Avez-vous déjà passé des heures à éditer la mauvaise version d'un document ? Je ressens votre douleur.
La documentation de votre contenu devrait être un processus facile, sans aucune erreur. Cependant, nous sommes parfois confrontés à des problèmes de gestion du flux de documentation. Non seulement cela vous fait perdre du temps, mais cela entrave également la collaboration au sein de votre équipe. Vous pouvez éviter ces erreurs en mettant en place un contrôle des versions de la documentation et un suivi des modifications.
Aujourd'hui, les entreprises internationales opèrent aux quatre coins du monde. Leur main-d'œuvre est répartie dans le monde entier, ce qui multiplie l'importance de la collaboration au sein de l'équipe. Par conséquent, la gestion des documents est devenue plus importante que jamais pour maintenir l'efficacité et un flux de travail régulier. Le respect des meilleures pratiques en matière de documentation peut vous aider à faire un pas de plus vers une plus grande précision sur le lieu de travail.
Avec le développement agile, de nombreuses entreprises créent des logiciels de documentation pour améliorer la collaboration entre les équipes et aider l'organisation à progresser vers une plus grande efficacité. Dans ce blog, nous vous aiderons à comprendre de A à Z la gestion de la documentation et le contrôle des versions. Nous vous invitons donc à vous plonger dans les bases du suivi des modifications.
Qu'est-ce que le contrôle des versions ?
Le contrôle des versions vous permet d'exercer une autorité totale sur un document. Si un document commun est partagé entre plusieurs actionnaires disposant de droits d'édition, vous pouvez suivre les modifications récentes. Il vous permet également de rappeler des versions spécifiques en fonction de vos besoins. Il améliore l'hygiène de la documentation en vous faisant suivre les meilleures pratiques en la matière.
Pourquoi le contrôle de version est-il nécessaire dans la documentation ?
Le contrôle des versions dans la documentation vous permet d'éviter la confusion et de gagner du temps en vous donnant accès à la dernière version du document. Il améliore la collaboration au sein de l'équipe en améliorant la portée de la communication entre les membres de l'équipe. La transparence de la version du document vous permet de suivre facilement les modifications apportées par chaque membre de l'équipe. Cette fonction est particulièrement utile pour les chefs de produit, les rédacteurs et les ingénieurs qui travaillent sur les mêmes mises à jour de produits. En outre, les outils de collaboration vous permettent d'identifier et de résoudre rapidement les conflits.
Les outils de documentation tels que Docsie sont dotés d'une fonctionnalité de collaboration d'équipe et de gestion de projet. Ces outils de collaboration vous permettent de gérer vos documents en déplacement. La plateforme centralisée vous aide à créer des documents logiciels intégrables qui s'adaptent aux préférences, aux langues et aux lieux de vos clients.
| C'EST UNE BONNE CHOSE : Adoptez les meilleures pratiques en matière de documentation avec Docsie ! |
|---|
Avantages du partage de documents
Imaginez que vous êtes un chef de produit travaillant en étroite collaboration avec des rédacteurs de contenu. Vous et votre équipe essayez de commercialiser les bonnes fonctionnalités et de faire en sorte que vos clients comprennent vos nouvelles offres. Votre équipe et les rédacteurs utilisent le même document pour dresser la liste des fonctionnalités, mais ce document ne comporte pas d'option permettant de vérifier l'historique des versions. En l'absence de cette fonctionnalité, vous et les rédacteurs pouvez travailler sur des versions différentes du même document. Pensez au temps et aux efforts que vous perdrez dans un tel scénario.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de la documentation et le respect des meilleures pratiques en matière de documentation peuvent vous aider à éviter de tels problèmes. Voici quelques avantages de l'utilisation d'outils de collaboration comme Docsie.
