Lanzar un producto al mercado requiere un esfuerzo inmenso, no sólo por su parte, sino también por parte de su equipo. Tienen que ir de un lado a otro, colaborar con las distintas partes interesadas, ocuparse de todos los requisitos y mejorar la colaboración entre departamentos. Los jefes de producto, los desarrolladores de back-end y front-end y otros miembros del equipo técnico se reúnen para intercambiar ideas antes de lanzar nuevas versiones. Pasar por este proceso significa preparar múltiples documentos. ¿Es muy ajetreado para tu equipo?
En tiempos como estos, contar con una plataforma que ofrezca personalización de contenidos, flexibilidad y funciones de gestión del conocimiento se convierte en una necesidad. Obtendrá la protección que necesita mientras planifica, realiza el seguimiento, comunica y evalúa su proyecto.
¿Por qué es necesaria la personalización en la documentación?
Cada proyecto tiene su magnitud e importancia. El tamaño, la complejidad, el alcance y los riesgos relacionados con un proyecto deciden cómo hay que ajustar la personalización en la documentación. Mantener una base de conocimientos y ajustar los requisitos de un proyecto con herramientas de personalización de contenidos desempeña un papel fundamental para ayudarle a ahorrar tiempo, evitar confusiones y alinear mejor a su equipo.
Pero, ¿cómo puede saber si necesita una herramienta de personalización para mejorar el flujo del proyecto? ¿Necesita seguir una serie de procedimientos? Pues bien, siga leyendo la siguiente sección para saber cómo evaluar su necesidad de documentación de proyectos.
¿Cómo evaluar las necesidades de documentación de un proyecto?
La regla de oro de los negocios es no lanzarse a nada sin medir los pros y los contras de su decisión. Pero alejemos la necesidad de personalización de contenidos de esta regla de oro.
Para evaluar la necesidad de herramientas de personalización de proyectos, debes considerar los objetivos, requisitos y expectativas de la documentación de tu proyecto desde distintos ángulos. Para obtener claridad, debe plantearse preguntas relacionadas con:
El alcance de la documentación del proyecto
Audiencias y usuarios
Usos del producto
Normas y directrices relacionadas con el producto
Estas preguntas le darán una idea clara de la plataforma que debe elegir y de las características que debe buscar a la hora de implantar herramientas de documentación.
¿Cómo identificar la mejor opción para una herramienta de personalización de contenidos?
En el último informe publicado por M-File on Intelligent Information Management, se descubrió que disponer de una herramienta de personalización de contenidos ineficaz puede provocar problemas en el flujo de trabajo. El 65% de los encuestados en ese estudio mencionaron que se enfrentan a retos a la hora de revisar, aprobar y firmar documentos en ausencia de una herramienta adecuada para la base de conocimientos y la personalización de contenidos.
Esto hace que encontrar la herramienta adecuada sea aún más necesario. Pero, ¿cómo encontrar la herramienta perfecta? He aquí algunos puntos a tener en cuenta a la hora de buscar herramientas que ofrezcan personalización en la documentación.
Identificar un modo de funcionamiento adecuado.
La documentación empresarial tiene dos modalidades: un sistema de gestión de documentos empresariales in situ y un sistema de gestión de documentos basado en la nube. Los SGD in situ permiten a las empresas acceder a los datos desde su propio servidor, pero para utilizar esta herramienta es necesario estar presente en el recinto de la oficina. Sin embargo, las herramientas DMS basadas en la nube ofrecen mayor flexibilidad a los trabajadores remotos, ya que pueden acceder a los datos desde cualquier lugar.
Considerar el factor coste
El coste es un factor decisivo. Si opta por un DMS in situ, tendrá que desembolsar grandes cantidades por adelantado para facilitar la colaboración en equipo. Sin embargo, si opta por un sistema basado en la nube, puede esperar que toda la configuración se realice por la mitad del coste de un DMS in situ.
