Êtes-vous chargé d'éduquer et de former vos collègues, vos clients ou vos nouveaux employés ? Si c'est le cas, poursuivez votre lecture.
Il peut être difficile de partager et d'éduquer les autres. Surtout si vous ne disposez pas d'un bon exemple de modèle de manuel de formation pour vous aider à démarrer rapidement. Dans cet article, je vous montrerai comment augmenter la productivité et réduire les temps d'arrêt en utilisant Docsie pour créer un modèle de manuel de formation simple et le partager avec votre équipe.
Étape 1 : Créez un compte avec Docsie (c'est gratuit).
Docsie est un outil simple de développement de manuels de formation qui fournit aux entreprises des modèles réutilisables pour les aider à développer de meilleurs manuels de formation. Pour commencer, c'est entièrement gratuit et vous pouvez créer votre premier manuel de formation en moins de 10 minutes. Une fois que vous serez inscrit, nous pourrons commencer à vous expliquer comment rédiger un manuel de formation à l'aide de Docsie.
Étape 2 : Créer un livre pour créer un modèle de manuel de formation de base impressionnant.
Docsie est basé sur le concept de livres et d'étagères, les livres servant essentiellement de manuels d'instruction et les étagères servant de départements et de centres de base de connaissances.
Supposons que vous êtes une équipe de vente très occupée et que vous avez besoin d'avoir tous vos documents de formation en un seul endroit. Vous pouvez utiliser Docsie pour organiser et classer vos manuels de formation à l'aide de jeux. Vous pouvez ensuite inviter le reste de l'équipe de formation à collaborer et à élaborer ensemble de meilleurs manuels de formation lorsque vous êtes prêt.
Étape 3 - Définir les instructions de formation
C'est ici que vous identifierez les catégories de formation et les parcours que vous devrez créer pour éduquer votre public cible.
Gardez à l'esprit que ce guide part du principe que vous savez déjà qui est votre public cible ; l'objectif de ce guide est de vous montrer comment élaborer facilement le contenu de votre manuel de formation pédagogique.
Prenons l'exemple d'une force de vente. Elle dispose de parcours de vente débutants et avancés pour une variété de postes, y compris les SDR (représentants de croissance des ventes), les responsables de comptes, les représentants de la réussite des clients, et ainsi de suite. Les postes peuvent avoir des noms et des responsabilités différents en fonction de la nature de votre société de vente, mais ils nécessitent tous des manuels de formation et un moyen traçable de partager l'information.
Par conséquent, une fois que vous avez identifié vos pistes de formation, vous pouvez commencer à interviewer des experts dans ces postes pour vous aider à déterminer le contenu de ces pistes. Par exemple, vous pourriez interviewer un chargé de clientèle pour en savoir plus sur son mode de fonctionnement.
Une fois que vous connaîtrez sa routine quotidienne, ses pratiques et ses tâches, vous construirez un diagramme de processus qui détaillera les tâches de ce poste spécifique, vous donnant ainsi une image claire de ces responsabilités.
Vous décomposerez ensuite ces tâches en étapes réalisables par étape/seniorité, ce qui facilitera la création d'un manuel de formation, car vous saurez quoi et comment rédiger un manuel pour votre équipe spécifique.
Une fois que vous avez rassemblé suffisamment d'informations, vous pouvez les utiliser pour élaborer votre matériel de formation à l'aide d'un modèle de manuel de formation.
Étape 4 : Élaborer le matériel de formation
En suivant les grandes lignes et la feuille de route que vous vous êtes tracées au cours des étapes précédentes, et en vous appuyant sur les informations recueillies auprès de votre équipe. Vous commencerez à remplir votre prototype de manuel de formation et d'instruction avec du contenu, étape par étape, en développant progressivement chaque étape pour aider vos stagiaires à acquérir une base de formation adéquate.
Différents articles peuvent concevoir différentes étapes dans Docsie à illustrer dans les manuels de formation. Il existe de nombreux outils formidables qui fonctionnent avec Docsie pour vous aider à créer facilement des manuels étonnants.
Des outils étonnants
Il existe de nombreux outils étonnants que vous pouvez utiliser pour vous aider à prendre une longueur d'avance sur la création de vos manuels de formation et vous aider à développer et à remplir votre modèle de manuel d'instruction.
Snag-It
Note : Si vous êtes un utilisateur Mac, pour copier et coller l'image dans Docsie, utilisez les touches Maj, Commande et 4.
Snag-it vous permet de prendre facilement une photo du contenu de votre page et de l'annoter à l'aide d'un outil d'annotation simple et élégant.
Camtasia
Camtasia vous aidera à enregistrer facilement des vidéos pratiques pour améliorer l'expérience de formation et l'efficacité de vos manuels de formation.
