Créer un POS efficace : Lignes directrices, exemples, modèles

Tanya A Mishra

on September 12, 2023 · · filed under Technical Writing SOP Standard Operating Procedures

Vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passerait si tous les détails de vos réunions, points de données ou données de formation étaient perdus ? Comment votre entreprise fonctionnera-t-elle ? Qu'adviendra-t-il de l'énorme quantité d'informations précieuses ?

Dieu merci, nous disposons de la documentation, qui est indispensable au bon fonctionnement de toute organisation. Qu'il s'agisse d'une petite tâche ou d'un grand projet, une documentation efficace permet de créer, d'entretenir, de publier et de partager des informations avec toutes les parties prenantes.

C'est là que les procédures opérationnelles standard ont aidé les entreprises !

Pour les entreprises qui cherchent à accroître leur efficacité, à améliorer la qualité et à étendre leurs opérations en douceur, la mise en œuvre de procédures opérationnelles normalisées (POS) est essentielle. Cependant, si la plupart des entreprises reconnaissent l'importance de la documentation des procédures opérationnelles standard, beaucoup d'entre elles ne parviennent pas à en tirer tous les avantages. Pourquoi ce décalage ? en deux mots : Exécution correcte.**

Il ne suffit pas de documenter les procédures opérationnelles standard dans un manuel ou un wiki pour transformer les méthodes de travail. Comme un abonnement inutilisé à une salle de sport, ces procédures n'auront pas d'impact si elles restent sur une étagère. Pour optimiser réellement la formation, la conformité, la sécurité et la cohérence interfonctionnelle, les modes opératoires normalisés doivent être intégrés dans le travail quotidien des employés d'une manière accessible et interactive. L'intégration des nouvelles recrues dans les procédures opérationnelles standard est insuffisante. Le renforcement continu et le contrôle du respect des procédures sont essentiels.

L'utilisation d'un logiciel spécialement conçu à cet effet permet de porter les avantages des SOP à un niveau supérieur. Avec un accès centralisé, des guides visuels, des notifications, des analyses et bien plus encore, les plateformes en nuage permettent aux employés d'intégrer facilement et de manière gratifiante les SOP dans leurs routines habituelles. Mais la technologie seule n'est pas la panacée. Des techniques d'adoption stratégiques, allant de la formation et du retour d'information aux récompenses et à la responsabilisation, favorisent un changement culturel.

L'article suivant explore les principales pratiques pour créer, gérer et maximiser les programmes SOP de l'entreprise.

En hébergeant les SOP sur Docsie, vous pouvez partager l'ensemble de votre portail de connaissances par le biais d'un déploiement rapide, d'un auto-hébergement, d'une intégration dans des documents partagés, d'un hébergement sur un nuage privé, etc.

Mais qu'est-ce qu'un SOP ? Comment cela fonctionne-t-il ?

Ce blog explore divers aspects du POS : son objectif, ses caractéristiques, son format, ses avantages, etc. En prime, il partage également des informations précieuses sur Docsie, une plateforme de création de documents à part entière pour tous vos besoins professionnels.

Il est temps de stimuler la productivité, le moral et la qualité en donnant vie aux procédures opérationnelles standard au sein de votre organisation.

Qu'est-ce qu'une SOP (procédure opérationnelle standard) ?

Une procédure opérationnelle standard (POS) est un processus documenté qui décrit la manière d'effectuer une activité ou une tâche de routine. Les SOP détaillent les étapes nécessaires à la réalisation d'une tâche ou d'un processus du début à la fin. Elles fournissent des instructions claires et concises que les employés doivent suivre lorsqu'ils exécutent des fonctions ou des processus de travail importants.

Les modes opératoires normalisés sont essentiels pour gérer les opérations de manière efficace et cohérente au sein d'une entreprise. Elles remplissent plusieurs fonctions essentielles:

Assurer la cohérence - Les modes opératoires normalisés fournissent des instructions standardisées afin que les employés exécutent les tâches correctement et avec un minimum de variations. Le contrôle de la qualité s'en trouve renforcé.
Améliorer l'efficacité - En fournissant des directives claires aux employés, les modes opératoires normalisés peuvent accroître la productivité et rationaliser les flux de travail. Les employés n'ont pas besoin de trouver comment accomplir les tâches en partant de zéro à chaque fois.
L'intégration des nouveaux employés - Les modes opératoires normalisés aident à former les nouveaux employés en détaillant les procédures de l'entreprise. Les nouveaux employés peuvent s'y référer lorsqu'ils apprennent leur rôle.
Garantir la conformité - Les modes opératoires normalisés aident les entreprises à répondre aux exigences réglementaires et aux normes industrielles en documentant les protocoles appropriés.
Préserver les connaissances institutionnelles - En cas de départ d'un employé, les modes opératoires normalisés préservent les méthodes et les connaissances afin que le travail puisse se poursuivre sans interruption.

Les modes opératoires normalisés doivent fournir des instructions simples et couvrir toutes les étapes nécessaires, du début à la fin. Elles peuvent inclure des listes de contrôle, des aides visuelles telles que des captures d'écran ou des tableaux pour organiser l'information. Pour être utiles, les modes opératoires normalisés doivent être clairement rédigés, facilement accessibles aux employés et tenus à jour.

La mise en œuvre des procédures opérationnelles standard nécessite un effort initial, mais les avantages sont nombreux. Grâce à ces procédures, les employés disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches de manière cohérente et les entreprises rationalisent les processus interfonctionnels**.

