Todo equipo de gestión de productos y proyectos necesita personas clave para crear y gestionar diversos proyectos de documentación técnica. Esto es importante para diversos aspectos de la creación y el desarrollo de productos y proyectos, así como para su lanzamiento y la formación de clientes y empleados sobre distintos aspectos de los productos, sus características y sus funciones.
Aunque la documentación técnica pueda parecer difícil, no tiene por qué serlo. En este artículo, le enseñaremos todo lo que necesita saber sobre ella para que pueda empezar a crear y mantener una documentación técnica asombrosa para sus productos y proyectos.
¿Qué es la redacción técnica?
La documentación técnica existe en una gran variedad de formas y formatos, aunque en la actualidad la mayoría está disponible en línea. A pesar de que la documentación técnica suele ser creada por redactores técnicos, equipos de desarrollo, gestores de proyectos, desarrolladores y otros profesionales del sector, la mejor documentación técnica comunica la información de forma sencilla y lo suficientemente clara como para que todo el mundo pueda comprenderla. De lo contrario, no cumple su función.
La documentación técnica se refiere a los documentos que detallan las características y funciones de un producto. En el sector del desarrollo de software, los equipos de desarrollo y de producto son los que la elaboran con más frecuencia, y puede utilizarse para atender las necesidades de apoyo de las distintas partes interesadas de una organización.
Proporcionan contexto para los elementos relacionados con el producto. Tanto si describen el uso, la técnica, las funciones, las características o el desarrollo de un producto, el objetivo final es educar al lector sobre un elemento concreto del producto. Esto es así independientemente de que se utilicen en el desarrollo de software, de productos o en otros ámbitos.
¿A quién va dirigida la documentación técnica?
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El público puede definirse de diversas maneras, desde los usuarios finales hasta los programadores, pasando por las partes interesadas. Varía considerablemente en función del tipo de material de que se trate.
No obstante, la documentación técnica basada en procesos se elabora con frecuencia pensando en otros públicos. Puede tratarse de programadores, partes interesadas, clientes u otros miembros del equipo interno. Aunque este tipo de documentación se utiliza con menos frecuencia que la documentación basada en el producto, su finalidad es ofrecer una visión más profunda de los distintos elementos técnicos que componen un producto.
Al fin y al cabo, la documentación técnica suele crearse en beneficio de los usuarios del producto. Su objetivo principal suele ser ayudar a los usuarios a realizar determinadas tareas con un producto, por lo que siempre hay que tener en cuenta a los usuarios finales a la hora de elaborar los distintos tipos de documentación técnica.
¿Cuál es la importancia de la documentación técnica?
Hay varias razones que explican la importancia de la documentación técnica. Sin embargo, todo se reduce a una ventaja fundamental. La principal razón para crear documentación técnica es informar al público sobre un producto.
Esta afirmación puede parecer evidente, pero vayamos un poco más lejos. Al fin y al cabo, un producto es completamente inútil si los consumidores carecen de conocimientos suficientes sobre él. La falta de información hace que las personas no puedan utilizar correctamente un producto o carezcan de los conocimientos necesarios para comprenderlo realmente.
La documentación técnica es fundamental desde la perspectiva del usuario final, ya que le permite utilizar un producto de forma eficaz. Esto es doblemente ventajoso para la empresa que produce la documentación técnica, ya que reduce las horas de atención al cliente y da lugar a usuarios satisfechos que pueden solucionar problemas y responder a sus propias preguntas.
A nivel interno, la documentación técnica es fundamental porque proporciona a los empleados los conocimientos que necesitan para trabajar eficazmente con un producto, tanto si se trata de material muy técnico como de una visión general de alto nivel de la planificación y los procesos.
En cualquier caso, los productos no siempre se explican por sí mismos. Por eso necesitamos documentación técnica que nos proporcione toda la información que necesitamos sobre ellos.
¿Cuáles son los distintos tipos de documentación técnica que existen?
La documentación técnica se presenta en diversas formas. El método más sencillo para distinguir entre las distintas formas de documentación técnica es determinar para quién están escritas. A grandes rasgos, pueden clasificarse en dos tipos: documentación de productos y documentación de procesos.
En cualquier caso, los productos no siempre se explican por sí mismos. Por eso necesitamos que la documentación técnica nos proporcione toda la información que necesitamos sobre ellos.
