La connaissance, c'est le pouvoir. Et elle est indispensable dans l'environnement rapide des entreprises d'aujourd'hui. Pour répondre à ce besoin, les bases de connaissances personnalisées gagnent en popularité. Saviez-vous que les entreprises dotées de solides pratiques de gestion et de diffusion des connaissances sont 20 % plus productives que leurs concurrentes ?
Une base de connaissances personnalisée peut contribuer à la productivité, à la réduction des coûts et à la satisfaction des clients en mettant ces informations à la disposition du personnel et des consommateurs. Dans cet article, nous examinerons les avantages et les inconvénients des bases de connaissances personnalisées et discuterons de la manière dont elles peuvent être bénéfiques pour l'avenir de votre entreprise. Nous verrons également comment Docsie répond au besoin de documentation rationalisée des organisations.
Qu'est-ce qu'un logiciel de base de connaissances personnalisée ?
Pour faire simple, un logiciel de base de connaissances personnalisé est un entrepôt d'informations qui a été conçu spécifiquement pour répondre aux exigences de votre entreprise. Et vous seriez choqué de savoir que jusqu'à 50% de tickets d'assistance en moins sont susceptibles d'être attendus par des clients heureux lorsqu'ils utilisent une base de connaissances bien entretenue. Contrairement aux programmes prêts à l'emploi, les logiciels de base de connaissances personnalisés sont développés à partir de zéro pour répondre aux exigences d'une organisation donnée.
En quoi cela est-il important ? Supposons que vous soyez responsable d'un chantier naval et que vous souhaitiez fournir à vos ingénieurs une référence qui les aidera à franchir les nombreuses étapes difficiles de la production d'un navire. Contrairement à l'approche générale des logiciels prêts à l'emploi, une base de connaissances personnalisée peut vous guider pas à pas dans vos processus spécifiques.
| Les avantages des bases de connaissances personnalisées | Les inconvénients des bases de connaissances personnalisées |
|---|---|
| Les bases de connaissances personnalisées sont adaptées à vos besoins. | |
| Coût de la base de connaissances sur mesure | |
| Contrôle total des données | Défis de maintenance |
| Amélioration de l'expérience client | Courbe d'apprentissage |
| Intégration avec les systèmes existants | Intensive en ressources |
| Analyse avancée | Risque de complication excessive |
| Sécurité, complexité de l'installation initiale | |
| Prise en charge de flux de travail complexes Dépendance à l'égard du fournisseur | |
| Contrôle de l'image de marque et de la conception Absence de solutions immédiates | |
| Contenu très ciblé Problèmes d'incompatibilité | |
| ## Avantages des bases de connaissances personnalisées |
1. Personnalisation
La caractéristique des bases de connaissances personnalisées est leur flexibilité inégalée. Vous avez la liberté de les adapter précisément à vos besoins. Par exemple, si vous êtes un géant du commerce électronique, vous pouvez concevoir une base de connaissances qui s'adapte à votre catalogue de produits en constante évolution, créant ainsi une expérience transparente pour vos clients. Par exemple, la base de connaissances personnalisée d'Amazon évolue constamment pour suivre le rythme de sa vaste gamme de produits et de services.
2. L'évolutivité
Les entreprises se développent, tout comme leurs besoins en connaissances. Sans surprise, une base de connaissances personnalisée peut permettre aux entreprises d'économiser en moyenne 10 000 $ par an. Les solutions personnalisées s'adaptent sans effort à votre organisation, garantissant que votre base de connaissances suit votre expansion. Par exemple, une startup peut commencer avec un logiciel de base de connaissances personnalisé de base et l'adapter au fur et à mesure qu'elle se développe pour devenir une multinationale.
3. Contrôle des données
Avec une base de connaissances personnalisée, vous tenez les rênes de vos données. Cet accès illimité vous permet de gérer, de mettre à jour et de sécuriser vos informations comme bon vous semble. Par exemple, les prestataires de soins de santé peuvent garantir la plus grande confidentialité des données des patients dans leur base de connaissances personnalisée.
