Vous dirigez une entreprise en 2022 ? Quel est votre bien le plus précieux ? L'information est l'un des atouts les plus utiles à la gestion d'une entreprise. Les propriétaires et les actionnaires d'une entreprise s'appuient sur des données pour prendre des décisions prudentes.
Le service marketing s'appuie sur des informations pour évaluer le potentiel de succès d'un produit. Les spécialistes du marketing utilisent également ces mêmes informations pour atteindre leurs cibles. Plus important encore, vous avez besoin de toutes les informations relatives à votre entreprise en un seul endroit pour établir des documents commerciaux et des documents de transaction.
Dans ce cas, vous avez besoin d'une plateforme documentaire innovante qui garantisse la sécurité des informations et un accès multiple pour la collaboration des employés. Vous pouvez tirer parti d'un système fiable comme Docsie pour gérer la documentation de votre logiciel interne.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les 5 principaux avantages de l'utilisation d'une plateforme de documentation pour la gestion de la documentation logicielle dans votre entreprise.
- Sécurité renforcée
En tant qu'entreprise en ligne, votre principale préoccupation doit être la [sécurité de vos informations] (https://medium.com/the-mission/data-security-how-to-keep-your-customers-information-safe-a3150510a7b7) et les données de vos clients. La sécurité est un défi majeur auquel de nombreuses organisations doivent faire face, en particulier pendant la pandémie, lorsque l'insécurité cybernétique est en hausse. La situation peut même être pire si vous vous appuyez sur une documentation manuelle, car elle est facilement accessible à tous. Des informations sensibles peuvent tomber entre les mains de la mauvaise personne, qui peut finir par les divulguer à des concurrents.
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L'utilisation d'une plateforme de documentation solide pour la maintenance de vos documents logiciels garantit une sécurité sans faille. Les plates-formes de documentation logicielle ont une trace numérique et vous pouvez facilement suivre les accès non autorisés. Que l'accès vienne de l'intérieur ou de l'extérieur, vous pouvez retrouver les informations relatives à l'éditeur, y compris l'heure de l'accès. Ainsi, vous pouvez rapidement déterminer s'il s'agit d'une attaque externe ou d'un employé malhonnête.
Plus important encore, vous pouvez réglementer les personnes qui peuvent accéder à certains documents en fonction de leur poste et de leur habilitation. Cela facilite la gestion des employés dans leurs départements respectifs.
- Amélioration et automatisation du flux de travail
Chaque entreprise rédige et compile régulièrement divers documents. À la fin du mois, lorsqu'il est temps de réconcilier le travail de la période, chaque département a besoin de copies des documents. Il peut être difficile de recréer des copies sans perdre du temps et des ressources.
De plus, les êtres humains se fatiguent à effectuer des tâches répétitives pendant de longues périodes. Outre le manque de temps, vous risquez de vous retrouver avec des dossiers désorganisés.
Une plateforme de documentation logicielle fiable garantit une communication sans faille avec les services internes et externes. Vous pouvez facilement classer les documents au fur et à mesure que vous les générez. Vous améliorez ainsi la rapidité et la rationalisation des processus d'entreprise pour [réduire les coûts d'exploitation] (https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/03/25/15-smart-ways-you-can-save-money-as-a-new-business/). Cela peut également vous éviter de perdre des revenus en raison de données insuffisantes.
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- Sauvegarde et récupération améliorées
La dernière chose que vous souhaitez pour votre entreprise est de perdre des données. Vous aurez l'impression de démarrer une nouvelle entreprise, car vous devrez constituer une nouvelle base de données clients. Vous risquez également de perdre votre fortune si des informations vitales, telles que les coordonnées bancaires, tombent entre les mains de personnes mal intentionnées.
Sans oublier que vous ne bénéficierez pas d'un environnement concurrentiel favorable si vous perdez toutes les données qui ont permis de bâtir votre entreprise à partir de zéro. Elle ne sera pratiquement plus jamais la même, surtout si elle a plus d'une décennie d'existence.
Une plateforme de documentation logicielle innovante améliore votre processus de sauvegarde et de récupération. Si vous perdez toutes vos données, par exemple à cause d'un problème technique interne, vous pourrez les récupérer en moins d'une heure. La plateforme est également utile si votre système de sauvegarde principal est compromis. Vous pouvez facilement restaurer les données sans avoir à payer de rançon.
- Récupération plus facile
Le consommateur en ligne moyen attend de votre marque qu'elle résolve son problème dans un délai d'environ trois heures pendant les jours ouvrables. Dans le cas contraire, vous recevrez des plaintes sur tous les messages des médias sociaux de la marque. La dernière chose que vous souhaitez, c'est perdre des clients réguliers et faire fuir des clients potentiels. En outre, vous souhaitez réduire autant que possible les coûts liés à l'assistance à la clientèle afin d'améliorer vos marges bénéficiaires.
L'acquisition d'une plateforme de documentation logicielle avancée plateforme de documentation logicielle vous permet d'extraire facilement des fichiers en quelques secondes. Vous pouvez tirer parti d'astuces de recherche telles que la recherche par mot, par phrase ou par identifiant du client. Pour les dossiers professionnels plus volumineux, vous pouvez les classer par index, ce qui facilite le repérage des numéros.
- Contrôle de la version
Les entreprises traitent différents types de documents, y compris des documents confidentiels et publics. Certains documents ne nécessitent que l'intervention d'un service spécifique, mais d'autres travailleurs peuvent avoir besoin d'y accéder.
Par exemple, certains documents financiers, tels que les rapports trimestriels et annuels, ne devraient être soumis qu'au service comptable. Néanmoins, les employés et les actionnaires doivent également y avoir accès pour connaître la croissance de l'entreprise et savoir si leur engagement porte ses fruits.
Les plateformes de documentation logicielle modernes permettent de partager des fichiers en différentes versions. Par exemple, une version en "lecture seule" suffit pour les documents comptables sensibles. Vous pouvez également automatiser le processus de partage de ces documents personnalisés.
Bottom Line (ligne de fond)
L'automatisation de la gestion des documents à l'aide d'un logiciel avancé est inévitable pour le succès de votre entreprise. Outre la réduction des coûts d'exploitation, elle garantit la pérennité de l'entreprise. Vous bénéficierez de processus fiables de sauvegarde et de récupération des données. [Prenez contact (https://www.docsie.io/discovery_call/) avec des plateformes de documentation logicielle réputées telles que Docsie pour découvrir ce qui vous manque dans les pratiques commerciales modernes.