Comment rédiger des instructions claires et concises pour un manuel d'utilisation ?

La prestigieuse revue primée Life Is Too Short to RTFM : How Users Relate to Documentation and Excess Features in Consumer Products partage ses rapports sur une série d'enquêtes menées pendant sept ans et demi. Selon l'étude, les consommateurs ne lisent les manuels que dans 25 % des cas. Les causes sous-jacentes de cette situation sont souvent des manuels inefficaces dont les détails ne sont pas clairs et dont la mise en page et le formatage sont ennuyeux. Ce blog propose des conseils et des astuces pour rédiger un excellent manuel d'utilisation convivial. En utilisant un logiciel comme Docsie, vous pouvez créer un manuel d'utilisation exceptionnellement bien rédigé, sans problème et en un minimum de temps.

Quels sont les éléments clés à inclure dans un manuel d'utilisation ?

Toutes les entreprises sont uniques. Et de la même manière, il n'y a pas deux produits identiques. Mais quel que soit votre produit, votre manuel de l'utilisateur présente les caractéristiques de certains éléments essentiels. Que vous vendiez le dernier smartphone ou que vous soyez propriétaire d'une entreprise produisant des micro-ondes, votre manuel d'utilisation doit contenir des informations clés et les présenter de manière succincte. Découvrons les 12 principales caractéristiques que vous pouvez introduire dans vos manuels.

|**Les caractéristiques de l'appareil sont les suivantes |-|-| |Lorsque vous vous adressez à vos clients dans un langage simple, ils trouvent votre marque plus accessible et développent un intérêt à rester des utilisateurs fidèles. C'est là le cœur du service à la clientèle. | |Accessibilité Essayez de promouvoir l'inclusion dans votre document. Rendez vos manuels accessibles aux personnes souffrant d'un handicap cognitif, d'une déficience auditive, d'une déficience visuelle, etc. | |Flux logique : structurez votre contenu à l'aide de titres et de sous-titres pertinents. Le manuel doit suivre un cheminement logique afin que les clients sachent comment aborder votre produit. Prévoyez un début, un milieu et une fin afin d'éviter toute confusion. | |Table des matières : élément essentiel de votre manuel, elle sert de point de départ à vos clients. Elle guide les utilisateurs dans la recherche d'informations particulières sans qu'ils aient à lire tout le manuel. | |Les images, illustrations, vidéos, etc. rendent votre contenu plus vivant. En utilisant des éléments visuels entre de grandes parties de texte, vous pouvez rendre votre manuel plus attrayant et interactif et faire en sorte que vos clients comprennent tout ce que vous avez à dire. | |Simplicité|Il est difficile d'être simple. Lorsqu'un manuel d'utilisation ressemble moins à un document technique qu'à un guide convivial, les utilisateurs ne sont pas intimidés par la quantité de contenu. | |Dans le monde actuel de la communication numérique, nous sommes plus enclins à rechercher des informations en ligne. Ajoutez donc un élément de recherche à votre document afin que les utilisateurs puissent vérifier facilement le contenu pertinent. | |Conception soignée : lorsque vous ajoutez des graphiques, des éléments visuels et des images à vos manuels, n'en faites pas trop. Utilisez l'espace judicieusement et choisissez une palette de couleurs qui reste cohérente tout au long du document. Prévoyez suffisamment d'espace blanc pour ne pas fatiguer les yeux. | |Résolvez les problèmes : concentrez votre manuel d'utilisation sur le problème qu'il tente de résoudre. Abordez les points douloureux de vos clients et, plutôt que d'énumérer les caractéristiques du produit, montrez comment il peut leur être utile. | |Essayez d'obtenir des informations de première main auprès des bêta-testeurs ou d'un ensemble de clients qui peuvent partager leur expérience de l'utilisation de votre produit. Exploitez leur retour d'information et rédigez un contenu pertinent. | |Ressources complémentaires : à la fin de votre manuel d'utilisation, ajoutez une section qui renvoie à d'autres documents auxquels les clients peuvent se référer. Il peut s'agir de sites web importants, d'adresses électroniques, de numéros de téléphone, etc.

