Tant que nous aurons des outils et des logiciels, nous aurons besoin d'une communication efficace pour transmettre aux autres l'utilisation, la création, la fonctionnalité et l'architecture de nos produits. POURQUOI ? Tout simplement parce que les compétences en communication technique sont nécessaires pour saisir l'information et aider le public à mieux comprendre le produit ou la technologie que nous vendons.
Alors que la communication dans le monde réel se fait par l'utilisation de mots ou d'expressions, la communication technique se fait par l'utilisation de la documentation technique dans le monde virtuel !
La documentation technique d'un produit est créée dans le seul but d'aider l'utilisateur final à comprendre le fonctionnement et l'architecture du produit ou de la technologie qu'il utilise. Il s'agit plutôt d'une description détaillée des rouages d'un produit - un manuel d'utilisation destiné aux nouveaux employés, aux utilisateurs et à toute autre personne qui a besoin de savoir comment il fonctionne !
Cependant, aussi simple qu'elle puisse paraître, la documentation technique peut laisser perplexe ! La plupart des documents techniques comportent plusieurs phases, allant du "mode d'emploi" au "manuel d'utilisation" : Si vous êtes nouveau et avez peu d'expérience" à "Comment dépanner : En cas de bogue ou d'erreur"
Par conséquent, si vous ne savez pas par où commencer, voici un guide complet qui vous aidera à répondre aux questions "quoi", "pourquoi" et "comment" de la documentation technique, tout en simplifiant le processus !
Commençons !
Si vous êtes novice en matière de documentation produit et que vous n'avez jamais eu à élaborer une spécification de documentation produit, vous avez frappé à la bonne porte.
Même si vous maîtrisez les principes fondamentaux de l'élaboration d'une spécification de documentation produit, sa mise en œuvre nécessite une réflexion et une approche engagée. Voici un guide sur ce qu'il faut savoir et comment élaborer un cahier des charges flexible et adéquat.
Nous définirons les exigences relatives aux produits et discuterons de leur objectif, tout en fournissant de nombreux exemples de normes relatives aux produits. Vous apprendrez ce qu'il faut inclure dans votre documentation produit, comment la rédiger, depuis l'établissement d'une description du produit jusqu'à sa modification en fonction des commentaires des clients et de tests limités auprès des utilisateurs, et comment mettre vos produits sur la voie de la production ou du processus de développement de logiciels.
Quel est l'objectif des spécifications de la documentation produit ?
Pour élaborer un cahier des charges de documentation produit, il faut d'abord bien comprendre ce qu'est le produit. Une spécification de documentation produit est un plan de la documentation produit que vous développez, détaillant la façon dont elle apparaîtra à vos clients, ainsi que ses exigences particulières et les fonctionnalités de votre documentation produit, telles que les capacités de recherche, les capacités de changement de langue et bien d'autres choses encore. En outre, il peut inclure le persona ou le consommateur pour lequel le produit est créé, mais cela s'applique principalement aux produits destinés à certains groupes d'âge.
La spécification de la documentation produit doit être extrêmement claire, facilement accessible et contenir toutes les informations requises par votre équipe de conception et votre équipe produit. Incluez autant de détails que possible pour que votre équipe de rédaction technique sache quoi écrire et que votre équipe de conception comprenne la mise en page de votre documentation produit. Un tableau ou un diagramme des spécifications écrites indiquera où trouver des informations supplémentaires. Gardez toutefois à l'esprit qu'il ne s'agit que de la fiche de spécification de la documentation du produit - vous pouvez laisser à votre équipe le soin de rédiger les aspects détaillés du produit dans le cadre de la documentation du produit, pour des travaux ultérieurs.
Quelles sont les informations que doit contenir une spécification de documentation de produit ?
Chaque spécification de produit s'articule autour d'exigences techniques, de spécifications d'ingénierie et d'autres informations spécifiques au produit. Toutefois, les éléments suivants doivent au moins figurer dans votre documentation produit :
Résumé : Il s'agit d'une vue d'ensemble de haut niveau du produit. Elle commence par un aperçu du concept du produit et se termine par une description concise du produit et de ses détails généraux. En outre, il précise la raison pour laquelle le produit a été développé et son objectif général. La description du produit décrit l'apparence du produit fini et ses caractéristiques.
Spécifications fonctionnelles : Il s'agit d'aspects écrits qui définissent l'aspect et les capacités de votre produit. En outre, il doit décrire la manière dont les gens l'utiliseront. Il est très important d'être aussi détaillé que possible dans ces explications et de ne rien omettre.
