El conocimiento es poder. Y es muy necesario en el veloz entorno empresarial actual. Para cubrir esta necesidad, las bases de conocimiento personalizadas están ganando popularidad. ¿Sabía que las empresas con sólidas prácticas de gestión y difusión del conocimiento son un 20% más productivas que sus rivales?
Una base de conocimientos personalizada puede contribuir a la productividad, la reducción de costes y la satisfacción del cliente al poner esta información a libre disposición del personal y los consumidores. En este post exploraremos los pros y los contras de las bases de conocimiento personalizadas y hablaremos de cómo pueden beneficiar al futuro de su empresa. También hablaremos de cómo Docsie satisface la necesidad de documentación racionalizada de las organizaciones.
¿Qué es un software de base de conocimientos personalizada?
En pocas palabras, un software de base de conocimientos personalizado es un almacén de información que se ha diseñado específicamente para satisfacer las demandas de su empresa. Y le sorprendería saber que se puede esperar hasta 50% menos de tickets de soporte de clientes satisfechos cuando se utiliza una base de conocimientos bien mantenida. A diferencia de los programas listos para usar, el software de base de conocimientos personalizada se desarrolla desde cero para satisfacer los requisitos de una determinada organización.
¿Por qué son importantes? Supongamos que está al frente de un astillero y quiere proporcionar a sus ingenieros una referencia que les ayude a navegar por los numerosos y difíciles pasos que implica la producción de un buque. En contraste con el enfoque amplio del software listo para usar, una base de conocimientos personalizada puede guiarle paso a paso por sus procesos específicos.
|Ventajas de las bases de conocimientos personalizadas Desventajas de las bases de conocimientos personalizadas |-|-| |Adaptación a sus necesidades Tiempo de desarrollo |Escalabilidad bajo demanda Coste |Control total de los datos Retos de mantenimiento |Mejora de la experiencia del cliente Curva de aprendizaje |Integración con sistemas existentes |Intensivo en recursos |Análisis avanzado Riesgo de complicación excesiva |Seguridad Complejidad de la configuración inicial |Soporte de flujos de trabajo complejos Dependencia del proveedor |Control de marca y diseño Falta de soluciones inmediatas |Falta de soluciones inmediatas |Contenido muy específico |Problemas de incompatibilidad
Ventajas de las bases de conocimiento personalizadas
1. Personalización
El sello distintivo de las bases de conocimiento personalizadas es su flexibilidad sin parangón. Usted tiene la libertad de adaptarlas exactamente a sus necesidades. Por ejemplo, si usted es un gigante del comercio electrónico, puede diseñar una base de conocimientos que se adapte a su catálogo de productos en constante evolución, creando una experiencia sin fisuras para sus clientes. Por ejemplo, la base de conocimientos personalizada de Amazon evoluciona constantemente para seguir el ritmo de su amplia gama de productos y servicios.
2. Escalabilidad
Las empresas crecen y sus necesidades de conocimientos también. No en vano, una base de conocimientos personalizada puede ahorrar a las empresas una media de 10.000 dólares al año. Las soluciones personalizadas se adaptan sin esfuerzo a su organización, garantizando que su base de conocimientos siga el ritmo de su expansión. Por ejemplo, una empresa emergente puede empezar con un software básico de base de conocimientos personalizada y ampliarlo a medida que se convierte en una multinacional.
3. Control de datos
Con una base de conocimientos personalizada, usted lleva las riendas de sus datos. Este acceso sin restricciones le permite gestionar, actualizar y proteger su información como mejor le parezca. Por ejemplo, los proveedores de servicios sanitarios pueden garantizar la máxima privacidad de los datos de los pacientes dentro de su base de conocimientos personalizada.
4. Experiencia del cliente mejorada
Estudios han demostrado que el 82% de los clientes esperan un acceso inmediato a la información. El software de base de conocimientos personalizada le permite ofrecer contenido relevante en tiempo real, lo que mejora la satisfacción del usuario. Por ejemplo, la base de conocimientos personalizada de Airbnb garantiza que los viajeros encuentren rápidamente el alojamiento perfecto.
5. Integración con sistemas existentes
Las bases de conocimientos personalizadas no son sistemas aislados. Por el contrario, funcionan en armonía con sus programas e infraestructura actuales. Como resultado, puede ofrecer a sus clientes una experiencia uniforme y unificada en todos los medios. Las bases de conocimientos pueden conectarse a otros sistemas, como el software bancario, para que los clientes dispongan siempre de la información más reciente. Esto puede hacer que los clientes estén más contentos y menos molestos.