4. Expérience client améliorée
[Des études (https://smallbiztrends.com/2018/07/real-time-response-to-customers.html) ont montré que 82 % des clients attendent un accès immédiat à l'information. Les logiciels de bases de connaissances personnalisées vous permettent de fournir un contenu pertinent en temps réel, ce qui améliore la satisfaction des utilisateurs. Par exemple, la base de connaissances personnalisée d'Airbnb permet aux voyageurs de trouver rapidement l'hébergement idéal.
5. Intégration avec les systèmes existants
Les bases de connaissances personnalisées ne sont pas des systèmes cloisonnés. Au contraire, elles fonctionnent en harmonie avec vos programmes et votre infrastructure actuels. Vous pouvez ainsi offrir à vos clients une expérience uniforme et unifiée sur tous les supports. Les bases de connaissances peuvent être reliées à d'autres systèmes, comme les logiciels bancaires, afin que les clients disposent toujours des informations les plus récentes. Cela pourrait rendre les clients plus heureux et moins ennuyés.
6. Analyses approfondies
Les bases de connaissances personnalisées ne se contentent pas de stocker des faits et des chiffres. Les données qu'elles recueillent et évaluent permettent de prendre de meilleures décisions commerciales. En surveillant les actions et les préférences de leurs consommateurs, les magasins peuvent mieux cibler leur publicité.
7. Sécurité
Les entreprises perdent chaque année des milliards de dollars en raison de failles de sécurité dans leurs données. Pour la protection des données privées, les fournisseurs de solutions personnalisées offrent un niveau de sécurité plus élevé. Les bases de connaissances personnalisées, par exemple, sont utilisées par les organisations gouvernementales pour protéger les informations sensibles. Les bases de connaissances personnalisées peuvent être adaptées aux types de données spécifiques qui doivent être protégées et sont créées pour répondre aux exigences uniques de l'organisation.
8. Aide pour les processus compliqués
Les flux de travail sont aussi uniques que les entreprises qui les utilisent. Un logiciel de base de connaissances personnalisé peut être conçu pour répondre aux besoins uniques de votre organisation en matière d'efficacité. Les bases de connaissances personnalisées peuvent être utilisées par les entreprises manufacturières pour améliorer leurs processus de production, par exemple.
9. Gestion de la marque et direction visuelle
La qualité de votre corpus d'informations représente votre entreprise. La personnalisation vous permet de maintenir l'intégrité de la marque et la cohérence de la conception pour votre base d'utilisateurs. [La documentation d'assistance d'Apple (https://developer.apple.com/design/human-interface-guidelines/accessibility) illustre parfaitement son souci du détail et sa facilité d'utilisation.
10. Informations super-spécifiques
La pertinence est primordiale dans l'ère numérique moderne. Grâce aux bases de connaissances personnalisées, vous pouvez fournir des informations très ciblées qui répondent aux besoins individuels de différents groupes d'utilisateurs. Des informations personnalisées pour les enfants, les enseignants et les responsables d'établissements scolaires en sont un exemple.
Les inconvénients des bases de connaissances personnalisées
1. Temps de développement
La création d'une base de connaissances personnalisée demande du temps et des efforts. Cela ne se fera pas en un jour. Pour trouver une solution qui vous convienne, vous devez d'abord identifier vos besoins. La création d'une base de connaissances spécialisée pour un professionnel de la santé, par exemple, peut prendre plusieurs mois.
2. Coût élevé
La personnalisation a un prix élevé. Il peut être coûteux de créer et de gérer sa propre base de données. Par exemple, une solution sur mesure peut être hors de portée financière pour une petite organisation.
3. Défis en matière de maintenance
Les solutions personnalisées, contrairement aux logiciels préemballés, nécessitent une maintenance régulière pour garantir qu'elles sont toujours à jour et sûres. À titre d'exemple, les bases de connaissances personnalisées des entreprises technologiques nécessitent des mises à jour constantes pour parer aux nouveaux dangers.