Comment rédiger un manuel de l'utilisateur ?

1. Comprenez votre public

Avant de commencer à rédiger, déterminez qui sont vos utilisateurs. Quels sont leurs problèmes, leurs besoins et leurs exigences ? Optimisez les instructions de votre manuel afin qu'elles conviennent aussi bien aux débutants qu'aux utilisateurs expérimentés du produit. Comprenez leur expertise et adaptez votre contenu.

2. Connaître l'objectif

Déterminez la raison pour laquelle vous rédigez le document. Souhaitez-vous parler des caractéristiques de votre produit ? Ou aider vos utilisateurs à résoudre des problèmes ou à connaître les étapes de dépannage ? Définissez votre objectif et rédigez votre contenu en conséquence.

3. Connaître le produit

Recueillez des informations détaillées en discutant avec les développeurs, les ingénieurs produit, etc. Connaître l'historique du produit et recouper les informations pour en vérifier l'exactitude et la pertinence. Posez des questions pertinentes et mettez-vous à la place des utilisateurs du produit.

4. Utiliser le langage avec discernement

Choisissez des mots et des phrases simples que tout le monde peut comprendre. Évitez d'utiliser la voix passive et la première personne. Éliminez le jargon et les termes techniques et expliquez les processus, les systèmes et les caractéristiques des produits dans un langage simple.

5. Décrire les processus

Parlez des processus en détail et soyez aussi descriptif que possible. Adoptez un style d'écriture technique, mais ne surchargez pas le document avec trop d'informations. Faites en sorte que chaque mot compte et n'utilisez pas de mots ou de phrases ambigus qui pourraient prêter à confusion.

6. Ajouter des sections pertinentes

Décomposez les problèmes complexes en morceaux digestes. Incluez des sections pertinentes et appropriées telles que la table des matières, l'introduction, les questions fréquemment posées, les ressources complémentaires, etc. Faites un plan du document ou utilisez un modèle simple afin de ne pas oublier d'ajouter des sections importantes.

7. Placez des éléments visuels appropriés

Ajoutez des photos et des vidéos pour inciter les utilisateurs à lire vos instructions. Les images sont plus parlantes et sont complétées par des paragraphes de texte judicieusement placés.

8. Avoir un flux logique

Commencez par le quoi, puis passez au comment de votre produit. Expliquez les termes et expressions clés associés au produit, mettez en évidence ses caractéristiques, puis passez aux sections relatives au dépannage et aux ressources complémentaires.

9. Soyez clair

Ne tournez pas autour du pot. Transmettez l'information. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des puces, des tableaux, des organigrammes ou des diagrammes. Tenez vos informations à jour en restant en contact avec les développeurs du produit, l'équipe de recherche, les ingénieurs, etc.

10. Apporter la touche finale

Relisez vos documents avant de les publier. Vérifiez les erreurs typographiques, les problèmes de langue, les incohérences grammaticales, etc. Assurez-vous d'une lisibilité optimale en mettant en évidence les informations clés, en utilisant des polices de caractères lisibles et en plaçant des titres et des sous-titres pour diviser l'ensemble du contenu en sections distinctes.

Comment structurer et organiser un manuel de l'utilisateur ?

• La création d'une structure organisée et d'un flux logique est essentielle pour faciliter la navigation et le suivi d'un manuel de l'utilisateur. Le manuel doit être organisé en sections ou chapitres distincts relatifs aux principales fonctions, composantes ou procédures. Utilisez des titres et des sous-titres clairs et descriptifs pour diviser les informations en blocs logiques.

• Commencez par une vue d'ensemble ou une présentation du produit pour donner une orientation de haut niveau avant d'entrer dans les détails. Regroupez les fonctions ou les tâches connexes dans des sections - par exemple, des sections distinctes pour l'installation, le fonctionnement de base, le dépannage, la maintenance. Numérotez les chapitres et les titres de section de manière séquentielle afin que le manuel soit clair et progressif.

