La collaboration est très importante lorsque vous rédigez de la documentation produit avec votre équipe. Il est essentiel de rédiger les bonnes informations de la bonne manière avec votre équipe de production et d'avoir les bons outils pour collaborer !
Bien que le terme "collaboration" soit devenu un cliché dans le monde des affaires, il est loin d'être un cliché. La collaboration sur le lieu de travail conduit à des équipes productives et c'est particulièrement le cas pour la production d'une documentation produit de haute qualité !
Il y a collaboration lorsqu'un groupe de personnes au sein d'une équipe de documentation produit, comme le chef de produit, le propriétaire du produit, les rédacteurs techniques, les concepteurs, les développeurs, les spécialistes du marketing et d'autres éléments qui créent une équipe de documentation produit bien équilibrée, unissent leurs forces pour partager leurs connaissances et leurs compétences afin d'atteindre un objectif commun qui est de produire une documentation produit étonnante et soignée que les clients aiment lire.
Ne nous voilons pas la face ! Qu'il s'agisse de créer une documentation produit, des guides d'utilisation, des manuels d'utilisation ou de présenter un portail de connaissances sur votre page, la collaboration est essentielle pour s'assurer que tous les éléments sont connectés de la bonne manière. Par conséquent, le résultat de la documentation produit de l'entreprise est fortement influencé par votre capacité à collaborer avec les autres.
Examinons sept raisons pour lesquelles le travail d'équipe et la collaboration sont si importants dans le développement de la documentation produit.
Pourquoi la collaboration est-elle essentielle et bénéfique dans la création de la documentation produit ?
Elle crée de nouvelles voies de communication.
Travailler avec de nouvelles personnes, différents secteurs d'un département de gestion des produits avec d'autres départements de votre entreprise, ouvre des voies qui seraient autrement fermées. Trouver des moyens novateurs d'interagir et d'échanger des informations est essentiel pour que l'entreprise réussisse à produire une documentation utile sur les produits, que les clients comprendront. Différentes sources d'information et de contribution peuvent être rassemblées en collaborant avec diverses facettes de l'entreprise afin de contribuer à l'élaboration d'une documentation produit utile pour vos clients. C'est pourquoi la collaboration doit être utilisée pour créer des liens entre les départements chaque fois que cela est possible.
Selon Mark Sanborn, "dans le travail d'équipe, le silence n'est pas d'or, il est mortel" ; la création d'un lieu de travail plus unifié et plus ouvert, où les différents services peuvent communiquer, est donc bénéfique pour tous. En outre, cela rapproche un peu plus tout le monde et clarifie l'objectif ultime de votre organisation, tout en contribuant à la production d'une documentation de qualité sur les produits.
La collaboration nous permet de travailler plus efficacement.
Travailler seul présente de nombreux avantages, mais lorsqu'il s'agit de projets de documentation de produits, le manque d'informations provenant de différents services peut être très préjudiciable. Nous pouvons nous concentrer sur une seule tâche sans nous soucier du temps que nous perdrons si nous nous laissons distraire ou de la manière de constituer une équipe à temps pour respecter un délai serré. Si le travail à accomplir nécessite l'indépendance, il faut le faire. Toutefois, lorsqu'il s'agit de la documentation d'un produit, deux têtes, voire plus, valent mieux qu'une, en particulier lorsque les différents concepts des différents départements se combinent pour produire une documentation de produit soignée.
Un [document de recherche] de Stanford (https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0022103114000420?via%3Dihub) a découvert que le simple fait d'avoir l'impression de travailler dans un cadre collaboratif peut stimuler la productivité et les performances globales. Forbes a également noté que dans cette étude : "Les participants à la recherche qui ont été incités à agir en collaboration ont poursuivi leur tâche 64 % plus longtemps que leurs pairs solitaires, tout en faisant état de niveaux d'engagement plus élevés, de niveaux de fatigue plus faibles et d'un taux de réussite plus élevé.
