Mientras dispongamos de herramientas y software, necesitaremos una comunicación eficaz para transmitir a los demás el uso, la creación, la funcionalidad y la arquitectura de nuestros productos. ¿POR QUÉ? Sencillamente porque las habilidades de comunicación técnica son necesarias para captar información y ayudar a la audiencia a comprender mejor el producto o la tecnología que vendemos.
Mientras que la comunicación en el mundo real se produce mediante el uso de palabras o expresiones, la comunicación técnica se produce mediante el uso de Documentación Técnica en el mundo virtual.
La documentación técnica de un producto se crea con el único propósito de ayudar al usuario final a comprender el funcionamiento y la arquitectura del producto o la tecnología que utiliza. Se trata más bien de una descripción detallada de las tuercas y los tornillos de un producto: un manual de "cómo utilizarlo" para nuevos empleados, usuarios y cualquier otra persona que necesite saber cómo funciona.
Sin embargo, por muy sencilla que parezca, la documentación técnica puede ser desconcertante. La mayoría de los documentos técnicos contienen varias fases, que van desde "Cómo usar": Si eres nuevo y tienes poca experiencia" a "Cómo solucionar problemas: En caso de fallo o error".
Por lo tanto, si no está seguro de por dónde empezar, aquí tiene una guía completa que le ayudará a responder al qué, por qué y cómo de la documentación técnica, al tiempo que simplifica el proceso.
¡Empecemos!
Ha llegado al lugar correcto si es nuevo en la documentación de productos y nunca ha tenido que desarrollar una especificación de documentación de productos.
Aunque puede que domine los fundamentos de la creación de una especificación de la documentación del producto, ponerla en práctica requiere reflexión y un enfoque comprometido. A continuación le ofrecemos una guía sobre lo que necesita saber y cómo desarrollar una especificación de la documentación del producto flexible y adecuada.
Definiremos los requisitos del producto y debatiremos su finalidad, además de ofrecer numerosos ejemplos de normas de producto. Aprenderá qué debe incluir en la documentación del producto, cómo redactarla, desde el establecimiento de una descripción del producto hasta su modificación en función de las aportaciones de los clientes y las pruebas limitadas de los usuarios, y cómo iniciar sus productos en el camino hacia la producción o el proceso de desarrollo de software.
¿Cuál es el propósito de las especificaciones de la documentación del producto?
Para desarrollar una especificación de la documentación del producto, primero debe tener una buena comprensión de lo que es el producto. Una especificación de documentación de producto es un anteproyecto de la documentación de producto que está desarrollando, en el que se detalla cómo se mostrará a sus clientes, así como sus requisitos particulares y la funcionalidad de la documentación de su producto, como las capacidades de búsqueda, las capacidades de cambio de idioma y muchas más. Además, puede incluir la persona o el consumidor para el que se crea el producto, pero esto se aplica principalmente a los productos destinados a determinados grupos de edad.
Esta especificación de la documentación del producto debe ser extremadamente clara, de fácil acceso y contener toda la información requerida por el equipo de diseño y el equipo del producto. Incluya tantos detalles como sea posible para garantizar que su equipo de redacción técnica entienda qué escribir y su equipo de diseño comprenda la disposición de la documentación del producto. Una tabla o gráfico de especificaciones escritas indicará dónde puede encontrarse más información. Tenga en cuenta, no obstante, que ésta es sólo la hoja de especificaciones de la documentación del producto: puede dejar a su equipo para posteriores entregas de trabajo los detalles concretos de los aspectos del producto que deben escribirse en la documentación del producto.
¿Qué información debe contener la especificación de la documentación del producto?
Cada especificación de producto se construye en torno a requisitos técnicos, especificaciones de ingeniería y otra información específica del producto. No obstante, la documentación del producto debe incluir, como mínimo, lo siguiente:
Resumen: Se trata de una descripción general de alto nivel del producto. Comienza con una visión general del concepto del producto y concluye con una descripción concisa del producto y sus detalles generales. Además, aclara por qué se ha desarrollado el producto y su finalidad general. La descripción del producto describe el aspecto del producto acabado y las características que tendrá.
