Establecer un wiki interno es esencial para muchas facetas de su organización. En este artículo hablaremos de cómo se desarrollan los wikis, sus usos y por qué son importantes para su organización.
¿Qué es un wiki interno y por qué necesita uno para su empresa?
El wiki interno de una empresa es un lugar dedicado donde los equipos pueden almacenar, localizar e intercambiar información vital entre sí. Considérelo como la memoria a largo plazo o el repositorio interno de conocimientos de su organización. Las empresas utilizan wikis para registrar información vital para sus operaciones, como políticas corporativas, procedimientos, procesos, notas técnicas (notas de lanzamiento y otras descripciones), planes de proyecto y documentación de formación e incorporación.
Un wiki corporativo elimina las consultas redundantes y permite a su personal operar de forma independiente. Además, protege su empresa contra el desgaste: los wikis guardan información que de otro modo podría perderse.
Además, los wikis tienen un efecto beneficioso en la cultura organizativa. Los empleados se ven obligados a mejorar sus habilidades de escritura - para comunicar su punto de manera sencilla y sucinta. Al escribir con más claridad, se puede pensar con más claridad, lo que mejora el trabajo en equipo y la productividad.
¿Cuáles son las características clave de una plataforma de creación de wikis que deberías buscar a la hora de elegir una para cubrir las necesidades de wikis internos de tu empresa?
Su empresa adaptará su experiencia wiki a sus requisitos específicos. Sin embargo, los siguientes elementos son críticos para tu experiencia wiki. Cuando seleccione un wiki interno para su organización, asegúrese de que ofrece estas características.
Su wiki debe integrarse perfectamente con las tecnologías que su equipo utiliza actualmente.
Su equipo ya se comunica y comparte información utilizando plataformas como Github Gist, Air table, así como editores de documentos como Google Sheets. Como consecuencia, su conocimiento colectivo está disperso en un pequeño número de aplicaciones. Su personal debe cambiar continuamente de herramientas para tener acceso a información corporativa crítica.
Aunque un wiki interno puede ser de ayuda, lo cierto es que parte del conocimiento vital de tu equipo seguirá residiendo dentro de las limitaciones de tecnologías distintas a tu wiki. Por eso, contar con un creador de wikis que pueda integrarse con las tecnologías de tu empresa es esencial a la hora de elegir el wiki adecuado para tu organización.
La herramienta de búsqueda debe ser robusta y eficaz.
Una herramienta de búsqueda robusta (que es la que utilizamos en Docsie) permite a los usuarios localizar rápidamente el material sin tener que recorrer carpetas o temas.
Como mínimo, la función de búsqueda de tu wiki debería ser tan rápida y sencilla como la de Google.
La búsqueda de Docsie permite a nuestros usuarios encontrar contenidos y conocimientos de forma rápida y eficaz. Al escribir la palabra que buscan, aparecerán todos los artículos y sus ubicaciones:
Considere la función de búsqueda en Docsie. Docsie permite a los equipos almacenar, organizar y distribuir información vital de forma centralizada. Dependen de nuestra plataforma para que les ayude a localizar rápidamente lo que buscan. Por eso, cuando haces clic en el cuadro de búsqueda de Docsie, te mostramos las últimas entradas que has leído, ya que el artículo que buscas es sin duda uno de los que acabas de visitar.
Además, ofrecemos una búsqueda por facetas, que le ayuda a refinar su búsqueda. Por ejemplo, así es como puede localizar referencias a la palabra "Javascript" dentro de su documentación y diversos artículos:
Una función de búsqueda rápida y potente no sólo permite reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de información. Además, proporciona una gran experiencia de usuario a su equipo, aumentando la probabilidad de que la utilicen y añadiendo una excelente funcionalidad a su wiki Docsie.
Capacidad de colaboración
Los wikis internos eliminan los silos de conocimiento que existen de forma natural en toda organización con numerosos equipos. Sin embargo, los equipos deben conservar su propio lugar dedicado en su wiki.
Los equipos hacen esto mediante el uso de libros dentro de estanterías con Docsie (otras carpetas tipo wikis). Los equipos de ingeniería, por ejemplo, tienen su propio tema dedicado, al igual que Marketing. Además, cada equipo puede desarrollar subtemas anidados. Por ejemplo, cada uno de sus equipos de Marca y Crecimiento puede tener su propio subtema dedicado dentro del tema de Marketing.
Cualquiera que sea el nombre de estos espacios especializados, deben facilitar que la información adecuada llegue a las personas adecuadas en el momento oportuno.
Docsie permite una colaboración fluida con su equipo. Aquí tiene un vídeo que muestra algunas de las funciones de colaboración de Docsie.
Además, Docsie le permite establecer varios roles dentro de la plataforma, lo cual es importante para estipular quién puede hacer qué y hasta qué punto puede hacerlo.
He aquí un ejemplo de cómo situamos los roles de nuestros usuarios dentro de Docsie:
La colaboración es extremadamente importante, especialmente en estos tiempos, en los que la mayoría de los equipos trabajan a distancia. Para saber más sobre cómo Docse puede ayudar con la colaboración haga clic aquí.