Documentación orientada a procesos
En pocas palabras, la documentación orientada a procesos detalla el método por el que se desarrolla un producto. No se ocupa del resultado final, sino de los distintos procesos, datos y acontecimientos que contribuyen a su avance y evolución.
Este tipo de escritura técnica suele ser interna y tiene poco valor o interés para los consumidores o usuarios finales (salvo para las partes interesadas externas que tienen un interés personal en el desarrollo de un producto). Es beneficioso porque refleja las distintas etapas de la vida de un producto. Este tipo de documentación se utiliza para los equipos de gestión de productos y de gestión de proyectos, así como para otros equipos corporativos que necesitan iniciar diversos procesos y catalogar la documentación, como RRHH e incluso los equipos de desarrollo.
La documentación orientada a procesos puede consistir6 en Propuestas de proyecto, que presentan objetivos y plazos relacionados con el desarrollo del producto. Requisitos del producto, que son documentos convincentes que describen hechos y cifras esenciales sobre un nuevo producto o servicio. Objetivos, personajes e historias de usuario, detalles de la versión, hojas de ruta, esquemas y detalles de diseño, riesgos y dependencias son aspectos comunes.
La documentación orientada a procesos también puede consistir en planes de proyecto, esquemas, resúmenes y estatutos.
Los gestores de proyectos y productos tienen una necesidad especialmente fuerte de hojas de ruta de productos y proyectos, por lo que disponer de documentación y planes que respalden este aspecto de su flujo de trabajo es esencial para la progresión de los proyectos y el desarrollo de productos.
Los informes y actualizaciones de proyectos, así como las especificaciones de determinadas fases de los procesos dentro del desarrollo del producto o proyecto, son otro aspecto de la documentación orientada a procesos. De este modo se obtiene una fantástica visión de conjunto de las numerosas fases de la vida útil del producto.
Documentación orientada al producto
El siguiente tipo de documentación técnica es la documentación orientada al producto. A menudo conocida como documentación de usuario, describe qué es un producto terminado y cómo utilizarlo. En lugar de describir el proceso de desarrollo, hace hincapié en el resultado final.
Existen varios tipos diferentes de documentación orientada al producto, sin embargo, los principales tipos clave son los manuales de usuario, tutoriales, directrices de instalación, guías de resolución de problemas, preguntas frecuentes, bases de conocimiento, wikis y otros recursos de aprendizaje: Estos tipos de documentación proporcionan información sobre su producto y ayudan a los usuarios finales a aprender a utilizarlo.
La documentación sobre la experiencia del usuario es otra forma de documentación orientada al producto para empresas SaaS. La documentación UX describe la experiencia de usuario (UX) de su producto. Incluye capturas de pantalla, casos de uso, directrices de estilo, maquetas, prototipos, wireframes y todas las capturas de pantalla necesarias.
El siguiente tipo de documentación del producto son las notas de la versión. Puede utilizarse como documentación interna para mantener informados a los departamentos de ventas y marketing sobre las actualizaciones de productos SaaS o para informar a los usuarios y clientes de las nuevas funciones y actualizaciones de un producto técnico.
Documentación orientada al software
Tanto si escribe para usuarios como para desarrolladores, asegúrese de que su documentación es exhaustiva y responde a sus preguntas. Ahorrará tiempo respondiendo a las mismas preguntas una y otra vez.
La documentación de software incluye: documentación de API, diseño de arquitectura de software, documentación y documentación del código fuente. Estas documentaciones son muy importantes para que los equipos de software sepan cómo construir y estructurar determinadas plataformas y productos técnicos. Para los desarrolladores es esencial crear documentación para los requisitos de software, documentación del sistema, documentación del código, planes de prueba y crear otras formas de documentación para aumentar y mantener equipos eficaces.
¿Cuáles son las ventajas de una excelente documentación técnica?
Una documentación técnica excelente es importante para el proceso de desarrollo del producto por varias razones. Sobre todo, ayuda a todos a alcanzar sus objetivos.
¿A qué nos referimos? Si está creando un producto, su objetivo final es que la gente disfrute utilizándolo. Como consumidor, su objetivo es utilizar un producto con éxito para resolver un problema u ofrecer un servicio. Esto es imposible si los consumidores no comprenden o utilizan un producto.