Modèle de SOP

Voici un exemple de structure pour une procédure opérationnelle standard. Voici les principaux avantages de l'utilisation de ce modèle de PON :

Structure cohérente - Le modèle donne à toutes les procédures opératoires normalisées la même organisation avec des sections standard, ce qui rend les procédures faciles à suivre.
Améliore l'accessibilité - Des sections numérotées et un étiquetage clair permettent aux employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.
Améliore la compréhension - Des sections telles que Objet, Champ d'application, Termes et Définitions assurent le contexte et la clarté pour les utilisateurs.
Soutient la conformité - Des éléments tels que Responsabilités, Informations sur la sécurité et Documentation facilitent le respect des réglementations.
Permet la personnalisation - Bien que structuré, le modèle peut être adapté à n'importe quel processus avec des étapes adaptées à la procédure.
Facilite la cohérence - Les modèles favorisent la cohérence des informations fournies dans toutes les SOP de l'organisation.
Simplifie la rédaction - Avec des sections prédéfinies, les auteurs n'ont plus qu'à compléter les informations pertinentes pour chaque procédure.
Permet l'évolutivité - Le modèle peut être utilisé universellement pour n'importe quel nombre de procédures opératoires standard au fur et à mesure que la bibliothèque de procédures d'une organisation s'agrandit.
Promouvoir l'amélioration continue - La section Historique des mises à jour permet de s'assurer que les procédures restent à jour et exactes au fil du temps.
Surveillance - Le champ Nom de l'approbateur permet de mettre en place un processus d'approbation et de responsabilisation pour les révisions de SOP.
Gain de temps - Les modèles préformatés permettent une création plus rapide des SOPs par rapport à une création à partir de zéro.

En résumé, ce modèle fournit une base solide pour des procédures opérationnelles standard complètes et lisibles qui favoriseront la compréhension, l'accessibilité, la conformité et la maintenance.

Format des procédures opératoires normalisées

Les formats SOP définissent la manière dont vous souhaitez structurer et organiser l'information par le biais de vos écrits. Avant de choisir un format de PON, déterminez la raison pour laquelle vous le créez, puis choisissez l'un des modèles largement disponibles pour commencer. Choisissez un format qui s'aligne sur l'objectif général de votre entreprise, qui transmet l'information de manière efficace et qui répond à l'objectif de la rédaction d'un POS.

Format écrit	Format hiérarchique**	Format organigramme**	Format liste de contrôle**	Format vidéo**	Format interactif**
Il s'agit de rédiger des documents de manière simple. Il s'agit d'un format un peu complexe, mais qui fournit des détails supplémentaires grâce à une table des matières et à des rubriques distinctes. Ces tâches s'accompagnent de procédures complexes et ont un champ d'application flexible.	Illustration des modes opératoires normalisés lorsque les entreprises prévoient plus d'un résultat pour une tâche donnée. Il reproduit le format d'une liste de choses à faire que vous pouvez cocher lorsque vous avez accompli diverses tâches.	Un guide visuel sur la manière d'accomplir une tâche particulière. Les SOP peuvent être structurés comme des cours interactifs en ligne comprenant des documents écrits, des quiz, des démonstrations vidéo, etc.
Les SOP peuvent être structurées comme des cours interactifs en ligne comprenant des documents écrits, des quiz, des démonstrations vidéo, etc.	La meilleure utilisation est de fournir un bref résumé avec des instructions étape par étape et de mentionner le nom de la personne responsable de chaque aspect du travail.	La meilleure utilisation est de rédiger l'objectif, une vue d'ensemble et des instructions détaillées sur la façon dont chaque étape de la tâche doit être effectuée, ainsi que les noms des parties prenantes responsables.	La meilleure utilisation est de décrire un diagramme facile à suivre représentant les différents processus et la façon dont différentes décisions peuvent conduire à des résultats différents.	La meilleure utilisation est pour les SOPs qui contiennent des tâches répétitives qui requièrent plus de travail manuel et moins de créativité.

Si vous ne savez pas quelle plateforme choisir pour rédiger les modes opératoires normalisés de votre entreprise, essayez Docsie pour une expérience transparente, sans problème et agréable. Améliorez le potentiel de votre entreprise et libérez la productivité de vos employés en créant des modes opératoires normalisés en suivant quelques étapes simples sur Docsie. Que vous ayez besoin de créer une proposition pour un nouveau plan d'affaires ou de rédiger un document sur la répartition des tâches, choisissez Docsie comme partenaire de confiance et créez des modes opératoires normalisés à la perfection !

Procédure opérationnelle standard : [Titre de la procédure opératoire standard]

1. Objet de la procédure

Décrivez brièvement l'objectif de cette procédure d'exploitation standard. Pourquoi la procédure existe-t-elle et quels sont les objectifs qu'elle vise à atteindre ?

2. Champ d'application

Préciser les services, les équipes, le personnel, les systèmes ou d'autres entités auxquels s'applique cette procédure d'exploitation standard. Qui est censé suivre cette procédure ?

3. Responsabilités

Décrivez les rôles et les responsabilités du personnel impliqué dans l'exécution de cette SOP. Qui détient, exécute, soutient et révise la procédure ?

4. Matériel et équipement

Dressez la liste du matériel, des formulaires, des systèmes, des logiciels, des outils ou de l'équipement nécessaires pour mener à bien cette procédure d'exploitation standard. Inclure des détails spécifiques tels que les noms des systèmes et l'emplacement des ressources physiques.

5. Informations relatives à la sécurité

Le cas échéant, indiquez les précautions générales, les avertissements ou les consignes de manipulation que le personnel doit connaître pour assurer sa sécurité lors de l'exécution de cette procédure opératoire standard. Notez toute formation ou tout EPI requis.

6. Procédure étape par étape

Fournir les instructions étape par étape pour mener à bien le processus du début à la fin.

Numéroter chaque étape
Commencer chaque étape par un verbe d'action
Inclure toute aide visuelle ou capture d'écran pertinente

**Noter les étapes qui peuvent diverger en raison d'imprévus à l'aide de puces.

7. Documentation et archivage

Décrivez les formulaires, journaux, rapports ou autres documents qui doivent être conservés et qui décrivent l'exécution de la présente procédure d'exploitation standard. Indiquez les lieux de stockage et les délais de conservation.

