¿Estás a cargo de la formación de compañeros, clientes o nuevas incorporaciones? Si es así, sigue leyendo.¶
Compartir conocimientos y formar a otros puede ser complicado. Especialmente si no tienes una buena plantilla para crear manuales de formación que te ayude a empezar rápidamente. En este artículo, te mostraré cómo aumentar la productividad y reducir los tiempos muertos utilizando Docsie para crear una sencilla plantilla de manual de formación y compartirla con tu equipo.
Pasos clave para crear una plantilla eficaz de manual de formación¶
- Identificar tu público objetivo y necesidades formativas
- Estructurar el contenido del manual
- Desarrollar materiales formativos claros y concisos
- Incluir ayudas visuales (diagramas, capturas, vídeos)
- Crear elementos interactivos (cuestionarios, ejercicios)
- Implementar un diseño amigable
- Revisar y probar el manual con usuarios potenciales
- Recopilar e incorporar feedback
- Actualizar y mantener el contenido regularmente
Beneficios de un manual de formación bien diseñado:¶
- Mejora en la incorporación de empleados
- Formación consistente en toda la organización
- Mayor productividad y eficiencia
- Reducción de costes de formación
- Mejor compromiso y retención de empleados
Una plantilla completa de manual de formación sirve como recurso valioso tanto para formadores como para alumnos, garantizando una transferencia efectiva de conocimientos y desarrollo de habilidades.
Paso 1: Crea una cuenta en Docsie (es gratis).¶
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Docsie es una herramienta sencilla para desarrollar manuales de formación que proporciona a las empresas plantillas reutilizables. Empezar es completamente gratuito, y podrás crear tu primer manual en menos de 10 minutos. Una vez registrado, podremos explicarte cómo escribir un manual de formación con Docsie.
Paso 2: Crea un libro para hacer una excelente plantilla básica de manual de formación.¶
Docsie se basa en el concepto de libros y estanterías, donde los libros funcionan como manuales de instrucciones y las estanterías como departamentos y centros de conocimiento.
Imagina que eres parte de un equipo de ventas ocupado que necesita tener todos sus materiales de formación comercial en un solo lugar. Puedes usar Docsie para organizar y categorizar tus manuales usando conjuntos. Después, podrás invitar al resto del equipo de formación para colaborar y crear mejores manuales juntos.
Paso 3 - Define las instrucciones de formación¶
Aquí identificarás las categorías y rutas de formación que necesitas crear para educar a tu público objetivo.
Ten en cuenta que esta guía asume que ya conoces a tu público; su objetivo es mostrarte cómo crear fácilmente contenido para tu manual de formación.
Piensa en un equipo de ventas. Tiene rutas para principiantes y avanzados para diferentes posiciones: SDRs (Representantes de Desarrollo de Ventas), Ejecutivos de Cuentas, Representantes de Éxito del Cliente, etc. Los puestos pueden tener diferentes nombres según la naturaleza de tu empresa, pero todos requieren manuales de formación y una forma rastreable de compartir información.
Una vez identificadas tus rutas de formación, puedes entrevistar a expertos en esas posiciones para determinar el contenido. Por ejemplo, podrías entrevistar a un ejecutivo de cuentas para conocer mejor su trabajo.
Cuando conozcas su rutina diaria, prácticas y obligaciones, construirás un diagrama de proceso que detalle las tareas de ese trabajo específico, dándote una imagen clara de esas responsabilidades.
Luego desglosarás esas tareas en pasos accionables por etapa/antigüedad, lo que facilitará la creación del manual de formación porque sabrás qué escribir y cómo hacerlo para tu equipo específico.
Una vez que hayas recopilado suficiente información, podrás usarla para desarrollar tu material de formación utilizando una plantilla de manual.
Paso 4: Desarrolla materiales de formación¶
Siguiendo el esquema y la hoja de ruta que creaste en los pasos anteriores, y con la información recopilada de tu equipo, comenzarás a llenar tu prototipo de plantilla de manual de formación con contenido, etapa por etapa, ampliando gradualmente cada fase para ayudar a tus alumnos a desarrollar una base de formación adecuada.
Diferentes artículos pueden diseñar diferentes pasos en Docsie para ilustrar manuales de formación. Hay muchas herramientas excelentes que funcionan con Docsie para ayudarte a crear manuales increíbles fácilmente.
Herramientas increíbles¶
Hay muchas herramientas fantásticas que puedes usar para tener ventaja en la creación de tus manuales de formación y ayudarte a desarrollar y completar tu plantilla de manual de instrucciones.