4. Courbe d'apprentissage
Les employés peuvent avoir besoin d'un certain temps pour s'adapter à un nouveau système sur mesure. Le rythme de l'intégration peut s'en trouver ralenti. Par exemple, les nouveaux utilisateurs peuvent avoir besoin d'une formation lorsqu'ils passent d'un logiciel prêt à l'emploi à une solution sur mesure.
5. Forte intensité de ressources
La mise en œuvre de solutions personnalisées nécessite un engagement en termes de temps, d'efforts et de savoir-faire technique. Les entreprises du secteur manufacturier, par exemple, ont besoin de personnel qualifié pour superviser leur base de connaissances exclusive.
6. Risque de complication excessive
La recherche de la personnalisation comporte le risque de rendre le système trop complexe, ce qui peut conduire à l'inefficacité. Par exemple, les bases de connaissances personnalisées complexes embrouillent les utilisateurs au lieu de les aider.
7. Complexité de la configuration initiale
La mise en place d'une base de connaissances personnalisée peut s'avérer difficile, surtout si vous ne l'avez jamais fait auparavant. Les startups, par exemple, peuvent avoir des difficultés avec la documentation et la configuration initiales d'une solution personnalisée.
8. Dépendance à l'égard des fournisseurs
Les solutions personnalisées impliquent souvent une dépendance à l'égard de fournisseurs spécifiques pour le développement et l'assistance. Par exemple, les entreprises peuvent dépendre fortement d'une société de développement de logiciels pour leur base de connaissances personnalisée.
9. Absence de solutions immédiates
Contrairement aux logiciels prêts à l'emploi qui fournissent des solutions instantanées, le développement sur mesure prend du temps à mettre en œuvre, ce qui retarde les avantages immédiats. Par exemple, une entreprise de vente au détail pourrait ne pas voir d'améliorations immédiates après avoir entamé le processus de développement d'une base de connaissances personnalisée.
10. Problèmes d'incompatibilité
Les solutions personnalisées peuvent parfois entrer en conflit avec d'autres logiciels de votre organisation, ce qui peut poser des problèmes. Par exemple, il peut être difficile d'intégrer une base de connaissances personnalisée à des systèmes existants.
Prêt à l'emploi ou personnalisé ? Qu'est-ce qui vous convient le mieux ?
Maintenant que nous avons examiné les avantages et les inconvénients des bases de connaissances personnalisées, il est temps de répondre à la grande question : laquelle convient le mieux à votre organisation ? Dans cette section, nous allons approfondir la question pour vous aider à prendre une décision éclairée. Afin de vous aider à prendre une décision éclairée, nous allons explorer ce que sont exactement les bases de connaissances prêtes à l'emploi, ainsi que leurs avantages et inconvénients.
Bases de connaissances prêtes à l'emploi
Comme les plats précuits, les bases de connaissances prêtes à l'emploi ou les logiciels prêts à l'emploi permettent de gagner du temps et d'économiser des efforts. Vous n'aurez pas à consacrer du temps ou de l'énergie à l'assemblage de votre propre base, car elle contient tout ce dont vous avez besoin pour démarrer dès sa sortie de l'emballage. Les personnes qui doivent mettre en œuvre rapidement une solution de gestion des connaissances les trouveront idéales. Explorez maintenant leurs avantages et leurs inconvénients :
|Avantages et inconvénients |-|-| |Mise en œuvre rapide : La personnalisation est limitée, les fonctionnalités et les formulaires préétablis peuvent donc ne pas répondre à des besoins spécifiques. | |Rentabilité : Le coût est inférieur à celui des solutions personnalisées. Avec un logiciel prêt à l'emploi, les limites de l'évolutivité peuvent devenir un problème au fur et à mesure que votre entreprise se développe. | |Les logiciels prêts à l'emploi peuvent poser des problèmes d'évolutivité au fur et à mesure de l'expansion de l'entreprise. |Expérience utilisateur moins personnalisée : La solution est unique, ce qui peut conduire à une expérience utilisateur moins individualisée. | |Les fonctions standardisées accélèrent la gestion des connaissances en fournissant des fonctionnalités et des modèles préétablis. |Les fonctions standardisées accélèrent la gestion des connaissances en fournissant des fonctions et des modèles préétablis. |
La voie du succès
1. Nordstrom
Le populaire magasin de vêtements américain Nordstrom utilise une base de connaissances propriétaire pour faciliter l'accès des consommateurs aux détails des produits et aux articles d'aide. Cette base a permis à Nordstrom de réduire le nombre de tickets d'assistance et d'accroître la satisfaction de ses clients. Si un consommateur a une question concernant un produit, par exemple, il peut chercher la solution à sa question dans la base de connaissances. Cela permet non seulement aux clients d'économiser du temps et des efforts, mais aussi de réduire la charge de travail de l'équipe d'assistance à la clientèle de Nordstrom.