Des informations précises et fiables
L'intégrité des données est une priorité absolue pour les organisations du monde entier. Chaque organisation souhaite que les informations transmises entre les services soient exactes et à jour. C'est pourquoi la fonction de visualisation de l'historique des documents devient importante, car elle permet aux parties prenantes d'apporter des modifications et de mettre à jour les informations pertinentes. Elle sécurise également le processus de documentation quotidien. Grâce au suivi des modifications, vous pouvez contrôler les modifications accidentelles, améliorer la précision et garantir la fiabilité des documents.
Faible risque d'erreur
Dans un récent rapport publié par M-Files, il a été conclu que 46 % des personnes interrogées ont déclaré qu'il était long et difficile de trouver les documents dont elles avaient besoin. Sans suivi de l'historique des documents, vous risquez de modifier les mauvais documents et de les faire circuler au sein de votre organisation. Cela peut mettre votre entreprise en danger. Les outils de collaboration qui vous permettent de modifier la dernière version lors du partage de documents réduisent les risques d'erreurs. Ils contrôlent les risques d'erreurs lors de la création du contenu et mettent toutes les parties prenantes sur la même longueur d'onde avant qu'elles n'envoient le document au public. En outre, ces outils vous aident à suivre correctement les meilleures pratiques en matière de documentation.
Suivi de l'historique
Le suivi des modifications apportées aux documents est nécessaire lorsque l'on gère plusieurs versions des documents. Grâce à l'historique des documents, vous pouvez savoir qui contribue à quoi dans les projets. En outre, lorsque les documents sont partagés avec les équipes internes et externes, vous pouvez voir les modifications apportées par les rédacteurs, les chefs de produit, les sous-traitants et les autres parties prenantes. Cela réduit les erreurs et vous permet de contrôler les modifications nécessaires sans interruption.
Contrôle d'accès aux documents
Le suivi de l'historique pendant le partage de documents améliore également les normes de sécurité. Il garantit que les processus de flux de travail sont conformes aux consignes de sécurité en vigueur dans votre secteur d'activité. Face à l'augmentation des risques de cybersécurité, la protection des informations sensibles est une condition sine qua non pour les organisations du monde entier. L'utilisation de documents avec contrôle de version peut aider les organisations à renforcer leur sécurité en ajoutant l'authentification de l'utilisateur, le cryptage du mot de passe et le contrôle d'accès.
Amélioration des flux de travail
Le suivi de l'historique dans les documents permet d'améliorer les flux de travail, ce qui accroît l'efficacité et la productivité de l'organisation. Il facilite la collaboration et la contribution de différents groupes de talents à un même projet. Ils peuvent apporter des contributions, examiner les modifications et fusionner les conflits et les confusions. Vous pouvez également gagner du temps en évitant les problèmes liés à la recherche de la bonne version du document ou à la réécriture d'une ancienne version.
Avantages en matière de conformité et de réglementation
Vous devez classer les bons documents à des fins d'audit interne, de conformité et de réglementation. Le suivi de l'historique des versions vous permet d'éditer le bon document et d'enregistrer les modifications apportées au fil du temps. La plateforme de documentation créée par le biais d'un développement agile prend en charge la sensibilité des données, le stockage et la conformité.
Reprise après sinistre
Lorsque vous travaillez sur des ordinateurs et des portables, il se peut que vous supprimiez accidentellement des fichiers importants. Le partage de documents garantit que les fichiers ne sont pas perdus et qu'ils peuvent être restaurés avec la version mise à jour. Il fusionne les conflits liés au stockage et à la sécurité des données.
Le partage de documents et le suivi de l'historique vous aident à envoyer des informations fiables à travers l'organisation. Grâce à ces outils de collaboration, vous pouvez fusionner les conflits, réduire les erreurs et conserver des dossiers exacts en un clin d'œil. En outre, le suivi de l'avancement du projet et l'évaluation de la responsabilité de chaque personne sont facilités par les logiciels de documentation.
Comment Docie aide-t-il à améliorer la collaboration avec la gestion de la documentation ?
