Chaque équipe de gestion de produits et de projets a besoin de personnes clés pour créer et gérer divers projets de documentation technique. Cela est important pour divers aspects de la construction et du développement de produits et de projets, ainsi que pour leur mise sur le marché et la formation des clients et des employés aux différents aspects des produits, des caractéristiques et de leurs rôles.
Bien que la documentation technique puisse sembler difficile, il n'y a pas de raison qu'elle le soit. Dans cet article, nous allons vous apprendre tout ce que vous devez savoir à ce sujet afin que vous puissiez commencer à créer et à maintenir une documentation technique de qualité pour vos produits et vos projets.
Qu'est-ce que la rédaction technique ?
La documentation technique existe sous diverses formes et formats, bien qu'elle soit aujourd'hui principalement disponible en ligne. Bien que la documentation technique soit souvent créée par des rédacteurs techniques, des équipes de développement, des chefs de projet, des développeurs et d'autres professionnels du secteur, la meilleure documentation technique communique des informations de manière suffisamment simple et claire pour que tout le monde puisse les comprendre. Dans le cas contraire, elle ne remplit pas la fonction pour laquelle elle a été conçue.
La documentation technique désigne les documents qui détaillent les caractéristiques et les fonctions d'un produit. Elle est le plus souvent élaborée dans l'industrie du développement de logiciels par les équipes de développement et de produits et peut être utilisée pour répondre aux besoins de soutien des différentes parties prenantes au sein d'une organisation.
Ils fournissent un contexte pour les éléments liés au produit. Qu'elles décrivent l'utilisation, la technique, les fonctions, les caractéristiques ou le développement d'un produit, l'objectif final est d'informer le lecteur sur un élément particulier du produit. Cela est vrai qu'ils soient utilisés dans le développement de logiciels, le développement de produits ou d'autres domaines.
Qui est le public visé par la documentation technique ?
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Le public peut être défini de différentes manières, allant des utilisateurs finaux aux programmeurs en passant par les parties prenantes. Cette définition varie considérablement en fonction du type de document en question.
Néanmoins, la documentation technique basée sur les processus est souvent produite en tenant compte d'autres publics. Il peut s'agir de développeurs, de parties prenantes, de clients ou d'autres membres de l'équipe interne. Bien que ce type de documentation soit moins utilisé que la documentation basée sur les produits, son objectif est d'offrir un aperçu plus approfondi des différents éléments techniques qui composent un produit.
En fin de compte, la documentation technique est souvent créée au profit des utilisateurs du produit. Son objectif premier est souvent d'aider les utilisateurs à accomplir certaines tâches avec un produit, et les utilisateurs finaux doivent donc toujours être pris en compte lors de la production des différents types de documentation technique.
Quelle est l'importance de la documentation technique ?
Plusieurs raisons expliquent l'importance de la documentation technique. Cependant, tout se résume à un avantage essentiel. La principale raison de la création d'une documentation technique est d'informer le public sur un produit.
Cette affirmation peut sembler évidente, mais allons un peu plus loin. En effet, un produit est totalement inutile si les consommateurs n'en ont pas une connaissance suffisante. Le manque d'information a pour conséquence que les individus ne peuvent pas utiliser un produit correctement ou n'ont pas l'expertise nécessaire pour le comprendre réellement.
La documentation technique est essentielle du point de vue de l'utilisateur final, car elle lui permet d'utiliser un produit de manière efficace. C'est doublement avantageux pour l'entreprise qui produit la documentation technique, car elle réduit les heures de service à la clientèle et rend les utilisateurs heureux, capables de résoudre leurs problèmes et de répondre à leurs propres questions.
En interne, la documentation technique est essentielle car elle fournit aux employés les connaissances dont ils ont besoin pour travailler efficacement sur un produit, qu'il s'agisse de matériel hautement technique ou d'une vue d'ensemble de la planification et des processus.
Quoi qu'il en soit, les produits ne sont pas toujours explicites. C'est pourquoi nous avons besoin d'une documentation technique qui nous fournisse toutes les informations dont nous avons besoin à leur sujet.
Quels sont les différents types de documentation technique existants ?
La documentation technique se présente sous différentes formes. La méthode la plus simple pour distinguer les différentes formes de documentation technique est de déterminer pour qui elles sont écrites. On peut les classer en deux grandes catégories : la documentation sur les produits et la documentation sur les processus.
Dans tous les cas, les produits ne sont pas toujours explicites. C'est pourquoi nous avons besoin d'une documentation technique qui nous fournisse toutes les informations dont nous avons besoin à leur sujet.
Documentation orientée processus
En termes simples, la documentation orientée processus détaille la méthode de développement d'un produit. Elle ne s'intéresse pas au résultat final, mais aux différents processus, données et événements qui contribuent à son avancement et à son évolution.
