Supposons que vous soyez l'administrateur d'une solution d'assistance au service client. Vous disposez d'une équipe d'experts, mais tous leurs efforts sont contrariés par l'absence d'un logiciel d'entreprise complet. Ce n'est certainement pas une tâche facile, mais vous devez d'abord clarifier vos objectifs afin de fournir des expériences de contenu de qualité supérieure à vos équipes et à vos clients.
**Pour quoi avez-vous besoin d'aide ? La conception ? Publier ? La maintenance de votre documentation ?
Débarrassez-vous de tous vos soucis et présentez la HAT aux membres de votre équipe ! Utilisez un HAT et préparez-vous à peaufiner votre contenu grâce à des fonctionnalités puissantes qui améliorent la collaboration entre les équipes et créent les documents technologiques les plus efficaces. Il simplifie également le contenu technique de telle manière que la plupart des équipes le préfèrent à des outils tels que les documents MS Word ou le simple HTML.
Avec l'aide de Help Authoring Tools, les entreprises peuvent produire et maintenir sans effort une documentation avec une description détaillée et ce, pour diverses plateformes telles que PDF, eBooks, mobile, web, documents imprimés, etc. Cela permet d'éliminer l'utilisation de plateformes telles que Microsoft Word ou Google Docs.
Cet article vous emmène dans un voyage rapide sur ce qu'est un HAT (Help Authoring Tool) et comment Docsie est devenu synonyme de HAT.
Qu'est-ce qu'un HAT (Help Authoring Tool) ?
Les Help Authoring Tools sont les compagnons permanents des rédacteurs techniques. Ce logiciel aide les auteurs à concevoir, rédiger, éditer et publier leur documentation sous forme numérique. Les auteurs peuvent également accumuler la documentation d'aide du logiciel et la convertir en une base de données unique en l'utilisant dans différents formats, y compris PDF, HTML, XML, etc. Ils sont bien plus que de simples traitements de texte, car ils disposent parfois d'un outil d'imagerie intégré qui peut faire gagner des heures. C'est une véritable bouée de sauvetage pour les petites entreprises.
Parmi les HAT les plus populaires, citons Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help et HelpNDoc, entre autres.
Cinq caractéristiques clés de HAT Pour produire une documentation de haute qualité :
1. Trouver les erreurs :
Dans le cas des HAT, l'édition de code et l'édition de texte sont les principales caractéristiques. Les HATs éliminent les erreurs et décomposent le processus de rédaction complexe en étapes simples. Ils proposent des suggestions grammaticales et créent des modèles sur lesquels les entreprises peuvent travailler pour créer un contenu personnalisé. La plupart des HAT fournissent également des instructions étape par étape afin que les équipes puissent apprendre et se familiariser avec eux pour créer d'excellents produits.
En élaborant des guides de style automatisés avec l'aide des HAT, les entreprises peuvent développer le langage de leur marque. Lorsqu'il s'agit d'éditer du code, les développeurs web frontaux utilisent souvent ces outils. Les HAT aident également les marques à maintenir intacts le ton, le format et l'apparence de leur documentation.
2. Gestion du contenu (de bout en bout) :
Un grand nombre d'outils de rédaction d'aide disponibles dans l'industrie aujourd'hui partagent un ensemble de similitudes avec les systèmes de gestion de contenu (CMS). Reprenant la fonction principale des outils et plates-formes CMS, les HAT aident les rédacteurs techniques à gérer leurs projets de contenu, à les stocker et à suivre leur progression.
La différence entre un HAT et un CMS réside dans le fait que chaque projet de contenu est lié à un ensemble particulier de fichiers, d'aides, de manuels et de guides d'explication de logiciels. En utilisant un HAT, vous pouvez éviter les pertes de données et restaurer la dernière version enregistrée de vos documents. Il s'agit là d'un avantage majeur d'un HAT qui vous permet d'accéder à des informations précieuses même en cas de problème technique imprévisible. En outre, ils fournissent une assistance à l'ouverture de session unique pour garantir un fonctionnement sans heurts.
La plupart des plateformes HAT proposent une rédaction par sujet, ce qui vous permet de diviser la documentation en petits morceaux de la taille d'un octet, que vos clients peuvent facilement comprendre.
3. Transactions de fichiers :
Lorsque vous utilisez les HAT, vous pouvez facilement importer et exporter vos fichiers, ce qui garantit des transactions de fichiers transparentes entre plusieurs plates-formes. L'avantage est que vous n'avez pas besoin de convertir manuellement chacun de vos fichiers. Grâce aux HAT, vous pouvez travailler sans effort sur le même contenu de fichier et créer plusieurs formats du même document.