Busque la seguridad de los datos
La seguridad de los datos es algo obvio. Sus documentos deben ser a prueba de piratas informáticos sin ni siquiera pedirlo. En el caso de los DMS in situ, usted tiene más control sobre la seguridad, mientras que la propiedad de la seguridad recae sobre los hombros de su proveedor de servicios en el caso de los DMS basados en la nube.
Opción de copia de seguridad de archivos
En el caso de los DMS in situ, es necesario realizar copias de seguridad de los archivos de datos con frecuencia, ya que no existe una opción de copia de seguridad automática. Por lo tanto, las posibilidades de pérdida de datos son mayores. En el sistema basado en la nube, la copia de seguridad se realiza automáticamente. Así que no tienes que preocuparte por la pérdida de datos en caso de eventos desafortunados.
5 características que hay que buscar en un software de documentación
Crear un espacio de colaboración en equipo resulta fácil cuando se cuenta con las herramientas adecuadas. He aquí una lista de las características que debe buscar a la hora de seleccionar las herramientas de documentación adecuadas para su organización.
1. Compartir documentos
Cuando se trabaja con varias partes interesadas, hay que mantener a todo el mundo en la misma sintonía. Una de las formas de mantener a todos implicados en un proyecto es tomando sus opiniones y realizando cambios en el producto de acuerdo con las valiosas aportaciones recibidas. Una plataforma de gestión de contenidos documentales debe ofrecer la flexibilidad de compartir datos internamente con clientes y partes interesadas.
2. Seguridad
La seguridad debe ser la máxima prioridad a la hora de seleccionar el software de documentación adecuado para su organización. Su elección preferida debe contar con las últimas herramientas y programas de seguridad para garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los datos.
3. Opciones de edición
Encontrar el documento adecuado no debería ser una lucha para tu equipo. El 83% de los empleados pierden su valioso tiempo recreando documentos que ya existen. Por lo tanto, el DMS debería tener la opción de mostrar primero la versión actualizada del documento. Además, las personas con acceso de edición al documento deben poder realizar cambios en él directamente.
4. Clasificación de documentos
Los errores de clasificación y etiquetado de documentos dificultan que los empleados encuentren el documento correcto a tiempo. Un buen SGD debe tener la función de crear metadatos automáticamente para los documentos una vez que el equipo los haya preparado. Esto liberará al equipo de la responsabilidad de crear nombres para los archivos, reduciendo así los errores manuales y ahorrando tiempo.
5. Búsqueda por palabra clave
El software de documentación adecuado debe ofrecer al equipo la flexibilidad necesaria para buscar documentos relevantes mediante palabras clave. Debe mostrar los resultados pertinentes en la pantalla para facilitar una búsqueda más rápida de documentos.
Disponer de estas cinco increíbles funciones en una herramienta de documentación ofrece flexibilidad a la plataforma y ayuda a su equipo a ahorrar tiempo en la búsqueda y edición de los documentos adecuados. Estas características también ayudan a tu organización a mejorar su planificación, colaboración, evaluación y gestión del conocimiento mientras gestiona diferentes proyectos.
Elegir bien con Docsie
Elegir bien con Docsie](https://cdn.docsie.io/workspace_PfNzfGj3YfKKtTO4T/doc_QiqgSuNoJpspcExF3/file_A4yhftSs6UNyKmj7S/image1.png)
Docsie ofrece un servicio de documentación empresarial para ayudar a su equipo a colaborar fácilmente sin perder mucho tiempo. Es una solución integral que reduce su dependencia de múltiples herramientas. Hecho a medida para satisfacer todos los requisitos de la documentación empresarial, Docsie tiene características increíbles que se enumeran a continuación.
