El conocimiento es poder: la ventaja de las bases de conocimiento personalizadas¶

El conocimiento es poder. Y es muy necesario en el entorno empresarial actual, que avanza a gran velocidad. Para satisfacer esta necesidad, las bases de conocimiento personalizadas están ganando popularidad. ¿Sabías que las empresas con prácticas sólidas de gestión y difusión del conocimiento son un 20% más productivas que sus competidores?

Una base de conocimiento personalizada puede ayudar a mejorar la productividad, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente al poner esta información a disposición de empleados y consumidores. En este artículo exploraremos las ventajas y desventajas de las bases de conocimiento personalizadas y analizaremos cómo pueden beneficiar el futuro de tu empresa. También hablaremos sobre cómo Docsie satisface la necesidad de documentación optimizada para las organizaciones.

¿Qué es un software de base de conocimiento personalizada?¶

En pocas palabras, un software de base de conocimiento personalizada es un almacén de información diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de tu empresa. Te sorprendería saber que se puede esperar hasta un 50% menos de tickets de soporte de clientes satisfechos cuando se usa una base de conocimiento bien mantenida. A diferencia de los programas estándar, el software de base de conocimiento personalizada se desarrolla desde cero para cumplir con los requisitos de una organización específica.

¿Por qué son importantes? Supongamos que estás a cargo de un astillero y quieres proporcionar a tus ingenieros una referencia que les ayude a navegar por los numerosos y complejos pasos involucrados en la construcción de un barco. A diferencia del enfoque general del software listo para usar, una base de conocimiento personalizada puede guiarte paso a paso a través de tus procesos específicos.

Ventajas de las bases de conocimiento personalizadas¶

1. Personalización¶

La característica distintiva de las bases de conocimiento personalizadas es su flexibilidad sin igual. Tienes la libertad de moldearlas exactamente según tus necesidades. Por ejemplo, si eres un gigante del comercio electrónico, puedes diseñar una base de conocimiento que se adapte a tu catálogo de productos en constante cambio, creando una experiencia fluida para tus clientes. Por ejemplo, la base de conocimiento personalizada de Amazon evoluciona constantemente para mantenerse al día con su amplia gama de productos y servicios.

2. Escalabilidad¶

Las empresas crecen, y sus necesidades de conocimiento también. No es sorprendente que una base de conocimiento personalizada pueda ahorrar a las empresas un promedio de $10,000 al año. Las soluciones personalizadas se escalan sin esfuerzo con tu organización, asegurando que tu base de conocimiento se mantenga al ritmo de tu expansión. Por ejemplo, una startup puede comenzar con un software de base de conocimiento personalizado básico y escalarlo a medida que crece hasta convertirse en una corporación multinacional.

3. Control de datos¶

Con una base de conocimiento personalizada, tienes las riendas de tus datos. Este acceso sin restricciones te permite gestionar, actualizar y proteger tu información como mejor te parezca. Por ejemplo, los proveedores de atención médica pueden garantizar la máxima privacidad de los datos de los pacientes dentro de su base de conocimiento personalizada.

4. Experiencia del cliente mejorada¶

Estudios han demostrado que el 82% de los clientes esperan acceso inmediato a la información. El software de base de conocimiento personalizado te permite proporcionar contenido relevante en tiempo real, lo que lleva a una mayor satisfacción del usuario. Por ejemplo, la base de conocimiento personalizada de Airbnb asegura que los viajeros encuentren rápidamente el alojamiento perfecto.

5. Integración con sistemas existentes¶

Las bases de conocimiento personalizadas no son sistemas aislados. Funcionan en armonía con tus programas e infraestructura actuales. Como resultado, puedes ofrecer a tus clientes una experiencia uniforme y unificada en todos los medios. Las bases de conocimiento pueden conectarse a otros sistemas, como software bancario, para que los clientes siempre tengan la información más actualizada. Esto podría hacer que los clientes estén más satisfechos y menos molestos.

6. Análisis en profundidad¶

Las bases de conocimiento personalizadas hacen más que simplemente almacenar hechos y cifras. Recogen y evalúan datos que pueden ayudar a tomar mejores decisiones empresariales. Al monitorear las acciones y preferencias de sus clientes, las tiendas pueden orientar mejor su publicidad.

