Les 15 meilleures pratiques en matière de documentation sur les versions de produits

Ce faux pas m'a appris que je devais regarder notre produit à travers le prisme du client. C'est alors que l'interrupteur proverbial s'est allumé. Si je livre un produit qui répond aux problèmes du client et que je le soutiens par une documentation professionnelle, nous aurons un gagnant.

J'ai également découvert que la création d'une documentation produit professionnelle, esthétique et facile à lire n'était pas une tâche facile. Mais lorsqu'elle est réalisée correctement, la documentation produit peut rendre les clients satisfaits et, en fin de compte, augmenter le chiffre d'affaires.

Quelles sont les meilleures pratiques pour créer une documentation produit professionnelle ?

Ces meilleures pratiques permettent de créer une documentation produit esthétiquement agréable, informative et facile à utiliser. Le respect de ces lignes directrices vous aidera à fournir une documentation produit susceptible de transformer un bon client en un excellent client. Et les bons clients aident en fin de compte les entreprises à augmenter leur chiffre d'affaires, la documentation produit étant un élément essentiel de l'expérience client.

1. Comprenez votre public cible et donnez-lui ce qu'il veut

Il est essentiel de [connaître les attentes de votre public] (https://www.stickyminds.com/article/writing-requirements-documentation-multiple-audiences). Par exemple, la documentation du produit est-elle destinée aux administrateurs ou aux utilisateurs finaux ? L'étendue de votre public cible peut nécessiter la rédaction d'une documentation technique pour les administrateurs ou de termes et d'instructions clairement définis pour l'utilisateur final.

Une bonne pratique pour créer une documentation produit professionnelle consiste à comprendre les attentes du client au niveau de l'administrateur ou de l'utilisateur final. Voici quelques-unes des méthodes permettant de recueillir des informations sur l'identification du public :

• les questionnaires et les enquêtes

• Retour d'information sur le public perçu

• Remue-méninges au sein de l'entreprise

• Retour d'information sur les opinions populaires des clients

• Tables rondes avec les clients

2. Créer un plan de documentation en tant que meilleure pratique

La rédaction d'un plan de documentation peut aider à prévoir les goulets d'étranglement potentiels au cours de la mise en œuvre du projet. La création de la documentation d'un produit peut s'avérer difficile, et une bonne pratique consiste à créer un plan de documentation pour aider à prévoir les problèmes qui peuvent survenir au cours du processus de documentation.

Les avantages de la création d'un plan de documentation sont notamment les suivants :

Actionable items - Auditer toute documentation existante pour sauvegarder les informations applicables qui peuvent être réutilisées dans le nouveau plan de documentation du produit.

• Observer les modèles et les guides de style - Si la documentation concerne un nouveau produit, s'assurer qu'elle respecte la voix et le style de l'industrie, ou si la documentation concerne un produit existant, maintenir les guides de style et les modèles actuels pour assurer la continuité de la marque**.

• Les outils documentaires peuvent définir et rationaliser le processus de documentation produit tout en assurant la continuité du travail d'équipe et une meilleure compréhension du processus de développement des documents.

3. Simplifier la documentation produit en tant que meilleure pratique

Une étude a été menée en 2016 pour déterminer combien d'utilisateurs lisent la documentation du produit. Les résultats ont été révélateurs, car ils ont montré que seuls [25 % des utilisateurs ne lisent pas la documentation du produit] (https://academic.oup.com/iwc/article-abstract/28/1/27/2363584?redirectedFrom=fulltext&login=false). L'enquête a révélé que le fait que les utilisateurs finaux ne lisent pas la documentation du produit est en partie dû à ce qui suit :

Les utilisateurs sont impatients - Avec l'avènement de l'information immédiate via le web, les utilisateurs deviennent généralement moins patients dans la recherche de réponses à leurs problèmes. La lecture de la documentation produit en ligne ou hors ligne peut s'avérer laborieuse en raison de la grande quantité d'informations requises pour un produit particulier.

• Les utilisateurs sautent souvent la documentation nécessaire pour aller directement à l'essentiel, c'est-à-dire à la manière d'utiliser le produit. Les utilisateurs apprennent et comprennent le fonctionnement des produits en interagissant avec eux plutôt qu'en lisant des instructions détaillées. Les instructions doivent être aussi claires et informatives que possible.

• Les manuels sont souvent rédigés dans un format difficile à comprendre et à suivre. De nombreux utilisateurs trouvent la documentation du produit confuse ou sans rapport avec leur question, ce qui les frustre et les décourage de lire le manuel. Souvent, l'entreprise n'a pas mené d'étude détaillée de l'audience et n'a pas compris correctement ce dont l'utilisateur avait besoin, ce qui l'a rendu trop confus pour finir la lecture.