• Dans chaque section, classer les informations par ordre d'utilisation - les étapes simples ou les étapes préliminaires d'abord, puis les tâches plus avancées. Donnez des instructions de procédure claires sous forme d'étapes numérotées. Découper le texte en paragraphes courts pour une meilleure lisibilité. Utilisez des listes à puces ou des listes numérotées, le cas échéant, pour découper un texte dense.

• Illustrez visuellement les séquences ou les flux de travail à l'aide de diagrammes, d'organigrammes et de graphiques étape par étape. Montrez l'interface ou des gros plans de composants lorsque c'est pertinent. Envisager un guide de démarrage ou d'installation rapide pour les utilisateurs impatients qui ne veulent pas lire le manuel en entier. Inclure une table des matières, une page d'index et un glossaire pour faciliter la navigation et la recherche. L'utilisation d'une structure bien organisée rendra tout manuel d'utilisation plus cohérent, plus intuitif et plus convivial.

Quel logiciel dois-je utiliser pour créer un manuel d'utilisation ?

Le marché est encombré d'une multitude de logiciels de documentation. Si certains proposent des tarifs abordables, d'autres se targuent d'offrir des fonctionnalités inédites. Il n'est donc pas rare de se sentir dépassé par la multitude d'options qui s'offrent à nous. Choisissez Docsie comme partenaire logiciel de confiance où vous pouvez créer, éditer, publier et partager votre manuel d'utilisateur en ligne. De l'organisation d'un portefeuille varié de manuels à la gestion de plusieurs versions, Docsie est le logiciel idéal pour accélérer votre processus de création de manuels d'utilisation !

Caractéristiques utiles :

• La plateforme vous aide à organiser tous vos documents de manière à ce que vous puissiez facilement repérer celui que vous devez partager avec vos utilisateurs cibles.

• La fonction d'étagères vous permet de trouver la partie du manuel que vous recherchez.

• Grâce au contrôle de version, vous pouvez vérifier les modifications précédentes apportées à votre document.

• La fonction de traduction traduit automatiquement votre contenu dans la langue cible.

• Vous pouvez définir des tâches, énumérer des flux de travail et présenter un document compréhensible.

• La collaboration avec l'équipe de conception interne vous aide à créer des manuels d'utilisation conformes à la marque.

• La collaboration avec l'équipe de conception interne vous permet de créer des manuels d'utilisation conformes à votre marque.

Principaux avantages :

• Héberge tous les documents en un seul endroit avec différents niveaux d'accessibilité.

• Réduit le temps et les efforts nécessaires à la publication et à la maintenance de la documentation relative aux produits.

• L'interface utilisateur propre et intuitive rend la documentation facile et très rapide.

• La gestion de plusieurs versions facilite l'édition et la collaboration.

• Facile à comprendre, l'intégration se fait sans problème.

Quelle est la meilleure façon de rendre un manuel d'utilisation facile à suivre et à comprendre ?

• L'aspect le plus important de tout manuel d'utilisation est de rendre les instructions faciles à suivre et compréhensibles. Utilisez un langage simple et clair qui évite le jargon trop technique ou la terminologie spécifique au produit qui prête à confusion. Rédigez des phrases courtes et directes, à la voix active.

• Fournissez suffisamment de détails et d'explications pour que les utilisateurs saisissent les concepts, mais ne sur-expliquez pas des actions simples. Utilisez un ton amical et conversationnel pour aider les utilisateurs à se sentir à l'aise plutôt qu'intimidés. Évitez les formulations ambiguës qui pourraient être interprétées de différentes manières.

• Utilisez des termes cohérents pour désigner les éléments de l'interface, les boutons et les éléments du menu. Inclure des captures d'écran et des diagrammes pour démontrer visuellement l'utilisation et renforcer les explications. Illustrez l'aspect du produit à chaque étape plutôt que de vous fier uniquement à des descriptions textuelles.