La collaboration, quant à elle, est tout simplement plus efficace pour créer de la documentation sur les produits. Nous devons être prêts à admettre que nous aurons besoin d'aide pour combiner des idées et des concepts afin de créer des documents de produit soignés. Il s'agit d'un effort de collaboration. C'est là que le travail d'équipe entre en jeu. Il facilite la répartition d'une charge de travail importante composée de nombreuses documentations de produits et/ou de guides d'utilisation. Le développement de solutions innovantes pour créer des documentations de produits compréhensibles et attrayantes que vos clients comprendront est le résultat d'une vision d'ensemble.
Une organisation dont l'une des valeurs fondamentales est la collaboration en vue de créer une documentation produit étonnante que ses clients aiment lire intégrera inévitablement cette méthode de travail, ce qui se traduira par un flux de travail plus efficace (et plus attrayant) en matière de documentation produit.
Collaborer pour créer une documentation produit avec un pourcentage élevé de rétention
La collaboration attire les travailleurs potentiels et existants car elle jette les bases d'un lieu de travail plus ouvert, plus connecté et plus engagé, peut-être même plus que les entreprises cloisonnées et isolées. Vos employés apprécieront un environnement qui privilégie la coopération, et cela contribuera grandement à les empêcher de chercher du travail ailleurs.
Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de produire une documentation de qualité sur les produits, qui soit attrayante, informative et qui corresponde à ce que le client essaie d'apprendre sur les produits de l'entreprise, il est essentiel que les différentes facettes de l'entreprise apportent leurs informations pour créer ce type de portail de connaissances. Le service marketing peut parler du type de clients attirés par l'entreprise, de la région du monde où ils se trouvent et d'autres données qu'il a obtenues grâce à ses analyses et statistiques. Les chefs de produit qui élaborent la documentation produit pour leurs clients ont besoin des voies les plus collaboratives. Ils ont besoin d'informations sur le quatrième produit technique, le marketing et les ventes du produit, ainsi que sur le retour d'information des clients. Afin de créer une documentation réussie, ils doivent collaborer avec ces équipes et ces départements pour savoir comment les produits fonctionnent, quel type de client correspond à leur produit et utiliser toutes ces informations pour guider leurs équipes de rédaction technique, leurs équipes de conception et leurs équipes techniques afin de créer, produire, gérer et publier une documentation produit efficace.
Les gens apprécient d'entretenir des relations, en particulier dans le processus de production d'une documentation produit attrayante et complète pour leurs clients. Nous voulons tous travailler avec des personnes en qui nous pouvons avoir confiance, qui comprennent et respectent nos points de vue et qui collaborent efficacement avec d'autres personnes, en particulier celles qui ont des antécédents et des domaines d'expertise différents. C'est tout simplement ce que permet la collaboration.
La collaboration améliore le moral de votre entreprise.
Les gens se feront naturellement plus confiance au fur et à mesure que des liens se créeront entre les équipes et les services, ce qui améliorera progressivement le moral de l'entreprise dans son ensemble. Après tout, si une organisation manque de confiance, de synergie et de moral, elle est vouée à l'échec. Travailler régulièrement avec des personnes extérieures à votre équipe ou à votre service est l'une des méthodes les plus efficaces pour établir la confiance.
Cette méthode fonctionne également en sens inverse : plus le moral de votre entreprise est bon, plus vos employés se sentiront à l'aise pour travailler avec des collègues issus de divisions différentes. Cet aspect est également intéressant pour les personnes très performantes, qui recherchent de plus en plus des lieux de travail plus ouverts et participatifs.
Créez des méthodes de collaboration utiles et vos équipes seront non seulement productives, mais elles seront également fières et heureuses de travailler au sein de votre organisation.
La collaboration nous aide à résoudre les problèmes.
Lorsque vous êtes dans l'impasse, que faites-vous ? Supposons que vous ayez réalisé des progrès significatifs dans votre projet de documentation produit, mais que vous vous heurtiez à un mur qui semble défier toutes les tentatives pour le franchir. Vous êtes à court d'idées, le développement est au point mort et la date limite pour l'achèvement de la documentation de votre produit approche à grands pas. Allez-vous abandonner ?
