La mise en place d'un wiki interne est essentielle pour de nombreuses facettes de votre organisation. Dans cet article, nous verrons comment les wikis sont développés, comment ils sont utilisés et pourquoi ils sont importants pour votre organisation.
Qu'est-ce qu'un wiki interne et pourquoi en avez-vous besoin pour votre entreprise ?
Le wiki interne d'une entreprise est un lieu dédié où les équipes peuvent stocker, localiser et échanger des informations essentielles. Il s'agit de la mémoire à long terme de votre organisation ou d'un dépôt de connaissances interne. Les entreprises utilisent les wikis pour enregistrer des informations vitales pour leurs activités, des informations telles que les politiques d'entreprise, les procédures, les processus, les notes techniques (notes de version et autres descriptions d'articles), les plans de projet et la documentation relative à la formation et à l'intégration.
Un wiki d'entreprise élimine les requêtes redondantes et permet à votre personnel de travailler de manière indépendante. En outre, il protège votre entreprise contre l'attrition - les wikis sauvegardent des informations qui pourraient autrement être perdues.
En outre, les wikis ont un effet bénéfique sur la culture organisationnelle. Les employés sont contraints d'améliorer leurs compétences en matière d'écriture - pour communiquer leur point de vue de manière simple et succincte. En écrivant plus clairement, vous pouvez penser plus clairement, ce qui améliore le travail d'équipe et la productivité.
Quelles sont les principales caractéristiques d'une plateforme de création de wikis que vous devriez rechercher lorsque vous en choisissez une pour répondre aux besoins de votre entreprise en matière de wikis internes ?
Votre entreprise adaptera votre expérience wiki à vos besoins spécifiques. Toutefois, les éléments suivants sont essentiels à votre expérience wiki. Lorsque vous choisissez un wiki interne pour votre organisation, assurez-vous qu'il présente ces caractéristiques.
Votre wiki doit s'intégrer de manière transparente aux technologies actuellement utilisées par votre équipe.
Votre équipe communique et partage déjà des informations à l'aide de plateformes telles que Github Gist, Air table ainsi que d'éditeurs de documents tels que Google Sheets. Par conséquent, vos connaissances collectives sont dispersées dans un petit nombre d'applications. Votre personnel doit continuellement changer d'outil afin d'avoir accès aux informations critiques de l'entreprise.
Bien qu'un wiki interne puisse aider, le fait est qu'une partie des connaissances vitales de votre équipe continuera à résider dans les contraintes de technologies autres que votre wiki. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir un créateur de wiki qui peut s'intégrer aux technologies de votre entreprise lorsque vous choisissez le bon wiki pour votre organisation.
L'outil de recherche doit être solide et efficace.
Un outil de recherche robuste (c'est ce que nous utilisons chez Docsie) permet aux utilisateurs de localiser rapidement le matériel sans avoir à parcourir les dossiers ou les sujets.
Au minimum, la fonctionnalité de recherche de votre wiki devrait être aussi rapide et simple que celle de Google.
La fonction de recherche de Docsie permet à nos utilisateurs de trouver du contenu et des connaissances rapidement et efficacement. En tapant le mot qu'ils recherchent, tous les articles et leur emplacement apparaissent :
La fonction de recherche de Docsie. Docsie permet aux équipes de centraliser le stockage, l'organisation et la distribution d'informations vitales. Elles comptent sur notre plateforme pour les aider à trouver rapidement ce qu'elles recherchent. C'est pourquoi, lorsque vous cliquez sur le champ de recherche dans Docsie, nous affichons vos articles les plus récemment lus - puisque l'article que vous recherchez est certainement celui que vous venez de visiter.
En outre, nous proposons une recherche à facettes, qui vous permet d'affiner votre recherche. Par exemple, voici comment vous pouvez trouver des références au mot "Javascript" dans votre documentation et dans divers articles :
Une fonction de recherche rapide et puissante n'est pas seulement un moyen de réduire le temps consacré à la recherche d'informations. En outre, elle offre une excellente expérience utilisateur à votre équipe, augmentant leur probabilité d'utiliser et d'ajouter d'excellentes fonctionnalités à votre wiki Docsie.