• Formatez les instructions en étapes numérotées avec des actions distinctes pour chaque étape. Regrouper les informations dans de courts paragraphes pour mieux lire**. Utilisez des titres en gras, des puces, des listes numérotées et beaucoup d'espace blanc pour éviter les blocs de texte trop denses.

• Fournissez des guides si les utilisateurs doivent remplir des conditions préalables avant d'effectuer certaines tâches. Donnez des conseils, des raccourcis ou des recommandations pour faciliter l'utilisation. Inclure des avertissements ou des mises en garde avant des actions potentiellement dangereuses.

• Résumez les principes clés ou les rappels après des procédures longues ou complexes. Permettre la lecture rapide en structurant le manuel avec des hiérarchies et une navigation claires. Un manuel d'utilisation bien rédigé et adapté au niveau de connaissance du public offre le chemin le plus simple vers la maîtrise.

Quels graphiques, captures d'écran ou éléments visuels permettent d'améliorer les manuels d'utilisation ?

• Les visuels sont inestimables dans les manuels d'utilisation pour démontrer les caractéristiques d'un produit, illustrer des processus complexes et améliorer la compréhension. Les captures d'écran sont essentielles pour montrer aux utilisateurs à quoi ressemble exactement l'interface du produit et renforcer les instructions textuelles. Faites des captures d'écran des étapes clés des procédures pour révéler les options de menu, les clics sur les boutons, les champs de saisie, les notifications, etc.

• Annotez les captures d'écran** à l'aide de légendes, d'étiquettes et de flèches pour mettre en évidence les zones importantes et attirer l'attention des utilisateurs. Veillez à ce que les images soient suffisamment grandes pour montrer les détails tout en optimisant la netteté. Inclure des photos en gros plan des boutons ou des paramètres lorsqu'ils sont mentionnés dans les étapes.

• Les diagrammes, tels que les wireframes et les organigrammes, permettent de visualiser les relations et les flux de travail. Les vues éclatées détaillent les composants individuels. Les infographies représentent de manière créative des statistiques ou des données. Les photos illustrent la configuration de l'équipement. Les icônes indiquent graphiquement les avertissements, les conseils, les notes, etc. Envisagez des illustrations de type croquis pour expliquer des concepts ou ajouter un intérêt visuel. Les graphiques et les tableaux permettent d'organiser des informations complexes en un coup d'œil.

• Les graphiques doivent être conçus par des professionnels pour un maximum de clarté et d'impact visuel. Utilisez une iconographie et un code couleur cohérents pour toutes les images. Des graphiques pertinents et de haute qualité permettent non seulement d'alléger un texte dense, mais aussi d'améliorer la compréhension et la mémorisation des instructions.

Toutefois, évitez d'encombrer le manuel avec des images excessives, sans rapport avec le sujet ou mal exécutées. Les images complètent le texte mais ne doivent pas détourner l'attention des messages clés. N'utilisez que des graphiques qui soutiennent directement le contenu. Un espace blanc suffisant autour des visuels améliore la lisibilité. Grâce à une approche accrocheuse mais minimaliste, des graphiques nets rendent les manuels d'utilisation plus attrayants et plus instructifs.

Dans quelle mesure un manuel d'utilisation doit-il être détaillé et complet ?

Déterminer le bon niveau de détail est un exercice d'équilibre lors de la création de manuels d'utilisation. Si les informations sont insuffisantes, les utilisateurs seront désorientés et incapables d'utiliser correctement le produit. En revanche, un niveau de détail excessif peut rendre les manuels difficiles à manier, ennuyeux et difficiles à utiliser.

• Concentrez-vous sur la fourniture du minimum d'instructions nécessaires pour que les utilisateurs accomplissent leurs tâches en toute sécurité et de manière efficace. Donnez des explications générales pour le contexte conceptuel, mais évitez les théories approfondies ou les détails techniques à moins qu'ils ne soient directement pertinents.

• Décrivez chaque étape que les utilisateurs doivent suivre pour configurer les paramètres, utiliser les fonctions et effectuer la maintenance. Ne présumez pas de vos connaissances et ne sautez pas les étapes qui semblent évidentes. Mais ne répétez pas des points simples.

