¿Se encarga usted de educar y formar a sus compañeros de trabajo, clientes o nuevos empleados? Si es así, siga leyendo.
Puede ser difícil compartir y educar a los demás. Especialmente si no tienes un buen ejemplo de plantilla de manual de formación para empezar rápidamente. En este artículo, le mostraré cómo aumentar la productividad y reducir el tiempo de inactividad mediante el uso de Docsie para crear una plantilla sencilla de manual de formación y compartirla con su equipo.
Paso 1: Crea una cuenta con Docsie (es gratis).
Docsie es una sencilla herramienta de desarrollo de manuales de formación que proporciona a las empresas plantillas reutilizables para ayudarles a desarrollar mejores manuales de formación. Para empezar, es completamente gratis, y puedes crear tu primer manual de formación en menos de 10 minutos. Una vez que se haya registrado, podemos empezar a explicarle cómo escribir un manual de formación a través de Docsie.
Paso 2: Crear un libro para hacer una plantilla de manual de formación básica impresionante.
Docsie se basa en el concepto de libros y estantes, con libros que sirven esencialmente como manuales de instrucción y estantes que sirven como departamentos y centros de base de conocimientos.
Supongamos que usted es un equipo de ventas ocupado con la necesidad de tener todos sus materiales de formación de salida en un solo lugar. Puede utilizar Docsie para organizar y categorizar sus manuales de formación mediante conjuntos. A continuación, puede invitar al resto del equipo de formación a colaborar y crear mejores manuales de formación juntos una vez que esté listo.
Paso 3 - Definir las instrucciones de entrenamiento
Aquí es donde identificará las categorías de formación y las vías que necesitará crear para educar a su público objetivo.
Tenga en cuenta que esta guía asume que usted ya sabe quién es su público objetivo; el objetivo de esta guía es mostrarle cómo construir fácilmente el contenido para su manual de formación instructiva.
Piense en un equipo de ventas. Tiene cursos de ventas para principiantes y avanzados para una variedad de posiciones, incluyendo SDRs (Representantes de Crecimiento de Ventas), Ejecutivos de Cuentas, Representantes de Éxito del Cliente, etc. Los puestos pueden tener diferentes nombres y responsabilidades. Los puestos pueden tener diferentes nombres y responsabilidades dependiendo de la naturaleza de tu empresa de ventas, pero todos requieren manuales de formación y una forma rastreable de compartir información.
Como resultado, una vez que haya identificado sus temas de formación, puede empezar a entrevistar a expertos en esos puestos para que le ayuden a determinar el contenido de esos temas. Por ejemplo, podrías entrevistar a un ejecutivo de cuentas para conocer mejor su forma de trabajar.
Una vez que conozcas su rutina diaria, sus prácticas y sus obligaciones, construirás un diagrama de procesos que detalle las tareas de ese puesto específico, lo que te dará una imagen clara de esas responsabilidades.
A continuación, desglosará esas tareas en pasos prácticos por etapa o categoría, lo que facilitará la creación de un manual de formación porque sabrá qué y cómo escribir un manual para su equipo específico.
Una vez que haya terminado de recopilar suficiente información, puede utilizarla para elaborar su material de formación utilizando una plantilla de manual de formación.
Paso 4: Elaborar el material de formación
Siguiendo el esquema y la hoja de ruta que te trazaste en los pasos anteriores, y armado con la información recabada de tu equipo. Empezarás a llenar de contenido tu prototipo de plantilla de manual de formación e instrucciones, etapa por etapa, ampliando gradualmente cada etapa para ayudar a tus alumnos a desarrollar una base de formación adecuada.
Diferentes artículos pueden idear diferentes etapas en Docsie para ilustrar en manuales de formación. Hay muchas herramientas estupendas que trabajan junto con Docsie para ayudarle a construir fácilmente manuales increíbles.
Herramientas asombrosas
Existen muchas herramientas asombrosas que puede utilizar para ganar ventaja en la creación de sus manuales de formación y ayudarle en el camino hacia el desarrollo y la cumplimentación de su plantilla de manual de instrucciones.
Snag-It
Nota: Si es usuario de Mac, para copiar y pegar la imagen en Docsie utilice Mayúsculas, Comando y 4.
Snag-it le permite tomar fácilmente una foto del contenido de su página y anotarla con una herramienta de anotación elegante y sencilla.
Camtasia
Camtasia te ayudará a grabar fácilmente vídeos explicativos para mejorar la experiencia formativa y aumentar la eficacia de tus manuales de formación.