8. Termes et définitions

Définir les termes clés ou les acronymes utilisés dans le manuel de procédures qui pourraient ne pas être familiers aux utilisateurs. Fournir des définitions claires.

9. Références

Dresser la liste de tous les documents ou ressources externes qui fournissent des informations supplémentaires en rapport avec les procédures opératoires normalisées. Inclure des liens hypertextes si possible.

10. Historique des mises à jour du POS

Fournissez un historique des versions documentant les révisions apportées au POS au fil du temps. Inclure le numéro de version, la date, l'auteur, l'approbateur et les changements de haut niveau.

Approuvé par: [Nom, Titre]
Dernière mise à jour: [Date]
Révision: [Numéro de version]

Pourquoi les procédures opérationnelles standard sont-elles importantes pour une entreprise ?

Les procédures opératoires normalisées (PON) sont d'une valeur inestimable pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité, à se conformer aux réglementations et à développer leurs activités. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les modes opératoires normalisés sont bénéfiques pour les entreprises :

Améliorer la cohérence - Avec des procédures opérationnelles standard documentées, les employés savent exactement comment exécuter les processus à chaque fois. Plutôt que de s'appuyer sur des connaissances tribales, les modes opératoires normalisés fournissent des instructions standardisées que les employés doivent suivre. Ce niveau de cohérence est essentiel pour le contrôle de la qualité.
Améliorer la formation - L'intégration des nouveaux employés est plus rapide et plus facile grâce aux SOP. Les nouveaux employés peuvent s'y référer pour apprendre rapidement leur rôle et commencer à contribuer plus tôt. Les modes opératoires normalisés garantissent une formation adéquate afin d'éviter tout dérapage des normes.
Préserver les connaissances institutionnelles - Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, les modes opératoires normalisés conservent les méthodes, les techniques et les connaissances qu'il a appliquées. En cas de rotation du personnel, les modes opératoires normalisés permettent d'éviter les interruptions dans la poursuite des activités de l'entreprise.
Garantir la conformité - Les modes opératoires normalisés aident les entreprises à se conformer aux réglementations légales et aux normes industrielles grâce à des pratiques exemplaires documentées. Grâce aux SOP, les entreprises peuvent démontrer leur conformité lors d'audits ou d'inspections.
Permettre la délégation - Les responsables peuvent déléguer des tâches en toute confiance, sachant que les employés peuvent suivre les SOP pour maintenir la cohérence. Des SOP bien documentées permettent aux employés de travailler de manière plus autonome.
Faciliter l'amélioration continue- Les modes opératoires normalisés permettent d'évaluer fréquemment les processus et de les améliorer. Les responsables peuvent optimiser les modes opératoires normalisés au fil du temps pour une plus grande efficacité.
Réduire les erreurs - En décrivant les étapes exactes pour les employés, les modes opératoires normalisés minimisent les erreurs. Les employés disposent des ressources nécessaires pour effectuer le travail correctement dès la première fois.
Rationaliser le travail interfonctionnel - Les procédures opérationnelles standardisées améliorent la coordination entre les services en normalisant les processus et les transferts.
Soutenir l'expansion - Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, les SOP lui permettent d'étendre efficacement ses opérations et d'intégrer davantage d'employés.
Renforcer le service à la clientèle - Les employés dotés de SOP peuvent fournir un service cohérent et de haute qualité qui ravit les clients.

En résumé, les modes opératoires normalisés sont une pratique commerciale fondamentale qui permet d'améliorer considérablement les processus, l'efficacité et la qualité. Investir du temps dans la création de procédures opérationnelles normalisées permet d'engranger des bénéfices à long terme.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel SOP ?

L'adoption d'un logiciel de SOP offre aux entreprises de nombreux avantages par rapport aux procédures opérationnelles standard sur papier ou ad hoc. Les logiciels de SOP centralisent les informations relatives aux SOP et automatisent certains éléments du processus de SOP. Les avantages de l'utilisation d'un logiciel SOP sont les suivants

Amélioration de l'accessibilité - Le logiciel SOP regroupe toutes les procédures dans une base de données centralisée accessible depuis n'importe quel endroit. Les employés peuvent facilement trouver la procédure dont ils ont besoin sans avoir à parcourir des manuels. L'accès mobile rend les procédures opérationnelles standard accessibles en déplacement.
Contrôle accru des SOP - Le logiciel SOP permet de définir des permissions d'utilisateur afin que les employés n'accèdent qu'aux procédures pertinentes. Des flux de travail de mise à jour garantissent que les SOP sont toujours à jour. L'historique des versions permet de restaurer les versions précédentes si nécessaire.
Création simplifiée de SOP - Le logiciel SOP intuitif permet aux utilisateurs non techniques de créer facilement des SOP avec des modèles, des sections, des images, des procédures imbriquées et bien plus encore. Les fonctions de collaboration simplifient la rédaction des SOP.
Documentation multimédia - Contrairement aux modes opératoires normalisés sur papier, les logiciels prennent en charge les images, les instructions vocales, les vidéos et autres supports multimédias. Cela améliore la compréhension des apprenants visuels et auditifs.
Guides SOP interactifs - Les SOP interactifs fonctionnent comme des guides pas à pas qui guident les utilisateurs à travers les procédures. Les employés peuvent saisir des données pendant les SOP pour plus d'engagement.
Suivi des accusés de réception des SOP - Les responsables peuvent suivre la compréhension des SOP. Les registres d'accusés de réception garantissent l'adhésion et la responsabilité des employés.
Métrie des performances - Le logiciel SOP génère des rapports sur la mesure de l'utilisation des SOP. Cette visibilité permet d'identifier les problèmes d'adoption ou les besoins de formation.
Maintenance automatisée des SOP - Le logiciel déclenche des révisions ou des mises à jour périodiques des SOP afin de maintenir les procédures à jour. L'automatisation réduit également la dépendance à l'égard du suivi manuel des versions.
Intégration - Les logiciels de SOP de qualité s'intègrent aux logiciels de formation, aux systèmes de contrôle des documents, aux signatures numériques, etc. Cela permet d'unifier les plateformes.
Conformité améliorée - Les protocoles automatisés tels que les accusés de réception numériques améliorent la préparation aux audits. Les journaux du logiciel démontrent l'adhésion aux SOP.
Une meilleure formation - L'accès centralisé aux SOP facilite la formation des nouveaux employés. Les guides interactifs renforcent l'apprentissage. Les indicateurs permettent d'identifier les opportunités de formation.