Snag-It¶
Nota: Si eres usuario de Mac, para copiar y pegar la imagen en Docsie usa Shift, Command y 4.
Snag-it te permite tomar fácilmente una foto del contenido de tu página y anotarla con una herramienta de anotación elegante y simple.
Camtasia¶
Camtasia te ayudará a grabar fácilmente videos tutoriales para mejorar la experiencia de formación y la efectividad de tus manuales.
Docsie Guides¶
Con una simple extensión de Chrome, puedes usar Docsie Guides para registrar automáticamente tus manuales de formación y todas tus imágenes con anotaciones. Docsie Guides también te ayudará a crear recorridos guiados sin código para mostrar cómo usar tu producto a clientes o nuevos alumnos.
Paso 5 - Publica tu manual de formación y compártelo con tu equipo¶
Ahora que has desarrollado tu material en Docsie, querrás compartirlo con tus nuevos alumnos y/o clientes. Es tan sencillo como hacer clic en publicar para que aparezca en una página incrustada de Docsie en tu sitio.
Si quieres limitar el acceso a tu material de formación, puedes hacerlo fácilmente en Docsie. También puedes asignar una contraseña única a un alumno particular y revocar el acceso en cualquier momento.
También puedes insertar tu material de formación directamente en la intranet de tu empresa usando Docsie con solo una línea de código.
Paso 6: Recopila feedback sobre tu manual de formación y actualízalo en Docsie.¶
Una vez publicado tu prototipo de manual, ya estás listo. Puede que quieras saber cómo interactúan tus alumnos y/o clientes con tu manual y darles la oportunidad de proporcionarte feedback para mejorar tu trabajo.
Aquí es donde puedes usar Vocally (una extensión de Docsie) para recopilar clips de video de las experiencias de formación para entender mejor cómo manejan tu plantilla de manual. También puedes darles la opción de proporcionar comentarios sobre su experiencia de formación, que se categorizarán en el gestor de Vocally.
Luego puedes usar Vocally Manager, que se integra fácilmente con tu software de seguimiento de proyectos, para crear tareas accionables para actualizar y refinar tu manual basándote en el feedback de los usuarios.
Paso 7: Mantén y traduce el material de tu manual de formación.¶
Ahora puedes traducir tus plantillas de manual a varios idiomas directamente en Docsie, e incluso puedes comunicarte con traductores profesionales que pueden ayudarte a actualizar tu contenido a tarifas reducidas.
Además, crear nuevas versiones de tus materiales en Docsie es tan fácil como hacer clic en un botón a medida que crecen tus materiales. Así, no perderás copias valiosas y siempre tendrás un punto de referencia.
Reflexiones finales¶
Si te tomas en serio la creación de excelentes manuales de formación y usas plantillas de manual, Docsie es la solución. Simplificará y mejorará significativamente el flujo de trabajo de tu manual.
Las plantillas de manuales juegan un papel importante en la formación de empleados, informándoles sobre la organización y sus procedimientos. Los empleados evolucionan y aprenden nuevas tecnologías, técnicas y procesos.
Los empleados que no aprenden activamente o que no conocen los dispositivos, aplicaciones o maquinaria utilizados por su empresa pueden desconectarse del trabajo.
Esta desconexión suele provocar alta rotación y baja satisfacción laboral. Al final, tanto empleadores como empleados sufren pérdidas.
Las estadísticas lo confirman:
- El 40% de los trabajadores con formación inadecuada abandona su trabajo en un año.
- El 74% de los trabajadores siente que no está alcanzando su máximo potencial por falta de oportunidades de crecimiento.
- El 72% de los empleados considera contribuir económicamente a su formación.
- Para el 68% de los empleados, el crecimiento y la formación son la agenda más importante de la empresa.
- Solo el 13% de los trabajadores a nivel mundial está comprometido.
- La desconexión de los empleados cuesta a la economía más de 500.000 millones de dólares cada año.
Los números son interminables y el problema es real. Los empleados quieren crecer y mejorar sus habilidades tanto en formación tradicional como en oportunidades de desarrollo.
Una excelente manera para que las empresas comiencen con este método tan necesario es crear una fantástica guía o manual de formación.
Debemos ir al grano y determinar los aspectos más importantes de un manual de formación excepcional y cómo escribirlo.
En 2017, según la ATD (Asociación para el Desarrollo del Talento en Estados Unidos), el 45% de las horas de aprendizaje en una empresa típica se crearon mediante métodos online o e-learning. Esto representa un aumento del 42% en comparación con 2015.
La capacidad de desarrollar una plantilla de manual de instrucciones es una habilidad natural necesaria para la continuidad y el crecimiento empresarial.