Le lancement d'un produit sur le marché exige d'immenses efforts, non seulement de votre part, mais aussi de la part de votre équipe. Ils doivent faire des allers-retours, collaborer avec différentes parties prenantes, prendre en compte toutes les exigences et améliorer la collaboration interdépartementale. Les chefs de produit, les développeurs back-end et front-end et les autres membres de l'équipe technique se réunissent pour faire un brainstorming avant de lancer de nouvelles versions. Ce processus implique la préparation de nombreux documents. Votre équipe n'est-elle pas débordée ?
Dans de telles circonstances, il devient indispensable de disposer d'une plateforme offrant des fonctionnalités de personnalisation du contenu, de flexibilité et de gestion des connaissances. Vous obtenez le bouclier dont vous avez besoin pour planifier, suivre, communiquer et évaluer votre projet.
Pourquoi faut-il personnaliser la documentation ?
Chaque projet a son ampleur et son importance. La taille, la complexité, la portée et les risques liés à un projet déterminent la manière dont vous devez adapter la personnalisation de la documentation. La maintenance d'une base de connaissances et l'adaptation des exigences d'un projet à l'aide d'outils de personnalisation du contenu jouent un rôle essentiel en vous aidant à gagner du temps, à éviter la confusion et à mieux aligner votre équipe.
Mais comment savoir si vous avez besoin d'un outil de personnalisation pour améliorer le déroulement du projet ? Devez-vous suivre un certain nombre de procédures ? Lisez la section suivante pour savoir comment évaluer vos besoins en matière de documentation de projet.
Comment évaluer les besoins en documentation d'un projet ?
La règle d'or dans le monde des affaires est de ne pas se lancer sans avoir pesé le pour et le contre de sa décision. Mais écartons de cette règle d'or le besoin de personnalisation du contenu.
Pour évaluer le besoin d'outils de personnalisation de projet, vous devez considérer les objectifs, les exigences et les attentes de votre documentation de projet sous différents angles. Pour y voir plus clair, vous devez vous poser les questions suivantes :
la portée de la documentation du projet
les publics et les utilisateurs
Utilisations du produit
Normes et lignes directrices relatives au produit
En posant ces questions, vous aurez une idée claire de la plate-forme à choisir et des caractéristiques à rechercher lorsque vous prévoyez de mettre en œuvre des outils de documentation.
Comment identifier la meilleure solution pour un outil de personnalisation du contenu ?
Le dernier rapport publié par M-File on Intelligent Information Management a révélé qu'un outil de personnalisation du contenu inefficace peut entraîner des problèmes de flux de travail. 65 % des personnes interrogées dans le cadre de cette enquête ont indiqué qu'elles rencontraient des difficultés pour examiner, approuver et signer des documents en l'absence d'un outil approprié pour la base de connaissances et la personnalisation du contenu.
Il est donc d'autant plus nécessaire de trouver le bon outil. Mais comment trouver l'outil idéal ? Voici quelques points à prendre en compte lors de la recherche d'outils offrant une personnalisation de la documentation.
Identifier un mode de fonctionnement approprié
La documentation d'entreprise se décline en deux modes : un système de gestion des documents d'entreprise sur site et un système de gestion des documents basé sur le cloud. La GED sur site permet aux entreprises d'accéder aux données à partir de leur propre serveur, mais pour utiliser cet outil, vous devez être présent sur le campus de l'entreprise. En revanche, les outils de GED basés sur l'informatique en nuage offrent une plus grande flexibilité aux travailleurs à distance, car ils peuvent accéder aux données de n'importe où.
Tenir compte du facteur coût
Le coût est un facteur décisif. Si vous optez pour un DMS sur site, attendez-vous à devoir débourser des frais initiaux importants pour faciliter la collaboration au sein de l'équipe. En revanche, si vous optez pour un système basé sur l'informatique en nuage, vous pouvez vous attendre à ce que l'ensemble de l'installation soit réalisée pour la moitié du coût d'un DMS sur site.
Veiller à la sécurité des données
La sécurité des données est une évidence. Vos documents doivent être à l'abri du piratage sans même que vous le demandiez. Dans le cas d'une GED sur site, vous avez plus de contrôle sur la sécurité, tandis que la propriété de la sécurité repose sur les épaules de votre fournisseur de services dans le cas d'une GED basée sur le cloud.
