Hoy en día, los archivos PDF son un formato de documento muy importante y popular. Facilitan la transmisión de información, conservan el formato y garantizan la unidad de estilo en varias plataformas. Sin embargo, el problema más importante de los PDF puede ser su naturaleza inencontrable. Imagínese que tiene una gran cantidad de datos que no puede clasificar fácilmente atrapados en un solo documento. Esto puede ser muy frustrante y una distracción que podría reducir tu rendimiento.
El lado agradable de la historia es que hay varias maneras de hacer que los PDFs sean buscables, y la siguiente guía presentará las formas más eficientes.
¿Por qué se pueden hacer búsquedas en PDF?
Por qué se pueden hacer búsquedas en PDF](https://cdn.docsie.io/workspace_PfNzfGj3YfKKtTO4T/doc_QiqgSuNoJpspcExF3/file_jlxXevoHVgfgPUm19/image1.png)
Hacer que los PDF tengan capacidad de búsqueda tiene varias ventajas. He aquí algunas de ellas:
1. Productividad mejorada:
Una investigación realizada por McKinsey Global Institute demostró que los trabajadores del conocimiento dedican aproximadamente 1,8 semanas al año a buscar y recuperar información. Los PDF sin función de búsqueda supondrían una pérdida de tiempo, ya que en lugar de desplazarse página tras página, tendría que desplazarse por todo el PDF. Un PDF con función de búsqueda permite buscar la información deseada con sólo introducir una palabra clave.
2. Mayor accesibilidad a la información:
Según una encuesta, 45% de los empleados afirman tener dificultades para encontrar la información que necesitan para realizar bien su trabajo. Habilitar la función de búsqueda de los documentos garantiza que esta información pueda ser utilizada por todo aquel que la necesite.
3. Impulso de la colaboración:
Los PDF con función de búsqueda pueden mejorar en gran medida la colaboración entre los miembros del equipo al ofrecer la posibilidad de encontrar información relevante muy rápidamente dentro del documento. Esto tiene un efecto especial cuando se trata de proyectos que requieren colaboración.
Pros y contras de los PDF con función de búsqueda:
| Feature | Pros | Cons |
|---|---|---|
| Capacidad de búsqueda | Recuperación más rápida de la información, mejora de la accesibilidad, mejora de la colaboración | Puede requerir un tiempo de procesamiento adicional (dependiendo del método) |
| Contenido basado en texto | Más fácil de buscar y editar | Requiere OCR para documentos escaneados |
| Tamaño del archivo: puede ser más pequeño que los PDF basados en imágenes. | ||
| Seguridad | Puede aplicarse protección por contraseña y encriptación a los PDF con función de búsqueda | Estos PDF con función de búsqueda requieren medidas de seguridad adicionales para proteger la información sensible |
| Archivo | Los PDF con función de búsqueda pueden archivarse y recuperarse fácilmente | El archivo a largo plazo de determinados formatos PDF con función de búsqueda puede requerir un software específico |
5 Métodos para hacer PDFs buscables
Los PDF se pueden hacer buscables de varias maneras, que tienen ventajas e inconvenientes. He aquí un desglose de los métodos más comunes:
1. Utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Esta técnica es perfectamente adecuada para PDF con texto en formato de imagen. La tecnología OCR es un proceso de conversión de texto escaneado a un formato que permite realizar búsquedas. Muchas herramientas en línea y programas de software ofrecen capacidades de OCR, incluyendo muchas herramientas en línea y programas de software ofrecen capacidades de OCR, incluyendo:
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Adobe Acrobat Pro DC (Programa de pago)
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Smallpdf (Herramienta en línea gratuita con un número limitado de opciones)
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Xodo ( una aplicación móvil gratuita con funciones de OCR).
2.Comprobación de la capacidad de búsqueda existente:
El texto de no todos los PDF es el mismo. Algunos archivos PDF ya están diseñados como documentos con capacidad de búsqueda porque se crearon con una capa de texto incrustada en el documento. Si intenta resaltar el texto del PDF con el ratón, suele ser un claro indicio de que el documento está bloqueado. Si el texto está resaltado, es posible que el motor de búsqueda ya lo haya hecho.