Una buena documentación técnica ayuda en este sentido. Proporciona a los consumidores conocimientos sobre el producto y les ayuda a utilizarlo con éxito, al tiempo que ayuda a los equipos de producto en su proceso de desarrollo.
Para asegurarse de que su documentación técnica está bien redactada, el truco consiste en establecer un proceso, un flujo de trabajo y una estrategia adecuados para redactar una documentación técnica de calidad que sea clara y esté redactada con decisión. Debe ser fácil de usar y comprender para sus usuarios. De lo contrario, no ayudará a todos a cumplir sus objetivos.
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Una documentación técnica clara, de alta calidad y de fácil acceso es esencial. Para ayudarle a usted y a su equipo de desarrollo a hacer de esto una realidad, la versión de prueba gratuita de Docsie puede ayudarle a empezar a crear y escribir documentación técnica.
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¿Cuál es la mejor manera de desarrollar documentación técnica?
Muchas personas no saben por dónde empezar a la hora de elaborar documentación técnica. No se preocupe; crear una documentación técnica excelente es un talento que se aprende. Para ayudarle mientras tanto, hemos desglosado algunos métodos sencillos para producir rápidamente una buena documentación técnica.
1. Investigue
Admitámoslo: es difícil generar una buena documentación técnica a menos que se tenga completamente claro el material que se pretende ofrecer. Si ya tienes ejemplos, investigaciones, muestras y otros datos con los que trabajar, pasa al segundo paso.
Sin embargo, si empieza desde cero, es fundamental que investigue. Reúnase con el equipo que se encargará de la documentación técnica en cuestión, discuta y asigne diversas tareas de investigación a varios miembros del equipo.
Para su investigación, es una buena idea recopilar toda la información y documentación actual con la que tenga que trabajar.
El siguiente paso de la investigación consiste en considerar el contenido de la documentación técnica y las metas y objetivos que se quieren alcanzar con ella.
A continuación, el siguiente paso es enumerar qué tipo de software específico, herramientas y guías de estilo en el desarrollo de su documentación técnica. Estas herramientas pueden gestionarse fácilmente con Docsie. De hecho, toda su investigación se puede escribir y colaborar para completar dentro de Docsie también.
2. Diseño de la documentación técnica
La sustancia de la documentación técnica es fundamental. No obstante, el aspecto de la documentación técnica también es esencial. Un documento bien organizado y visualmente atractivo comunicará la información con mucha más eficacia que una maraña desorganizada de documentos.
Por ello, hay que tener en cuenta algunos puntos a la hora de diseñar la documentación. Para empezar, tenga en cuenta la estructura y la navegación. Las personas suelen utilizar la documentación técnica para localizar información concreta o una solución a un problema, y deben hacerlo rápidamente para garantizar la eficacia del recurso. Por ello, la organización de la documentación es esencial.
Es una buena idea categorizar y subcategorizar sus conocimientos para que se pueda acceder a ellos fácilmente. Esto puede hacerse a través de los artículos de Docsie dentro de un Docsie Book. Los artículos aparecerán en la parte derecha de cada documentación publicada de Docsie:
También es esencial que su documentación incluya una función de búsqueda robusta y un índice dinámico que permita a los usuarios acceder fácilmente a la información que necesitan. El software de documentación más eficaz, como Docsie, también dispone de esta funcionalidad junto con muchas otras.
Además, es una buena idea empezar con un esqueleto de documentación técnica. Un esqueleto de su documentación técnica es fácil de crear y le ayudará a asegurarse de que no pasa por alto ningún dato crítico que desee incluir en su documentación técnica. Hablaremos del esqueleto de la redacción de su documentación técnica en el paso siguiente. Así mantendrá la coherencia visual y la organización de todo su material.
3. Estructura de la redacción
Llegados a este punto del proceso, es hora de comenzar la verdadera producción de contenidos. Reúnase con el equipo responsable de la documentación técnica de su empresa y reúna toda la investigación realizada en el primer paso. A continuación, en función de las capacidades de cada miembro del equipo, podrá asignarles tareas de redacción.
La mejor documentación técnica comienza con un esqueleto, que es el esquema de la documentación.
La documentación también debe ser fácil de leer y seguir, y es una buena idea dejar que otros miembros de tu equipo revisen la documentación y la comenten. Esto puede hacerse fácilmente con la función de comentarios de Docsie.