Non, bien sûr ; vous cherchez de l'aide ou un point de vue différent. Vous pouvez organiser une session de brainstorming/whiteboarding avec votre équipe ou demander l'avis d'un collègue. En d'autres termes, vous travaillez avec votre équipe de gestion des produits pour relever le défi. Les projets de documentation de produits qui ont été interrompus recommenceront à avancer lorsque votre équipe combinera ses connaissances, ses compétences et son expertise, puis exposera les difficultés et discutera des solutions potentielles.
Selon une [étude de recherche] (https://www.adpri.org/wp-content/uploads/2020/07/14215554/R0101_0718_v2_GE_ResearchReport.pdf) réalisée par ADP, l'engagement le plus qualitatif se produit dans les équipes qui offrent de nombreuses possibilités de collaboration et d'exposition à des problèmes nouveaux.
Par ailleurs, la collaboration ne doit pas être un dernier recours. La collaboration doit être ancrée dans les activités de votre équipe de gestion des produits. Plus il y a d'yeux sur un projet dès le début, plus il est facile de repérer les problèmes (et de les résoudre efficacement).
La collaboration permet aux individus d'apprendre les uns des autres.
C'est la clé ! En particulier pour la création et le développement de la documentation produit.
L'un des aspects les plus agréables du travail en collaboration avec des personnes qui apportent des compétences et des antécédents variés est la possibilité d'apprendre des expériences des uns et des autres et des informations qu'ils ont recueillies dans leurs différents services. La collaboration avec des membres de l'équipe, voire avec des équipes différentes, doit être considérée comme une occasion d'apprendre à produire une documentation produit que vos clients comprennent et aiment lire, alors profitez-en.
Cela implique de solliciter des avis et des idées, d'échanger des informations, d'apprendre comment vos partenaires abordent leur partie du projet et de mieux comprendre leur façon de travailler. Apprendre de ses collègues n'est pas seulement un avantage de la coopération ; c'est aussi la première étape de la création d'une culture d'entreprise axée sur l'apprentissage et le développement.
Les équipes qui coopèrent n'apprennent pas seulement les unes des autres - leurs erreurs, leurs réussites, leurs échecs, leurs processus, etc. Vous entendez leur version des faits : leurs problèmes, leurs priorités et même leur façon de penser. Ce qui sera extrêmement utile lorsque vous travaillerez ensemble à l'avenir.
Quelques réflexions :
Avec les nombreuses facettes et équipes nécessaires pour créer et développer des manuels d'utilisation, de la documentation produit et des portails de connaissances de toute sorte, il est essentiel de travailler en équipe.
C'est ce que permettent de faire de nombreuses technologies collaboratives, telles que les intranets. Elles ont pour but d'ouvrir votre entreprise afin que tous les départements puissent se connecter les uns aux autres et suivre les travaux des autres équipes par le biais de mises à jour, d'annonces, d'événements et de canaux de discussion, pour n'en citer que quelques-uns. Mais qu'en est-il des outils spécifiques destinés à la création de documentation sur les produits ?
Il est essentiel de disposer d'une plateforme de création de documentation basée sur le cloud qui permette à votre équipe de collaborer efficacement. L'utilisation de Zoom et d'autres technologies de vidéo virtuelle est un excellent moyen de rester en contact avec les équipes distantes et de présenter les changements ou les problèmes qui surviennent lors de la rédaction de la documentation produit.
Une interface comme Slack ou Matermost est également un excellent moyen de se connecter dans le cadre d'un chat. Elle permet également de glisser-déposer des éléments dans des chats organisés, ce qui est génial pour collaborer avec différentes équipes.
C'est pourquoi Docsie a développé des fonctionnalités utiles pour vous aider à collaborer et à assigner diverses tâches à vos équipes de documentation produit en gardant ces raisons à l'esprit !