3.Utilizar herramientas de conversión en línea
Existen muchas herramientas de conversión en línea que pueden ayudarle a convertir su documento PDF en un formato que permita realizar búsquedas, incluido un documento de Word. La herramienta suele utilizar la tecnología OCR para extraer el texto del documento PDF. He aquí un par de opciones populares para hacer PDF con capacidad de búsqueda:
4.Aprovechar el software de pago
Para los usuarios avanzados que buscan funciones más potentes, el software comercial como Adobe Acrobat Pro DC dispone de un completo conjunto de herramientas para crear y gestionar PDF con capacidad de búsqueda. Estos programas suelen incluir OCR de alta calidad, así como opciones de edición.
5.Solución de PDF con función de búsqueda sin esfuerzo de Docsie (la más eficiente)
Docsie, un popular servicio de gestión de documentos, permite crear y almacenar archivos PDF con capacidad de búsqueda. Docsie crea archivos PDF en los que se pueden realizar búsquedas al cargar los documentos. Esto significa que no tendrás que pasar por la molestia de digitalizar manualmente o instalar otro software. De este modo, los miembros de su equipo pueden acceder y buscar al instante, lo que, según se informa, aumenta la productividad del equipo.
La sencilla función de búsqueda de Docsie permite localizar cualquier información dentro de sus PDF en cuestión de segundos, lo que en última instancia mejora la colaboración de su equipo y aumenta el intercambio de conocimientos entre su organización.
Estos son algunos consejos adicionales para maximizar la capacidad de búsqueda de sus PDF: Estos son algunos consejos adicionales para maximizar la capacidad de búsqueda de sus PDF:
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Utilice nombres de archivo descriptivos: De esta forma podrá encontrar el archivo PDF concreto cuando realice una búsqueda por su nombre de archivo. En lugar de "Informe_Octubre_2023.pdf", elija "Informe_Marketing_Campaña_Rendimiento_Octubre_2023.pdf". Este nombre no sólo es más informativo, sino que también facilita la búsqueda en nuestro sistema Docsie.
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Utilice un formato adecuado: El uso de títulos, subtítulos y viñetas puede mejorar la legibilidad y la capacidad de búsqueda de sus PDF. Los motores de búsqueda suelen clasificar mejor los documentos bien estructurados en los resultados de búsqueda, lo que facilita su localización.
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Considere el uso de marcadores: Los marcadores son útiles para desplazarse por un documento extenso, especialmente los que tienen más de una división. Permiten ir directamente a la parte deseada del documento, lo que ahorrará mucho tiempo a los usuarios.
Conclusión
Utilizar estas técnicas servirá para que sus PDF dejen de ser meros documentos estáticos y se conviertan en fuentes de información dinámicas. Los usuarios y los equipos se exponen a una gran variedad de ventajas con los PDF con función de búsqueda. Los PDF con función de búsqueda actúan como una gran herramienta que contribuye a la productividad, hace que la información esté disponible y facilita la colaboración.
Entre todas las formas mencionadas, Docsie es, sin duda, un método rápido y cómodo no sólo de crear, sino también de gestionar PDF con función de búsqueda. Su función de búsqueda automatizada evita la necesidad de software adicional o de un trabajo laborioso por su parte, ahorrándole tiempo y esfuerzo. Con Docsie, sus PDF son ahora fáciles de buscar y están disponibles; esto, en consecuencia, conduce a la capacidad del equipo para utilizar la información de la mejor manera posible y, en última instancia, a su éxito.
¿Está preparado para aprovechar las capacidades ilimitadas de los PDF con capacidad de búsqueda? Docsie tiene una opción de prueba gratuita, por lo que puede empezar a utilizar el producto y comprobar las ventajas que aporta en tiempo real y cómo puede transformar sus procesos de gestión documental.