• Trouvez le juste milieu entre complet et concis. Utilisez une formulation succincte et omettez les détails superflus. Utilisez une terminologie cohérente pour plus de concision. Fournir des explications détaillées de manière sélective lorsque cela s'avère nécessaire pour clarifier des processus complexes.

• Compléter le texte par des images pour éviter les passages trop longs. Résumer les principaux points à retenir après de longues procédures. Inclure un index, un glossaire et une table des matières afin que les utilisateurs puissent facilement se référer aux détails.

• Envisagez de segmenter le contenu en plusieurs manuels pour différents types d'utilisateurs, par exemple débutants vs. utilisateurs avancés. Ou séparer les instructions générales d'utilisation des spécifications techniques approfondies.

• Les manuels doivent être complets, mais trop d'informations peuvent être contre-productives. Ciblez les besoins des utilisateurs réels et trouvez un équilibre par le biais d'une rédaction itérative, de tests auprès des utilisateurs et d'un retour d'information, plutôt que d'essayer de documenter toutes les facettes de manière exhaustive. Une approche personnalisée permet de produire des manuels dont le contenu est à la fois suffisant et bien ciblé pour une véritable convivialité.

Comment assurer la cohérence entre les sections et les chapitres d'un manuel de l'utilisateur ?

Le maintien de la cohérence du format, du ton, de la terminologie et du style utilisés dans un manuel d'utilisation est essentiel pour assurer la cohésion de l'expérience utilisateur. Un manuel cohérent permet aux utilisateurs de trouver et d'assimiler facilement les informations sans confusion ni distraction.

Utilisez la même structure de document tout au long du document, avec des schémas de numérotation uniformes pour les chapitres, les en-têtes, les pages, les figures, etles tableaux. Veillez à la cohérence des éléments de mise en forme tels que le style du texte, les indentations et l'espacement des lignes.

Utilisez une terminologie identique pour désigner les éléments d'interface, les composants, les boutons, les éléments de menu, etc. Ne jamais intervertir différents termes ou étiquettes. Maintenir un ton constant, qu'il soit instructif, conversationnel ou formel.

Garder un style d'écriture uniforme en utilisant les mêmes structures de phrases et en évitant les fluctuations soudaines entre la voix passive et la voix active. Utiliser des longueurs de phrases et des niveaux de vocabulaire similaires, sans variations brusques.

Appliquez un style identique aux notes, conseils, avertissements, avis, etc. Formulez les instructions selon un modèle cohérent d'étapes numérotées. Normaliser les éléments visuels tels que les icônes, les captures d'écran et les diagrammes. Renvoyez les chapitres, les sections, les figures, les tableaux et les titres à un système de numérotation et de dénomination cohérent. Créez et utilisez des guides de style, des modèles ou des macros pour renforcer l'uniformité.

Bien que des sections distinctes puissent viser des fonctions distinctes, le manuel doit se lire comme un document unifié. La cohérence évoque le professionnalisme et favorise la convivialité en définissant des attentes claires pour l'utilisateur. Mais la cohérence ne doit pas prendre le pas sur la clarté - le format peut être rompu lorsque cela est absolument nécessaire pour améliorer la compréhension et l'apprentissage.

Comment dois-je formater le texte, les polices et la mise en page d'un manuel d'utilisation pour qu'il soit lisible ?

• Le formatage du texte, des polices et de la mise en page dans un manuel d'utilisation doit faire l'objet d'une attention particulière pour une lisibilité optimale.

• Visez une mise en page claire et bien structurée en utilisant des règles de mise en page cohérentes. Évitez les paragraphes denses et les blocs de texte en utilisant des sauts de ligne, des espaces blancs et des puces. Organisez le contenu en sections logiques à l'aide de titres et de sous-titres.

• Pour le corps du texte, utilisez une police professionnelle standard comme Arial, Times New Roman ou Calibri avec une taille de 10-12 points. Évitez les polices d'écriture fantaisistes ou les polices d'affichage réservées aux titres. Utilisez les caractères gras ou italiques avec parcimonie pour mettre l'accent.