**Le cas d'utilisation : le produit doit indiquer le cas d'utilisation de chaque fonction ou caractéristique du produit et la manière dont elle profite à l'utilisateur final. Cela pourrait être considéré comme du matériel de niveau marketing. Mais si l'utilisateur dispose d'un manuel d'utilisation qui précise également le cas d'utilisation de chaque fonction, cela l'aidera à comprendre comment il doit l'utiliser.
Personas de l'utilisateur : Cette section décrit le public cible pour lequel le produit a été développé. Elle détaille la démographie cible et les problèmes auxquels le produit répondra. Connaître le public cible du produit permet de s'assurer que votre travail reste centré sur le client. De même, si votre produit présente certains dangers qui ne sont pas destinés aux enfants, il est judicieux de l'indiquer dans votre documentation.
Images/vidéo : Chaque section doit contenir des photos ou des vidéos de vos produits en corrélation avec des informations écrites sur la manière dont les produits sont utilisés. Cela améliorera votre documentation produit et les cas d'utilisation des produits.
Comment planifier, rédiger et fournir une documentation technique efficace
La documentation technique peut devenir extrêmement sophistiquée et complexe ! L'essentiel est donc de veiller à ce que votre contenu reste actuel, précis et intéressant pour votre public en suivant ces étapes simples :
Soyez explicite sur ce que vous voulez que votre lecteur fasse lorsque vous avez terminé :
La documentation technique est entièrement axée sur l'action suivante du lecteur. Exprimez votre objectif pour chaque étape et chaque phase de votre documentation produit afin que l'utilisateur comprenne ce qu'il sera en mesure d'accomplir après la lecture. Si vous êtes clair sur les guides de l'utilisateur final du document, la rédaction de votre partie sera plus facile. Et plus votre documentation est complète, plus il sera facile pour vos lecteurs de naviguer à travers les informations. Docsie dispose également de nombreux outils qui vous aideront dans cette tâche. Par exemple, notre fonction search navigation permet à vos utilisateurs de faire des recherches dans votre documentation et de trouver rapidement des informations !
Créer une vue d'ensemble de la documentation :
Sans un plan structuré, il peut être difficile d'élaborer une documentation produit qui soit fluide et efficace pour atteindre l'objectif principal de vos critères de documentation. Par conséquent, il est fortement conseillé de commencer par un squelette sur lequel votre documentation pourra se développer. Utilisez des en-têtes, des catégories, des sous-catégories et des thèmes pour organiser et regrouper correctement vos documents. Docsie dispose d'un grand nombre d'outils qui vous permettent de créer de la documentation rapidement et efficacement et vise à créer des documents dynamiques sur les produits.
Nous disposons de capacités de recherche, d'une organisation bien pensée pour votre documentation, ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités puissantes.
Définissez votre public cible :
Il est essentiel de comprendre le public qui utilise vos produits afin de déterminer si votre documentation s'adresse aux développeurs, aux employés ou aux utilisateurs. Cela permet de s'assurer que les consommateurs comprennent le contexte, les objectifs et les capacités du produit ou de la technologie afin de vous aider à vous adapter à votre public. De plus, si votre public est originaire d'un pays autre que celui de votre siège social, le fait de disposer d'une [documentation traduite] (https://www.docsie.io/blog/articles/everything-you-need-to-know-about-translating-technical-manuals-with-3-easy-steps/) est un autre facteur que vous devez prendre en considération.
Inclure des dessins et des légendes dans votre contenu :
Les illustrations ou les diagrammes d'une documentation technique doivent inclure diverses mesures qui expliquent les dimensions ou les aspects de vos produits. Si vous présentez les caractéristiques d'un produit SaaS numérique, le fait d'avoir des extraits de ces caractéristiques fait des merveilles tant que vous montrez ce qu'elles font et comment elles fonctionnent.
En outre, les images permettent de rompre la monotonie des mots et d'ajouter de l'intérêt au document. Les légendes peuvent aider à mettre en perspective les diagrammes et les dessins de produits avec des instructions claires.
Relisez, éditez et réécrivez :
Relisez votre documentation technique plusieurs fois pour vous assurer que vous n'avez rien oublié ! En outre, vous pouvez faire réviser votre travail par un collègue ou un superviseur pour vérifier que vous n'avez rien oublié. Un mécanisme de révision et de modification garantirait l'exactitude du matériel publié.
Docsie dispose d'outils remarquables qui peuvent vous aider à créer la documentation de votre produit. Si vous souhaitez en savoir plus sur Docsie [Cliquez ici] (https://www.docsie.io/).