por correo electrónico, mensaje de texto o mensajería en la aplicación cuando sus revisiones o reconocimientos de SOP estén por llegar. Esto impulsa el compromiso.
4. 1. Responsabilidad - Las firmas digitales de los PNT, los reconocimientos y los registros de quién ha accedido a los procedimientos y cuándo lo ha hecho mejoran la responsabilidad de seguir los PNT.

5. Acceso offline - Para los trabajadores sin conexión permanente a Internet, el acceso offline a los PNT garantiza que puedan seguir cumpliéndolos cuando se interrumpe la conexión.

6. 6. Bucles de retroalimentación: la recopilación de comentarios de los empleados sobre los PNT permite identificar con frecuencia áreas de confusión y oportunidades para optimizar las instrucciones en aras de la claridad.

7. 1. Procedimientos basados en funciones - Cree procedimientos normalizados de trabajo y listas de comprobación específicos para distintos usuarios y funciones. Esto fomenta la relevancia y el compromiso.
8. 1. Gamificación - Aplicar elementos de juego como puntos, insignias y tablas de clasificación hace que completar los PNT resulte más motivador e interactivo para los empleados.

9. Vídeos - Incruste vídeos directamente en los PNT cuando sean útiles para demostrar los procesos visualmente. Los vídeos mejoran la comprensión.

10. 1. Análisis de notificaciones - Consulte las métricas sobre la capacidad de entrega de notificaciones y las tasas de apertura. Utilice la información para ajustar los plazos y aumentar el impacto de las notificaciones.
11. 1. Orientación de la versión de SOP - Proporcione notas de lanzamiento que expliquen los cambios entre las versiones de SOP. Esta orientación proactiva reduce la confusión durante las actualizaciones.
12. 1. Integración de la formación - Sincronice los módulos de formación SOP completados con el sistema de gestión del aprendizaje para que los gestores tengan visibilidad de la participación en el programa.

El ambiente de software adecuado hace que sea más fácil y más gratificante para los empleados interactuar regularmente con los PNT. Habilite todas las funciones que impulsen la adopción continua de los PNT en toda la plantilla. El cumplimiento sistemático mejorará la productividad, la seguridad, la calidad y mucho más.

¿Cómo puedo crear PNT eficaces para mi empresa?

La creación de procedimientos normalizados de trabajo (PNT) eficaces es fundamental para que las empresas agilicen sus operaciones, reduzcan los errores y aumenten su crecimiento. He aquí algunos consejos clave para desarrollar PNT de alta calidad:

1. **Observe los procesos en acción, involucre a los trabajadores que los llevan a cabo y analice los pasos y los puntos débiles antes de redactar los PNT. Capture los detalles con precisión.

2. 1. Utilizar un lenguaje sencillo - Redactar las instrucciones de los PNT de forma clara y concisa, utilizando un lenguaje sencillo. Evite la jerga. Utilice frases cortas y voz activa para facilitar la lectura.
3. 1. Estructurar el contenido - Organizar el contenido de los PNT utilizando títulos numerados, viñetas y espacios en blanco. Utilice párrafos específicos para cada paso del proceso.
4. 1. Añada elementos visuales - Incorpore capturas de pantalla, fotos, ilustraciones, gráficos y diagramas para aclarar las instrucciones y hacer los PNT más visuales. Los elementos visuales mejoran la comprensión.
5. 1. Sea preciso - Elimine cualquier ambigüedad en las instrucciones. Especifique las herramientas y materiales necesarios para cada paso, de modo que los usuarios dispongan de todo lo necesario para ejecutarlo correctamente.
6. 1. Escriba las contingencias - Aborde los posibles problemas, excepciones y alternativas que puedan surgir al seguir el PNT. Proporcione orientaciones claras para resolverlos.

7. **Utilice consejos, advertencias y recordatorios para llamar la atención sobre la información crítica, los posibles problemas o las ideas que los usuarios deben conocer.

8. 8. Destaque la seguridad - Destaque las precauciones importantes de salud y seguridad relacionadas con el proceso mediante señales visuales como negrita, iconos o llamadas resaltadas.