• Veillez à ce que l'espacement des lignes et les marges soient suffisants pour que le texte ne se sente pas à l'étroit. Limitez la longueur des lignes à 50-60 caractères et alignez le texte à gauche. Veillez à ce que les polices et les tailles soient cohérentes entre les titres, le corps du texte, les légendes, les avertissements, etc.

• Utilisez des listes numérotées ou bulletées pour diviser les instructions en étapes faciles à suivre. Les tableaux organisent efficacement les données complexes. Les icônes et les étiquettes d'avertissement se distinguent du corps du texte. L'utilisation stratégique de différentes polices de caractères ajoute une hiérarchie visuelle.

• Réduire au minimum les grands blocs de lettres majuscules, le soulignement et les points d'exclamation pour améliorer la lisibilité. Utilisez judicieusement les sauts de page entre les principales sections. Numérotez les pages et incluez des en-têtes et des pieds de page.

• Le formatage doit disparaître de la vue de l'utilisateur en facilitant la compréhension de la lecture. L'alignement, les espaces blancs et le flux visuel permettent aux informations essentielles d'apparaître clairement. Une mise en page propre et bien formatée améliore la convivialité du manuel et sa valeur pédagogique.

Quel ton et quel langage dois-je utiliser pour rédiger un manuel de l'utilisateur ?

• Le ton et le langage utilisés dans un manuel de l'utilisateur doivent concilier professionnalisme et accessibilité. Éviter le jargon trop technique tout en restant précis permet de rendre les instructions claires et accessibles. Utilisez un langage simple et direct qui se concentre sur les besoins de l'utilisateur. Expliquez clairement les concepts et fournissez des conseils étape par étape en utilisant la voix active et des impératifs positifs ("Appuyez sur le bouton d'alimentation").

• Maintenez un ton conversationnel et accueillant. Utiliser fréquemment le mot "vous" pour s'adresser directement au lecteur. Fournir des conseils et des orientations en tant qu'instructeur utile plutôt que de donner des ordres. Définir la terminologie, les acronymes et les numérots de modèle nécessaires dès la première utilisation. Fournir un glossaire des termes à titre de référence. Utiliser des analogies ou des métaphores illustratives pour expliquer des concepts techniques complexes.

• Traduire des spécifications techniques en instructions faciles à digérer requiert des compétences. Omettre les détails superflus mais éviter de simplifier à l'extrême. Utilisez une formulation cohérente et renforcez les explications par des images.

• S'adresser au lecteur avec respect. Évitez le patronat ou les insultes. Maintenir un ton inclusif et professionnel en ce qui concerne l'âge, le sexe, la culture, les capacités, etc.

• Si une terminologie imprécise ou ambiguë est source de frustration pour les utilisateurs, une communication claire est source d'autonomie. Examinez attentivement les formulations afin d'exclure les malentendus potentiels ou les connotations négatives. Cherchez à obtenir des réactions de la part d'utilisateurs réels lorsque c'est possible.

• Avec le ton et le langage appropriés, un manuel est plus accueillant qu'intimidant. Des explications claires associées à un style maximisent l'efficacité du manuel de l'utilisateur.

Comment puis-je m'assurer qu'un manuel d'utilisation couvre les avertissements de sécurité et les clauses de non-responsabilité ?

• Les manuels d'utilisation doivent avertir les lecteurs des risques potentiels pour la sécurité et du bon fonctionnement des produits afin de minimiser les risques. La communication claire des informations relatives à la sécurité protège à la fois l'utilisateur et le fabricant.

• Inclure des avertissements de sécurité avant toute action dangereuse, telle que l'exposition à une haute tension, des pièces mobiles, une interaction chimique, des températures de fonctionnement élevées, etc. Utiliser des mots de signalisation tels que "Avertissement" ou "Mise en garde" pour mettre l'accent sur les dangers.

