¿Sabes cómo preparar y producir documentación técnica efectiva y fácil de entender?¶

Si eres desarrollador, product manager o emprendedor, ya conoces la importancia de transmitir información técnica compleja a tus usuarios, empleados y clientes.

En este blog, te guiaremos a través de todo lo que necesitas saber sobre el proceso de documentación de software con un ejemplo práctico. También te presentaremos Docsie, un excelente software de documentación que te ayudará a organizar el proceso y crear una experiencia coherente tanto para tu empresa como para tus clientes.

Cómo escribir un documento técnico:¶

1. Planificación y esquema
2. Redacción del contenido
3. Revisión y edición
4. Publicación y distribución
5. Actualización y mantenimiento

Un documento técnico generalmente consta de tres partes principales: - Introducción: Proporciona antecedentes y contexto - Cuerpo/Contenido: Ofrece información detallada e instrucciones - Conclusión: Resume los puntos principales y objetivos

La importancia de una documentación técnica efectiva¶

La documentación técnica es la columna vertebral de la comunicación adecuada en la era digital. Proporciona información detallada para entender, operar y solucionar problemas de un producto o sistema. Puede presentarse como guías de usuario, manuales, preguntas frecuentes, tutoriales, referencias de API, entre otros.

Una buena documentación técnica es más que una simple guía; mejora la experiencia del usuario. Además, puede ayudarte a conseguir los siguientes beneficios:

1. Aumentar la satisfacción y fidelidad del cliente¶

Al proporcionar documentación detallada y completa, das a tus clientes el poder de resolver sus dudas rápidamente, evitando frustraciones. Esto ayuda a retener a tus clientes.

2. Impulsar la productividad y rendimiento de los empleados¶

Crear y organizar la documentación interna de manera eficaz ayuda a tus empleados a acceder a la información más rápido y fácilmente, permitiéndoles trabajar con mayor eficiencia.

3. Reducir costes de soporte y carga de trabajo¶

Al ofrecer documentación de autoservicio, puedes disminuir las solicitudes de soporte y el tiempo dedicado a resolverlas, ahorrando dinero y recursos para tu negocio.

4. Desarrollar la imagen y reputación de tu marca¶

Una buena documentación demuestra tu nivel de experiencia, profesionalidad y fiabilidad, generando confianza y credibilidad con tus clientes y prospectos.

Como puedes ver, una plantilla de documentación técnica efectiva es esencial para el éxito de tu producto o servicio. Pero, ¿cómo la creas? ¿Cuáles son los aspectos cruciales de un documento técnico?

¿Cuáles son las 3 partes principales de un documento técnico?¶

Un documento técnico generalmente consta de tres partes principales: la introducción, el cuerpo y la conclusión. Cada parte tiene diferentes funciones y propósitos.

#1. Introducción¶

La introducción se considera "la transferencia de información del emisor al receptor". Proporciona antecedentes, contexto y el propósito del documento, presentando elementos que captan todo tipo de atención.

#2. Cuerpo/Contenido¶

La parte más importante de un documento técnico es el cuerpo. Ofrece información detallada e instrucciones sobre cómo operar el producto o sistema y diagnosticar problemas.

#3. Conclusión¶

Dicen que la nota final es fundamental; es importante y crucial para dejar huella. Es una reafirmación concisa de los puntos principales y objetivos del documento – en resumen, termina con la nota adecuada, dando a los lectores esa sensación de culminación.

¿Cómo escribir un documento técnico?¶

Escribir un documento técnico puede parecer confuso e intimidante, especialmente si no estás acostumbrado a la escritura técnica.

• Paso 1: Planificación y esquema

• Paso 2: Redacción del contenido

• Paso 3: Revisión y edición

• Paso 4: Publicación y distribución

• Paso 5: Actualización y mantenimiento

Ejemplo de cómo escribir un documento técnico impecable¶

La documentación técnica representa el conocimiento y datos detallados que te permiten usar un producto o sistema y solucionar problemas. Esto incluye guías de usuario, manuales, preguntas frecuentes sobre aspectos técnicos, entre otros. ¿Pero cómo se escribe un documento técnico perfecto? Si deseas una percepción más profunda, consulta este blog. Aquí tienes un ejemplo:

Estructura de un documento técnico ideal¶

1. Introducción

Una introducción concisa pero convincente marca la pauta, ofreciéndote una visión general rápida del propósito y funcionalidad de la API.