Option de sauvegarde des fichiers
Dans le cas d'un DMS sur site, les fichiers de données doivent être sauvegardés fréquemment car il n'y a pas d'option de sauvegarde automatique. Les risques de perte de données sont donc plus élevés. Dans le système basé sur l'informatique en nuage, la sauvegarde se fait d'elle-même. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la perte de données en cas d'événements malheureux.
5 caractéristiques à rechercher dans un logiciel de documentation
Il est facile de créer un espace de collaboration en équipe lorsque l'on dispose des bons outils. Voici une liste des caractéristiques que vous devez rechercher lorsque vous choisissez les outils de documentation adaptés à votre organisation.
1. Partage de documents
Lorsque vous travaillez avec plusieurs parties prenantes, vous devez veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. L'un des moyens de maintenir l'implication de chacun dans un projet est de prendre en compte leurs opinions et d'apporter des modifications au produit en fonction des précieuses contributions reçues. Une plateforme de gestion de contenu documentaire doit offrir la possibilité de partager des données en interne avec les clients et les parties prenantes.
2. Sécurité
La sécurité doit être la priorité absolue lors de la sélection d'un logiciel de documentation adapté à votre organisation. Le logiciel choisi doit disposer des outils et des logiciels de sécurité les plus récents pour garantir que seules les personnes autorisées ont accès aux données.
3. Options d'édition
Trouver le bon document ne doit pas être un parcours du combattant pour votre équipe. 83% des employés perdent leur temps précieux à recréer des documents qui existent déjà. C'est pourquoi la GED doit permettre d'afficher en premier lieu la version actualisée du document. En outre, les personnes ayant accès au document doivent pouvoir le modifier directement.
4. Classification des documents
Les erreurs de classification et d'étiquetage des documents font qu'il est difficile pour les employés de trouver le bon document à temps. Un bon DMS doit pouvoir créer automatiquement des métadonnées pour les documents une fois qu'ils ont été préparés par l'équipe. Cette fonction libère l'équipe de la responsabilité de créer des noms pour les fichiers, ce qui permet de réduire les erreurs manuelles et de gagner du temps.
5. Recherche par mot-clé
Le bon logiciel de documentation doit permettre à l'équipe de rechercher des documents pertinents à l'aide de mots-clés. Il doit afficher les résultats pertinents à l'écran afin d'accélérer la recherche de documents.
La présence de ces cinq fonctionnalités incroyables dans un outil de documentation offre une flexibilité à la plateforme et permet à votre équipe de gagner du temps dans la recherche et l'édition des bons documents. Ces fonctionnalités permettent également à votre organisation d'améliorer sa planification, sa collaboration, son évaluation et sa gestion des connaissances tout en gérant différents projets.
Faire le bon choix avec Docsie
Docsie offre un service de documentation d'entreprise pour aider votre équipe à collaborer facilement sans perdre de temps. Il s'agit d'une solution unique qui réduit votre dépendance à l'égard de plusieurs outils. Conçu sur mesure pour répondre à toutes les exigences de la documentation d'entreprise, Docsie possède d'incroyables fonctionnalités qui sont énumérées ci-dessous.
Documentation prête pour l'entreprise
Lorsque vous n'avez pas à passer d'une plateforme à l'autre, vous pouvez vous concentrer davantage sur l'accomplissement de la tâche sans heurts. La plateforme centralisée facilite les flux de travail de documentation pour l'équipe et l'aide à améliorer son efficacité. Vous pouvez importer vos documents et bases de connaissances existants, aligner la gestion des connaissances et concevoir un portail personnalisé sans trop d'efforts. L'équipe exceptionnelle du service clientèle de Docsie s'assure que vous comprenez parfaitement nos fonctionnalités de base et avancées avant de poursuivre.
|LE SERVICE À LA CLIENTÈLE DE DOCSIE VOUS ASSURE QUE VOUS COMPRENEZ PARFAITEMENT LES FONCTIONNALITÉS DE BASE ET AVANCÉES AVANT DE CONTINUER : Améliorez la personnalisation de vos documents avec Docsie| |-|### Collaboration transparente avec une main-d'œuvre internationale
Vous pouvez collaborer avec vos employés distants, vos sous-traitants, vos freelances et vos spécialistes grâce aux rôles d'utilisateur et au contrôle d'accès de la nouvelle génération. Grâce à cette fonctionnalité de Docsie, vous pouvez facilement contrôler qui peut consulter, modifier et publier les documents. Si vous souhaitez suggérer des modifications, faites-le en ajoutant des commentaires avec notre fonction de chat intégrée ou en assignant des tâches et des dates d'échéance aux membres de l'équipe.