Ce type de rédaction technique est généralement conservé en interne et n'a que peu de valeur ou d'intérêt pour les consommateurs ou les utilisateurs finaux (à l'exception des parties prenantes externes ayant un intérêt direct dans le développement d'un produit). Il est avantageux car il indique les nombreuses étapes de la vie d'un produit. Ce type de documentation est utilisé par les équipes de gestion de produits et de projets, ainsi que par d'autres équipes de l'entreprise qui ont besoin d'initier divers processus et de cataloguer la documentation, comme les équipes de RH et même de développement.
La documentation orientée processus peut consister en6 des propositions de projet, qui présentent les objectifs et les délais liés au développement d'un produit. Les exigences du produit, qui sont des documents convaincants décrivant les faits et chiffres essentiels d'un nouveau produit ou service. Les objectifs, les personas et les histoires d'utilisateurs, les détails des versions, les feuilles de route, les wireframes et les détails de la conception, les risques et les dépendances sont des aspects communs.
La documentation orientée processus peut également consister en des plans de projet, des esquisses, des résumés et des chartes.
Les chefs de projet et les responsables de produit ont particulièrement besoin de feuilles de route pour les produits et les projets. Il est donc essentiel pour la progression des projets et le développement des produits de disposer d'une documentation et de plans pour soutenir cet aspect de leur flux de travail.
Les rapports et les mises à jour de projets, ainsi que les spécifications de certaines étapes des processus dans le cadre du développement d'un produit ou d'un projet, constituent un autre aspect de la documentation axée sur les processus. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble fantastique des nombreuses phases de la vie de votre produit.
Documentation orientée produit
Le type suivant de documentation technique est la documentation axée sur le produit. Souvent appelée documentation utilisateur, elle décrit ce qu'est un produit achevé et comment l'utiliser. Plutôt que de décrire le processus de développement, elle met l'accent sur le résultat final.
Il existe différents types de documentation axée sur le produit, mais les principaux sont les manuels d'utilisation, les didacticiels, les directives d'installation, les guides de dépannage, les foires aux questions, les bases de connaissances, les wikis et d'autres ressources d'apprentissage : Ces types de documentation fournissent des informations sur votre produit et aident les utilisateurs finaux à apprendre à l'utiliser.
La documentation sur l'expérience utilisateur est une autre forme de documentation orientée produit pour les entreprises SaaS. La documentation UX décrit l'expérience utilisateur (UX) de votre produit. Une liste de toutes les captures d'écran pertinentes et des personas utilisateurs. Cela inclut les personas utilisateurs, les cas d'utilisation, les directives de style, les maquettes, les prototypes, les wireframes et toutes les captures d'écran nécessaires.
Les notes de mise à jour constituent le type de documentation produit suivant. Elles peuvent être utilisées pour la documentation interne afin de tenir les ventes et le marketing informés des mises à niveau des produits SaaS ou pour informer les utilisateurs et les clients des nouvelles fonctionnalités et des mises à jour d'un produit technique.
Documentation orientée logiciel
Que vous écriviez pour des utilisateurs ou des développeurs, assurez-vous que votre documentation est complète et qu'elle répond à leurs questions. Vous gagnerez du temps en répondant toujours aux mêmes questions.
La documentation sur les logiciels comprend : la documentation sur les API, la conception de l'architecture logicielle, la documentation et la documentation sur le code source. Ces documentations sont très importantes pour les équipes logicielles, car elles leur permettent de savoir comment construire et structurer certaines plateformes techniques et certains produits. Pour les développeurs, il est essentiel de créer une documentation sur les exigences logicielles, la documentation du système, la documentation du code, les plans de test et de créer d'autres formes de documentation afin d'accroître et de maintenir l'efficacité des équipes.
Quels sont les avantages d'une superbe documentation technique ?
Une excellente documentation technique est importante pour le processus de développement des produits, et ce pour plusieurs raisons. Avant tout, elle aide chacun à atteindre ses objectifs.
Qu'entendons-nous par là ? Si vous créez un produit, votre but ultime est que les gens prennent plaisir à l'utiliser. En tant que consommateur, votre objectif est d'utiliser un produit avec succès pour résoudre un problème ou offrir un service. Cela est impossible si les consommateurs ne comprennent pas ou n'utilisent pas le produit.
Une excellente documentation technique est utile à cet égard. Elle permet aux consommateurs de connaître le produit et les aide à l'utiliser avec succès, tout en aidant les équipes chargées des produits dans leur processus de développement.