Une fois que vous avez plusieurs formats, qu'advient-il de votre document d'origine ? Ne craignez rien, car la fonction de conversion automatique des HATs vous permet de préserver la documentation d'origine, en gardant la structure et le format intacts. Cela réduit le risque d'erreurs, le temps et les efforts nécessaires. Cette fonction est d'autant plus importante lorsque les auteurs de contenu doivent partager leurs fichiers de projet avec d'autres contributeurs.
4. Améliorer le contenu :
En matière de création de contenu, rien ne vaut le brainstorming pour trouver de nouvelles idées. Les solutions logicielles telles que les HAT rationalisent la communication entre les équipes, facilitent le travail à distance et garantissent une collaboration constante entre les membres de l'équipe. Il existe d'autres fonctionnalités remarquables telles que l'édition en temps réel, les commentaires et le contrôle de version. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez réduire les erreurs de communication entre les membres de votre équipe, augmenter la productivité et réduire considérablement le temps et les efforts.
Les HAT sont des outils formidables qui permettent aux membres d'une équipe de rester soudés. L'une des caractéristiques remarquables des HAT est le suivi des modifications. Les utilisateurs peuvent ainsi passer d'une version à l'autre d'un même document, ce qui permet de créer un contenu complet et bien documenté, quel que soit le sujet sur lequel vous travaillez.
En outre, vous pouvez utiliser des éléments tels que des vidéos, des animations et des simulations interactives pour améliorer l'expérience d'apprentissage de vos équipes ou de vos clients en utilisant les outils HAT.
5. Publication et maintenance :
La mise à jour et la maintenance régulière de la documentation est un processus fatigant. Pour faciliter la tâche de ses utilisateurs, un HAT permet aux rédacteurs d'apporter des modifications au fichier source préliminaire, après quoi des mises à jour sont effectuées dans tous les formats de fichier. Cela garantit que tous les utilisateurs restent informés des modifications apportées et peuvent accéder à la version finale du fichier sans aucun problème.
Dans le cas de la publication, les HAT fournissent souvent des modèles afin que les auteurs techniques puissent travailler sur le formatage de base déjà existant. Les modèles suggèrent également différents types de mises en page visuelles, ce qui permet aux rédacteurs techniques d'extraire plus facilement des vidéos, des graphiques animés, des vidéos, etc. d'autres sources.
Pourquoi utiliser Docsie comme outil de création d'aide (HAT) pour produire une documentation de haute qualité ?
Avec la technologie et l'innovation à son cœur, Docsie est l'un des principaux éditeurs de logiciels, offrant des outils de création d'aide (HAT) qui crée de nouvelles façons pour les équipes de collaborer, de créer et de mettre en œuvre la documentation du produit. Basé à Toronto, en Ontario, Docsie, l'un des outils de création les plus populaires, est un service de documentation auto-écrit qui permet aux entreprises de rédiger, de traduire et d'améliorer leur documentation au moyen d'interfaces utilisateur simples.
Cinq façons efficaces de savoir comment Docsie peut aider votre entreprise ?
1. Déploiement rapide et portail de connaissances personnalisé :
Alors que le portail de connaissances interne de la plateforme aide les entreprises à partager des connaissances en libre-service avec l'ensemble de leurs équipes, les bases de connaissances externes des clients aident et guident les utilisateurs dans le partage de la documentation entre les équipes et minimisent les charges de travail de l'assistance à la clientèle. La gestion des connaissances et la documentation technique sont faciles à comprendre et comportent des rubriques d'aide pour une meilleure compréhension du portail. Il dispose de tous les outils HAT dont on a besoin pour alimenter les processus de contenu et créer de meilleurs produits pour les clients.
Avec le Docsie portal, vous pouvez utiliser les designs par défaut ou implémenter un design de base de connaissances personnalisé selon la personnalité, le style et l'image de votre marque. Le logiciel fournit également un domaine personnalisé gratuit dans le cadre de son plan gratuit. Il offre également des domaines supplémentaires que les utilisateurs peuvent obtenir en souscrivant aux plans payants, ainsi qu'une aide en ligne pour toutes vos questions. Mais ce n'est pas tout, car il offre des fonctionnalités avancées telles que auto-traduction, personnalisation de l'interface utilisateur, options de publication, options d'édition puissantes, analyse de la documentation, portails de connaissances interactifs et bien plus encore. Il prend également en charge différentes langues, ce qui en fait le meilleur choix pour les entreprises disposant d'équipes diversifiées.
**En résumé, Docsie est un outil puissant qui peut fournir une aide efficace pour tout ce qui concerne la documentation. Le portail est facilement accessible sur différents appareils tels qu'un outil de bureau via votre navigateur web, et même sur des appareils mobiles sans avoir besoin d'une application mobile. Il dispose d'une gestion de la relation client parmi les plus préférées et fournit la meilleure aide à tous ses clients afin qu'ils puissent atteindre leurs objectifs sans aucun problème pour servir les utilisateurs finaux.