7. Seguridad¶

Las empresas pierden miles de millones de dólares anualmente debido a brechas de seguridad en sus datos. Para la protección de datos privados, los proveedores de soluciones personalizadas ofrecen un mayor nivel de seguridad. Por ejemplo, las organizaciones gubernamentales utilizan bases de conocimiento personalizadas para proteger información sensible. Las bases de conocimiento personalizadas pueden adaptarse a los tipos específicos de datos que necesitan protegerse y están creadas para satisfacer las demandas únicas de la organización.

8. Ayuda con procesos complicados¶

Los flujos de trabajo son tan únicos como las empresas que los utilizan. El software de base de conocimiento personalizado puede adaptarse a las necesidades específicas de eficiencia de tu organización. Por ejemplo, las organizaciones de fabricación pueden utilizar bases de conocimiento personalizadas para mejorar sus procesos de producción.

9. Gestión de marca y dirección visual¶

La calidad de tu cuerpo de información representa a tu empresa. La personalización te permite mantener la integridad de la marca y la consistencia del diseño para tu base de usuarios. La documentación de soporte de Apple ilustra perfectamente su atención al detalle y facilidad de uso.

10. Información súper específica¶

La relevancia es primordial en la era digital moderna. Gracias a las bases de conocimiento personalizadas, puedes ofrecer contenido altamente específico que atiende las necesidades individuales de diversos grupos de usuarios. Un ejemplo es la información personalizada para niños, profesores y funcionarios escolares.

Desventajas de las bases de conocimiento personalizadas¶

1. Tiempo de desarrollo¶

Construir una base de conocimiento personalizada requiere tiempo y esfuerzo. No va a suceder en un día. Para encontrar una solución que funcione para ti, primero debes identificar cuáles son esas necesidades. Por ejemplo, crear una base de conocimiento especializada para un profesional de la salud puede llevar varios meses.

2. Alto costo¶

La personalización tiene un precio elevado. Puede ser costoso crear y gestionar tu propia base de información. Por ejemplo, una solución personalizada puede estar fuera del alcance financiero de una pequeña organización.

3. Desafíos de mantenimiento¶

Las soluciones personalizadas, a diferencia del software preempaquetado, requieren mantenimiento regular para garantizar que estén siempre actualizadas y seguras. Por ejemplo, las bases de conocimiento personalizadas de empresas tecnológicas necesitan actualizaciones constantes para defenderse de nuevas amenazas.

4. Curva de aprendizaje¶

Los empleados pueden necesitar tiempo para adaptarse a un nuevo sistema personalizado. Como resultado, el ritmo de integración puede ralentizarse. Por ejemplo, los nuevos usuarios pueden necesitar capacitación cuando pasan de software preempaquetado a una solución personalizada.

5. Intensivas en recursos¶

Las implementaciones de soluciones personalizadas requieren un compromiso de tiempo, esfuerzo y conocimientos técnicos. Por ejemplo, las empresas del sector manufacturero necesitan personal cualificado para supervisar su base de conocimiento exclusiva.

6. Riesgo de complicación excesiva¶

En la búsqueda de personalización, existe el riesgo de hacer que el sistema sea demasiado complejo, lo que puede llevar a la ineficiencia. Por ejemplo, las bases de conocimiento personalizadas complejas confunden a los usuarios en lugar de ayudarlos.

7. Complejidad de configuración inicial¶

Configurar una base de conocimiento personalizada puede ser difícil, especialmente si nunca lo has hecho antes. Por ejemplo, las startups podrían tener problemas con la documentación inicial y la configuración de una solución personalizada.

8. Dependencia del proveedor¶

Las soluciones personalizadas a menudo implican dependencia de proveedores específicos para el desarrollo y soporte. Por ejemplo, las empresas pueden depender en gran medida de una compañía de desarrollo de software para su base de conocimiento personalizada.

9. Falta de soluciones inmediatas¶

A diferencia del software listo para usar que proporciona soluciones instantáneas, el desarrollo personalizado lleva tiempo de implementar, retrasando los beneficios inmediatos. Por ejemplo, un negocio minorista podría no ver mejoras inmediatas después de iniciar el proceso de desarrollo de una base de conocimiento personalizada.