Concepts fondamentaux de la réussite des équipes de documentation produit et de la collaboration
Le monde est en train de réorganiser la façon dont nous travaillons sur la documentation produit. En particulier en ce qui concerne la manière dont nous collaborons.
La majorité du travail s'effectue de plus en plus en équipe, à mesure que les organisations se mondialisent et se complexifient. Au cours des deux dernières décennies, le temps consacré par les cadres et les travailleurs à des activités de collaboration a augmenté de 50 % ou plus, selon une étude publiée dans la [Harvard Business Review] (https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload). Cela signifie que la communication avec les différentes facettes de l'entreprise se fait de manière régulière.
En outre, les équipes chargées de la documentation des produits sont plus nombreuses, plus variées, plus dispersées et plus spécialisées que jamais. Bien que ces équipes de documentation de produits puissent être très efficaces pour résoudre les problèmes difficiles auxquels sont confrontées de nombreuses entreprises modernes, certaines d'entre elles éprouvent encore des difficultés à mettre en œuvre des stratégies de collaboration efficaces.
Comment les employés d'aujourd'hui peuvent-ils communiquer efficacement tout en négociant les structures et dynamiques de travail qui entravent une collaboration efficace sur le lieu de travail ? Commençons par expliquer ce qu'est la collaboration et comment elle est mise en œuvre efficacement pour accroître la productivité des équipes chargées du développement de la documentation produit.
Qu'implique un travail d'équipe efficace dans le développement de la documentation produit ?
On parle de collaboration lorsque deux personnes ou plus travaillent ensemble pour développer ou créer quelque chose. Cela peut se faire en personne ou par voie électronique, grâce aux nombreuses technologies de communication et aux applications basées sur le cloud conçues spécifiquement à cette fin.
Bien qu'il existe de nombreuses méthodes pour mettre en place et maintenir une équipe de développement de la documentation produit performante, les équipes les plus performantes présentent généralement quelques caractéristiques essentielles. C'est un environnement où les employés se sentent vus, entendus et libres de s'exprimer et de faire part de leurs idées. Ils gèrent efficacement les réunions et les séances de travail. Ils ont mis en place des systèmes standardisés et des procédures de collaboration. Leurs équipes sont conscientes de l'importance d'une communication efficace entre elles. En outre, les équipes techniques et les rédacteurs techniques, ainsi que les chefs de produit, disposent d'un endroit efficace pour voir et suivre la documentation rédigée sur les produits, ainsi que les manuels d'utilisation de leurs produits.
La possibilité d'assigner et d'épingler des tâches et de voir quelles tâches doivent être accomplies d'une manière managériale donne également un coup de fouet au respect des délais de la documentation produit et à la séparation des rôles pour favoriser l'accomplissement des tâches.
Plus important encore, la direction de ces entreprises reconnaît qu'une coopération efficace sur le lieu de travail pour développer une documentation produit efficace, complète et soignée profite non seulement à leur personnel, mais aussi à leurs clients qui comprendront mieux le cas d'utilisation de leurs produits et la manière de les utiliser.
Explorons les avantages de la collaboration.
Veiller à ce que votre équipe travaille efficacement au bureau peut sembler une évidence.
Pourtant, il n'est pas facile de réunir des personnes d'horizons divers et, en fonction de la taille et de la structure de votre organisation, de fuseaux horaires différents, pour travailler ensemble à la réalisation d'un objectif commun. Cependant, les avantages d'une bonne communication et d'une bonne coopération sur le lieu de travail dépassent de loin les inconvénients.
Les équipes renforcent l'efficacité de la création de la documentation produit.