9. 9. Haga que las instrucciones sean procesables** - Enuncie los pasos como acciones directas comenzando con verbos imperativos como "hacer clic", "seleccionar", "escanear", etc. Esto aclara el camino.

10. Pruebe y perfeccione - Pida a los empleados que no estén familiarizados con el PNT que prueben a seguir las instrucciones. A continuación, perfeccione las áreas poco claras. Repítalo hasta que el PNT esté pulido.

11. Haga que los PNT sean accesibles - Almacene los documentos de los PNT de forma centralizada utilizando un software para que los empleados puedan buscar y acceder fácilmente a los PNT en cualquier momento, desde cualquier lugar o dispositivo.

12. 1. Revisar y actualizar - Establezca recordatorios para revisar y actualizar periódicamente los PNT a fin de mantenerlos actualizados. Haga que expertos en la materia revaliden la corrección.

La elaboración de PNT exhaustivos y fáciles de seguir requiere tiempo inicial, pero da sus frutos a largo plazo gracias a la ejecución coherente de los procesos. Los PNT bien diseñados son documentos vivos que evolucionan.

Creación de PNT - Retos

Aunque los PNT están pensados para facilitar las tareas, su introducción en la organización suele conllevar sus propios retos. He aquí algunos de los obstáculos a los que se enfrentan las empresas:

1. PNT obsoletos:

Los PNT son dinámicos. Están vivos y, por tanto, requieren actualizaciones constantes, mantenimiento, etc. Para resolver el problema de los PNT obsoletos, utilice el servicio de creación de PNT de Docsie para añadir nueva información fácilmente.

2. Problemas de participación:

Si el PNT es algo nuevo para su empresa, puede verse afectado por la falta de participación de sus empleados. Para saber cómo utilizan los miembros de su empresa los pasos mencionados en el PNT, siga de cerca las métricas y los análisis. Con , no sólo puede crear documentos SOP excepcionales, sino que también puede realizar un seguimiento de cómo interactúan sus empleados con los mismos.

3. Formación adecuada:

Una formación suficiente y un mantenimiento adecuado son necesarios para que sus PNT tengan una vida más larga. Por lo tanto, todos los miembros de su equipo deben ser capaces de utilizar los recursos que puedan ayudarles a completar las tareas mencionadas en el PNT. Si utiliza Docsie, podrá estar completamente tranquilo, ya que está diseñado para principiantes que pueden seguir las instrucciones con facilidad y completar la tarea tal y como se establece en el PNT.

¿Cómo puedo asegurarme de que los empleados siguen los PNT correctamente?

Las organizaciones invierten mucho tiempo en crear procedimientos normalizados de trabajo (PNT) para optimizar las operaciones y la formación. Pero los beneficios de los PNT sólo se obtienen si los empleados los siguen correctamente. He aquí algunos consejos para garantizar el cumplimiento de los PNT:

1. **Establecer una política según la cual los protocolos de los PNT deben seguirse tal y como están escritos hace que su cumplimiento sea obligatorio, no opcional. Hágala cumplir sistemáticamente.

2. **No se limite a formar a los nuevos empleados en los PNT. Proporcione actualizaciones periódicas sobre por qué es importante cumplir los PNT y cómo acceder a ellos y utilizarlos correctamente.

3. 1. Audite la ejecución de los PNT - Realice auditorías periódicas de la ejecución de los PNT por parte de los empleados mediante la observación o comprobaciones de control de calidad. Identifique las lagunas para una formación y entrenamiento adicionales.
4. 1. Automatizar las listas de comprobación de los PNT - El uso de software que proporciona listas de comprobación interactivas y guiadas de los PNT facilita el seguimiento de los procedimientos y crea registros de responsabilidad.

5. **Pida a los empleados que firmen digitalmente la lectura y comprensión de cada PNT nuevo o actualizado. Mantenga estos registros de reconocimiento.