En résumé, les logiciels de procédures opératoires standardisés rendent les procédures opératoires standardisées plus efficaces et plus percutantes au sein des organisations. L'accès centralisé, l'automatisation et l'analyse conduisent à une productivité accrue et à une amélioration continue.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un logiciel de procédures opératoires normalisées ?

Il est essentiel de choisir le bon logiciel de procédures opératoires normalisées pour optimiser les procédures opératoires normalisées au sein d'une organisation. Lorsque vous évaluez des solutions, tenez compte de ces caractéristiques importantes :

Modèles personnalisables - Recherchez une plateforme qui fournit des modèles pour rationaliser la création de procédures opérationnelles standard pour différents départements et cas d'utilisation. Les meilleurs modèles sont personnalisables.
Outils de collaboration - Les fonctionnalités de collaboration telles que les flux de commentaires, les attributions de tâches et les approbations de versions sont essentielles pour la création et la révision de SOP interfonctionnelles.
Contrôles d'accès - Pour gérer correctement les SOP, le logiciel doit disposer de contrôles avancés permettant de définir les autorisations des utilisateurs et des groupes pour la création, l'édition, la révision et l'accès aux procédures SOP.
Intégration multimédia - La possibilité d'incorporer des images, des vidéos, des fichiers audio, des captures d'écran et bien d'autres choses encore rend les instructions SOP plus visuelles et plus attrayantes pour les employés.
Guides interactifs - Les guides interactifs qui guident les utilisateurs à travers les SOP dans une interface étape par étape améliorent la compréhension et la formation. Veillez également à la logique de branchement.
Notifications et rappels - Les notifications par e-mail, mobile et dans l'application sur les révisions à venir, les approbations, les accusés de réception et plus encore aident à maintenir les SOP à jour et à renforcer l'adhésion.
Publication multicanal - Un hub centralisé pour publier et distribuer les SOP via le web, le mobile, l'impression, le PDF et plus encore garantit que les employés accèdent aux dernières versions.
Historique des révisions et contrôle des versions - Un contrôle des versions robuste offre une visibilité en matière d'audit et simplifie les révisions des SOP. Il permet également de revenir à des versions antérieures ou de les comparer.
Analyses et rapports - Les mesures d'utilisation aident les responsables à identifier les problèmes d'adoption, à optimiser la formation et à mettre en évidence les améliorations à apporter aux SOP. Il est essentiel de disposer d'outils d'analyse robustes.
Recherche et indexation - La recherche intuitive au sein de l'entreprise permet de trouver facilement les SOP pertinentes. Le balisage et les métadonnées améliorent la découverte au sein de la bibliothèque de procédures.
Intégration - Les plateformes telles que les systèmes de formation, le contrôle des documents, la signature électronique et les logiciels de productivité augmentent la valeur. Les API permettent des intégrations personnalisées.
**Les plateformes en nuage offrent l'accessibilité, des mises à jour continues, la sécurité et l'évolutivité. Des options sur site peuvent également être disponibles.

Lors de l'évaluation des systèmes SOP, donnez la priorité aux fonctionnalités qui maximiseront l'adoption par l'organisation, la formation, la conformité et l'amélioration continue. Cela permet d'accroître l'impact des investissements en matière de procédures d'exploitation normalisées.

Quelles sont les meilleures solutions logicielles de SOP ?

Avec le bon logiciel de procédures opératoires standard, les organisations peuvent maximiser la valeur de leurs procédures opératoires standard. Voici quelques-unes des meilleures plateformes à considérer :

Process Street - Ce logiciel populaire basé sur le cloud simplifie la création, le suivi et la gestion des modes opératoires normalisés. Les modèles personnalisables, les flux d'approbation et l'intégration avec des applications telles que Slack rationalisent la collaboration. Les indicateurs d'utilisation offrent une visibilité sur l'adoption des procédures opérationnelles standard.
SweetProcess - Offrant un contrôle robuste des documents SOP, ce logiciel centralise les SOP avec l'historique des versions, les permissions, la publication multicanal et les révisions. Des guides numériques interactifs facilitent le suivi des procédures.
StepShot - Idéal pour les industries fortement réglementées, StepShot permet de créer des modes opératoires normalisés détaillés avec des images, des annotations, une logique de branchement et des éléments multimédias. Les journaux des modifications permettent de préparer les audits. Les modèles accélèrent la rédaction.
OpsHub - OpsHub s'intègre à des outils tels que Documentum, SharePoint et Google Drive pour un accès et une édition unifiés des SOP. Des autorisations granulaires régissent l'accès des utilisateurs. Des tableaux de bord fournissent des analyses sur les performances des SOP.
Curve - Curve vise à optimiser la façon dont les employés créent, gèrent et complètent les SOP. Des instructions interactives fournissent des conseils étape par étape. Curve s'intègre aux applications d'entreprise et aux plateformes de messagerie.
SafetyCulture IQ - Conçu pour les industries réglementées, IQ gère les autorisations, la planification et les besoins en SOP de plusieurs sites. L'interface mobile garantit l'accessibilité aux employés de première ligne. L'accès hors ligne permet d'assurer la continuité.
Qualio - Cette solution pour l'industrie réglementée offre un contrôle solide des documents SOP avec des contrôles de version, de comparaison, d'approbation et de distribution. L'intégration des résultats de tests améliore la gestion de la qualité.
Kissflow Procedure - Cette plateforme intuitive sans code permet à quiconque de créer des SOP interactives avancées et de les rendre accessibles sur tous les appareils. Des journaux d'audit permettent de suivre l'accès et les modifications apportées aux procédures opératoires standard.
Zenkit - Doté d'une fonctionnalité de gestion de projet, Zenkit permet de créer des SOP détaillées avec des attributions de tâches et des mises à jour de l'état d'avancement. La plateforme basée sur le cloud garantit un accès de n'importe où.
MasterControl - Avec des fonctionnalités avancées d'automatisation, de gestion du changement, d'intégration de la formation et de mobilité, MasterControl aide les organisations à gouverner et à tirer le meilleur parti des SOP.