Quel est le point commun entre certains des meilleurs produits au monde ? Ils s'efforcent de mettre en place une équipe de documentation produit efficace afin d'informer leurs clients sur l'efficacité de leurs produits. Que le produit d'une entreprise soit un logiciel SaaS non tangible ou un produit tangible, le fait que l'équipe travaille à la réalisation d'un objectif commun permet non seulement d'insuffler un fort sentiment d'utilité aux membres de l'équipe, mais aussi de combler les lacunes des uns et des autres en matière de compétences et de répartir les tâches de manière à tirer parti des points forts de chacun. Pourquoi est-ce important pour la documentation produit ? La documentation produit comporte de nombreuses facettes. Elle comporte des aspects techniques, des aspects linguistiques et des aspects liés à la conception. En combinant l'équipe technique, l'équipe de conception et les rédacteurs techniques, qui sont tous gérés par le chef de produit et le propriétaire du produit, vous disposez d'une force avec laquelle il faut compter, et qui peut créer une documentation produit étonnante.
Les équipes de documentation produit qui collaborent sont plus compétentes et mieux informées.
Les bonnes équipes de collaboration ont la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences les unes des autres, ce qui les aide à progresser sur le plan personnel et professionnel. L'acte de collaborer oblige les individus à penser de manière plus critique, à s'expliquer plus clairement et à en apprendre davantage sur leurs capacités, ce qui peut contribuer au développement de la conscience de soi et à une meilleure connaissance de leurs forces et de leurs faiblesses, ainsi qu'à l'amélioration de leur compréhension des produits vendus.
Les membres de l'équipe de documentation des produits qui ont un mélange de points de vue culturels différents ont plus de chances de réussir. Il peut s'agir de personnes ayant vécu dans différents endroits et parlant différentes langues, ainsi que de personnes ayant des racines solides dans la région dans laquelle elles travaillent et font la promotion de leurs produits.
Traduire la documentation des produits dans différentes langues et disposer d'une équipe qui comprend ces langues est un moyen efficace de peaufiner la documentation en fonction de ces facteurs afin de mieux toucher le cœur des clients qui vivent à l'étranger.
Une plus grande créativité est nécessaire pour produire une documentation de qualité sur les produits.
De plus en plus d'entreprises forment des équipes qui réunissent des employés de tous les services afin d'étudier les problèmes et de trouver de nouvelles idées qui permettront de créer une documentation produit complète et attrayante que leurs clients aimeront lire.
Non seulement ces efforts peuvent aider les organisations à exploiter les talents des différents services et points de vue, mais des études indiquent que les groupes créent plus rapidement, voient les défauts plus tôt et trouvent de meilleures solutions aux problèmes que les individus travaillant seuls.
Une expérience client plus positive
Une documentation bien conçue et versée qui peut être consultée dans différentes langues et versions. De plus, tous les aspects techniques de la documentation sont présentés de manière méthodique et attrayante pour le client, ce qui permet à ce dernier d'utiliser davantage les produits et de mieux comprendre leur cas d'utilisation. Tout cela peut être réalisé par des équipes efficaces qui créent une documentation produit qui s'adapte à tous les aspects de leurs clients, en créant des explications techniquement solides, qui sont bien présentées et exprimées dans différentes langues et pour différentes cultures. Ceci ne peut être accompli que par une équipe forte qui travaille bien ensemble pour communiquer ses idées sur les différentes facettes de la production d'un produit et les cas d'utilisation des clients.
Les clients satisfaits qui comprennent l'utilisation des produits, en particulier les produits techniques, donneront de bonnes critiques et deviendront essentiellement des clients fidèles à long terme et, grâce au bouche à oreille, partageront leur expérience positive avec d'autres. Cela augmentera essentiellement le flux de revenus et favorisera une bonne réputation pour l'entreprise.
6 vertus pour une collaboration efficace
Si les aptitudes énumérées ci-dessus peuvent vous aider à collaborer efficacement et à créer une documentation produit remarquable, le fait de bien travailler avec les autres ne dépend pas seulement de ce que vous faites, mais aussi du processus par lequel vous et votre équipe les mettez en œuvre. L'attitude avec laquelle vous et votre équipe abordez la collaboration peut faire toute la différence. La prochaine fois que vous vous trouverez dans une situation où vous devrez collaborer avec votre équipe, gardez ces idéaux à l'esprit.