1. Primeros pasos

Esta sección te muestra cómo integrar rápidamente la API en tus proyectos. Puedes usar las funciones de planificación y esquematización de Docsie para asegurar un flujo lógico de información.

1. Referencia de API

El corazón de la documentación, la sección de referencia de API, está meticulosamente organizada usando Docsie. Puedes utilizar las características de la plataforma para crear contenido bien estructurado, facilitando la localización y comprensión de cada endpoint.

1. Ejemplos de código

El editor markdown de Docsie simplifica la inclusión de ejemplos de código, proporcionándote ejemplos prácticos que mejoran tu comprensión.

1. Solución de problemas y preguntas frecuentes

Una sección dedicada resuelve problemas comunes y responde a tus preguntas, mostrando la capacidad de Docsie para integrar perfectamente las preguntas frecuentes en la documentación.

A continuación, abordemos las características que ofrece Docsie para ayudar a resolver tus inquietudes.

¿Cómo te ayuda Docsie a crear documentación técnica sin complicaciones?¶

Docsie es una de las mejores plataformas de base de conocimientos empresarial que te permite crear y lanzar múltiples bases de conocimiento de autoservicio. Ofrece diversas funcionalidades que hacen que la documentación técnica sea fácil, eficiente y amena. Estas son algunas de las características clave:

#1. Experiencia de documentación unificada¶

Docsie sirve como centro integral para todas tus necesidades de documentación empresarial. Ya sea que necesites crear documentación para varios productos, versiones, idiomas o audiencias, Docsie te respalda. Al consolidar todos tus documentos en una ubicación centralizada, Docsie optimiza tus flujos de trabajo, reduciendo la dependencia de múltiples herramientas. También se integra con tus sistemas existentes, como GitHub, Slack, Zendesk y más, mejorando tu productividad y rendimiento.

#2. Centros de documentación personalizados¶

Con el software de documentación técnica Docsie, puedes construir portales de conocimiento, centros de documentación o páginas de autoservicio que reflejen el diseño, estilo y voz de tu marca. Hay varias plantillas y temas entre los que puedes elegir para crear tu propia plantilla de documentación técnica. También tendrás opciones para personalizar tu dominio o pie de página con logo, e incluso insertar cualquier código CSS o Javascript que desees. Las opciones de alojamiento proporcionadas por Docsie incluyen nube pública, nube privada o en local, dándote autonomía y seguridad para tus documentos.

#3. Colaboración fluida y segura¶

Las funcionalidades de Docsie que promueven la colaboración con equipos globales incluyen roles de usuario, controles de acceso y chat descargable. Tú y tus colegas pueden unirse al programa educativo a través de ofertas en tu cuenta de Docsie, donde puedes establecer diferentes roles, funciones y permisos como derechos de administrador, permiso para editar, revisar o solo ver. También puedes editar tus documentos junto con tus compañeros en tiempo real, dejando comentarios, asignando tareas y rastreando cambios. El software de documentación de productos también proporciona almacenamiento seguro y confidencial para tus materiales sensibles con herramientas como autenticación JWT Token, IAM RBAC, cifrado SSL y cumplimiento GDPR.

Conclusión¶

La documentación técnica es una habilidad esencial para cualquiera que quiera comunicar información compleja y técnica a sus usuarios, empleados y clientes. Sin embargo, puede ser un desafío preparar documentación técnica efectiva a tiempo. Por eso necesitas Docsie, la plataforma líder de base de conocimientos empresarial que ayuda a configurar y publicar múltiples bases de conocimiento de autoservicio.

Obtén ayuda de Docsie para esquematizar, crear, escribir, revisar, corregir y finalizar tu proceso de documentación de manera fluida y sencilla. Docsie también puede ayudarte a trabajar con los miembros de tu equipo, personalizar tu documentación, monitorear y mejorar la calidad de tus documentos.

¿Estás listo para comenzar con Docsie? Regístrate para una prueba gratuita hoy y sé testigo de la evolución de tu proceso de documentación técnica.