Docsie Guides
Grâce à une simple extension chrome, vous pouvez utiliser Docsie Guides pour enregistrer automatiquement vos manuels de formation ainsi que toutes vos images de formation avec des annotations. Docsie Guides vous aidera également à créer des visites guidées non codées pour montrer comment utiliser votre produit aux consommateurs ou aux nouveaux stagiaires.
Étape 5 - Publier votre manuel de formation et le partager avec votre équipe
Vous devez vouloir partager votre matériel de formation avec vos nouveaux stagiaires et/ou clients maintenant que vous l'avez développé dans Docsie. C'est aussi simple que de cliquer sur publier et de le faire apparaître sur une page intégrée à Docsie sur votre site.
Si vous souhaitez limiter l'accès à l'ensemble de votre matériel de formation, vous pouvez le faire facilement dans Docsie. Vous pouvez également attribuer un mot de passe unique à un stagiaire particulier et révoquer l'accès à tout moment.
Avec une seule ligne de code, vous pouvez également insérer votre matériel de formation directement dans l'intranet de votre entreprise à l'aide de Docsie.
Étape 6 : Recueillez les commentaires sur votre manuel de formation et mettez-le à jour sur Docsie.
Une fois que vous avez publié votre prototype de manuel de formation, vous êtes prêt à partir. Vous voudrez peut-être savoir comment vos stagiaires et/ou vos clients communiquent avec votre manuel de formation et leur donner l'occasion de vous faire part de leurs commentaires afin que vous puissiez améliorer votre travail.
C'est ici que vous pouvez utiliser Vocally (une extension de Docsie) pour collecter des clips vidéo des expériences de formation de vos stagiaires afin de mieux comprendre comment ils traitent votre modèle de manuel d'instruction. Vous pouvez également leur donner la possibilité de fournir des commentaires sur leur expérience de formation, qui seront classés dans Vocally manager.
Vous pouvez ensuite utiliser Vocally Manager, qui s'intègre facilement à votre logiciel de suivi de projet, pour élaborer des tâches réalisables afin de mettre à jour et d'affiner la façon dont vous rédigez un manuel en fonction des commentaires des utilisateurs.
Étape 7 : Maintenir et traduire le matériel de votre manuel de formation.
Vous pouvez maintenant traduire vos modèles de manuels d'instruction en plusieurs langues directement sur Docsie, et vous pouvez même communiquer avec des traducteurs de contenu expérimentés qui peuvent vous aider à mettre à jour votre contenu à un tarif réduit.
De plus, la création de nouvelles versions de votre matériel de formation dans Docsie est aussi simple que de cliquer sur un bouton au fur et à mesure que votre matériel de formation s'étoffe. Ainsi, vous ne perdrez pas de copies de formation précieuses et vous disposerez toujours d'un point de référence auquel vous pourrez vous référer.
Réflexions finales
Docsie peut être utilisé si vous voulez vraiment créer d'excellents manuels de formation et utiliser des modèles de manuels d'instruction. Il simplifiera et améliorera considérablement le flux de travail de votre manuel de formation.
Les modèles de manuels d'instruction jouent un rôle important dans la formation des employés en informant les nouveaux employés sur l'organisation et ses procédures. Les employés mûrissent et apprennent de nouvelles technologies, techniques et processus.
Les employés qui n'apprennent pas activement ou qui ne connaissent pas les appareils, les applications, les équipements ou les machines utilisés par leur entreprise risquent de se désengager au travail.
Or, le désengagement conduit souvent à un taux élevé de rotation du personnel et à une faible satisfaction au travail. Au final, tant les employeurs que les employés subissent des pertes.
Sans compter que les statistiques le prouvent :
En l'espace d'un an, 40 % des travailleurs ayant reçu une formation inadéquate quittent leur emploi.
En raison du manque de possibilités d'évolution, 74 % des travailleurs estiment qu'ils n'atteignent pas leur plein potentiel au travail.
Dans 72 % des cas, les employés envisagent de contribuer financièrement à la formation.
Selon 68 % des employés, la croissance et la formation sont les priorités de l'entreprise.
Seulement 13 % des travailleurs dans le monde sont engagés.
Le désengagement des employés coûte à l'économie plus de 500 milliards de dollars chaque année.
Les chiffres, quant à eux, sont infinis. Le problème est réel. Les salariés souhaitent évoluer et améliorer leurs compétences dans le cadre de formations traditionnelles et d'opportunités de développement.
La création d'un guide ou d'un manuel de formation de l'entreprise est un excellent moyen pour les entreprises de mettre en œuvre cette méthode indispensable.
Nous devons aller à l'essentiel et déterminer quels sont les aspects les plus importants d'un manuel de formation fantastique et comment rédiger un manuel.
En 2017, 45 % des heures d'apprentissage dans une entreprise type ont été créées par des méthodes en ligne ou même d'apprentissage électronique, selon l'ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States). Par rapport à 2015, cela représente une augmentation de 42 %.
La capacité à élaborer un modèle de manuel d'instruction est une compétence naturelle nécessaire à la continuité et à la croissance de l'entreprise.