1. Avant tout, l'efficacité
Les réunions sont une nécessité bien connue de la collaboration. Malgré le fait que les réunions soient une partie nécessaire du travail d'équipe, elles ont reçu une mauvaise réputation au fil du temps. En fait, la Harvard Business Review a déclaré dans son étude que les gens passent beaucoup de temps en réunions, en appels téléphoniques et en réponses à des courriels. La [recherche ] (https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload) affirme : "Combien de temps les gens passent-ils en réunion, au téléphone et à répondre à des courriels ? Dans de nombreuses entreprises, la proportion oscille autour de 80 %, ce qui laisse peu de temps aux employés pour effectuer tous les travaux critiques qu'ils doivent réaliser par eux-mêmes. "
Et qui n'a jamais passé un temps excessif à une réunion qui semblait inutile ? Plusieurs mesures peuvent être prises pour transformer votre équipe en une machine de productivité performante. L'organisation de réunions bien planifiées tout au long de la journée par le biais de priorités est un moyen très utile d'organiser des réunions et d'aborder les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent.
En outre, une mêlée de travail quotidienne permet à chacun de savoir quelles sont ses tâches et quels sont les problèmes qu'il peut rencontrer, ainsi que ce qu'il a accompli la veille. La mêlée est utile pour que personne ne marche sur les pieds des autres pour les tâches qui doivent être accomplies et pour permettre à chacun de partager ses idées sur la manière de gérer certaines situations.
Une autre méthode consiste à veiller à ce que chaque réunion ou conférence téléphonique ait un ordre du jour et que les objectifs spécifiques soient bien définis.
Enfin, n'oubliez pas d'attribuer des actions à tous les participants au projet de documentation produit à la fin de chaque projet de documentation produit achevé. De cette manière, l'équipe peut parler des forces et des faiblesses sur lesquelles il faut travailler pour le développement de la prochaine documentation de produit, afin qu'elle se déroule plus facilement la prochaine fois.
2. L'explicitation
Il est rare que tous les membres d'une équipe soient sur la même longueur d'onde dès le départ. Chacun a naturellement ses propres priorités et intérêts. C'est pourquoi il est essentiel d'établir à l'avance les objectifs et les programmes de chacun afin de développer un dénominateur commun qui fera avancer le projet.
3. Attitude positive
Ce n'est pas parce qu'un effort de collaboration a échoué dans le passé qu'il échouera à nouveau. Débarrassez-vous de toute appréhension résiduelle et considérez chaque scénario de travail en groupe comme un nouveau départ, avec une mentalité ouverte et optimiste. La positivité est aussi contagieuse que la négativité. Cependant, la positivité inspire la croissance, l'inspiration et favorise les bonnes habitudes de travail, ce qui aura pour effet d'améliorer le moral général de l'entreprise. Soyez positif et récompensez la positivité !
Bien sûr, nous avons tous des jours creux, mais les membres qui ont des jours creux doivent avoir la possibilité de réfléchir et de transformer leur jour creux en un bon jour pour la prochaine journée de réunion. Il ne s'agit pas d'une perte, mais d'une victoire ! Car un jour de congé vaut mieux qu'une semaine de congé. Et si un jour de congé peut être récupéré pour que le jour suivant, l'employé soit au point, cela fonctionnera à long terme et l'employé appréciera beaucoup plus de travailler pour l'équipe.
4. Favoriser la confiance
Les individus doivent se sentir à l'aise pour donner et recevoir de vraies critiques constructives, un retour d'information, être motivés par un objectif commun et disposer des outils et des occasions nécessaires pour interagir. Cela ne peut se produire que dans une atmosphère de confiance où les employés pensent que leurs collègues et leurs dirigeants veillent à leurs meilleurs intérêts.