10. Problemas de incompatibilidad¶

Las soluciones personalizadas a veces pueden chocar con otro software en tu organización, lo que puede causar problemas. Por ejemplo, puede ser complicado integrar una base de conocimiento personalizada con sistemas heredados.

Listo para usar vs. Personalizado: ¿Cuál es adecuado para ti?¶

Ahora que hemos analizado las ventajas y desventajas de las bases de conocimiento personalizadas, es hora de responder a la gran pregunta: ¿cuál es la adecuada para tu organización? En esta sección profundizaremos para ayudarte a tomar una decisión informada. Para ayudarte a tomar una decisión informada, exploraremos qué son exactamente las bases de conocimiento listas para usar junto con sus ventajas y desventajas.

Bases de conocimiento listas para usar¶

Como los platos precocinados, las bases de conocimiento listas para usar, o software listo para usar, ahorran tiempo y esfuerzo. No tendrás que gastar tiempo ni energía ensamblando la tuya porque incluyen todo lo que necesitas para comenzar de inmediato. Son ideales para personas que necesitan implementar una solución de gestión de conocimiento rápidamente. Exploremos ahora sus ventajas y desventajas:

El camino hacia el éxito¶

1. Nordstrom¶

La popular tienda de ropa estadounidense Nordstrom emplea una base de conocimiento propietaria para facilitar el acceso de los consumidores a detalles de productos y artículos de ayuda. Esto ha ayudado a Nordstrom a reducir la cantidad de tickets de soporte y aumentar la satisfacción del cliente. Si un consumidor tiene una pregunta sobre un producto, por ejemplo, puede buscar la solución a su pregunta en la base de conocimiento. Esto no solo ayuda a los clientes a ahorrar tiempo y esfuerzo, sino que también reduce la carga del equipo de atención al cliente de Nordstrom.

2. Asana¶

La plataforma de gestión de proyectos Asana tiene su propia base de conocimiento interna para ayudar a los nuevos usuarios a comenzar y familiarizarse con las muchas herramientas a su disposición. Asana ahora puede incorporar nuevos usuarios más rápida y eficazmente gracias a esto. En la base de conocimiento se pueden encontrar artículos sobre temas como "Cómo crear un proyecto", "Cómo añadir tareas" y "Cómo asignar tareas a miembros del equipo". Todos los usuarios tienen acceso a esta documentación, lo que les permite estudiarla a su propio ritmo mientras se acostumbran a la plataforma.

3. HubSpot¶

HubSpot, el desarrollador de software de marketing entrante, tiene su propia base de conocimiento propietaria que utiliza para ayudar a sus clientes. Esto ha permitido a HubSpot reducir el tiempo que tarda en manejar las preocupaciones de los clientes y aumentar la satisfacción del cliente. Por ejemplo, en la base de datos se pueden encontrar artículos sobre cómo usar las plataformas de gestión de relaciones con clientes y marketing por correo electrónico de HubSpot. Todos los clientes tienen acceso a esta base de conocimiento, por lo que pueden resolver sus propios problemas sin contactar al personal de soporte de HubSpot.

4. Zendesk¶

Zendesk, un proveedor de software de atención al cliente, emplea una base de conocimiento personalizada para facilitar la autoayuda a sus clientes. Gracias a esto, Zendesk ha podido reducir la cantidad de tickets que los clientes envían para obtener ayuda y mejorar sus calificaciones. Los artículos sobre cómo utilizar el software de mesa de ayuda de Zendesk son solo un ejemplo de los tipos de contenido que encontrarás en la wiki. Todos los clientes tienen acceso a esta base de conocimiento, por lo que pueden resolver sus propios problemas sin contactar al personal de soporte de Zendesk.

Tomando la decisión correcta con Docsie¶

Dependiendo de las necesidades específicas y los objetivos principales de tu empresa, puedes elegir entre software listo para usar y software de base de conocimiento personalizado. Así es como Docsie puede revolucionar tu proceso de creación de base de conocimiento. Brillantez económica: Docsie ofrece soluciones rentables que se alinean con tu presupuesto. Sin gastos ocultos ni sorpresas.

• Escala sin problemas: A medida que tu negocio crece, Docsie se escala sin esfuerzo para adaptarse a tus crecientes necesidades de base de conocimiento.

• Soluciones especializadas: Docsie entiende que tu organización podría requerir una solución única que el software estándar no puede proporcionar.

