Supposons que vous soyez l'administrateur d'une solution d'assistance au service client. Vous disposez d'une équipe d'experts, mais tous leurs efforts sont contrariés par l'absence d'un logiciel d'entreprise complet.
Dans quel domaine avez-vous besoin d'aide ? La conception ? La publication ? La maintenance de votre documentation ?
Débarrassez-vous de vos soucis et présentez la HAT aux membres de votre équipe ! Utilisez un HAT et préparez-vous à affiner votre contenu et à créer les documents technologiques les plus efficaces.
Avec l'aide des Help Authoring Tools, les entreprises peuvent produire et maintenir la documentation sans effort et ce, pour diverses plateformes telles que PDF, eBooks, mobile, web, documents imprimés, etc.
Cet article vous emmène dans un voyage rapide sur ce qu'est un HAT et comment Docsie a commencé à être synonyme d'être un HAT.
Qu'est-ce qu'une HAT ?
Les Help Authoring Tools sont les compagnons permanents des rédacteurs techniques. Ce logiciel aide les auteurs à concevoir, rédiger, éditer et publier leur documentation sous forme numérique. Les auteurs peuvent également accumuler la documentation d'aide du logiciel et la convertir en une base de données unique en l'utilisant dans différents formats, y compris PDF, HTML, XML, etc.
Caractéristiques principales :
1. Découverte des erreurs :
Dans le cas des HAT, l'édition de code et l'édition de texte sont les principales caractéristiques. Les HATs éliminent les erreurs et décomposent le processus de rédaction complexe en étapes simples. Ils proposent des suggestions grammaticales et créent des modèles sur lesquels les entreprises peuvent travailler pour créer un contenu personnalisé.
En élaborant des guides de style automatisés avec l'aide des HAT, les entreprises peuvent développer le langage de leur marque. Lorsqu'il s'agit d'éditer du code, les développeurs web frontaux utilisent souvent ces outils. Les HAT aident également les marques à conserver intacts le ton, le format et l'apparence de leur documentation.
2. Gestion du contenu :
Un grand nombre d'outils de rédaction d'aide disponibles aujourd'hui dans l'industrie partagent un ensemble de similitudes avec les systèmes de gestion de contenu (CMS). Reprenant la fonction principale des outils et plates-formes CMS, les HAT aident les rédacteurs techniques à gérer leurs projets de contenu, à les stocker et à suivre leur progression.
La différence entre un HAT et un CMS réside dans le fait que chaque projet de contenu est lié à un ensemble particulier de fichiers, d'aides, de manuels et de guides d'explication de logiciels. En utilisant un HAT, vous pouvez éviter les pertes de données et restaurer la dernière version enregistrée de vos documents. Il s'agit là d'un avantage majeur d'un HAT qui vous permet d'accéder à des informations précieuses même en cas de problème technique imprévisible.
3. Transactions de fichiers :
Lorsque vous utilisez des HAT, vous pouvez facilement importer et exporter vos fichiers, garantissant ainsi des transactions de fichiers transparentes entre plusieurs plates-formes. L'avantage est que vous n'avez pas besoin de convertir manuellement chacun de vos fichiers. Grâce aux HAT, vous pouvez travailler sans effort sur le même contenu de fichier et créer plusieurs formats du même document.
Une fois que vous avez créé plusieurs formats, qu'advient-il de votre document d'origine ? Ne vous inquiétez pas, car la fonction de conversion automatique des HAT vous permet de préserver la documentation originale, en gardant la structure et le format intacts. Cela diminue le risque d'erreurs, ce qui réduit le temps et les efforts. Cette fonction est d'autant plus importante lorsque les auteurs de contenu doivent partager leurs fichiers de projet avec d'autres contributeurs.
4. Améliorer le contenu :
Lorsqu'il s'agit de création de contenu, rien ne vaut l'importance du brainstorming pour trouver de nouvelles idées. Les HAT rationalisent la communication entre les équipes, facilitent le travail à distance et garantissent une collaboration constante entre les membres de l'équipe. Il existe d'autres fonctionnalités remarquables telles que l'édition en temps réel, les commentaires et le contrôle de version. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez réduire les erreurs de communication entre les membres de votre équipe, augmenter la productivité et réduire considérablement le temps et les efforts.
Les HAT sont des outils formidables qui permettent aux membres d'une équipe de rester soudés. L'une des caractéristiques remarquables des HAT est le suivi des modifications. Les utilisateurs peuvent ainsi passer d'une version à l'autre d'un même document, ce qui permet de créer un contenu complet et bien documenté.
5. Publication et maintenance :
La mise à jour et la maintenance régulière de la documentation est un processus fatigant. Pour faciliter la tâche de ses utilisateurs, un HAT permet aux rédacteurs d'apporter des modifications au fichier source préliminaire, après quoi des mises à jour sont effectuées dans tous les formats de fichier. Ainsi, tous les utilisateurs restent informés des modifications apportées et peuvent accéder sans problème à la version finale du fichier.