4. Inclure des captures d'écran et des informations graphiques

Pensez à la documentation produit comme à une carte routière racontant l'histoire d'un produit. Conduisez le client sur un chemin facilement i[dentifié par des captures d'écran ou d'autres graphiques] (https://theideanest.ca/5-types-graphics/?doing_wp_cron=1666462401.5462460517883300781250) et expliquez comment chaque graphique interagit avec les autres. Expliquez clairement ce que l'utilisateur regarde ou quand une fonction est activée, comment elle réagit au produit et à quoi il doit s'attendre ensuite. Veillez à ce que chaque graphique soit utile et à ce que le flux de travail du produit soit cohérent.

5. Utilisez des liens croisés pour une compréhension plus précise des sujets.

J'ai constaté que les liens croisés étaient inestimables lors de la lecture de la documentation d'un produit (https://docs.typo3.org/m/typo3/docs-how-to-document/main/en-us/WritingReST/Reference/Content/Links.html). Comprendre ce que fait une caractéristique ou un processus fonctionnel aide énormément à établir des liens croisés avec un sujet associé. En outre, en établissant des liens entre les points de données associés, l'image globale devient plus évidente en ce qui concerne la façon dont le système interagit et le flux de travail.

6. N'oubliez pas le principe KISS pour la documentation du produit.

N'oubliez pas d'appliquer le principe [KISS (Keep It Simple, Stupid) lors de la création de la documentation] (https://www.wrike.com/blog/understanding-kiss-principles-project-management/#What-does-KISS-stand-for). Toutefois, il est important de documenter le processus de manière exhaustive, sans pour autant tomber dans l'excès. En outre, l'utilisateur de la documentation peut rechercher certaines informations sur des points spécifiques, de sorte que le respect du principe KISS facilite grandement la navigation et la compréhension de la documentation.

Par exemple, de simples notations peuvent suffire à expliquer une fonction, éventuellement avec une référence (lien croisé) au sujet principal. Veillez à ce que les faits soient clairs et non exagérés, afin que l'utilisateur puisse facilement rechercher les informations correspondant à ses besoins. Il n'est pas forcément intéressé par la lecture de tous les aspects du produit.

7. S'adapter aux différents styles d'apprentissage

Chaque personne a un style d'apprentissage différent. Certains préfèrent les descriptions détaillées, tandis que d'autres préfèrent les graphiques et les représentations visuelles. Toutefois, certains utilisateurs apprennent davantage par la pratique que par la lecture.

Veillez à prendre en compte tous les styles d'apprentissage lorsque vous créez une documentation produit efficace et informative. Par exemple, l'insertion de graphiques tels que des captures d'écran, des graphiques, des textes structurés ou des liens vidéo permet de s'assurer que tous les styles d'apprentissage comprennent la documentation du produit.

8. Personnaliser et structurer le contenu de l'intégration

Personnalisez le produit [la documentation en fonction du rôle du public] (https://www.deanhouston.com/news/knowing-audience-document-right-document/). Créez différentes versions de la documentation en fonction du rôle du public visé lors de l'intégration du contenu. Par exemple, les questions d'un administrateur peuvent ne pas être pertinentes par rapport aux questions d'un utilisateur expérimenté sur la documentation.

La documentation peut introduire une couche de personnalisation en créant des versions légèrement différentes du document, davantage axées sur le rôle du public visé. Le fait de modifier le contenu de la formation initiale en fonction du rôle de l'utilisateur confère à la documentation un élément de personnalisation.

9. Définir clairement les termes pour des publics spécifiques

En fonction du public visé, il est bon d'expliquer la signification de chaque terme utilisé dans la documentation. Vous pouvez utiliser des termes plus complexes avec quelques éclaircissements si le public est interne. Cependant, lorsque des utilisateurs externes accèdent à la documentation, il n'y a aucun moyen de connaître l'expertise des utilisateurs.

Définir clairement les termes uniques ou complexes permet d'établir une communication bien meilleure et plus efficace pour toutes les parties prenantes internes et les utilisateurs externes.

10. Fournir une méthode pour recueillir les commentaires des utilisateurs

Le retour d'information sur la documentation fournit des informations précieuses sur l'efficacité du document. Fournissez un lien ou un simple bouton "J'aime / Je n'aime pas" pour recueillir des informations précieuses sur la qualité de la documentation. En recueillant les commentaires des utilisateurs, la documentation peut être affinée et améliorée.

11 Évitez les documents à structure plate

Lorsque vous créez une documentation sur un produit, veillez à ce qu'elle ne soit pas rédigée sous la forme d'une "structure plate". La lecture d'un document contenant du texte plat est laborieuse et peut devenir fastidieuse. En outre, l'intérêt du lecteur pour la documentation sera d'autant plus grand si les informations sont pertinentes par rapport au sujet traité et si le lecteur peut les consommer rapidement.

Rompre le texte continu et plat en mettant en évidence des informations sélectionnées ou en intégrant des vidéos, des images, des liens et d'autres méthodes afin d'améliorer l'interface utilisateur. En outre, en fournissant le contenu du document en "petits morceaux", le lecteur vivra une expérience plus agréable et sera moins réticent à lire la documentation.