6. Análisis en profundidad
Las bases de conocimiento personalizadas hacen algo más que almacenar datos y cifras. Con los datos que recopilan y evalúan se pueden tomar mejores decisiones empresariales. Mediante el seguimiento de las acciones y preferencias de sus consumidores, las tiendas pueden orientar mejor su publicidad.
7. Seguridad
Las empresas pierden miles de millones de dólares al año debido a fallos de seguridad en sus datos. Para la protección de datos privados, los proveedores de soluciones personalizadas ofrecen un mayor nivel de seguridad. Las bases de conocimiento personalizadas, por ejemplo, son utilizadas por organizaciones gubernamentales para proteger información sensible. Las bases de conocimiento personalizadas pueden adaptarse a los tipos específicos de datos que hay que salvaguardar y se crean para satisfacer las demandas únicas de la organización.
8. Ayuda en procesos complicados
Los flujos de trabajo son tan únicos como las empresas que los utilizan. El software de base de conocimientos a medida puede adaptarse a las necesidades únicas de eficiencia de su organización. Por ejemplo, las organizaciones de fabricación pueden utilizar bases de conocimientos personalizadas para mejorar sus procesos de producción.
9. Gestión de marca y dirección visual
La calidad de su cuerpo de información representa a su empresa. La personalización le permite mantener la integridad de la marca y la coherencia del diseño para su base de usuarios. La documentación de soporte de Apple ilustra en gran medida su atención al detalle y la facilidad de uso.
10. Información superespecífica
La relevancia es primordial en la era digital moderna. Gracias a las bases de conocimiento personalizadas, puede ofrecer material muy específico que satisfaga las necesidades individuales de diversos grupos de usuarios. Un ejemplo es la información personalizada para niños, profesores y funcionarios escolares.
Contras de las bases de conocimientos personalizadas
1. 1. Tiempo de desarrollo
Crear una base de conocimientos personalizada requiere tiempo y esfuerzo. No se hace en un día. Para encontrar una solución que funcione para usted, primero debe identificar cuáles son esas necesidades. Por ejemplo, crear una base de conocimientos especializada para un profesional sanitario puede llevar muchos meses.
2. Coste elevado
La personalización tiene un precio elevado. Puede resultar caro crear y gestionar tu propia base de datos de información. Por ejemplo, una solución a medida puede estar fuera del alcance financiero de una organización pequeña.
3. Retos de mantenimiento
Las soluciones a medida, a diferencia del software preempaquetado, requieren un mantenimiento regular para garantizar que estén siempre al día y sean seguras. Por ejemplo, las bases de conocimientos personalizadas de las empresas tecnológicas necesitan actualizaciones constantes para evitar nuevos peligros.
4. Curva de aprendizaje
Los empleados pueden necesitar algún tiempo para adaptarse a un nuevo sistema hecho a medida. Como consecuencia, el ritmo de integración puede ralentizarse. Por ejemplo, los nuevos usuarios pueden necesitar formación cuando pasan de un software preempaquetado a una solución a medida.
5. Recursos intensivos
La implantación de soluciones a medida requiere un compromiso de tiempo, esfuerzo y conocimientos técnicos. Las empresas del sector manufacturero, por ejemplo, necesitan personal cualificado para supervisar su exclusiva base de conocimientos.
6. Riesgo de complicación excesiva
En la búsqueda de la personalización, existe el riesgo de hacer que el sistema sea excesivamente complejo, lo que puede conducir a la ineficacia. Por ejemplo, las bases de conocimientos personalizadas complejas confunden a los usuarios en lugar de ayudarles.
7. Complejidad de la configuración inicial
Configurar una base de conocimientos personalizada puede ser difícil, especialmente si nunca lo ha hecho antes. Las nuevas empresas, por ejemplo, pueden tener problemas con la documentación inicial y la configuración de una solución personalizada.
8. Dependencia del proveedor
Las soluciones personalizadas suelen depender de proveedores específicos para su desarrollo y soporte. Por ejemplo, las empresas pueden depender en gran medida de una empresa de desarrollo de software para su base de conocimientos personalizada.
9. Falta de soluciones inmediatas
A diferencia del software listo para usar que proporciona soluciones instantáneas, el desarrollo a medida tarda tiempo en implementarse, lo que retrasa los beneficios inmediatos. Por ejemplo, una empresa minorista puede no ver mejoras inmediatas tras iniciar el proceso de desarrollo de una base de conocimientos personalizada.
10. Problemas de incompatibilidad
En ocasiones, las soluciones personalizadas pueden entrar en conflicto con otro software de su organización, lo que puede causar problemas. Por ejemplo, puede resultar complicado integrar una base de conocimientos personalizada con sistemas heredados.
Listo para usar frente a personalizado: ¿Cuál le conviene más?