Pour s'assurer que votre documentation technique est bien rédigée, l'astuce consiste à mettre en place un processus, un flux de travail et une stratégie appropriés pour rédiger une documentation technique de qualité, claire et décisive. Elle doit être simple à utiliser et à comprendre pour les utilisateurs. Sinon, elle n'aidera pas tout le monde à atteindre ses objectifs.
Docsie est une solution claire pour vous aider à rédiger une meilleure documentation.
Il est essentiel de disposer d'une documentation technique claire, de qualité et facilement accessible. Pour vous aider, vous et votre équipe de développement, à en faire une réalité, la version d'essai gratuite de Docsie peut vous aider à commencer à créer et à rédiger de la documentation technique.
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Quelle est la meilleure façon de développer une documentation technique ?
De nombreuses personnes ne savent pas par où commencer pour produire de la documentation technique. Ne vous inquiétez pas, la création d'une excellente documentation technique est un talent qui s'apprend. Pour vous aider dans cette tâche, nous vous proposons quelques méthodes simples pour produire rapidement une bonne documentation technique.
1. Effectuer des recherches
Soyons réalistes : il est difficile de produire une bonne documentation technique si l'on ne sait pas exactement ce que l'on veut fournir. Si vous disposez déjà d'exemples, de recherches, d'échantillons et d'autres données, passez à l'étape 2.
En revanche, si vous partez de zéro, il est essentiel que vous fassiez des recherches. Rencontrez l'équipe qui sera responsable de la documentation technique en question, discutez-en et confiez des tâches de recherche à différents membres de l'équipe.
Pour vos recherches, il est conseillé de compiler toutes les informations et la documentation actuelles dont vous disposez.
L'étape suivante de votre recherche consiste à réfléchir à ce que votre documentation technique couvrira, ainsi qu'aux buts et objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre documentation technique.
L'étape suivante consiste à dresser la liste des logiciels, outils et guides de style spécifiques utilisés pour l'élaboration de votre documentation technique. Ces outils peuvent être facilement gérés avec Docsie. En fait, toutes vos recherches peuvent être rédigées et faire l'objet d'une collaboration au sein de Docsie.
2. Conception de la documentation technique
Le contenu de la documentation technique est essentiel. Néanmoins, l'apparence de votre documentation technique est également essentielle. Un document bien organisé et visuellement attrayant communiquera les informations de manière bien plus efficace qu'un enchevêtrement de documents désorganisés.
Il y a donc quelques points à prendre en compte lors de la conception de votre documentation. Pour commencer, pensez à la structure et à la navigation. Les personnes utilisent souvent la documentation technique pour trouver une information particulière ou une solution à un problème, et elles doivent le faire rapidement pour garantir l'efficacité de la ressource. L'organisation de votre documentation est donc essentielle pour cette raison.
Il est conseillé de classer et de sous-catégoriser vos connaissances afin qu'elles soient facilement accessibles. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les articles de Docsie à l'intérieur d'un livre Docsie. Les articles seront affichés sur le côté droit de chaque documentation publiée par Docsie :
Il est également essentiel que votre documentation comprenne une fonction de recherche robuste et une table des matières dynamique permettant aux utilisateurs d'accéder facilement aux informations dont ils ont besoin. Les logiciels de documentation les plus efficaces, tels que Docsie, disposent de ces fonctionnalités et de bien d'autres encore.
En outre, il est judicieux de commencer par un squelette de documentation technique. Un squelette de votre documentation technique est facile à créer et vous aidera à vous assurer que vous n'oubliez aucune donnée essentielle que vous souhaitez inclure dans votre documentation technique. Nous aborderons le squelette de votre documentation technique à l'étape suivante. Cela permettra de maintenir la cohérence visuelle et l'organisation de l'ensemble de votre documentation.
3. Structure de la rédaction
À ce stade du processus, il est temps de commencer la véritable production de contenu. Réunissez l'équipe responsable de la documentation technique de votre entreprise et rassemblez toutes les recherches effectuées lors de la première étape. Ensuite, en fonction des compétences de chaque membre de l'équipe, vous pouvez leur attribuer des tâches de rédaction.
La meilleure documentation technique commence par un squelette, qui est le plan de la documentation.
La documentation doit également être facile à lire et à suivre. C'est une bonne idée de permettre à d'autres membres de l'équipe de relire la documentation et de la commenter. Cela peut se faire facilement grâce à la fonction de commentaire de Docsie.
Une fois que tout le monde a terminé la première version de sa documentation technique, il est essentiel de la réviser, de l'évaluer et de la réviser encore. Il est conseillé de faire relire chaque partie de la documentation par au moins deux personnes. Cela permet de s'assurer que la documentation est non seulement claire, bien écrite et grammaticalement correcte, mais aussi efficace pour le public visé.