Un método para mantener el material actualizado y correcto
Ciertas wikis hacen que determinar si tu material está actualizado y es correcto sea todo un reto. Busque un wiki que muestre de forma prominente información crítica como la fecha y el autor de una entrada.
¿Quién modificó por última vez el contenido de su wiki?
Si quieres saber quién modificó tu documentación por última vez, contar con una plataforma que muestre marcas de tiempo es clave. Docsie permite a todos nuestros usuarios ver lo que se ha hecho en varios libros y esto les ayuda a entender qué trabajo queda por completar.
¿Cuáles son las principales necesidades de una plataforma wiki interna bien organizada?
Organización eficaz
Para almacenar y organizar el material, los editores de documentos hacen uso de la carpeta convencional, también pueden tener artículos y subartículos, encabezados y varias configuraciones de diseño que pueden ayudar a gestionar la disposición de su wiki interna de forma mucho más eficiente. Sin embargo, la mayoría de las veces encontrar estos archivos y saber qué archivo pertenece a qué departamento puede resultar tedioso sin una organización adecuada de la documentación. Esto dificulta la localización y conservación de la información por parte de los compañeros.
Disponer de funciones de búsqueda dentro de la plataforma permite a los distintos equipos y asociados departamentales encontrar la documentación adecuada de forma rápida y eficaz. Además, tener la información dividida en libros y estanterías crea una situación más organizada para la documentación interna de la organización.
Este es un ejemplo del espacio de trabajo de Docsies. Como puede ver, ya hemos organizado nuestra documentación en libros y estanterías. Los libros son artículos y las estanterías son una colección de diferentes artículos dentro de un portal de conocimiento específicamente adaptado.
Mantener el formato coherente y fácil de leer
La documentación debe ser sencilla y sin complicaciones. Con opciones de formato adicionales a disposición de tu equipo, la experiencia de la documentación se vuelve más onerosa. Cuando todo el mundo es libre de estructurar sus entradas como quiera, el resultado es una experiencia wiki desigual y desconcertante. Si tienes un formato sencillo de leer y fácil de seguir, no sólo será fácil de desarrollar y mantener, sino que será un proceso más rápido y eficaz en el desarrollo de la documentación dentro de una estructura simple que es el mismo diseño en todo el tablero.
He aquí un ejemplo de una guía de usuario desarrollada por Docsie. Es nuestro portal de ayuda y le ayudará a entender cómo es un formato útil y dinámico.
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El área de escritura principal: Es una buena idea tener imágenes y diagramas, así como la escritura para explicar mejor tu documentación. Está en una buena ubicación y de buen tamaño, con encabezados y títulos, bien colocados.
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Navegación de búsqueda completamente funcional: Es extremadamente importante para acelerar el proceso en el que tus lectores encuentran la información adecuada.
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Enlaces: Los enlaces son clave para dirigir a tus lectores a otras páginas que es necesario que revisen.
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4. Índice de contenidos: Permite a los lectores localizar artículos específicos en el portal de conocimientos y la documentación interna.
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**La posibilidad de que sus lectores cambien de idioma es crucial para las empresas que tienen muchos empleados que trabajan en el extranjero, en diferentes países.
Search is not just a passing idea
Cuando tiene una cantidad limitada de documentación escrita y un número reducido de empleados, puede que no resulte problemático encontrar rápidamente la información adecuada. Sin embargo, a medida que su equipo crezca y más personas contribuyan a su base de conocimientos interna, se dará cuenta de los límites de estos editores de documentos.
La mayoría de la documentación interna no está pensada para una wiki interna en crecimiento con muchos empleados. Disponer de un motor de búsqueda dinámico junto con una wiki bien organizada es esencial para mantener un flujo de trabajo fluido a la hora de encontrar información útil, políticas, guías de usuario y tutoriales que los empleados necesitan mientras buscan en la documentación.
Wikis autoalojados o basados en la nube, ¿cuál es mejor para su organización?
Ahora hablemos de cómo publicar tu documentación, ¿es mejor tener un wiki propietario autoalojado o basado en la nube?
Empecemos por ver los pros y los contras de cada alternativa.
Wiki autoalojado.
Si dispone de dinero y recursos, puede alojar su wiki corporativo en su intranet, servidor o proveedor de alojamiento en Internet.**. Entre las ventajas de un wiki autoalojado se encuentran las siguientes:
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Eres el único propietario de tus datos.
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Puedes diseñar una experiencia wiki que se adapte a tus requisitos y especificaciones individuales.
Sin embargo, un wiki autoalojado consume muchos recursos técnicos. Normalmente, es más adecuado para equipos con requisitos muy especializados.
Wiki alojado en la nube.
Docsie, por ejemplo, le permite crear un wiki interno sin dedicar recursos técnicos significativos. En un día laborable puede estar en marcha.