Bien, ahora que hemos visto los pros y los contras de las bases de conocimiento personalizadas, es hora de responder a la gran pregunta: ¿cuál es la adecuada para tu organización? En esta sección, profundizaremos para ayudarle a tomar una decisión informada. Para ayudarle a tomar una decisión informada, exploraremos qué son exactamente las bases de conocimiento listas para usar junto con sus pros y sus contras.
Bases de conocimiento listas para usar
Al igual que los platos precocinados, las bases de conocimientos listas para usar o el software listo para usar ahorran tiempo y esfuerzo. No tendrá que dedicar tiempo ni energía a ensamblar las suyas propias porque incluyen todo lo que necesita para ponerse en marcha nada más sacarlas de la caja. Quienes necesiten implantar rápidamente una [solución de gestión] del conocimiento (https://site.docsie.io/centralized-team-collaboration-and-project-management) los encontrarán ideales. Explore ahora sus ventajas e inconvenientes:
|Ventajas e inconvenientes |-|-| |Rápida implementación: La personalización está restringida, por lo que es posible que las funciones y los formularios prefabricados no se adapten a las necesidades específicas. | |Rentabilidad: Menor coste que las soluciones personalizadas. Utilícelas para poner en marcha la gestión del conocimiento para pequeñas organizaciones con restricciones financieras.|Con el software listo para usar, las limitaciones en la escalabilidad pueden convertirse en un problema a medida que su negocio se expande. | |Costes de TI reducidos gracias a que el proveedor se encarga de las actualizaciones y el mantenimiento. |Experiencia de usuario menos personalizada: Proporciona una solución de talla única, lo que puede dar lugar a una experiencia de usuario menos individualizada. | |Las funciones estandarizadas agilizan la gestión del conocimiento al ofrecer funciones y plantillas prefabricadas. | Tienes menos control sobre tus datos porque se almacenan en los servidores del proveedor, lo que plantea problemas de privacidad y seguridad. |
El camino hacia el éxito
1. Nordstrom
La popular tienda de ropa estadounidense Nordstrom emplea una base de conocimientos propia para facilitar el acceso de los consumidores a los detalles de los productos y los artículos de ayuda. Esto ha ayudado a Nordstrom a reducir el número de solicitudes de asistencia y aumentar la satisfacción del cliente. Si un consumidor tiene una pregunta sobre un producto, por ejemplo, puede buscar la solución a su duda en la base de conocimientos. Esto no sólo ayuda a los clientes a ahorrar tiempo y esfuerzo, sino que también reduce la carga del equipo de atención al cliente de Nordstrom.
2. Asana
La plataforma de gestión de proyectos Asana tiene su propia base de conocimientos interna para ayudar a los nuevos usuarios a ponerse en marcha y familiarizarse con las numerosas herramientas a su disposición. Gracias a ella, Asana puede incorporar nuevos usuarios de forma más rápida y eficaz. En la base de conocimientos se pueden encontrar artículos sobre temas como "Cómo crear un proyecto", "Cómo añadir tareas" y "Cómo asignar tareas a los miembros del equipo". Todos los usuarios tienen acceso a esta documentación, lo que les permite estudiarla con tranquilidad mientras se familiarizan con la plataforma.
3. HubSpot
HubSpot, desarrollador de software de inbound marketing, tiene su propia base de conocimientos que utiliza para ayudar a sus clientes. Esto ha permitido a HubSpot reducir el tiempo que tarda en gestionar las preocupaciones de los clientes y aumentar su satisfacción. En la base de datos se pueden encontrar, por ejemplo, artículos sobre cómo utilizar las plataformas de gestión de relaciones con los clientes y de marketing por correo electrónico de HubSpot. Todos los clientes tienen acceso a esta base de conocimientos, por lo que pueden resolver sus propios problemas sin necesidad de ponerse en contacto con el personal de asistencia de HubSpot.
4. Zendesk
Zendesk, un proveedor de software de atención al cliente, emplea una base de conocimientos a medida para facilitar la autoayuda a su clientela. Gracias a ello, Zendesk ha podido reducir la cantidad de tickets que los clientes envían para pedir ayuda y aumentar sus valoraciones. Los artículos sobre cómo usar el software de help desk de Zendesk son solo un ejemplo de los tipos de contenido que encontrará en la wiki. Todos los clientes tienen acceso a esta base de conocimientos, de modo que pueden resolver sus propios problemas sin necesidad de ponerse en contacto con el personal de soporte de Zendesk.