Dans le cas de la publication, les HAT fournissent souvent des modèles afin que les auteurs techniques puissent travailler sur le formatage de base déjà existant. Les modèles suggèrent également différents types de mises en page visuelles, ce qui permet aux rédacteurs techniques d'extraire plus facilement des vidéos, des graphiques animés, des vidéos, etc. d'autres sources.
Comment est Docsie A HAT ?
Avec la technologie et l'innovation à son cœur, Docsie est l'un des principaux outils de création d'aide qui crée de nouvelles façons pour les équipes de collaborer, de créer et de mettre en œuvre la documentation du produit. Basé à Toronto, en Ontario, il s'agit d'un service de documentation auto-écrit qui permet aux entreprises de rédiger, de traduire et d'améliorer leur documentation.
Comment cela aide-t-il ?
Déploiement rapide et portail de connaissances personnalisé :
Alors que le portail de connaissances interne de la plateforme aide les entreprises à partager des connaissances en libre-service avec l'ensemble de leurs équipes, les bases de connaissances externes des clients permettent de partager la documentation entre les équipes et de minimiser la charge de travail du support client.
Avec le portail Docsie, vous pouvez utiliser des modèles par défaut ou mettre en œuvre un modèle de base de connaissances personnalisé en fonction de la personnalité, du style et de l'image de votre marque. La plateforme fournit également un domaine personnalisé gratuit dans le cadre de son plan gratuit. Elle propose également des domaines supplémentaires dont les utilisateurs peuvent bénéficier en souscrivant aux plans payants.
Onboarding, importation et conception de portail gratuits :
Les éléments clés de la documentation d'accueil des clients sont des instructions claires, des guides de dépannage, des visites de produits et des FAQ. Avec Docsie Pilot, les entreprises peuvent assurer un onboarding gratuit. Les utilisateurs peuvent importer leur contenu à partir de plusieurs plateformes et tirer le meilleur parti du contenu qu'ils ont créé.
Vous vous demandez comment former vos employés pour maximiser leur productivité ? Utilisez la session de formation optionnelle de Docsie pour que votre personnel puisse travailler avec le logiciel et tirer le meilleur parti de la solution logicielle.
Documentation de niveau entreprise :
Inclus dans tous les plans payants, Docsie fournit un support de migration avec Docsie Pilot. De l'importation de contenu existant, de portails de connaissances entiers, de bases de connaissances, etc., à la conception de portails personnalisés et à la formation du personnel, Docsie fournit une boîte à outils complète qui aide les entreprises à accroître leur fonctionnalité.
Avec des flux de documentation simplifiés, Docsie vous aide à améliorer l'efficacité de toute votre documentation. Outre le domaine personnalisé gratuit, la plateforme propose 3x domaines personnalisés pour les petites équipes et 10+ domaines personnalisés pour les entreprises et les organisations.
Domaine personnalisé avec SSL :
Docsie permet à tous ses utilisateurs de posséder un domaine personnalisé sans aucun coût supplémentaire. Chaque entreprise disposant d'un plan pour la plateforme peut posséder un domaine personnalisé où elle peut héberger un site de connaissances.
En offrant son plan de démarrage gratuit, Docsie encourage toutes les petites et moyennes entreprises à obtenir un nom de domaine personnalisé et à l'utiliser pour accroître leur visibilité et améliorer leur image de marque.
Gestion des versions et des langues :
De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent la traduction linguistique par l'IA. Tout cela grâce à la transformation massive dont l'IA a été témoin au cours des deux dernières années. Si votre entreprise travaille également avec beaucoup de contenu et est confrontée à des problèmes de copier-coller et de duplication, choisissez Docsie comme partenaire professionnel. Intégrez les langues et les versions et consolidez-les avec Docsie, en les traduisant dans une URL particulière. Quels sont les avantages ? Vous n'aurez plus besoin de vous frapper la tête contre le mur pour être en tête du classement SEO.
Réflexions finales
Voilà donc un aperçu du monde de la HAT. Quelle est la prochaine étape ? Sélectionnez un outil de création d'aide fiable et efficace. Assurez-vous qu'il comprend les exigences et les objectifs de votre entreprise et qu'il offre toutes les caractéristiques d'un outil de création d'aide efficace dans les limites de votre budget. Avant de choisir un HAT, assurez-vous qu'il offre une assistance clientèle complète ainsi qu'une efficacité et une évolutivité indéniables.
Choisissez Docsie comme partenaire professionnel et voyez votre entreprise atteindre de nouveaux sommets d'excellence. Docsie offre une expérience unifiée de la documentation à ses clients du monde entier et fournit des solutions à tous vos besoins en matière de documentation sous un même toit.