¿Sabe cómo preparar y producir documentación técnica eficaz y fácil de entender? Si eres desarrollador, gestor de productos o incluso alguien que dirige su propia empresa, la importancia de trasladar información técnica y compleja a tus usuarios, empleados y clientes es algo que ya conoces en su esencia.
En este blog, te guiaremos a través de todo lo que necesitas saber relacionado con el proceso de documentación de software con un ejemplo de documentación técnica. También le presentaremos Docsie, un impresionante software de documentación de usuario que puede ayudarle a organizar el proceso de documentación técnica y a conseguir una experiencia cohesiva de documentación tanto de su empresa como de sus clientes.
La importancia de una documentación técnica eficaz
La documentación técnica es la columna vertebral de una comunicación adecuada en la era digital. Proporciona información detallada para comprender, manejar y solucionar problemas de un producto o sistema. Puede adoptar la forma de guías de usuario, manuales, preguntas frecuentes, tutoriales, referencias API, etc.
Una buena documentación técnica es algo más que una guía: mejora la experiencia general del usuario. No sólo esto, una buena documentación técnica puede ayudarle a conseguir los siguientes beneficios:
1. Aumentar la satisfacción y fidelidad de los clientes
Al proporcionar a los clientes una documentación detallada y completa, les está dando la posibilidad de responder a sus consultas rápidamente, sin aumentar la frustración del cliente. Esto ayuda a retener a sus clientes.
2. Aumentar la productividad y el rendimiento de los empleados
Crear y organizar la documentación interna de forma más eficaz puede ayudar a sus empleados a acceder a la información de forma mucho más rápida y sencilla, lo que les permitirá trabajar de forma más eficiente.
3. Reduzca los costes de soporte y la carga de trabajo
Al ofrecer documentación de autoservicio, puede reducir las solicitudes de asistencia y el tiempo dedicado a resolverlas, con el consiguiente ahorro de dinero y recursos para su empresa.
4. Desarrolle su imagen de marca y su reputación
Desarrollar una buena documentación le permite demostrar su nivel de experiencia, profesionalidad y fiabilidad, lo que le permite desarrollar confianza y credibilidad con sus clientes y clientes potenciales.
Como puede ver, una plantilla de documentación técnica eficaz es esencial para el éxito de su producto o servicio. Pero, ¿cómo crearla? ¿Cuáles son los aspectos cruciales de un documento técnico?
¿Cuáles son las 3 partes principales de un documento técnico?
Un documento técnico suele constar de tres partes principales: La introducción, el cuerpo y la conclusión. Estas partes tienen diferentes funciones y sirven a diferentes propósitos como para ser escritas en tal disposición.
#1. Introducción
Por un lado, "el proceso de introducción se considera como la transferencia de información del emisor al receptor". Ofrece los antecedentes, el contexto y el propósito del documento, presentando cifras para captar casi cualquier tipo de atención.
#2. Cuerpo/Contenido
La parte más importante de un documento técnico es el cuerpo. Ofrece información e instrucciones detalladas sobre el funcionamiento del producto o sistema y el diagnóstico de sus problemas.
#3. Conclusión
Dicen que la nota final es la segunda parte del cortejo; por tanto, es fuerte y crucial para que permanezca para siempre. Es una concisa reafirmación de los principales puntos significados y objetivos dotados en el documento - en resumen, termina con la nota apropiada; dando a los lectores esa sensación de culminación.
¿Cómo redactar un documento técnico?
Escribir un documento técnico puede parecer confuso e intimidante, sobre todo si no está acostumbrado a practicar la escritura técnica.
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Paso 1: Planificación y esquema
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Paso 2: Redactar el contenido
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Paso 3: Revisión y edición
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Paso 4: Publicar y compartir
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Paso 5: Actualización y mantenimiento
Ejemplo de cómo redactar un documento técnico impecable
La documentación técnica denota los conocimientos y datos profundos que permiten obtener un producto o sistema o utilizarlo e incluso solucionar cualquier problema que pueda haber surgido. Esto puede entenderse como guías de usuario, manuales, hojas de preguntas y respuestas sobre los aspectos técnicos de un tema o producto concreto, entre otros. Pero, ¿cómo se redacta un documento técnico perfecto? Si desea una percepción más profunda, eche un vistazo a este blog. Aquí tienes un ejemplo de documentación técnica:
Esquema de un documento técnico ideal
- Introducción
Una introducción concisa pero convincente marca la pauta, ofreciéndole una rápida visión general del propósito y la funcionalidad de la API.