Una vez que todos hayan completado un primer borrador de su material de documentación técnica, es fundamental revisar, evaluar y revisar un poco más. Es una buena idea que al menos dos pares de ojos revisen cada parte de la documentación. Así se garantiza que el material no sólo sea claro, esté bien escrito y sea correcto gramaticalmente, sino que también sea eficaz para el público al que va dirigido.
Si su documentación técnica contiene instrucciones o pasos a seguir, asegúrese de que los miembros de su equipo prueben esos pasos y verifiquen que consiguen lo que se pretende.
4. Pruebe cómo interactúan los usuarios con su documentación
Puede que crea que ha validado su documentación durante todo el proceso de revisión, pero no es así. Una vez completada la documentación técnica, es fundamental someterla a un proceso de pruebas para asegurarse de que no presenta fallos de organización, contenidos confusos ni dificultades de usabilidad.
Para alcanzar esta etapa, debe buscar usuarios externos para que realicen una revisión de su documentación. Permítales leerla, utilizarla como ayuda para realizar las tareas asignadas y ofrecerle sus comentarios sinceros. Es fundamental que sus evaluadores sean externos, ya que verán su documentación de forma objetiva y sin prejuicios, lo que repercutirá en su evaluación. Todo esto se puede hacer con la analítica web de Docsie. Le permite ver en qué se centran sus lectores en su documentación, recibir comentarios y también saber qué les molesta de la documentación y el formato de sus documentos técnicos.
En la analítica web de Docsie puedes ver un breve vídeo de cómo interactúan tus lectores con tu documentación técnica y utilizar esta información, junto con una valoración realizada por el lector, para optimizar tu documentación. Es muy importante entender cómo enfocar los comentarios de los clientes e integrarlos en la creación y el flujo de trabajo de tu documentación técnica.
5. Optimizar la documentación técnica con los comentarios
Considere que ya está preparado para lanzar su flamante documentación técnica. Después de incorporar las opiniones y comentarios recogidos durante la fase de pruebas, puede actualizar y volver a publicar la documentación técnica para que la utilicen los usuarios. Esto debería proporcionarles una experiencia de documentación más completa.
Sin embargo, su viaje por la documentación técnica no termina aquí. Los documentos técnicos son dinámicos y se actualizan y modifican constantemente para reflejar los productos que cubren. Por ello, es una buena idea establecer un protocolo que describa lo que hay que hacer cuando se añade nueva información, se realizan cambios o se lleva a cabo un mantenimiento general.
Muchas empresas optan por aplicar a su documentación un calendario de actualizaciones de mantenimiento. Establecen fechas concretas para evaluar si es necesario realizar algún cambio, lo que garantiza que toda su información esté siempre actualizada y que nunca se pasen por alto las modificaciones.
Consejos rápidos para empezar
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Conozca a su público
Existen varias formas de documentación técnica. Considere quién leerá su documentación para determinar el tipo de documento, material y lenguaje que debe emplear. Programadores, ingenieros, partes interesadas, jefes de proyecto, usuarios finales, etc.
Planifique su documentación
Prepare una estrategia inicial que describa el tipo de documentos que va a crear. Considere los tipos de documentación necesarios para su producto y lo que abarcarán y no abarcarán.
Sea sucinto y evite las repeticiones.
El primer paso es fácil si lo ha completado previamente. Ha trabajado duro en su documentación técnica; asegúrese de que es útil y fácil de usar. Asegúrese de que su redacción es sucinta y de que no duplica material en los artículos a menos que sea absolutamente necesario.
Coherencia
Es una cuestión menor, pero la coherencia en la documentación técnica es vital. Las fuentes, los estilos de redacción, el diseño, el formato y la ubicación son algunos ejemplos. Establezca unas directrices al principio del proceso de desarrollo de la documentación y cúmplalas. Es útil que coincidan con la imagen de marca de tu empresa. Puede utilizar Docsie's styling guide para asegurarse de ello.
Recuerde su objetivo
Cuando trabajes en un documento, pregúntate a ti mismo o a tu equipo: "¿Qué quiero que sea capaz de hacer el lector?". Si te centras en tu objetivo, garantizarás que tu documentación sea útil y procesable sin detalles innecesarios.
Empiece con su documentación técnica
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