Si votre documentation technique contient des instructions ou des étapes à suivre, veillez à ce que les membres de votre équipe testent ces étapes et vérifient qu'elles permettent d'obtenir les résultats escomptés.
4. Testez la façon dont les utilisateurs interagissent avec votre documentation
Vous pensez peut-être que vous avez validé votre documentation tout au long du processus de révision, mais ce n'est pas le cas. Une fois votre documentation technique terminée, il est essentiel de la soumettre à un processus de test pour s'assurer qu'elle ne présente pas de défauts d'organisation, de contenu confus ou de difficultés d'utilisation.
Pour ce faire, vous devez demander à des utilisateurs externes d'examiner votre documentation. Permettez-leur de la lire, de l'utiliser pour s'acquitter des tâches qui leur sont confiées et de vous faire part de leurs commentaires sincères. Il est essentiel que vos testeurs soient externes, car ils verront votre documentation de manière objective et sans parti pris, ce qui aura un impact sur leur évaluation. Tout cela est possible grâce à l'outil d'analyse web de Docsie. Il vous permet de voir ce sur quoi vos lecteurs se concentrent dans votre documentation, de recevoir des commentaires et de savoir ce qui les dérange dans la documentation et le format de vos documents techniques.
Sur Docsie's web analytics, vous pouvez voir une courte vidéo de la façon dont vos lecteurs interagissent avec votre documentation technique et utiliser cette information, associée à une évaluation faite par le lecteur, pour optimiser votre documentation. Il est très important de comprendre comment aborder le feedback client et de l'intégrer dans la création de votre documentation technique et dans votre flux de travail.
5. Optimiser la documentation technique grâce au retour d'information
Considérez que vous êtes maintenant prêt à lancer votre toute nouvelle documentation technique ! Après avoir intégré les commentaires recueillis au cours de la phase de test, vous pouvez mettre à jour et republier votre documentation technique pour que vos utilisateurs puissent l'utiliser ! Ils devraient ainsi bénéficier d'une expérience documentaire plus saine.
Néanmoins, votre parcours en matière de documentation technique ne s'arrête pas là. Les documents techniques sont dynamiques et sont constamment mis à jour et modifiés pour refléter les produits qu'ils couvrent. C'est pourquoi il est judicieux d'établir un protocole décrivant ce qui doit être fait lorsque de nouvelles informations sont ajoutées, que des modifications sont apportées ou qu'une maintenance générale est effectuée.
De nombreuses entreprises choisissent de mettre en place un calendrier de mise à jour de leur documentation. Elles fixent des dates précises pour évaluer si des changements sont nécessaires, ce qui permet de s'assurer que toutes les informations sont toujours à jour et que les modifications ne sont jamais négligées.
Conseils rapides pour commencer
S'inscrire à Docsie
Docsie dispose d'un ensemble d'outils robustes pour vous aider à créer une documentation technique étonnante et attrayante.
Connaître son public
Il existe plusieurs formes de documentation technique. Réfléchissez aux personnes qui liront votre documentation pour déterminer le type de document, de matériel et de langage à utiliser. Programmeurs, ingénieurs, parties prenantes, chefs de projet, utilisateurs finaux, etc.
Planifiez votre documentation
Préparez une stratégie initiale qui décrit le type de documents que vous allez créer. Réfléchissez aux types de documents requis pour votre produit et à ce qu'ils couvriront ou ne couvriront pas.
Soyez succinct et évitez les répétitions.
La première étape est facile si vous l'avez déjà franchie. Vous avez travaillé dur sur votre documentation technique ; assurez-vous qu'elle est utile et facile à utiliser. Veillez à ce que votre rédaction soit succincte et à ce que vous ne répétiez pas les mêmes informations d'un article à l'autre, sauf en cas de nécessité absolue.
Cohérence
Il s'agit d'un point mineur, mais la cohérence de la documentation technique est vitale. Les polices de caractères, les styles d'écriture, la conception, le formatage et l'emplacement en sont des exemples. Définissez des lignes directrices dès le début du processus d'élaboration de la documentation et respectez-les. Il est utile qu'elles correspondent à l'image de marque de votre entreprise. Vous pouvez utiliser le [Docsie's styling guide] (https://help.docsie.io/?doc=/publish-documentation-portal/docsie-styling-guide/) pour vous en assurer.
Rappelez votre objectif
Lorsque vous travaillez sur un document, demandez-vous ou demandez à votre équipe : "Qu'est-ce que je veux que le lecteur soit capable de faire ?" En vous concentrant sur votre objectif, vous garantirez que votre documentation est utile et exploitable sans détails inutiles.
Commencez à rédiger votre documentation technique
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