La possibilité de collaborer
Les wikis internes éliminent les silos de connaissances qui existent naturellement dans toute organisation composée de nombreuses équipes. Toutefois, les équipes doivent conserver leur propre espace dédié sur votre wiki.
Les équipes y parviennent en utilisant des livres sur des étagères avec Docsie (d'autres dossiers de type wiki). Les équipes d'ingénierie, par exemple, ont leur propre sujet dédié, tout comme le marketing. En outre, chaque équipe peut développer des sous-thèmes imbriqués. Par exemple, chacune de vos équipes "Marque" et "Croissance" peut avoir son propre sous-thème à l'intérieur du sujet "Marketing".
Quel que soit le nom donné à ces espaces spécialisés, ils devraient permettre de transmettre facilement les informations appropriées aux bonnes personnes, au bon moment.
Docsie permet une collaboration transparente avec votre équipe. Voici une vidéo qui présente quelques fonctions de collaboration dans Docsie.
(https://img.youtube.com/vi/sEEihQh0UKM/hqdefault.jpg)](https://www.youtube.com/embed/sEEihQh0UKM)Docsie vous permet également de définir différents rôles au sein de la plateforme, ce qui est important pour déterminer qui peut faire quoi et dans quelle mesure.
Voici un exemple de la manière dont nous avons positionné les rôles de nos utilisateurs dans Docsie :
La collaboration est extrêmement importante, surtout à notre époque où la plupart des équipes travaillent à distance. Pour en savoir plus sur la manière dont Docse peut contribuer à la collaboration cliquez ici.
Une méthode pour maintenir le matériel actuel et correct
Sur certains wikis, il est difficile de déterminer si votre matériel est à jour et correct. Recherchez un wiki qui affiche de manière visible des informations essentielles telles que la date et l'auteur d'un message.
Qui a modifié le contenu de votre wiki pour la dernière fois ?
Si vous voulez savoir qui a modifié votre documentation pour la dernière fois, il est essentiel de disposer d'une plateforme qui affiche les horodatages ! Docsie permet à tous nos utilisateurs de voir ce qui a été fait dans les différents livres, ce qui les aide à comprendre le travail qui reste à faire.
Quelles sont les principales nécessités d'une plateforme wiki interne bien organisée ?
Organisation efficace
Pour stocker et organiser le matériel, les éditeurs de documents utilisent le dossier conventionnel, mais ils peuvent aussi avoir des articles et des sous-articles, des titres et diverses configurations de mise en page qui peuvent aider à gérer la mise en page de votre wiki interne de manière beaucoup plus efficace. Cependant, la plupart du temps, trouver ces fichiers et savoir quel fichier appartient à quel département peut s'avérer fastidieux sans une organisation adéquate de la documentation. Il est alors difficile pour les collègues de localiser et de conserver les informations.
Le fait de disposer de capacités de recherche au sein de la plateforme permet aux différentes équipes et aux associés des différents départements de trouver rapidement et efficacement la documentation appropriée. De plus, le fait que l'information soit divisée en livres et en étagères crée une situation plus organisée pour la documentation interne de l'organisation.
Voici un exemple de l'espace de travail de Docsies. Comme vous pouvez le voir, nous avons déjà organisé notre documentation en livres et en étagères. Les livres sont des articles et les étagères sont une collection de différents articles au sein d'un portail de connaissances spécifiquement adapté.
Conserver un format cohérent et facile à lire
La documentation doit être simple et sans complication. Avec des choix de formatage supplémentaires à la disposition de votre équipe, l'expérience de la documentation devient plus onéreuse. Lorsque chacun est libre de structurer ses messages comme il l'entend, le résultat est une expérience wiki inégale et déroutante. Si vous avez un format simple à lire et facile à suivre, non seulement il sera facile à développer et à maintenir, mais il s'agira d'un processus plus rapide et plus efficace de développement de la documentation au sein d'une structure simple dont la conception est la même dans tous les domaines.
Voici un exemple de guide de l'utilisateur développé par Docsie. Il s'agit de notre portail d'aide et il vous aidera à comprendre à quoi ressemble un format utile et dynamique.