12. Créer une documentation adaptée au référencement

L'une des meilleures pratiques en matière de documentation produit en ligne consiste à s'assurer qu'elle est rédigée dans un style documentation SEO-friendly. Veiller à ce que la documentation soit rédigée de manière à maximiser les résultats de recherche sur l'internet pour votre documentation. Les clients peuvent avoir besoin de rechercher leur documentation, et lorsqu'ils n'ont pas le lien explicite vers le site d'hébergement, en saisissant des termes de recherche, les réponses sont plus rapides et plus concises lorsqu'elles sont adaptées au référencement.

13. Maintenir la documentation du produit à jour

La mise à jour de la documentation produit est cruciale, surtout si elle est accessible en ligne. Souvent, les exigences d'un produit changent et la documentation en ligne doit refléter les nouveaux changements ou les mises à jour. Par conséquent, la documentation utilisateur doit être à jour et actualisée en fonction des mises à jour récentes et veiller à ce que le client soit informé des modifications apportées à la documentation du produit.

14. Comprendre que les utilisateurs peuvent ne pas lire la documentation du produit

Une étude de 2014 a révélé que les utilisateurs ne lisaient pas complètement toute la documentation du produit. Les principales raisons pour lesquelles ils ne lisent pas la documentation sont les suivantes :

• la documentation du produit était trop complexe

• La documentation ne répondait pas directement à leurs questions

• Les utilisateurs n'ont pas utilisé de nombreuses fonctionnalités du produit parce qu'ils n'ont pas lu la documentation.

• Plutôt que de lire la documentation, de nombreux utilisateurs préféraient l'apprentissage "pratique".

15. Gérer le contenu dynamique et statique

La documentation d'un produit évolue continuellement avec des mises à jour, de nouvelles fonctionnalités, du contenu corrigé, des alertes de maintenance mises à jour et d'autres éléments. Cette mise à jour est considérée comme un document vivant qui évolue continuellement en fonction des exigences du produit.

Le contenu statique fournit à l'utilisateur des données qui ne changent pas au cours de la vie du produit. L'idée du contenu statique est de donner des références aux utilisateurs, en particulier aux nouveaux utilisateurs, des informations qui restent statiques tout au long du cycle de vie du produit. Le contenu statique est essentiel à une documentation riche, mais il est généralement relégué au second plan par rapport à la documentation dynamique.

La maintenance de la documentation est plus facile lorsque le contenu est [classé comme dynamique ou statique] (https://brainly.com/question/24688083). La documentation relative au cycle de vie du produit peut être mise en œuvre et validée plus facilement lorsque la documentation est classée comme dynamique ou statique. Il peut y avoir des changements mineurs dans la documentation pour des mises à jour de nouvelles fonctionnalités (statique) ou des mises à jour détaillées du produit (dynamique).

16. Meilleures pratiques pour la disponibilité de la documentation produit

Bien que les utilisateurs ne lisent pas nécessairement beaucoup de documentation sur les produits, lorsqu'ils en ont besoin, ils la veulent immédiatement. La méthode traditionnelle de livraison de la documentation consistait à fournir un manuel imprimé qui accompagnait le produit. Toutefois, dans le monde numérique et en ligne d'aujourd'hui, la documentation est souvent fournie via le web.

Quel que soit le mode de diffusion de la documentation, il est essentiel de disposer de points d'accès facilement accessibles. C'est pourquoi les méthodes prédominantes de fourniture de la documentation sont aujourd'hui les suivantes :

Documentation hors ligne - De nombreux produits sont livrés avec des manuels imprimés ou des fiches de démarrage rapide. Ces documents sont généralement uniques et ne sont pas faciles à distribuer. Cependant, de nombreux manuels sont fournis en option dans un format PDF encapsulé, ce qui favorise la portabilité ou l'option d'impression à la demande.

Documentation en ligne- Chaque fois que vous cherchez une réponse à un problème sur Google, vous saisissez probablement un extrait de documentation en ligne. L'avènement du web a supplanté l'impression de manuels ou de documentation sur les produits pour les utilisateurs finaux. Voici quelques-uns des avantages de la documentation en ligne :

1. Télétravail - La pandémie nous a appris que le travail à domicile peut être aussi productif que le travail au bureau, en particulier lorsque la documentation en ligne répond à nos questions.

2. Collaboration - Avec un portail de documentation en ligne facilement accessible, les membres de l'équipe peuvent partager des informations à la volée et créer un travail d'équipe, ce qui est souvent impossible au bureau.

3. Convivialité mobile - L'avènement des appareils mobiles tels que les iPads et les smartphones a lentement supplanté les PC dans les interactions quotidiennes. Vous pouvez facilement accéder à la documentation en ligne à l'aide d'un smartphone, et les problèmes persistants liés aux produits peuvent être facilement recherchés, même dans votre café préféré pendant le déjeuner.