6. 1. Incorpore el cumplimiento de los PNT en las revisiones - Haga que el cumplimiento de los protocolos de los PNT sea un elemento que se pondere en las revisiones del rendimiento de los empleados para subrayar la importancia de dicho cumplimiento.
7. 1. Supervise los análisis de los PNT - Aproveche los análisis de software que muestran las tasas de uso de los PNT, las métricas de finalización, los registros de reconocimiento, etc. para detectar problemas de adopción.

8. **Celebre a los empleados que mantienen registros perfectos de cumplimiento de los PNT. Cree concursos o exhiba a los líderes en un muro de reconocimiento de empleados.

9. 1. Abordar el incumplimiento inmediatamente - Si se sorprende a los empleados incumpliendo los PNT, aborde rápidamente la infracción formándoles de nuevo en la materia. El incumplimiento continuado justifica la adopción de medidas disciplinarias.

10. **Otorgue autoridad y orientación a los directivos para que instruyan a sus equipos en el cumplimiento de los PNT y les exijan responsabilidades. Asegúrese de que predican con el ejemplo.

11. **Utilice un software centralizado para que los empleados puedan buscar y acceder fácilmente a los PNT más actualizados en cualquier momento y lugar. Simplifique el acceso.

12. 1. Recoja la opinión de los empleados - Consulte con los empleados el contenido de los PNT y aborde las áreas de confusión. Optimice continuamente los PNT en función de las aportaciones.

Es esencial reforzar el cumplimiento de los PNT en todo momento. Una combinación de formación, supervisión, responsabilidad y reconocimiento impulsará una cultura en el lugar de trabajo en la que el uso adecuado de los PNT será la norma.

¿Cuánto cuesta el software SOP?

La implantación de procedimientos normalizados de trabajo (PNT) requiere una inversión inicial de tiempo y esfuerzo. Pero los beneficios a largo plazo de unas operaciones racionalizadas y una calidad constante hacen que los PNT merezcan la pena. He aquí algunos factores a tener en cuenta en relación con los costes del software SOP:

1. Modelo de licencia - El software SOP suele tener un precio de suscripción anual basado en el número de usuarios. Las cuotas de suscripción suelen oscilar entre 3 y 12 dólares por usuario y mes, con precios más bajos para los niveles de usuarios más altos.

2. **Los paquetes con funciones más avanzadas, como registros de auditoría, análisis y sistemas de identificación, tienen un precio más elevado. Opte por las funciones necesarias para controlar los costes.

3. **El software SOP basado en la nube tiene un coste inicial más bajo, pero las cuotas de suscripción son más elevadas. Las opciones autoalojadas requieren más infraestructura de TI, pero evitan las cuotas recurrentes.

4. **Muchas plataformas ofrecen integraciones con aplicaciones complementarias por un precio adicional. Tenga en cuenta las integraciones con otros sistemas que vaya a necesitar.

5. Formación y asistencia - Algunos proveedores ofrecen un paquete de formación, asistencia y mantenimiento. Otros cobran más por estos servicios a la carta.

6. 6. Personalización - Una personalización significativa de las plataformas para adaptarlas a flujos de trabajo específicos puede requerir cargos adicionales por tiempo de desarrollo personalizado. Las necesidades de personalización deben ser sencillas.

7. 1. Seguridad y cumplimiento de la normativa - La actualización a funciones o capacidades de mayor seguridad para cumplir las normas de cumplimiento de la normativa aumentará los costes. Pero puede ser necesario.

8. 8. Número de procedimientos normalizados de trabajo - Disponer de una amplia biblioteca de procedimientos no siempre es más caro, ya que los precios se basan en los usuarios. Pero migrar o crear bibliotecas más extensas lleva más tiempo.

9. 9. Opciones de introducción progresiva - La introducción progresiva del software SOP en todos los departamentos puede distribuir los costes a lo largo del tiempo. Para algunas organizaciones, resulta más asequible introducirse en un sistema.

10. 1. Oportunidades de ahorro - Opciones como las suscripciones anuales, el pago por adelantado de varios años y los descuentos educativos y para organizaciones sin ánimo de lucro pueden reducir los costes generales del software SOP.