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La zone d'écriture principale: C'est une bonne idée d'avoir des images et des diagrammes, ainsi que l'écriture pour expliquer au mieux votre documentation. Elle est bien située et bien dimensionnée, avec des en-têtes et des titres bien positionnés.
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Une navigation de recherche entièrement fonctionnelle : Il s'agit d'un élément extrêmement important pour accélérer le processus par lequel vos lecteurs trouvent les informations qui leur conviennent.
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Liens : Les liens sont essentiels pour diriger vos lecteurs vers d'autres pages qu'ils doivent consulter.
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Table des matières: Elle permet à vos lecteurs de repérer des articles spécifiques dans votre portail de connaissances et votre documentation interne.
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**La possibilité pour vos lecteurs de changer de langue est cruciale pour les entreprises qui ont beaucoup d'employés travaillant à l'étranger, dans différents pays.
La recherche n'est pas qu'une idée passagère
Lorsque la quantité de documentation écrite est limitée et que le nombre d'employés est restreint, il n'est pas forcément difficile de trouver rapidement la bonne information. Toutefois, au fur et à mesure que votre équipe s'agrandit et que d'autres personnes contribuent à votre base de connaissances interne, vous vous rendrez compte des limites de ces éditeurs de documents.
La plupart des documents internes ne sont pas conçus pour un wiki interne en pleine expansion et comptant de nombreux employés. Il est essentiel de disposer d'un moteur de recherche dynamique et d'un wiki bien organisé pour maintenir un flux de travail fluide permettant de trouver les informations utiles, les politiques, les guides d'utilisation et les tutoriels dont les employés ont besoin lorsqu'ils consultent la documentation.
Wiki auto-hébergés ou wikis basés sur le cloud, lequel est le meilleur pour votre organisation ?
Parlons maintenant de la manière de publier votre documentation. Est-il préférable d'avoir un wiki propriétaire auto-hébergé ou basé sur le cloud ?
Commençons par examiner les avantages et les inconvénients de chaque solution.
Wiki auto-hébergé.
Si vous disposez de l'argent et des ressources nécessaires, vous pouvez héberger votre wiki d'entreprise sur votre intranet, votre serveur ou votre fournisseur d'hébergement Internet.. Les avantages d'un wiki auto-hébergé sont les suivants :
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Vous êtes le seul propriétaire de vos données.
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Vous pouvez concevoir une expérience wiki adaptée à vos besoins et spécifications individuels.
Cependant, un wiki auto-hébergé consomme des ressources techniques importantes. En règle générale, il convient mieux aux équipes ayant des besoins très spécialisés.
Wiki hébergé dans le nuage.
Docsie, par exemple, vous permet de créer un wiki interne sans consacrer de ressources techniques importantes. En un jour ouvrable, vous pouvez être opérationnel.
Il sera facile à gérer et à utiliser. De plus, il peut facilement être intégré au site web de votre entreprise avec une ligne de code, ce qui lui permettra de s'intégrer de manière transparente à l'image de marque de votre entreprise et d'offrir une expérience utilisateur confortable. À long terme, l'utilisation de Docsie pour vous aider à héberger votre documentation par le biais de notre portail ou de pages Docsie intégrées au site de votre entreprise vous permettra d'économiser du temps et de l'argent à long terme, et conduira à un flux de travail de documentation plus suffisant.
Poser les bases de votre architecture de l'information
L'apparence de votre structure d'information sera déterminée en grande partie par la solution wiki que vous choisirez.
Dans Docsie, le matériel est organisé de trois manières : des étagères (qui fonctionnent de la même manière que les dossiers) et des livres (qui contiennent le contenu lui-même). Par conséquent, si votre équipe utilise Docsie, votre architecture d'information se réfère à la manière dont vos sujets sont organisés.
Comme vous organisez le wiki interne de votre équipe :
Concentrez-vous sur la clarté. Tous les membres de votre équipe, et pas seulement ceux qui l'ont créé, doivent pouvoir explorer simplement votre wiki. Utilisez plusieurs paires d'yeux pour vous assurer que la structure de votre wiki est logique et que tout le monde comprend où trouver l'information.