Docsie gestion de la documentation vous aide à gérer plusieurs documents en toute simplicité grâce à ses fonctionnalités avancées. Les notes, les mémos, les rappels, les chats et les tâches intégrés améliorent la collaboration au sein de l'équipe. De plus, ce logiciel de partage de documents est également doté d'une fonctionnalité de gestion de projet. Avec la collaboration documentaire pour les équipes internes et externes et l'option d'importation et d'exportation de documents, vous pouvez gérer, modifier et stocker des documents à la volée.
| LE LOGICIEL DE PARTAGE DE DOCUMENTS EST UN OUTIL DE GESTION DE PROJETS : Contactez notre équipe pour une démonstration ! |
|---|
Principaux enseignements
Docsie vous aide à gérer les flux de travail documentaires pour l'ensemble de votre personnel. Que vous opériez à partir d'une ville ou que vous ayez des bureaux dans le monde entier, vous pouvez améliorer la collaboration de l'équipe et fusionner les conflits grâce à la gestion de la documentation.
Docsie vous aide à gérer plusieurs versions de documents, à suivre l'historique des documents et à créer des documents logiciels intégrables qui s'adaptent à la langue, à l'emplacement et aux préférences de vos clients.
Avec la traduction ghost AI, vous pouvez facilement localiser votre contenu en fonction des géographies et des préférences de vos clients. Vous pouvez vous connecter avec des équipes mondiales sans tracas avec Docsie.
Il peut être fastidieux de garder une trace de chaque document et de les stocker au bon endroit. Avec la gestion documentaire de Docsie, vous pouvez facilement stocker des documents sur une plateforme en nuage.
| LA GESTION DE LA DOCUMENTATION EST UN PROCESSUS COMPLEXE ET COMPLEXE, QUI NÉCESSITE DE NOMBREUX EFFORTS : Contactez notre équipe pour une démonstration ! |
|---|
Conclusion
Le logiciel de suivi de l'historique des documents améliore la productivité, ajoute une couche de sécurité, stimule l'efficacité et augmente les capacités globales grâce à l'accès et au contrôle des versions. Il aide également l'équipe à améliorer la communication, à réduire les frictions et à fusionner les conflits. Le logiciel développé par le biais du développement agile favorise la flexibilité lors de la création et de la maintenance des flux de travail de la documentation.
**Questions fréquemment posées
**Le partage de documents Docsie peut-il gérer l'historique de plusieurs versions ?
Docsie vous aide à gérer l'historique de plusieurs documents. Vous pouvez facilement savoir qui a effectué les dernières modifications et quelle est la dernière version d'un même document. Le logiciel vous aide à éviter la confusion et les conflits de fusion en améliorant la transparence et la productivité entre les membres de l'équipe.
**Les grandes entreprises peuvent-elles bénéficier des outils de collaboration disponibles sur Docsie ?
Les outils de collaboration de Docsie améliorent le travail d'équipe entre les équipes internes et externes. Ils offrent de multiples versions, langues et traductions AI pour rendre votre contenu plus localisé et atteindre un public plus large. De plus, Docsie répond aux besoins des grandes entreprises internationales et des PME.
**Le partage de documents Docsie peut-il améliorer le flux de travail des équipes distantes ?
Docsie convient parfaitement aux entreprises qui emploient une main-d'œuvre internationale. Il fonctionne bien pour les entreprises qui opèrent à distance et dans des configurations hybrides. Les fonctions intégrées de chat, de tâches et de mémos améliorent le travail et l'efficacité.
Pourquoi le suivi des modifications dans les documents est-il nécessaire ?
Le suivi des modifications dans les documents est nécessaire car il vous permet de rester informé des derniers développements. Lorsque vous travaillez avec plusieurs actionnaires, vous pouvez facilement voir qui a apporté les dernières modifications et comment elles ont contribué à la réussite de l'ensemble du projet.
**Qu'est-ce que le développement agile dans la documentation ?
Le développement agile dans la documentation est une façon de créer et de maintenir la documentation qui fonctionne sur le principe du développement agile de logiciels. L'objectif des logiciels développés selon le principe du développement agile est d'apporter plus de flexibilité et de collaboration sur le lieu de travail.