• Expliquer les risques de blessures ou de dommages liés à des pratiques dangereuses. Fournir des instructions précises pour un fonctionnement sûr. Dresser la liste des équipements de protection requis ou des conditions environnementales, le cas échéant.

• Utilisez des alertes visuelles telles que des symboles d'avertissement ou des icônes pour attirer l'attention. Les lettres majuscules en gras dans une couleur contrastée mettent également en évidence les avertissements. Un formatage cohérent et spécifique pour les dangers améliore la lisibilité du manuel.

• Informer les utilisateurs qu'ils doivent lire entièrement les rubriques relatives à la sécurité et fournir une attestation de formation le cas échéant. Conseillez l'inspection et l'entretien réguliers de l'équipement pour éviter les blessures. Suggérer les meilleures pratiques ergonomiques pour la santé de l'utilisateur, le cas échéant.

• Spécifier les mesures de sécurité pour les différents groupes d'utilisateurs (professionnels formés contre consommateurs). Envisager des traducteurs d'avertissement ou des pictogrammes pour les publics internationaux. Toutes les communications relatives à la sécurité doivent être très visibles, sans ambiguïté et complétées par des indices visuels.

• En plus des conseils de sécurité, indiquez également la bonne utilisation de l'équipement afin d'éviter les dommages et conseillez aux utilisateurs de lire le manuel. Alors que les avertissements excessifs nuisent à l'attention, le fait de souligner les dangers montre que le créateur se préoccupe du bien-être de l'utilisateur. Une communication claire sur la sécurité minimise la responsabilité et améliore la réputation professionnelle.

Les manuels d'utilisation doivent-ils être imprimés ou mis à disposition sous forme numérique ?

• Les manuels d'utilisation** peuvent être fournis sous forme imprimée ou numérique, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients. Les entreprises doivent tenir compte des besoins des utilisateurs et de la complexité du produit lorsqu'elles choisissent entre les manuels imprimés et les manuels électroniques.

• Les manuels imprimés permettent une prise en main facile et une consultation rapide sans appareil. Ils sont idéaux pour les instructions d'installation, d'utilisation et d'entretien qui nécessitent un guidage linéaire étape par étape. L'impression permet également d'éviter les contraintes liées à la batterie et à l'écran.

• Cependant, l'impression peut être source de gaspillage, coûteuse et difficile à mettre à jour. Les manuels électroniques permettent de préserver les ressources et peuvent être distribués en ligne à peu de frais. Ils sont facilement consultables et peuvent inclure des supports multimédias tels que des tutoriels vidéo.

• Les formats numériques sont pratiques pour accéder aux spécifications, au dépannage, au mode d'emploi ou aux informations de référence de manière non séquentielle sur un ordinateur de bureau ou un téléphone portable. Mais la lecture prolongée d'un écran est source de fatigue. L'accès numérique dépend de la connectivité internet et de l'alimentation électrique.

• Pour les manuels très visuels, l'impression maximise la qualité et la clarté de l'image. Mais les manuels électroniques permettent de zoomer pour voir les détails. Tenez compte de la faculté d'utilisation lorsque vous déterminez la taille optimale des pages, la reliure, l'orientation et le grammage du papier.

• Si vous optez pour l'impression, proposez également une version numérique pour un accès à tout moment et en tout lieu. Choisissez des formats de logiciels conviviaux pour la distribution électronique, comme le responsive HTML. Les PDF conservent le formatage mais limitent la recherche.

• Idéalement, proposez à la fois un guide de démarrage rapide imprimé et un manuel électronique complet. Évaluez les besoins des utilisateurs, le type de produit et les types de tâches pour déterminer si le format imprimé, le format numérique ou les deux formats sont optimaux. Une approche double permet de maximiser la disponibilité et l'utilité des manuels.

Principaux enseignements :

• Un bon manuel d'utilisation dépend de plusieurs facteurs. Il doit avoir un langage simple, des éléments visuels qui attirent l'attention et une structure logique et hiérarchique. Les entreprises ne doivent aborder que des sujets spécifiques et les présenter de manière concise afin que les clients ne se sentent pas dépassés ou ne parcourent pas le contenu.