2. Asana
La plateforme de gestion de projet Asana dispose de sa propre base de connaissances interne pour aider les nouveaux utilisateurs à être opérationnels et à se familiariser avec les nombreux outils à leur disposition. Grâce à elle, Asana peut désormais intégrer plus rapidement et plus efficacement les nouveaux utilisateurs. Des articles sur des sujets tels que "Comment créer un projet", "Comment ajouter des tâches" et "Comment attribuer des tâches aux membres de l'équipe" peuvent être trouvés dans la base de connaissances. Tous les utilisateurs ont accès à cette documentation, ce qui leur permet de l'étudier à leur guise au fur et à mesure qu'ils s'habituent à la plateforme.
3. HubSpot
HubSpot, développeur d'un logiciel de marketing entrant, possède sa propre base de connaissances qu'il utilise pour aider ses clients. Cela a permis à HubSpot de réduire le temps nécessaire pour traiter les problèmes des clients et d'augmenter leur satisfaction. Des articles sur la manière d'utiliser les plateformes de gestion de la relation client et de marketing par courrier électronique de HubSpot, par exemple, peuvent être trouvés dans la base de données. Tous les clients ont accès à cette base de connaissances, ce qui leur permet de résoudre leurs propres problèmes sans avoir à contacter le personnel d'assistance de HubSpot.
4. Zendesk
Zendesk, un fournisseur de logiciels de service à la clientèle, utilise une base de connaissances sur mesure pour faciliter l'auto-assistance de sa clientèle. Grâce à cela, Zendesk a pu réduire le nombre de tickets que les clients soumettent pour obtenir de l'aide et améliorer leur évaluation. Les articles sur l'utilisation du logiciel d'assistance de Zendesk ne sont qu'un exemple des types de contenu que vous trouverez sur le wiki. Tous les clients ont accès à cette base de connaissances, ce qui leur permet de résoudre leurs propres problèmes sans avoir à contacter l'équipe d'assistance de Zendesk.
Prendre la bonne décision avec Docsie
En fonction des besoins spécifiques et des objectifs principaux de votre entreprise, vous pouvez choisir entre un logiciel prêt à l'emploi et un logiciel de base de connaissances personnalisé. Voici comment Docsie peut révolutionner votre processus de création de base de connaissances. Une brillance qui respecte le budget : Docsie offre des solutions rentables qui s'alignent sur votre budget. Pas de dépenses cachées ni de surprises.
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Une mise à l'échelle transparente:** Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, Docsie s'adapte sans effort à vos besoins croissants en matière de bases de connaissances.
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Solutions spécialisées: Docsie comprend que votre organisation peut avoir besoin d'une solution unique que le logiciel standard ne peut pas fournir.
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Expériences utilisateur personnalisées:** Créez une base de connaissances qui offre à votre public cible une expérience unique.
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Gouvernance et protection des données:** Avec Docsie, vous bénéficiez de fonctions de gouvernance et de protection des données rapides, sûres et complètes.
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Mise en œuvre rapide:** Docsie offre une mise en œuvre rapide, de sorte que vous pouvez commencer sans délai.