Especificaciones funcionales: Se trata de aspectos escritos que definen el aspecto y las capacidades de su producto. Además, debe describir cómo se relacionará la gente con él. Es muy importante ser lo más detallado posible en estas explicaciones y no dejar nada fuera.
Caso de uso: el producto debe exponer el caso de uso de cada función o característica del producto y cómo beneficia al usuario final. Esto podría considerarse como material más a nivel de marketing. Pero si lo habitual es disponer de un manual de usuario en el que también se exponga el caso de uso de cada función, ayudará a comprender cómo debe utilizarse.
Personas usuarias: Esta sección describe el público objetivo para el que se ha desarrollado este producto. Detalla el público objetivo y los problemas que abordará el producto. Conocer el público al que va dirigido el producto garantiza que su trabajo siga estando centrado en el cliente. Además, si su producto entraña ciertos peligros que no están destinados a los niños, es conveniente indicarlo en la documentación del producto.
Imágenes/vídeos: Cada sección debe incluir las imágenes o vídeos necesarios de sus productos, junto con información escrita sobre su uso. Esto mejorará la documentación del producto y sus casos de uso.
Cómo planificar, redactar y presentar una documentación técnica eficaz
La documentación técnica puede llegar a ser extremadamente sofisticada y compleja. Por eso, lo fundamental es asegurarse de que su contenido siga siendo actual, preciso e interesante para su audiencia siguiendo estos sencillos pasos:
Sea explícito sobre lo que quiere que haga su lector cuando termine:
La documentación técnica se centra por completo en la siguiente acción del lector. Exprese su propósito para cada paso y etapa de la documentación de su producto, de modo que el usuario entienda lo que podrá lograr después de leer. Si tienes claras las guías del usuario final del documento, escribir tu parte será más fácil. Y cuanto más extensa sea su documentación, más fácil será para sus lectores navegar por la información. Docsie también tiene muchas herramientas que le ayudarán con esto, por ejemplo nuestra función de navegación de búsqueda ¡permite a sus usuarios buscar a través de su documentación y encontrar información rápidamente!
Cree una visión general de la documentación:
Sin un plan estructurado, puede resultar difícil elaborar una documentación del producto que fluya bien y sea eficaz para alcanzar el objetivo principal de sus criterios de documentación. Por ello, es muy recomendable empezar con un esqueleto sobre el que pueda expandirse la documentación. Utilice encabezados, categorías, subcategorías y temas para organizar y agrupar adecuadamente sus materiales. Docsie cuenta con muchas herramientas excelentes que le permiten crear documentación de forma rápida y eficaz, y su objetivo es crear documentos dinámicos sobre los productos.
Tenemos capacidades de búsqueda, una organización bien injertada para su documentación, así como muchas otras características de gran alcance.
Defina su público objetivo:
Es fundamental comprender el público que utiliza sus productos para determinar si su documentación está dirigida a desarrolladores, empleados o usuarios. De este modo, te aseguras de que los usuarios entienden el contexto, los objetivos y las capacidades del producto o la tecnología para ayudarte a adaptarte a tu audiencia. Y también si su público es de un determinado país fuera del país de su sede, entonces disponer de documentación traducida es otro factor que debe tener en cuenta.
Incluya dibujos y pies de foto en su contenido:
Las ilustraciones o diagramas de una documentación técnica deben incluir varias medidas que expliquen las dimensiones o aspectos de sus productos. Si está mostrando características de un producto SaaS digital, entonces tener fragmentos de estas características funciona de maravilla siempre y cuando demuestre lo que hacen y cómo funcionan.
Además, las imágenes ayudan a romper la monotonía de las palabras y aportan interés al documento. Los pies de foto pueden ayudar a poner en perspectiva diagramas de productos y dibujos con indicaciones claras.
Relee, edita y reescribe:
Repase su documentación técnica varias veces para asegurarse de que no se le ha pasado nada por alto. Además, puede pedir a un compañero de trabajo o a un supervisor que revise su trabajo para comprobar que no se le ha pasado nada por alto. Un mecanismo de revisión y modificación garantizaría la exactitud del material publicado.
Docsie tiene herramientas increíbles que pueden ayudarle a crear la documentación de su producto, si quiere saber más sobre Docsie Haga clic aquí.