Aunque el avance de las operaciones con el software SOP requiere presupuesto, el retorno de la inversión derivado de la mejora de la eficiencia, la productividad y el cumplimiento suele compensar con creces la inversión. Dar prioridad a los componentes imprescindibles ayuda a optimizar los costes del software.

¿Cómo consigo que los empleados se comprometan a utilizar el software SOP?

Conseguir que los empleados estén realmente entusiasmados con el uso de un nuevo software de procedimientos normalizados de trabajo (PNT) requiere una gestión reflexiva del cambio. A menudo, los empleados consideran que los PNT son mundanos. He aquí algunos consejos para impulsar la adopción del software SOP:

1. Comunicar las ventajas - Explicar las ventajas para los empleados. Destaque cómo el software SOP hará que los procedimientos sean accesibles en cualquier lugar para facilitar su trabajo y mantener el cumplimiento.

2. **Obtenga la opinión de los usuarios sobre las funciones deseadas durante el proceso de selección del software para que se sientan escuchados. Haga que usuarios piloto evalúen las plataformas.

3. 1. Discutir durante la incorporación - Describir el software SOP durante la incorporación de nuevos empleados para que empiecen a entender el valor desde su primer día.

4. 4. Proporcione una formación exhaustiva - Vaya más allá de cómo utilizar el software. Forme exhaustivamente a los empleados sobre por qué son importantes los PNT, en qué les beneficia su cumplimiento y cuál es su función.

5. **Inyecte diversión en el uso de los PNT concediendo puntos o insignias por actividades como el reconocimiento de procedimientos y la notificación de problemas.

6. 6. Destaque a los líderes - Destaque a los empleados que se comprometen sistemáticamente y aportan información para mejorar los procedimientos normalizados de trabajo. El reconocimiento motiva el uso.

7. 1. Solicitar opiniones - Pedir opiniones sobre la propia plataforma y la claridad del contenido de los PNT. Los empleados se sienten valorados por sus aportaciones.

8. **Si surgen problemas técnicos o los PNT parecen obsoletos, resuelva los problemas rápidamente para mantener la confianza en el sistema.

9. 1. Analice las métricas - Aproveche los análisis de uso para ver dónde se retrasa la adopción. Diríjase a los grupos pertinentes con formación o comunicaciones adicionales.
10. 1. Promover los logros - Comparta los resultados y mejoras derivados de la adopción del software SOP, como el aumento de la eficiencia, la reducción de errores y la mejora de la seguridad.
11. 1. Vincular al rendimiento - Establecer el seguimiento de los PNT como un elemento de la gestión del rendimiento para motivar intrínsecamente el uso.
12. 1. Recompensar la participación - Considere la posibilidad de ofrecer pequeñas recompensas, como tarjetas regalo o tiempo libre adicional, a los empleados que alcancen métricas elevadas de uso de los PNT.

Conseguir que los empleados estén de acuerdo con una revisión del software SOP requiere tácticas estratégicas de gestión del cambio, no sólo formación técnica. Si los empleados reconocen que su aportación es importante y se les recompensa, la adopción superará las expectativas.

¿Por qué elegir Docsie?

Los PNT explican procesos que definen tareas y flujos de trabajo. Además de permitir a las empresas alojar sus PNT, Docsie también ayuda en las siguientes áreas:

Potente formateo de texto en términos de añadir encabezados, subtítulos, viñetas, listas numeradas, tablas de diccionario, etc).

Incrustación de contenidos mediante hipervínculos, imágenes y vídeos, enlaces en los que se puede hacer clic, incrustación de contenidos iFrame, etc.

Control de versiones y gestión sencilla de actualizaciones y cambios (mantenimiento de varias versiones, eliminación de documentos obsoletos, mejora de la calidad de los contenidos mediante el cumplimiento y la adhesión a la normativa).

Mantiene un alto nivel de seguridad de los documentos mediante controles de acceso basados en funciones y autenticación de usuario de dos factores.

Mejora la claridad al delimitar las funciones del equipo y aumenta la productividad general.