- Introducción
Esta sección le muestra cómo integrar rápidamente la API en sus proyectos. Puede utilizar las sencillas funciones de planificación y esquematización de Docsie para garantizar un flujo lógico de la información.
- Referencia de la API
El corazón de la documentación, la sección de referencia de la API, se organiza meticulosamente utilizando Docsie. Puedes utilizar las funciones de la plataforma para crear contenidos bien estructurados, que te faciliten la localización y comprensión de cada endpoint.
- Muestras de código
El editor markdown de Docsie simplifica la inclusión de muestras de código, ofreciéndote ejemplos prácticos que mejoran tu comprensión.
- Solución de problemas y preguntas frecuentes
Una sección dedicada resuelve problemas comunes y responde a sus preguntas, mostrando la capacidad de Docsie para integrar a la perfección las preguntas frecuentes en la documentación.
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A continuación, vamos a abordar las funciones que Docsie ofrece para ayudar a aliviar sus preocupaciones.
¿Cómo le ayuda Docsie a crear documentación técnica sin problemas?
Docsie es una de las mejores plataformas de bases de conocimiento empresariales que le permite crear y lanzar muchas bases de conocimiento de autoservicio. Docsie presenta una variedad de cualidades que hacen que la documentación técnica sea fácil, eficiente y divertida. Estas son algunas de las características clave que ofrece Docsie:
#1. Experiencia de documentación unificada
Docsie sirve como ventanilla única para todas sus necesidades de documentación empresarial. Tanto si necesita crear documentación para varios productos, versiones, idiomas o audiencias, Docsie es la solución. Al consolidar todos sus documentos en una ubicación centralizada, Docsie agiliza sus flujos de trabajo, reduciendo la dependencia de múltiples herramientas y plataformas. Docsie también se integra con sus herramientas y sistemas existentes, como GitHub, Slack, Zendesk, y más, mejorando su productividad y rendimiento.
#2. Centros de documentación personalizados
Con el software de documentación técnica Docsie, puede crear portales de conocimiento personalizados, centros de documentación o páginas de autoservicio que reflejen el diseño, el estilo y la voz de su marca. Existen varias plantillas y temas entre los que puede seleccionar y crear su plantilla de documentación técnica. También tendrá opciones para personalizar el pie de página de su dominio o logotipo e incluso podrá introducir el código CSS o Javascript que desee. Las opciones de alojamiento que ofrece Docsie incluyen nube pública, nube privada; u on-premise, dándole autonomía y seguridad en cuanto a sus documentos.
#3. Colaboración segura y sin fisuras
Las funcionalidades de Docsie que promueven la colaboración con los equipos de todo el mundo incluyen roles de usuario, controles de acceso y chat descargable. Usted y sus colegas pueden unirse al programa educativo a través de ofertas en su cuenta Docsie, donde puede establecer diferentes roles, funciones y permisos como derechos de administrador, permiso para editar, revisar o simplemente mirar. También puedes editar tus documentos junto con el resto de tus compañeros en tiempo real dejando comentarios, asignando tareas y haciendo un seguimiento de los cambios. El software de documentación de productos también proporciona un almacenamiento seguro y confidencial para sus materiales que son sensibles con sus herramientas como JWT Token Authentication, IAM RBAC, SSL Encryption, y GDPR Compliance.
Conclusión
La documentación técnica es una habilidad esencial para cualquiera que desee comunicar información compleja y técnica a sus usuarios, empleados y clientes. Sin embargo, preparar documentación técnica eficaz a tiempo puede ser todo un reto. Por eso necesita Docsie, la plataforma líder de bases de conocimiento empresarial que le ayuda a crear y publicar múltiples bases de conocimiento de autoservicio.
Obtenga ayuda de Docsie para esbozar, crear, escribir, revisar y corregir, y finalizar su proceso de documentación sin problemas y fácilmente. Docsie también puede ayudarle a trabajar con los miembros de su equipo, adaptar su documentación, supervisar y mejorar la calidad de su documentación.
¿Está listo para empezar con Docsie? Regístrese hoy mismo para una prueba gratuita y sea testigo de la nueva evolución de su proceso de documentación técnica.