Ces plateformes hautement cotées fournissent aux organisations les outils nécessaires pour développer, gérer et optimiser les SOP de manière efficace. Le bon logiciel s'aligne sur les besoins spécifiques d'une organisation en matière de gouvernance, de collaboration et d'adoption.

Comment les logiciels de SOP peuvent-ils contribuer à améliorer l'efficacité ?

Les procédures opératoires normalisées sont inestimables pour les organisations, mais seulement si les employés les respectent réellement. Les logiciels de procédures opératoires normalisées offrent plusieurs possibilités pour améliorer l'efficacité et le respect des procédures opératoires normalisées :

Guides interactifs - Les listes de contrôle et les flux de travail interactifs facilitent le respect des SOP en guidant les utilisateurs pas à pas à travers les procédures requises. Les employés peuvent saisir des données pendant les SOP.
Accès mobile - Permettre l'accès aux SOP à partir de n'importe quel appareil améliore l'accessibilité pour les employés en déplacement et ceux qui n'ont pas accès à un ordinateur de bureau. Cela améliore le respect des procédures.
Notifications - Notifiez proactivement les employés par email, SMS ou messagerie in-app lorsque leurs révisions ou accusés de réception des SOPs arrivent à échéance. Cela stimule l'engagement.
Responsabilité - Les signatures numériques des SOP, les accusés de réception et les enregistrements des personnes qui ont accédé aux procédures et à quel moment améliorent la responsabilité de suivre les SOP.
Accès hors ligne - Pour les travailleurs qui ne disposent pas d'une connexion Internet permanente, l'accès hors ligne aux procédures opérationnelles standard leur permet de rester en conformité lorsque les connexions sont interrompues.
Boucles de retour d'information - La collecte du retour d'information des employés sur les procédures opérationnelles standard permet d'identifier les zones de confusion et les possibilités d'optimiser les instructions pour les rendre plus claires.
Procédures basées sur les rôles - Créez des procédures opérationnelles standard et des listes de contrôle spécifiques pour les différents utilisateurs et rôles. Cela favorise la pertinence et l'engagement.
Gamification - L'application d'éléments de jeu tels que des points, des badges et des tableaux de classement rend l'accomplissement des SOP plus motivant et interactif pour les employés.
Vidéos - Incorporez des vidéos directement dans les modes opératoires normalisés lorsqu'elles sont utiles pour démontrer visuellement les processus. Les vidéos améliorent la compréhension.
Analyse des notifications - Affichez les mesures de délivrabilité des notifications et les taux d'ouverture. Utilisez ces informations pour affiner le timing et augmenter l'impact des notifications.
Guide des versions de SOP - Fournissez des notes de mise à jour expliquant les changements entre les versions de SOP. Ces conseils proactifs réduisent la confusion lors des mises à jour.
Intégration de la formation - Synchronisez les modules de formation SOP complétés avec le système de gestion de la formation afin que les responsables aient une visibilité sur la participation au programme.

Une bonne atmosphère logicielle permet aux employés d'interagir plus facilement et de manière plus gratifiante avec les procédures opératoires normalisées. Activez toutes les fonctions qui favoriseront l'adoption continue des procédures opératoires standard par l'ensemble du personnel. Une adhésion cohérente améliorera la productivité, la sécurité, la qualité et bien plus encore.

Comment créer des procédures opérationnelles standard efficaces pour mon entreprise ?

La création de procédures opérationnelles standard (POS) efficaces est essentielle pour les entreprises afin de rationaliser les opérations, de réduire les erreurs et d'augmenter la croissance. Voici quelques conseils clés pour élaborer des modes opératoires normalisés de qualité :

Analyser d'abord les processus - Observez les processus en action, faites participer les travailleurs qui les exécutent et analysez les étapes et les points problématiques avant de rédiger des procédures opérationnelles normalisées. Saisir les détails avec précision.
Utiliser un langage simple - Rédigez les instructions des SOP de manière claire et concise, en utilisant un langage simple. Évitez le jargon. Privilégiez les phrases courtes et la voix active pour faciliter la lecture.
Structurer le contenu - Organisez le contenu de la procédure opératoire standard en utilisant des titres numérotés, des puces et des espaces blancs. Utilisez des paragraphes ciblés pour chaque étape du processus.
Ajouter des éléments visuels - Incorporez des captures d'écran, des photos, des illustrations, des graphiques et des diagrammes pour clarifier les instructions et rendre les SOP plus visuelles. Les éléments visuels améliorent la compréhension.
Soyez précis - Éliminez toute ambiguïté dans les instructions. Précisez les outils et le matériel requis pour chaque étape afin que les utilisateurs disposent de tout ce dont ils ont besoin pour exécuter correctement l'opération.
Décrivez les imprévus - Abordez les problèmes potentiels, les exceptions et les solutions de rechange qui peuvent survenir lors de l'application de la procédure opératoire standard. Fournir des conseils clairs sur la manière de les traiter.
Ajoutez des rappels - Utilisez des conseils, des avertissements et des rappels tout au long du document pour attirer l'attention sur les informations critiques, les problèmes potentiels ou les informations que les utilisateurs doivent connaître.
Mettre l'accent sur la sécurité - Insistez sur les précautions importantes en matière de santé et de sécurité associées au processus en utilisant des repères visuels tels que des caractères gras, des icônes ou des points de repère mis en évidence.
Faites en sorte que les instructions soient exploitables - Formulez les étapes comme des actions directes en commençant par des verbes impératifs tels que "cliquer", "sélectionner", "scanner**", etc. Cela permet de clarifier le chemin à suivre.
Tester et affiner - Demandez aux employés qui ne connaissent pas la procédure opératoire standard de tester les instructions. Puis affinez les points qui ne sont pas clairs. Répétez l'opération jusqu'à ce que la procédure soit parfaite.
Rendre les SOP accessibles - Stockez les documents SOP de manière centralisée à l'aide d'un logiciel afin que les employés puissent rechercher et accéder facilement aux SOP à tout moment, quel que soit l'endroit ou l'appareil.
Révision et mise à jour - Fixez des rappels pour réviser et mettre à jour périodiquement les SOP afin qu'elles restent d'actualité. Demandez à des experts en la matière de revalider l'exactitude des documents.