• Experiencias de usuario personalizadas: Crea una base de conocimiento que ofrezca a tu público objetivo una experiencia única.

• Gobernanza y protección de datos: Con Docsie, obtienes características rápidas, seguras y completas de gobernanza y protección de datos.

• Implementación rápida: Docsie ofrece una implementación rápida, para que puedas comenzar sin demora.

No existe una solución única para todos, pero con Docsie tienes un socio que adapta la creación de bases de conocimiento a tu situación específica y objetivos.

Puntos clave:¶

• Tu empresa puede obtener hasta un 20 por ciento más de producción si utilizas estrategias efectivas para gestionar tu base de conocimiento.

• La personalización es crucial. En las bases de conocimiento personalizadas se puede descubrir información no disponible en programas genéricos.

• Con una base de conocimiento bien mantenida, las empresas deberían esperar una reducción del 50% en el número de problemas de soporte enviados.

• Puedes ahorrar casi $20,000 cada año utilizando una base de conocimiento personalizada a medida que tu empresa se expande.

• Al construir tus propias bases de datos, puedes garantizar la seguridad y confidencialidad de tu información.

• Los usuarios están más satisfechos cuando se les proporciona información oportuna y relevante.

• Los usuarios deben tener una experiencia consistente en todas tus plataformas, y eso incluye el acceso tanto a bases de conocimiento estándar como personalizadas.

• La recopilación y el análisis de datos pueden dar lugar a mejores decisiones empresariales y publicidad dirigida.

• La protección de datos sensibles requiere el uso de soluciones altamente seguras y hechas a medida.

Pensamientos finales¶

En definitiva, hay muchas ventajas en el uso de bases de conocimiento personalizadas, pero hacerlo requiere una investigación rigurosa. Las necesidades y objetivos específicos de tu empresa deberían informar tu decisión de personalizar tu servicio. Recuerda que Docsie, tu solución integral, siempre está lista para ayudarte.

Docsie es una solución todo en uno para gestión de documentos, edición, compartición y colaboración. Puedes ahorrar tiempo y esfuerzo aprovechando las plantillas de documentos, el historial de versiones y la gestión de tareas que Docsie proporciona. Puedes detener tu búsqueda ahora porque Docsie es la solución más efectiva y fácil de usar para todas tus necesidades de documentación.

¿Estás emocionado por usar Docsie para construir bases de conocimiento personalizadas? Únete ahora para comenzar la gestión experta del conocimiento!

Preguntas frecuentes¶

1. ¿Qué es una base de conocimiento personalizada?

Una base de conocimiento personalizada es una base de datos que ha sido adaptada a los requisitos específicos de tu empresa. Como proporciona atención individual, puede ofrecer soluciones que aumentan la productividad y la satisfacción del usuario. Para crear una, simplemente usa Docsie.

2. ¿Cuáles son las ventajas de una base de conocimiento personalizada?

Escalabilidad, gestión de datos, una experiencia de usuario mejorada y análisis en profundidad son solo algunas de las ventajas de las bases de conocimiento personalizadas. Docsie ofrece soluciones que son tanto asequibles como escalables.

3. ¿Cómo ayuda Docsie en el desarrollo de una base de conocimiento?

Con las soluciones asequibles de Docsie, escalabilidad, opciones personalizadas, experiencias de usuario personalizadas y sólida gobernanza de datos, tu organización puede prosperar.

4. ¿Puedo confiar en que una base de conocimiento personalizada satisfaga las necesidades de mi empresa?

La decisión debe basarse en tus propios requisitos y objetivos. Docsie podría ser tu socio ideal en la construcción de una base de conocimiento personalizada si valoras la personalización, la escalabilidad y la gestión de datos.

5. ¿Cómo creo mi propia base de conocimiento?

Usa una plataforma como Docsie, que proporciona características simples de gestión, edición y colaboración de documentos, para construir tu base de conocimiento. Comienza organizando y etiquetando información para una navegación sencilla. Docsie simplifica el procedimiento.

6. ¿Qué debe incluirse en una base de conocimiento?

Cualquier documentación que tengas sobre tus productos, servicios o procedimientos debe incluirse en tu base de conocimiento. Se debe incluir información como preguntas frecuentes, tutoriales y consejos para solucionar problemas.