Guías Docsie
Mediante una sencilla extensión de Chrome, puede utilizar Docsie Guides para grabar automáticamente sus manuales de formación, así como todas sus imágenes de formación con anotaciones. Docsie Guides también le ayudará a crear visitas guiadas no codificadas para demostrar cómo utilizar su producto a los consumidores o a los nuevos alumnos.
Paso 5 - Publique su manual de formación y compártalo con su equipo
Seguramente querrá compartir su material de formación con sus nuevos alumnos y/o clientes ahora que lo ha desarrollado en Docsie. Es tan fácil como hacer clic en publicar y que aparezca en una página incrustada de Docsie en su sitio.
Si desea limitar el acceso a todo su material de formación, puede hacerlo fácilmente en Docsie. También puede asignar una contraseña única a un alumno en particular y revocar el acceso en cualquier momento.
Con sólo una línea de código, también puede insertar su material de formación directamente en la intranet de su empresa utilizando Docsie.
Paso 6: Recopile opiniones sobre su manual de formación y actualícelo en Docsie.
Una vez que haya lanzado su prototipo de manual de formación, estará listo para empezar. Es posible que desee saber cómo sus alumnos y / o clientes se comunican con su manual de formación y darles la oportunidad de proporcionarle retroalimentación procesable para que pueda mejorar su trabajo.
Aquí es donde puede utilizar Vocally (una extensión de Docsie) para recopilar clips de vídeo de las experiencias de formación de sus alumnos para comprender mejor cómo se enfrentan a su plantilla de manual de instrucciones. También puede darles la opción de proporcionar información sobre su experiencia de formación, que se clasificará en el gestor de Vocally.
A continuación, puedes utilizar Vocally Manager, que se incorpora fácilmente a tu software de seguimiento de proyectos, para crear tareas procesables que te permitan actualizar y perfeccionar la forma de escribir un manual basándote en los comentarios de los usuarios.
Paso 7: Mantén y traduce el material de tu manual de formación.
Ahora puede traducir sus plantillas de manual de instrucciones a varios idiomas directamente en Docsie, e incluso puede comunicarse con traductores de contenidos experimentados que pueden ayudarle a actualizar su contenido a un precio reducido.
Además, crear nuevas versiones de sus materiales de formación en Docsie es tan fácil como hacer clic en un botón a medida que sus materiales de formación crecen. Como resultado, no perderá más copias de formación valiosas y seguirá teniendo un punto de referencia al que remitirse.
Reflexiones finales
Docsie se puede utilizar si usted es serio acerca de hacer excelentes manuales de formación y el uso de plantillas de manual de instrucciones. Simplificará y mejorará significativamente el flujo de trabajo de su manual de formación.
Las plantillas de manuales de instrucciones desempeñan un papel importante en la formación de los empleados, ya que informan a los nuevos empleados sobre la organización y sus procedimientos. Los empleados maduran y aprenden nuevas tecnologías, técnicas y procesos.
Los empleados que no están aprendiendo activamente o que no tienen conocimientos sobre los dispositivos, aplicaciones, equipos o maquinaria que utiliza su empresa pueden llegar a desvincularse del trabajo.
Sin embargo, la falta de compromiso suele dar lugar a una elevada rotación de personal y a una escasa satisfacción laboral. Al final, tanto los empresarios como los empleados salen perdiendo.
Por no hablar de que hay estadísticas que lo corroboran:
En el plazo de un año, el 40% de los trabajadores con una formación inadecuada abandonan su empleo.
Debido a la falta de oportunidades de crecimiento, el 74% de los trabajadores sienten que no alcanzan su pleno potencial en el trabajo.
Los trabajadores se plantean contribuir económicamente a la formación en el 72% de los casos.
Según el 68 por ciento de los empleados, la agenda más importante de la empresa es el crecimiento y la formación.
Solo el 13% de los trabajadores de todo el mundo están comprometidos.
La falta de compromiso de los empleados cuesta a la economía más de 500.000 millones de dólares al año.
Las cifras, por otra parte, son interminables. El problema es real. Los empleados quieren crecer y mejorar sus habilidades tanto en la formación tradicional como en las oportunidades de desarrollo.
Una forma estupenda de que las empresas se inicien en este método tan necesario es crear una fantástica guía de formación de empresa o manual de formación.
Tenemos que ir al grano y averiguar cuáles serían los aspectos más importantes de un fantástico manual de formación y cómo escribir un manual.
En 2017, el 45 por ciento de las horas de aprendizaje en una empresa tipo se crearon mediante métodos online o incluso e-learning, según la ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States). En comparación con 2015, esto representa un aumento del 42%.
La capacidad de desarrollar una plantilla de manual de instrucciones es una habilidad natural necesaria para la continuidad y el crecimiento de la empresa.