L'élaboration de modes opératoires normalisés complets et faciles à suivre prend du temps au départ, mais elle porte ses fruits à long terme grâce à l'exécution cohérente des processus. Les modes opératoires normalisés bien conçus sont des documents vivants qui évoluent.

Création de SOP - Défis

Bien que les modes opératoires normalisés soient censés faciliter les tâches, leur introduction dans votre organisation s'accompagne souvent d'une série de défis. Voici quelques-uns des obstacles auxquels les entreprises sont confrontées :

1. Des SOP obsolètes :

Les documents SOP sont dynamiques. Ils sont vivants et nécessitent donc des mises à jour constantes, une maintenance, etc. Pour résoudre le problème des SOP obsolètes, utilisez le service de création de SOP de Docsie pour ajouter facilement de nouvelles informations.

2. Questions de participation :

Si le SOP est quelque chose de nouveau pour votre entreprise, il peut souffrir du manque d'implication de vos employés. Pour savoir comment les membres de votre entreprise utilisent les étapes mentionnées dans le POS, suivez de près les mesures et les analyses. Avec , vous pouvez non seulement créer des documents SOP exceptionnels, mais aussi suivre la façon dont vos employés interagissent avec ces documents.

3. Une formation adéquate :

Une formation suffisante et une maintenance adéquate sont nécessaires pour prolonger la durée de vie de vos procédures opérationnelles standard. Par conséquent, tous les membres de votre équipe doivent être en mesure d'utiliser les ressources susceptibles de les aider à accomplir les tâches mentionnées dans le POS. En utilisant Docsie, vous pouvez avoir l'esprit tranquille puisqu'il est conçu pour les débutants qui peuvent facilement suivre les instructions et accomplir la tâche telle qu'elle est définie dans le POS.

Comment puis-je m'assurer que les employés suivent correctement les SOP ?

Les entreprises consacrent beaucoup de temps à l'élaboration de procédures opératoires normalisées (PON) afin d'optimiser les opérations et la formation. Mais les avantages de ces procédures ne se concrétisent que si les employés les appliquent correctement. Voici quelques conseils pour garantir le respect des MON :

Faire du respect des SOP une politique - Instaurer une politique selon laquelle les protocoles des SOP doivent être suivis tels qu'ils sont rédigés, c'est rendre le respect obligatoire et non facultatif. Appliquez-la de manière cohérente.
Assurer une formation continue sur les MON - Ne vous contentez pas de former les nouveaux employés sur les MON. Proposez des mises à jour régulières sur les raisons pour lesquelles il est important d'adhérer aux SOP et sur la manière d'accéder aux SOP et de les utiliser correctement.
Auditer l'exécution des SOP - Auditez régulièrement les employés qui exécutent les SOP en les observant ou en procédant à des contrôles de qualité. Identifier les lacunes en vue d'un coaching et d'une formation supplémentaires.
Automatiser les listes de contrôle des SOP - L'utilisation d'un logiciel fournissant des listes de contrôle des SOP interactives et guidées facilite le respect des procédures et permet de créer des enregistrements de responsabilité.
Demander aux employés de confirmer leur accord - Demandez aux employés de signer numériquement pour confirmer qu'ils ont lu et compris toutes les nouvelles procédures opératoires standard ou celles qui ont été mises à jour. Conservez ces accusés de réception.
Incorporer le respect des SOP dans les évaluations - Faites du respect des protocoles SOP un élément pondéré dans les évaluations des performances des employés afin de souligner l'importance du respect des SOP.
Contrôler l'analyse des SOP - Exploiter l'analyse des logiciels montrant les taux d'utilisation des SOP, les mesures d'achèvement, les enregistrements d'accusé de réception, etc. pour repérer les problèmes d'adoption.
Récompenses et reconnaissance - Célébrez les employés qui respectent parfaitement les procédures opératoires normalisées. Créez des concours ou mettez en valeur les leaders sur un mur de reconnaissance des employés.
Traiter immédiatement les cas de non-conformité - Si des employés sont surpris en train de ne pas respecter les procédures opératoires normalisées, remédiez rapidement à la violation en leur donnant une nouvelle formation sur la pertinence de ces procédures. La persistance de la non-conformité justifie une action disciplinaire.
Donner aux cadres les moyens de faire respecter les procédures - Donnez aux cadres l'autorité et les conseils nécessaires pour former leurs équipes au respect des procédures opératoires normalisées et les tenir pour responsables. Veillez à ce qu'ils montrent l'exemple.
Simplifier l'accès aux SOP - Utilisez un logiciel centralisé pour que les employés puissent facilement rechercher et accéder aux SOP les plus récentes à tout moment et en tout lieu. Simplifiez l'accès.
Recueillez les commentaires des employés - Vérifiez auprès des employés le contenu des modes opératoires normalisés et abordez les points qui prêtent à confusion. Optimisez continuellement les procédures opérationnelles standard en fonction des commentaires reçus.