5. Perspicacité et intelligence émotionnelle
Chaque membre de l'équipe joue un rôle essentiel. Néanmoins, le travail d'équipe peut s'effondrer lorsqu'un ou plusieurs membres de l'équipe pensent qu'ils sont traités injustement ou que d'autres membres de l'équipe tentent de les démolir. Plus vous en apprendrez sur vos collègues et comprendrez leur mode de fonctionnement et les problèmes auxquels ils sont confrontés, plus vous aurez de chances de collaborer avec succès.
6. La productivité
Les organisations les plus performantes ont mis en place des systèmes et des processus qui permettent aux travailleurs de se référer au calendrier et aux tâches d'un projet afin d'avoir une connaissance claire de l'impact de leurs contributions sur le groupe. Ainsi, si des délais ne sont pas respectés ou si quelqu'un ne fait pas ce qu'il faut, la situation peut être immédiatement gérée.
Maintenant que nous savons à quoi ressemble une bonne équipe collaborative et comment elle devrait être structurée, plongeons dans la création de certains processus qui contribueront à créer une équipe de documentation produit collaborative et efficace !
5 processus puissants pour créer une collaboration efficace pour l'équipe de création de la documentation produit
Si vous avez déjà travaillé sur un projet de documentation produit qui ne s'est pas déroulé comme prévu, vous savez qu'encourager la coopération sur le lieu de travail est parfois plus facile à dire qu'à faire. Peut-être vos collègues travaillent-ils à distance et sont-ils inaccessibles. Il se peut aussi que votre organisation soit trop compartimentée et que les services ne soient pas disposés à échanger leurs connaissances.
Si votre entreprise rencontre des difficultés en matière de collaboration, l'une des meilleures choses que vous puissiez faire est de vous concentrer sur le renforcement de vos compétences non techniques. Croyez-nous quand nous disons que l'apprentissage de ces cinq compétences de collaboration rendra le travail d'équipe beaucoup plus facile et fructueux.
1. Communiquer l'intention
Avant de commencer un travail ou une mission, assurez-vous que vos objectifs sont clairs. Informez vos coéquipiers de vos activités et établissez des attentes raisonnables quant au moment où vous les terminerez - et veillez à les respecter. Ces exemples de bonne éthique de travail montreront et ouvriront la voie à la manière dont le travail est effectué au sein de votre entreprise. soyez un bon exemple et communiquez votre travail accompli et vos exigences.
En outre, faites part de tout changement apporté à la stratégie que vous avez établie. Si un imprévu survient et que vous n'êtes pas en mesure de produire les résultats escomptés, expliquez ces ajustements à l'équipe chargée du développement de la documentation du produit.
Là encore, il est utile de disposer d'un outil de communication tout-en-un. De plus, si votre équipe de documentation produit peut s'appeler par vidéo et s'envoyer des messages instantanés à partir de la même application, il y a plus de chances qu'elle communique rapidement lorsqu'un problème survient :
2. Fixer des objectifs
Lorsque l'on travaille en équipe, il est essentiel que chacun comprenne le but et la vision du projet, ainsi que la manière dont le succès sera mesuré. La définition de buts et d'objectifs doit être effectuée pour les petits aspects des projets comme pour les grands, afin que tous les objets puissent être suivis dans le respect des délais et optimisés pour accroître la productivité.
De plus, si quelqu'un travaille dur et atteint les objectifs à temps ou avant la date prévue, assurez-vous de le récompenser afin que son travail soit apprécié.
La transparence sous tous les angles de la création et du respect des délais et des objectifs, dès le départ, favorise la confiance et contribue à garantir que tout le monde est déterminé à réussir et à travailler dans le même sens.
3. Écouter attentivement
Lorsque vous travaillez en étroite collaboration avec des personnes, vous devez être très attentif aux idées, aux critiques et aux conseils de chaque membre de l'équipe, et y répondre avec considération et respect. C'est le concept de l'écoute active et intentionnelle.
Même si vous avez votre propre opinion sur la manière dont vous souhaitez que le projet de documentation du produit se déroule ou sur qui doit faire quoi, vous devez néanmoins tenir compte des points de vue de vos collègues. Même si vous n'êtes pas toujours d'accord avec la conclusion, vous devez en fin de compte choisir les besoins et les obligations du groupe plutôt que vos désirs personnels.