Será fácil gestionarlo y trabajar con él. Además, puede integrarse fácilmente en el sitio web de su empresa con una sola línea de código, lo que hará que se fusione a la perfección con el aspecto de la marca de su empresa para ofrecer una experiencia de usuario cómoda. A largo plazo, el uso de Docsie para ayudarle a alojar su documentación a través de nuestro portal o páginas Docsie incrustadas en el sitio web de su empresa le ahorrará tiempo y dinero a largo plazo, y dará lugar a un flujo de trabajo de documentación más suficiente.
Sentando las bases de su arquitectura de la información
La apariencia de tu estructura de información vendrá determinada en gran parte por la solución wiki que elijas.
En Docsie, el material se organiza de tres formas: estanterías (que funcionan de forma similar a las carpetas) y libros (que albergan el contenido propiamente dicho). Por tanto, si tu equipo utiliza Docsie, tu arquitectura de la información se refiere a la forma en que se organizan los temas.
Al organizar la wiki interna de tu equipo:
Concéntrate en la claridad. Todos los miembros de tu equipo, no sólo los que lo han creado, deben poder explorar tu wiki de forma sencilla. Utiliza muchos pares de ojos para asegurarte de que la estructura de tu wiki tiene sentido de forma generalizada y de que todo el mundo entiende dónde obtener la información.
Permita que los equipos sean flexibles. Permita que cada equipo cree un tema o carpeta de la manera que tenga más sentido para su flujo de trabajo. Una estructura que funciona para un equipo puede no funcionar para otro.
Importar y complementar contenidos
Una vez que haya establecido su arquitectura, puede empezar a añadir material a su wiki interna. Si ya dispone de documentación (por ejemplo, en archivos DocX, Markdown PDF y/o JSON), debería importarla a su nueva wiki antes de ponerla en marcha. Facilitamos la importación a Docsie de material procedente de diversas herramientas, así como de archivos Markdown.
Además, debe incluir cualquier material nuevo significativo en su wiki antes de su debut formal. Algunos de los elementos que los equipos suelen añadir al lanzar su wiki corporativa son el manual del empleado y un tutorial sobre cómo navegar por su nueva wiki o base de conocimientos.
**Configurar integraciones
Como se ha indicado antes, es probable que tu equipo dependa de un pequeño número de tecnologías para mantener datos críticos. En lugar de sustituir estas herramientas, hemos descubierto que integrarlas con tu base de conocimientos beneficia más a tu equipo.
Considera qué material debe almacenarse en tu wiki y cuál debe vincularse a él. Ciertos tipos de material deben almacenarse en una herramienta distinta de la wiki. Por ejemplo, los equipos de ingeniería que utilizan GitHub pueden utilizar Docsie para sincronizar archivos markdown e incluir errores y pull requests de GitHub. De este modo, los usuarios pueden seguir utilizando GitHub para su flujo de trabajo mientras añaden sin esfuerzo a la wiki de su empresa.
Docsie permite a nuestros usuarios integrar otras soluciones SaaS en nuestra plataforma. Permitimos a nuestros usuarios integrar:
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Formularios en Docsie**](https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/content-embeds/google-forms-in-docsie/)
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Ir a Drive en Docsie**](https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/content-embeds/google-drive-in-docsie/)
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Ir a Hojas en Docsie**](https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/content-embeds/google-sheets-in-docsie/)
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Ir a Docs en Docsie**](https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/content-embeds/google-docs-in-docsie/)
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**GRID en Docsie**
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**Miro en Docsie**
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Oficina 365 Word en Docsie**](https://help.docsie.io/?doc=/docsie-integrations/content-embeds/office-365-word-in-docsie/)
Para obtener más información sobre cómo podemos integrar otras tecnologías con Docsie, haga clic aquí.
Crear un plan de lanzamiento.
Ahora puede empezar a planificar su lanzamiento. Tendrá que tomar una decisión crítica: ¿el primer lanzamiento se limitará a un solo equipo o se extenderá a toda la organización?
Específico para cada equipo: Si quieres abrir tu wiki a un solo equipo, ese equipo tendrá la oportunidad de sumergirse en el producto y empezar a desarrollar su propia arquitectura de la información. Luego, a medida que su wiki interno crezca, el personal inicial podrá aportar una visión y una ayuda inestimables.
En toda la empresa: Si decide desplegar su wiki en toda la organización a la vez, asegúrese de que todo el mundo conoce el procedimiento para gestionar su base de conocimientos autorizada. De lo contrario, se recomienda empezar con un solo equipo y luego ampliarlo a los departamentos y expandirlo aún más. Para las implantaciones en toda la empresa, recomendamos contratar embajadores del equipo. Se convertirán en especialistas de producto y podrán liderar el proceso dentro de sus respectivos equipos.
Reflexiones finales
El wiki interno de tu organización es más que un repositorio de la política de vacaciones. Tu wiki contribuye al desarrollo de una cultura de escritura e intercambio de información.
Sin embargo, el wiki que elijas es importante. Elija un wiki que simplifique y agilice la documentación. Nadie debería tener que pasar por el aro para comprender bien los conocimientos que comparte. Por eso sugerimos que tener una wiki interna bien pensada es una forma estupenda de compartir información de forma estratégica y metodológica para ayudar a mantener una moral de empresa fuerte.