Il est essentiel de renforcer le respect des modes opératoires normalisés à chaque fois que l'occasion se présente. La combinaison de la formation, de la supervision, de la responsabilité et de la reconnaissance favorisera une culture d'entreprise dans laquelle l'utilisation correcte des procédures opérationnelles standard sera la norme.

Combien coûte un logiciel SOP ?

La mise en œuvre de procédures opérationnelles standard (POS) nécessite un investissement initial en temps et en efforts. Mais les avantages à long terme d'une rationalisation des opérations et d'une qualité constante font que les MON en valent la peine. Voici quelques facteurs à prendre en compte en ce qui concerne le coût d'un logiciel de procédures opératoires normalisées :

Modèle de licence - Le logiciel SOP est généralement facturé sous forme d'abonnement annuel basé sur le nombre d'utilisateurs. Les frais d'abonnement varient généralement entre 3 et 12 dollars par utilisateur et par mois, avec des prix plus bas pour les niveaux d'utilisateurs plus élevés.
Fonctionnalités nécessaires - Les logiciels dotés de fonctionnalités plus avancées, telles que les pistes d'audit, les analyses et les systèmes de badges, sont plus coûteux. Optez pour les fonctionnalités nécessaires afin de maîtriser les coûts.
Cloud ou sur site - Les logiciels SOP basés sur le cloud impliquent un coût initial moins élevé, mais des frais d'abonnement permanents. Les options auto-hébergées nécessitent une infrastructure informatique plus importante mais évitent les frais récurrents.
Besoins en matière d'intégration - De nombreuses plateformes proposent des intégrations intégrées avec des applications complémentaires moyennant un supplément de prix. Tenez compte des intégrations avec d'autres systèmes dont vous aurez besoin.
Formation et assistance - Certains fournisseurs regroupent l'accueil, la formation, l'assistance et la maintenance. D'autres facturent ces services à la carte.
Personnalisation - Une personnalisation importante des plates-formes pour les adapter à des flux de travail spécifiques peut entraîner des frais supplémentaires pour le temps de développement personnalisé. Les besoins de personnalisation doivent être simples.
Sécurité et conformité - La mise à niveau vers des fonctions ou des capacités de sécurité plus élevées pour répondre aux normes de conformité réglementaire augmentera les coûts. Mais cela peut s'avérer nécessaire.
Nombre de procédures opératoires normalisées - Disposer d'une vaste bibliothèque de procédures n'est pas toujours plus onéreux, car la tarification est basée sur le nombre d'utilisateurs. Mais la migration ou la création de bibliothèques plus importantes prend plus de temps.
Options d'introduction progressive - L'introduction progressive d'un logiciel de procédures opératoires normalisées dans les différents services permet de répartir les coûts dans le temps. Pour certaines organisations, il est plus abordable d'adopter progressivement un système.
**Les options telles que les abonnements annuels, le prépaiement pluriannuel, les réductions pour les organisations à but non lucratif et les établissements d'enseignement peuvent réduire les coûts globaux du logiciel SOP.

Bien que l'amélioration des opérations à l'aide d'un logiciel SOP nécessite un budget, le retour sur investissement résultant de l'amélioration de l'efficacité, de la productivité et de la conformité dépasse généralement l'investissement à plusieurs reprises. Donner la priorité aux composants indispensables permet d'optimiser les coûts du logiciel.

Comment inciter les employés à utiliser le logiciel SOP ?

Pour que les employés soient réellement enthousiastes à l'idée d'utiliser un nouveau logiciel de procédures opératoires normalisées (POS), il faut une gestion réfléchie du changement. Les employés considèrent souvent les procédures opérationnelles standard comme banales. Voici quelques conseils pour favoriser l'adoption d'un logiciel de procédures opératoires normalisées :

Communiquez les avantages - Expliquez ce que les employés y gagnent. Soulignez comment le logiciel SOP rendra les procédures accessibles partout, ce qui facilitera leur travail et leur permettra de rester en conformité.
Impliquer les employés dès le début - Obtenez l'avis des utilisateurs sur les fonctionnalités souhaitées au cours du processus de sélection du logiciel, afin qu'ils se sentent écoutés. Demandez à des utilisateurs pilotes d'évaluer les plateformes.
Discuter pendant l'intégration - Décrivez le logiciel SOP pendant l'intégration des nouveaux employés afin qu'ils en comprennent la valeur dès leur premier jour.
Fournir une formation approfondie - Allez au-delà de l'utilisation du logiciel. Formez les employés de manière approfondie sur les raisons de l'importance des procédures opérationnelles standard, sur les avantages de leur respect et sur leur rôle.
Gamifier l'engagement - Injectez du plaisir dans l'utilisation des SOP en attribuant des points ou des badges pour des activités telles que la reconnaissance des procédures et le signalement des problèmes.
Mettez en avant les leaders - Mettez en avant les employés qui s'engagent de manière cohérente et qui contribuent à l'amélioration des SOP. La reconnaissance motive l'utilisation.
Sollicitez des commentaires - Demandez des commentaires sur la plateforme elle-même et sur la clarté du contenu des procédures opérationnelles standard. Les employés se sentent valorisés en apportant leurs idées.
Traiter rapidement les problèmes - Si des problèmes techniques surviennent ou si les procédures opérationnelles standard semblent obsolètes, traitez rapidement les problèmes afin de maintenir la confiance dans le système.
Analyser les mesures - Exploiter les analyses d'utilisation pour voir où l'adoption est en retard. Ciblez les groupes concernés en leur proposant des formations ou des communications supplémentaires.
Promouvoir les succès - Partagez les résultats et les améliorations obtenus grâce à l'adoption du logiciel SOP, comme les gains d'efficacité, la réduction des erreurs et l'amélioration de la sécurité.
Lien avec les performances - Faites du respect des procédures opérationnelles standard un élément de la gestion des performances afin de motiver intrinsèquement l'utilisation de ces procédures.
Récompenser la participation - Envisagez d'offrir de petites récompenses, telles que des cartes-cadeaux ou des congés supplémentaires, aux employés qui atteignent un niveau élevé d'utilisation des SOP.