• Avant de rédiger le manuel, réfléchissez au contenu, à la mise en forme et à la structure. Utilisez une plateforme logicielle fiable et documentez tout ce que vous devez transmettre à vos clients. Choisissez Docsie pour publier vos documents en ligne et donner accès aux membres de votre équipe afin qu'ils puissent les modifier et partager leurs commentaires sur le document.

• Un **manuel de l'utilisateur est le premier point de contact pour vos clients. Il doit contenir toutes les informations pertinentes sur le produit et des sections clés sur l'entretien du produit et les choses à éviter. Les manuels d'utilisation doivent couvrir tous les aspects du dépannage du produit, les questions fréquemment posées, la fonctionnalité du produit, etc.

Éliminer le jargon technique en expliquant des concepts complexes. Utilisez un langage simple et facile à comprendre. Expliquez tous les concepts pertinents liés à votre produit en utilisant des mots simples. N'ajoutez des graphiques, des flux de travail et des diagrammes que s'ils complètent le contenu existant et expliquez-les en même temps que le contenu.

• Évitez de partager des théories ridicules au sujet de votre produit. Donnez des détails utiles et pratiques et ne supposez pas que les clients savent tout. Soyez clair, évitez les informations supplémentaires et inutiles et ne partagez que ce qui est essentiel. Veillez à ce que tous les chapitres de votre manuel de l'utilisateur soient cohérents en termes de ton, de style, de formatage, de terminologie, etc.

Réflexions finales

La rédaction de manuels d'utilisation est à la fois une science et un art. Vous devez comprendre la psychologie de vos clients et rédiger des manuels d'instructions faciles à comprendre dans un langage compréhensible. Des manuels d'utilisation utiles et efficaces permettent d'améliorer le service après-vente et, par conséquent, la satisfaction des clients.

Avec Docsie, vous pouvez facilement créer un manuel d'utilisation en ligne et le partager avec votre équipe pour l'éditer, le traduire, le publier, l'entretenir et le mettre à la disposition de vos utilisateurs. Docsie est la solution parfaite qui comprend tous vos besoins en matière de documentation et facilite la rédaction de manuels en ligne simples mais puissants.

Foire aux questions

**1. Quelle est la principale caractéristique d'un manuel d'utilisation ?

Ans : Les manuels d'utilisation doivent avant tout être simples et faciles à suivre. Le contenu et le format doivent être rédigés de manière conviviale afin que les clients puissent les suivre facilement et comprendre chaque étape du processus décrit.

**2. Pourquoi les manuels d'utilisation sont-ils importants ?

Ans : Les manuels d'utilisation permettent aux clients d'obtenir des informations complètes sur le produit avant de l'utiliser. Les manuels sont une ressource riche qui mentionne les caractéristiques détaillées du produit et donne des conseils sur la manière de l'utiliser afin que le produit puisse être utilisé efficacement sans affecter sa durée de vie.

**3. Quel est l'objectif des manuels d'utilisation ?

Ans : L'objectif premier d'un manuel d'utilisation est de lever toute ambiguïté et d'aider les consommateurs à en savoir plus sur un produit et à apprendre à l'utiliser. Il s'agit d'un contenu de référence qui contient des instructions concrètes à l'intention des clients sur la manière de tirer le meilleur parti du produit qu'ils ont acheté.

**4. Qu'entend-on par "documentation du manuel de l'utilisateur" ?

Ans : La documentation du manuel de l'utilisateur fait référence à l'élaboration du contenu que les entreprises partagent avec leur public pour résoudre leurs problèmes et les aider à mieux utiliser le produit. Il s'agit en quelque sorte d'un guide qui aide les utilisateurs à comprendre les choses à faire et à ne pas faire dans l'utilisation de leurs produits.

**5. Quel type de document est un manuel d'utilisation ?

Ans : Il s'agit d'un document très technique. Il se concentre sur la fourniture d'informations clés et guide également les clients afin qu'ils puissent utiliser et entretenir les produits au mieux de leurs capacités.