Documentación lista para la empresa
Cuando no tiene que pasar de una plataforma a otra, puede centrarse más en completar la tarea sin contratiempos. La plataforma centralizada facilita los flujos de trabajo de documentación para el equipo y les ayuda a mejorar su eficiencia. Puede importar sus documentos y bases de conocimiento existentes, alinear la gestión del conocimiento y diseñar un portal personalizado sin mucho esfuerzo. El excepcional equipo de atención al cliente de Docsie se asegura de que comprenda completamente nuestras funciones básicas y avanzadas antes de seguir adelante.
|CTA: Mejore la personalización de sus documentos con Docsie |-|### Colaboración sin fisuras con una plantilla global
Puede colaborar con sus empleados remotos, contratistas, autónomos y especialistas con los nuevos roles de usuario y control de acceso. Con esta función de Docsie, puedes controlar fácilmente quién puede ver, editar y publicar los documentos. En caso de que desee sugerir algún cambio, hágalo añadiendo comentarios con nuestra función de chat integrada o asignando tareas y fechas de vencimiento a los miembros del equipo.
Portales de conocimiento interactivos
Dar a conocer a los demás los entresijos de su producto es importante para tomar una decisión acertada. Con Docsie, puede crear portales de conocimiento interactivos, sitios de ayuda, preguntas frecuentes, bases de conocimiento y páginas de autoservicio para proporcionar la información adecuada. Puede aprovechar las ventajas de la personalización de la base de conocimientos para publicar contenidos relacionados con las funciones y la dinámica de sus clientes.
Centros de documentación personalizados
Puede elegir cómo desea alojar sus centros de documentación. Le damos la opción de elegir entre nube pública o privada y DMS on-premise. Con los concentradores de documentación personalizados, puede realizar la gestión del conocimiento, la transferencia de datos y habilitar la seguridad de alto nivel con facilidad.
Perspectivas y comentarios
Puede ver cómo se está llevando a cabo el proyecto, el estado de progreso y la colaboración del equipo con información y comentarios procesables. Hacer cambios en los documentos y tomar las mejores aportaciones se ha vuelto más fácil con la capacidad de Docsie para hacer la personalización en la documentación.
Las funciones personalizadas garantizan que la necesidad de documentación de una organización se resuelva a tiempo y mejore la eficiencia del equipo. La gestión del conocimiento, la personalización del contenido y las funciones de feedback de Docsie ofrecen los mejores resultados cuando se gestionan varios proyectos.
Puntos clave
Docsie le ayuda a proteger sus documentos confidenciales y todo el portal de conocimiento con contraseñas cifradas
Docsie ofrece un sistema de gestión de documentos tanto en la nube como in situ para almacenar sus archivos críticos de forma segura
Docsie le permite compartir documentos con autónomos y contratistas al permitirle añadir contraseñas temporales
Docsie le ofrece soporte completo de personalización para su portal de conocimientos, base de conocimientos y sitios de ayuda
Conclusión
Cuando se trabaja con varias partes interesadas en diferentes proyectos, se necesita una herramienta que se encargue de la colaboración, ayude en la gestión del conocimiento, ofrezca personalización en la documentación, simplifique los flujos de trabajo y proporcione funciones de seguridad de primera calidad para agilizar el proyecto. Una plataforma que facilite la edición, el intercambio y la clasificación de documentos hace que sea más fácil para sus gestores de productos, autónomos y equipos técnicos colaborar ampliamente sin ningún obstáculo. Docsie es la ventanilla única que necesita para mantener todos los documentos en una plataforma central, ahorrando así tiempo y simplificando los flujos de trabajo de sus equipos. Póngase en contacto con nuestro equipo para adoptar una plataforma de documentación empresarial inteligente.
Preguntas frecuentes
**1. ¿Puede un autónomo o contratista colaborar con los equipos internos utilizando Docsie?
Los autónomos y contratistas pueden colaborar fácilmente con los equipos internos utilizando Docsie. Los jefes de producto, redactores, autónomos y desarrolladores de software pueden editar los documentos cuando lo necesiten. Sin embargo, es necesario tener acceso antes de realizar cualquier cambio en los archivos.
**2. ¿Qué características de seguridad están disponibles en Docsie para proteger los documentos de alta prioridad?
Dispone de autenticación por token JWT, IAM RBAC y protección por contraseña para almacenar datos sensibles.
3. ¿Docsie proporciona portales personalizados?
Usted obtiene un portal personalizado con encriptación SSL para hacer sus documentos más seguros.