Obtenir l'adhésion des employés à une refonte du logiciel SOP nécessite des tactiques stratégiques de gestion du changement, et pas seulement une formation technique. Lorsque les employés reconnaissent que leur contribution est importante et que des récompenses les attendent, l'adoption dépassera les attentes.

Pourquoi choisir Docsie ?

Les procédures opérationnelles standard expliquent les processus définissant les tâches et les flux de travail. En plus de permettre aux entreprises d'héberger leurs procédures opératoires normalisées, Docsie les aide également dans les domaines suivants :

Formatage puissant du texte en termes d'ajout de titres, de sous-titres, de puces, de listes numérotées, de tableaux de dictionnaires, etc.)

Incorporation de contenu par le biais d'hyperliens, d'images et de vidéos, de liens cliquables, d'incrustations de contenu iFrame, etc.

Contrôle de version et gestion aisée des mises à jour et des modifications (maintien de plusieurs versions, suppression des documents obsolètes, amélioration de la qualité du contenu grâce à la conformité et au respect des réglementations).

Maintient une sécurité élevée des documents en fournissant des contrôles d'accès basés sur les rôles et une authentification de l'utilisateur à deux facteurs.

Améliore la clarté en délimitant les rôles de l'équipe et stimule la productivité globale.

Principaux enseignements :

Une procédure opérationnelle standardisée décrit les étapes à suivre pour mener à bien un projet important.

Une PON habituelle, quel que soit son format, doit contenir le titre, le numéro de la PON, les dates de publication ou de révision, les noms et signatures ainsi que les rôles et fonctions de toutes les personnes qui ont créé les PON.

En suivant les SOP, les entreprises peuvent standardiser leurs produits et obtenir des résultats de haute qualité. Le respect des modes opératoires normalisés permet aux organisations de rester sur la bonne voie, d'avancer vers un objectif commun et de ne pas s'écarter du chemin à suivre pour mener à bien leur mission.

Avec Docsie, créez une documentation facile à maintenir et partagez-la avec les membres de votre équipe d'un simple clic. Collaborez, réfléchissez et gérez plusieurs espaces de travail sur la même plateforme.

Vous rencontrez des problèmes ? Vous avez une question ? La fonction d'aide et d'assistance de Docsie vous aidera à résoudre les problèmes courants liés à la documentation.

Conclusion

En conclusion, les procédures opérationnelles standard et les logiciels de procédures opérationnelles standard offrent une valeur considérable aux organisations qui cherchent à optimiser les opérations, la formation, la conformité, la sécurité, la qualité et la croissance. Toutefois, la concrétisation de ces avantages nécessite une planification et une exécution stratégiques. Les entreprises doivent consacrer du temps à l'analyse des processus et à l'élaboration de procédures opérationnelles standard complètes et faciles à suivre. Un logiciel spécialisé centralise l'accès et les contrôles de ces procédures. Le respect continu des procédures nécessite des stratégies à plusieurs niveaux, notamment la formation, les mécanismes de responsabilisation, les canaux de retour d'information et le renforcement de la culture. Bien que la mise en œuvre des protocoles SOP nécessite un effort initial, les dividendes à long terme valent bien l'investissement. Avec des SOP et des logiciels robustes comme base, les organisations peuvent évoluer efficacement tout en maintenant la cohérence, en développant les employés et en ravissant les clients. Les procédures opérationnelles standard démontrent un retour sur investissement en améliorant la façon dont le travail est effectué dans tous les domaines.

Foire aux questions :

Q1 - Quel est l'objectif de la création d'un SOP?

Ans : Les modes opératoires normalisés permettent de diviser un projet de grande envergure en petits morceaux digestes de tâches réalisables. L'objectif premier d'un SOP est de créer un cadre solide contenant un ensemble d'instructions nécessaires à la réalisation d'un travail. La mise en place de SOP vous permet de mieux garantir le bon déroulement de vos opérations, sans aucune distraction.

**Q2 - Qui doit rédiger les modes opératoires normalisés ?

**Les modes opératoires normalisés doivent toujours être rédigés par des experts en la matière ou par des membres directement impliqués dans le projet. Cela réduit le risque de fournir des informations erronées et exclut également la possibilité de se concentrer sur des aspects peu importants du projet. Qu'il s'agisse d'une grande organisation ou d'une PME, la rédaction des modes opératoires normalisés exige des connaissances de première main, de l'expertise, de la crédibilité et de l'expérience dans la réalisation de projets en suivant un ensemble d'instructions prédéterminées.

**Q3 - Où devez-vous conserver vos modes opératoires normalisés ?

Ans : Vous pouvez stocker vos procédures opératoires normalisées de différentes manières et à différents endroits. Mais assurez-vous que l'endroit que vous choisissez répond à deux critères : la sécurité et l'accessibilité.

Choisissez un emplacement sécurisé pour vos modes opératoires normalisés car ils peuvent souvent contenir des informations sensibles sur votre entreprise qui ne doivent être manipulées que par vos employés de confiance. Avec Docsie, vous pouvez contrôler les personnes auxquelles vous donnez accès afin de protéger vos documents en toute tranquillité.

Les personnes chargées de suivre les instructions et d'accomplir la tâche doivent avoir un accès complet à votre document SOP. Elles sont chargées d'ajouter ou de modifier toute étape mentionnée dans le POS en fonction des changements qui pourraient survenir au cours de la mise en œuvre du projet. Pour ce faire, veillez à ce que votre SOP soit stocké dans un endroit accessible afin que les membres de l'équipe puissent s'y référer en cas de besoin.