Tomar la decisión correcta con Docsie
Según las necesidades específicas y los objetivos principales de su empresa, puede elegir entre un software listo para usar o un software de base de conocimientos personalizado. He aquí cómo Docsie puede revolucionar su proceso de creación de bases de conocimiento. Brillo económico: Docsie ofrece soluciones rentables que se ajustan a su presupuesto. Sin gastos ocultos ni sorpresas.
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A medida que su empresa crece, Docsie se adapta sin esfuerzo a sus crecientes necesidades de bases de conocimiento.
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Soluciones especializadas:Docsie entiende que su organización puede requerir una solución única que el software estándar no puede proporcionar.
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Experiencias de usuario a medida: Cree una base de conocimientos que ofrezca a su público objetivo una experiencia única.
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Gobierno y protección de datos:** Con Docsie, obtendrá funciones de gobierno y protección de datos rápidas, seguras y completas.
Implementación rápida: Docsie ofrece una implementación rápida, para que pueda empezar sin demora.
No existe una solución única para todos los casos, pero con Docsie dispondrá de un socio que adapta la creación de bases de conocimiento a su situación y objetivos específicos. ¡Pruebe Docsie ahora!
Puntos clave:
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Su empresa puede obtener hasta un 20 por ciento más de rendimiento si utiliza estrategias eficaces para gestionar su base de conocimientos.
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La personalización es crucial. La información no disponible en programas genéricos puede descubrirse en bases de conocimientos personalizadas.
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Con una base de conocimientos bien mantenida, las empresas deberían esperar una reducción del 50% en el número de incidencias de soporte enviadas.
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Puede ahorrar casi 20.000 dólares cada año utilizando una base de conocimientos personalizada a medida que su empresa crece.
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Al crear sus propias bases de datos, puede garantizar la seguridad y confidencialidad de su información.
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Los usuarios están más satisfechos cuando se les proporciona información oportuna y relevante.
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Los usuarios deben tener una experiencia coherente en todas sus plataformas, lo que incluye el acceso a bases de conocimientos estándar y personalizadas.
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La recopilación y el análisis de datos pueden mejorar la toma de decisiones empresariales y la publicidad selectiva.
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La protección de los datos sensibles exige el uso de soluciones personalizadas de alta seguridad.
Reflexiones finales
En definitiva, el uso de bases de conocimiento personalizadas tiene muchas ventajas, pero hacerlo requiere una investigación rigurosa. Los requisitos y objetivos específicos de su empresa deben informar su decisión de adaptar el servicio. Recuerde que Docsie, su ventanilla única, está siempre dispuesto a ayudarle.
Docsie es una solución todo en uno para gestión de documentos, editar, compartir y colaborar. Puede ahorrar tiempo y esfuerzo utilizando las plantillas de documentos, el historial de versiones y la gestión de tareas que le ofrece Docsie. Docsie es la solución más eficaz y fácil de usar para todas sus necesidades documentales.
¿Le entusiasma la idea de utilizar Docsie para crear bases de conocimiento personalizadas? Únase ahora ¡y empiece a gestionar el conocimiento de forma experta!
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es una base de conocimiento personalizada?
Una base de conocimientos personalizada es una base de datos adaptada a las necesidades específicas de su empresa. Al ofrecer una atención individualizada, es capaz de proporcionar soluciones que aumentan la productividad y la felicidad de los usuarios. Para crear una, basta con utilizar Docsie.
2. ¿Cuáles son las ventajas de una base de conocimientos personalizada?
Escalabilidad, gestión de datos, una experiencia de usuario mejorada y análisis en profundidad son sólo algunas de las ventajas de las bases de conocimiento a medida. Docsie ofrece soluciones asequibles y escalables.
3. ¿Cómo ayuda Docsie en el desarrollo de una base de conocimientos?.
Con las soluciones asequibles de Docsie, escalabilidad, opciones personalizadas, experiencias de usuario personalizadas y una sólida gobernanza de datos, su organización puede prosperar.
4. ¿Puedo confiar en una base de conocimientos personalizada para satisfacer las necesidades de mi empresa?.
La decisión debe basarse en sus propios requisitos y objetivos. Docsie puede ser su socio ideal para crear una base de conocimientos personalizada si valora la personalización, la escalabilidad y la gestión de datos.
**5. ¿Cómo puedo crear mi propia base de conocimientos?
Utilice una plataforma como Docsie, que ofrece funciones sencillas de gestión, edición y colaboración de documentos, para crear su base de conocimientos. Empiece a trabajar organizando y etiquetando la información para facilitar la navegación. Docsie agiliza el procedimiento.
**6. ¿Qué debe incluir una base de conocimientos?
Toda la documentación que tenga sobre sus productos, servicios o procedimientos debe incluirse en su base de conocimientos. Debe incluirse información como preguntas frecuentes, tutoriales y consejos para solucionar problemas.