4. Résoudre les problèmes
Il arrive que des situations se présentent et que des individus commettent des erreurs. Cela se produit. Lorsque des difficultés apparaissent, essayez d'évaluer soigneusement la situation en tant que groupe sans critiquer un individu en particulier. Au lieu de cela, consacrez vos efforts à collaborer pour trouver des réponses. Cela contribue au développement de la confiance entre les membres de l'équipe et garantit que chacun se sente à l'aise pour parler et être honnête avec les autres, même s'il commet une erreur.
5. Gestion efficace du temps
Collaborer avec d'autres personnes vous oblige à rendre des comptes non seulement à vous-même, mais aussi aux membres de votre équipe de documentation produit qui comptent sur vous. C'est là que les compétences en matière de gestion du temps se révèlent utiles. Il est essentiel de hiérarchiser vos tâches et de les planifier de manière appropriée pour respecter les délais et mener à bien le travail que votre équipe attend de vous.
Docsie offre de nombreux outils de collaboration étonnants !
Pour voir une vidéo de ces instructions, regardez cette vidéo ici :
La première chose que vous verrez en vous connectant à Docsie, ce sont les discussions, les modifications apportées aux projets de documentation et les notifications, qui font référence à des tâches achevées ou sur le point de l'être.
Vous disposez également d'un menu déroulant qui vous permet de choisir la personne à laquelle ces éléments se rapportent dans le cadre du projet :
Ces informations sont très utiles pour vous aider, vous et votre équipe, à démarrer et à vous mettre sur la bonne voie pour la journée, afin de respecter les délais et les objectifs avec plus de diligence et d'efficacité. Elles permettent également de savoir qui fait quoi et ce qui a été fait. Ainsi, personne ne marchera sur les pieds de personne et votre équipe de développement de la documentation maintiendra une productivité élevée.
En outre, si vous cliquez sur l'onglet du coin supérieur et appuyez sur le bouton qui vous permet d'accéder à votre compte :
Dans le tableau de bord de l'utilisateur sur le côté gauche :
Vous aurez accès aux utilisateurs de l'espace de travail. Cela vous permet de contrôler qui travaille sur quel projet avec la documentation de votre produit et dans quelle mesure vous voulez qu'ils soient impliqués dans le projet :
Vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs à chaque documentation produit sur laquelle vous travaillez, ce qui est idéal pour constituer votre équipe et l'aider à créer une documentation produit et des guides de l'utilisateur étonnants dans Docsie.
Dans chaque livre, tout est horodaté. Vous pouvez savoir qui a fait quoi et quand, et ainsi lorsque vous collaborez avec votre équipe, il n'y aura pas de questions sur qui a fait quoi ! Tout cela est visible dans l'historique des révisions de l'article qui est l'horloge qui apparaît à côté de l'icône de commentaire dans le coin supérieur droit du tableau de bord de votre livre.
Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, toutes les révisions seront présentes et horodatées dans le coin gauche du navigateur :
Vous avez besoin de faire savoir à votre équipe où en sont les projets, de donner des commentaires sur certains articles de vos Docsie Books ou d'assigner des tâches ?
Docsie dispose d'une excellente solution qui permet à votre équipe de créer des commentaires, d'assigner des tâches, de préciser les tâches qui doivent être effectuées, de communiquer avec votre équipe à propos de certaines tâches et de certains aspects de la documentation du produit. Tout cela peut être fait en cliquant sur l'icône de commentaire dans le coin supérieur droit du tableau de bord de votre Livre, à côté de Publier.
Vous disposez désormais de tous les outils nécessaires pour maintenir une productivité élevée avec des équipes collaboratives super efficaces afin de créer une documentation produit étonnante que vos clients aimeront lire.
Si vous avez des questions sur Docsie ou si vous souhaitez nous faire part de vos commentaires sur notre plateforme, veuillez nous contacter à l'adresse hello@docsie.io.