Onboarding, Importing et Portal Design gratuits :
Les éléments clés de la documentation d'accueil des clients sont des instructions claires, des manuels d'utilisation en ligne, des guides de dépannage, des visites de produits et des foires aux questions (FAQ). Avec Docsie Pilot, les entreprises peuvent assurer un onboarding gratuit. Après avoir parcouru la documentation d'aide efficace, les utilisateurs peuvent importer leur contenu à partir de plusieurs plateformes et tirer le meilleur parti de leur contenu créé.
Vous vous demandez comment former vos employés pour maximiser leur productivité ? Utilisez la session de formation optionnelle de Docsie pour que votre personnel puisse travailler avec le logiciel et tirer le meilleur parti de la solution logicielle. Le contenu de la base de connaissances aide les équipes à comprendre le fonctionnement du logiciel en un clin d'œil.
Documentation de niveau entreprise :
Inclus dans tous les plans payants, Docsie fournit une assistance à la migration avec Docsie Pilot. De l'importation de contenu existant, de portails de connaissances entiers, de bases de connaissances et bien plus encore, à la conception de portails personnalisés et à la formation du personnel, Docsie fournit une boîte à outils complète qui aide les entreprises à accroître leur fonctionnalité. La plateforme offre également un support de contenu dynamique.
Avec des flux de documentation simplifiés, Docsie vous aide à améliorer l'efficacité de toute votre documentation. Outre le domaine personnalisé gratuit, la plateforme propose 3x domaines personnalisés pour les petites équipes et 10+ domaines personnalisés pour les entreprises et les organisations.
Domaine personnalisé avec SSL :
Docsie permet à tous ses utilisateurs de posséder un domaine personnalisé sans aucun coût supplémentaire. Chaque entreprise disposant d'un plan pour la plateforme peut posséder un domaine personnalisé où elle peut héberger un site de connaissances.
En offrant son plan de démarrage gratuit, Docsie encourage toutes les petites et moyennes entreprises à obtenir un nom de domaine personnalisé et à l'utiliser pour accroître leur visibilité et améliorer leur image de marque.
Gestion des versions et des langues :
De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent la traduction linguistique par l'IA. Tout cela grâce à la transformation massive dont l'IA a été témoin au cours des deux dernières années. Si votre entreprise travaille également avec beaucoup de contenu et est confrontée à des problèmes de copier-coller et de duplication, choisissez Docsie comme partenaire professionnel. Intégrez les langues et les versions et consolidez-les avec Docsie, en les traduisant dans une URL particulière. Quels sont les avantages ? Vous n'aurez plus besoin de vous frapper la tête contre le mur pour être en tête du classement SEO.
Réflexions finales
Voilà, c'était un aperçu du monde de HAT. **Sélectionnez un outil de création d'aide fiable et efficace. Assurez-vous qu'il comprend les exigences et les objectifs de votre entreprise et qu'il offre toutes les caractéristiques d'un outil d'aide efficace dans les limites de votre budget. Avant de choisir un HAT, assurez-vous qu'il offre un support client complet ainsi qu'une efficacité et une évolutivité indéniables.
Choisissez Docsie comme partenaire professionnel et voyez votre entreprise atteindre de nouveaux sommets d'excellence. Docsie offre une expérience unifiée de la documentation à ses clients du monde entier et fournit des solutions à tous vos besoins de documentation sous le même toit, avec des équipes d'assistance qui travaillent 24 heures sur 24 pour assurer votre succès.
Questions fréquemment posées sur (HAT)
**Question 1 Qu'est-ce qu'un outil de création d'aide (HAT) ?
Ans : Un HAT est un logiciel qui aide les rédacteurs techniques à créer, éditer et publier de la documentation pour différentes plateformes telles que PDF, HTML et XML. Question 2 : Comment le HAT améliore-t-il la gestion du contenu ?
Ans : HAT fournit des solutions de gestion de contenu similaires aux plateformes CMS (systèmes de gestion de contenu), mais avec un accent particulier sur la documentation. Les plateformes vous aident à gérer les projets de contenu, à suivre l'avancement du travail et à prévenir la perte de données.
Question 3: Quels sont les HAT les plus populaires ?
Ans : Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help et HelpNDoc, entre autres, sont quelques-uns des outils HAT les plus populaires.
Question 4 : En quoi Docsie est-il utile en tant qu'outil d'aide à la rédaction ?
Ans : Docsie aide les entreprises à fournir à leurs équipes des fonctionnalités telles que la collaboration, la création de contenu et la mise en œuvre de la documentation.
Question 5: Comment le HAT améliore-t-il la collaboration entre les équipes ?
Ans : Les HATs améliorent la collaboration entre les équipes en offrant des services en temps réel : Les HAT améliorent la collaboration entre les équipes en offrant des fonctions d'édition en temps réel, de commentaire et de contrôle de version.