Conclusiones clave:

Un Procedimiento Normalizado de Trabajo describe los pasos que hay que seguir para completar un gran proyecto.

Un PNT habitual, independientemente de su formato, debe contener el título, el número del PNT, las fechas de publicación o revisión, los nombres y las firmas junto con los roles y las funciones de todos los que crearon los PNT.

Siguiendo los PNT, las empresas pueden estandarizar los productos y obtener resultados de alta calidad. Seguir los PNT permite a las organizaciones mantener el rumbo, avanzar hacia un objetivo común y no desviarse del camino para completar la tarea.

Con Docsie, elabore documentación fácil de mantener y compártala con los miembros de su equipo con sólo pulsar un botón. Colabora, aporta ideas y gestiona varios espacios de trabajo en la misma plataforma.

¿Tienes problemas? ¿Tienes una duda? Deja que la función de ayuda y soporte de Docsie te ayude a resolver los problemas más comunes de la documentación.

Conclusión

En conclusión, los procedimientos normalizados de trabajo y el software SOP aportan un enorme valor a las organizaciones que buscan optimizar las operaciones, la formación, el cumplimiento, la seguridad, la calidad y el crecimiento. Sin embargo, hacer realidad estos beneficios requiere una planificación y ejecución estratégicas. Las empresas deben invertir tiempo por adelantado analizando los procesos y desarrollando PNT completos y fáciles de seguir. Un software específico centraliza el acceso y los controles de estos procedimientos. Impulsar el cumplimiento continuo requiere estrategias de varios niveles, como formación, mecanismos de rendición de cuentas, canales de retroalimentación y refuerzo cultural. Aunque la implantación de protocolos SOP requiere un esfuerzo inicial, los dividendos a largo plazo bien merecen la inversión. Con procedimientos normalizados de trabajo sólidos y programas informáticos como base, las organizaciones pueden ampliar su escala de manera eficiente, manteniendo la coherencia, desarrollando a los empleados y satisfaciendo a los clientes. Los PNT demuestran el retorno de la inversión al mejorar la forma en que se realiza el trabajo en todos los ámbitos.

Preguntas frecuentes:

**P1 - ¿Para qué sirve crear un PNT?

ASN: Los PNT ayudan a dividir un gran proyecto en pequeños trozos digeribles de tareas realizables. El objetivo principal de un PNT es crear un marco sólido que contenga un conjunto de instrucciones necesarias para realizar un trabajo. Si se mantienen los PNT, se puede garantizar mejor que las operaciones se llevan a cabo sin problemas y con eficacia, sin distracciones.

**P2 - ¿Quién debe redactar los PNT?

**Los PNT siempre deben ser redactados por expertos en la materia o por miembros directamente implicados en el proyecto. De este modo se reduce el riesgo de proporcionar información errónea y también se descarta la posibilidad de centrarse en las áreas sin importancia del proyecto. Tanto si se trata de una gran organización como de una PYME, la redacción de PNT requiere conocimientos de primera mano, pericia, credibilidad y experiencia en conseguir que las cosas se hagan siguiendo un conjunto predeterminado de instrucciones.

**P3 - ¿Dónde guardar los PNT?

**En: Existen varias formas y ubicaciones para almacenar los PNT. Pero asegúrate de que el lugar que elijas cumpla dos criterios: seguridad y accesibilidad.

Elija una ubicación segura para sus PNT, ya que a menudo pueden contener información confidencial sobre su empresa que sólo deben manejar sus empleados de confianza. Con Docsie, puedes controlar a quién das acceso para proteger tus documentos sin quebraderos de cabeza.

Aquellos que son responsables de seguir las instrucciones y completar la tarea necesitan acceso completo a su documento SOP. Ellos son los responsables de añadir o modificar cualquier paso mencionado en el PNT en función de los cambios que puedan surgir durante la ejecución del proyecto. Para que esto sea posible, asegúrese de que el PNT esté guardado en un lugar accesible para que los miembros del equipo puedan consultarlo cuando sea necesario.