Permettez aux équipes d'être flexibles. Permettez à chaque équipe de créer un sujet ou un dossier de la manière la plus logique pour son flux de travail. Un cadre qui fonctionne pour une équipe peut ne pas fonctionner pour une autre.
Importer et compléter le contenu
Après avoir établi votre architecture, vous pouvez commencer à ajouter du matériel à votre wiki interne. Si vous disposez déjà d'une documentation (par exemple, sur des fichiers DocX, Markdown PDF et/ou JSON), vous devez l'importer dans votre nouveau wiki avant sa mise en service. Nous facilitons l'importation de documents à partir d'un certain nombre d'outils, ainsi que de fichiers Markdown dans Docsie.
En outre, vous devriez inclure tout nouveau matériel important dans votre wiki avant son lancement officiel. Parmi les éléments que les équipes ajoutent généralement lors du lancement de leur wiki d'entreprise, citons le manuel de l'employé et un tutoriel sur la manière de naviguer dans leur nouveau wiki ou leur base de connaissances.
**Configurer les intégrations
Comme nous l'avons indiqué précédemment, votre équipe est susceptible de s'appuyer sur un petit nombre de technologies pour conserver des données essentielles. Plutôt que de remplacer ces outils, nous avons découvert que leur intégration à votre base de connaissances profite davantage à votre équipe.
Réfléchissez aux documents qui doivent être stockés dans votre wiki et à ceux qui doivent y être liés. Certains types de documents doivent être stockés dans un autre outil que votre wiki. Par exemple, les équipes d'ingénieurs qui utilisent GitHub peuvent utiliser Docsie pour synchroniser les fichiers markdown et inclure les bogues et les demandes d'extraction de GitHub. Ainsi, les utilisateurs peuvent continuer à utiliser GitHub pour leur flux de travail tout en ajoutant sans effort des documents au wiki de leur entreprise.
Docsie permet à nos utilisateurs d'intégrer diverses autres solutions SaaS dans notre plateforme. Nous permettons à nos utilisateurs d'intégrer :
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**Loom dans Docsie**
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**GRID dans Docsie**
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**Miro dans Docsie**
Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons intégrer d'autres technologies à Docsie, cliquez ici.
Créer un plan de lancement.
Vous pouvez maintenant commencer à planifier votre lancement. Vous devrez prendre une décision cruciale : le premier déploiement sera-t-il limité à une seule équipe ou s'étendra-t-il à l'ensemble de l'organisation ?
Une équipe en particulier : Si vous souhaitez ouvrir votre wiki à une seule équipe, celle-ci aura la possibilité de s'immerger dans le produit et de commencer à développer sa propre architecture d'information. Ensuite, au fur et à mesure que votre wiki interne se développera, l'équipe initiale pourra vous apporter une aide et des conseils précieux.
À l'échelle de l'entreprise : Si vous décidez de déployer votre wiki dans l'ensemble de votre organisation en une seule fois, assurez-vous que tout le monde connaît la procédure de gestion de votre base de connaissances autorisée. Dans le cas contraire, il est recommandé de commencer par une seule équipe, puis de l'étendre à d'autres départements et d'aller encore plus loin. Pour les déploiements à l'échelle de l'entreprise, nous recommandons d'engager des ambassadeurs de l'équipe. Ils deviendront des spécialistes du produit et pourront prendre l'initiative au sein de leurs équipes respectives.
Réflexions finales
Le wiki interne de votre organisation est plus qu'un dépôt de la politique de vacances. Il contribue au développement d'une culture de l'écriture et du partage de l'information.
Cependant, le wiki que vous choisissez est important. Choisissez un wiki qui simplifie et rationalise la documentation. Personne ne devrait être obligé de faire des pieds et des mains pour bien comprendre les connaissances que vous partagez. C'est pourquoi nous suggérons qu'un wiki interne bien conçu est un excellent moyen de partager l'information de manière stratégique et méthodologique afin de contribuer à maintenir un moral d'entreprise fort.