Il n'existe pas de solution universelle, mais avec Docsie, vous avez un partenaire qui adapte la création de bases de connaissances à votre situation et à vos objectifs spécifiques. Essayez Docsie maintenant !
Principaux enseignements :
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Votre entreprise pourrait obtenir jusqu'à 20 % de rendement en plus si vous utilisiez des stratégies efficaces pour gérer votre base de connaissances.
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La personnalisation est cruciale. Les informations non disponibles dans les programmes génériques peuvent être découvertes dans des bases de connaissances personnalisées.
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Avec une base de connaissances bien gérée, les entreprises peuvent s'attendre à une réduction de 50 % du nombre de questions d'assistance envoyées.
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Vous pouvez économiser près de 20 000 dollars par an en utilisant une base de connaissances personnalisée au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
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En créant vos propres bases de données, vous pouvez garantir la sécurité et la confidentialité de vos informations.
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Les utilisateurs sont plus satisfaits lorsqu'ils reçoivent des informations opportunes et pertinentes.
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Les utilisateurs doivent bénéficier d'une expérience cohérente sur toutes vos plateformes, ce qui inclut l'accès aux bases de connaissances standard et personnalisées.
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La collecte et l'analyse des données peuvent permettre de prendre de meilleures décisions commerciales et de mieux cibler la publicité.
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La protection des données sensibles nécessite l'utilisation de solutions hautement sécurisées et sur mesure.
Réflexions finales
En fin de compte, l'utilisation de bases de connaissances personnalisées présente de nombreux avantages, mais elle nécessite une recherche rigoureuse. Les exigences et les objectifs spécifiques de votre entreprise doivent guider votre décision de personnaliser votre service. N'oubliez pas que Docsie, votre guichet unique, est toujours prêt à vous aider.
Docsie est une solution tout-en-un pour la gestion de documents, l'édition, le partage et la collaboration. Vous pouvez économiser du temps et des efforts en utilisant les modèles de documents, l'historique des versions et la gestion des tâches que Docsie fournit. Vous pouvez arrêter votre recherche maintenant puisque Docsie est la solution la plus efficace et la plus conviviale pour tous vos besoins en matière de documents.
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Foire aux questions
**1. Qu'est-ce qu'une base de connaissances personnalisée ?
Une base de connaissances personnalisée est une base de données adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Parce qu'elle offre une attention individuelle, elle est capable de fournir des solutions qui augmentent la productivité et la satisfaction des utilisateurs. Pour en créer une, il suffit d'utiliser Docsie.
**2. Quels sont les avantages d'une base de connaissances personnalisée ?
L'évolutivité, la gestion des données, l'amélioration de l'expérience des utilisateurs et les analyses approfondies ne sont que quelques-uns des avantages des bases de connaissances personnalisées. Docsie propose des solutions à la fois abordables et évolutives.
**3. Comment Docsie aide-t-il à développer une base de connaissances ?
Grâce aux solutions abordables de Docsie, à l'évolutivité, aux choix personnalisés, aux expériences utilisateur personnalisées et à une solide gouvernance des données, votre organisation peut prospérer.
**4. Puis-je faire confiance à une base de connaissances personnalisée pour répondre aux besoins de mon entreprise ?
La décision doit être prise en fonction de vos propres besoins et objectifs. Docsie pourrait être votre partenaire idéal dans la construction d'une base de connaissances personnalisée si vous accordez de l'importance à la personnalisation, à l'évolutivité et à la gestion des données.
**5. Comment créer ma propre base de connaissances ?
Utilisez une plateforme comme Docsie, qui offre des fonctions simples de gestion, d'édition et de collaboration de documents, pour créer votre base de connaissances. Commencez par organiser et étiqueter les informations pour faciliter la navigation. Docsie simplifie la procédure.
**6. Que doit contenir une base de connaissances ?
Toute la documentation dont vous disposez sur vos produits, services ou procédures doit être incluse dans votre base de connaissances. Les informations telles que les questions fréquemment posées, les tutoriels et les conseils de dépannage doivent y figurer.