Portails de connaissances interactifs
Il est important de faire connaître aux autres les tenants et les aboutissants de votre produit pour qu'ils puissent prendre une décision éclairée. Avec Docsie, vous pouvez créer des portails de connaissances interactifs, des sites d'aide, des FAQ, des bases de connaissances et des pages en libre-service pour fournir les bonnes informations. Vous pouvez profiter des avantages de la personnalisation de la base de connaissances pour publier du contenu en rapport avec les rôles et la dynamique de vos clients.
Centres de documentation personnalisés
Vous pouvez choisir le mode d'hébergement de vos centres de documentation. Nous vous donnons la possibilité de choisir entre un nuage public ou privé et un DMS sur site. Avec les centres de documentation personnalisés, vous pouvez effectuer la gestion des connaissances, le transfert de données et mettre en place une sécurité haut de gamme en toute simplicité.
Perspectives et retours d'expérience
Vous pouvez voir comment le projet est entrepris, l'état d'avancement et la collaboration de l'équipe grâce à des informations et des commentaires exploitables. Apporter des modifications aux documents et prendre les meilleures décisions est devenu plus facile grâce à la capacité de Docsie à personnaliser la documentation.
Les fonctionnalités sur mesure garantissent que les besoins en documentation d'une organisation sont résolus à temps et que l'efficacité de l'équipe s'améliore. Les fonctions de gestion des connaissances, de personnalisation du contenu et de retour d'information de Docsie vous permettent d'obtenir les meilleurs résultats lors de la gestion de plusieurs projets.
Principaux enseignements
Docsie vous aide à sécuriser vos documents sensibles et l'ensemble du portail de connaissances à l'aide de mots de passe cryptés.
Docsie propose un système de gestion de documents basé sur le cloud et sur site pour stocker vos fichiers critiques en toute sécurité.
Docsie vous permet de partager des documents avec des freelances et des sous-traitants en ajoutant des mots de passe temporaires.
Docsie vous offre un support de personnalisation complet pour votre portail de connaissances, votre base de connaissances et vos sites d'aide.
Conclusion
Lorsque vous travaillez avec plusieurs parties prenantes sur différents projets, vous avez besoin d'un outil qui prend en charge la collaboration, aide à la gestion des connaissances, offre une personnalisation de la documentation, simplifie les flux de travail et fournit des fonctions de sécurité de premier ordre pour rationaliser votre projet. Une plateforme qui facilite l'édition, le partage et la classification des documents permet à vos chefs de produit, à vos freelances et à vos équipes techniques de collaborer de manière intensive sans aucun obstacle. Docsie est le guichet unique dont vous avez besoin pour conserver tous les documents dans une plateforme centrale, ce qui permet de gagner du temps et de simplifier les flux de travail de vos équipes. Contactez notre équipe pour adopter une plateforme documentaire d'entreprise intelligente.
Foire aux questions
**1. Un freelance ou un entrepreneur peut-il collaborer avec des équipes internes en utilisant Docsie ?
Les freelances et les sous-traitants peuvent facilement collaborer avec les équipes internes en utilisant Docsie. Les chefs de produit, les rédacteurs, les indépendants et les développeurs de logiciels peuvent modifier les documents en fonction des besoins. Toutefois, il faut disposer d'un accès requis avant de pouvoir apporter des modifications aux fichiers.
**2. Quelles sont les fonctions de sécurité disponibles sur Docsie pour protéger les documents prioritaires ?
Vous disposez d'une authentification par jeton JWT, d'un RBAC IAM et d'une protection par mot de passe pour stocker les données sensibles.
**3. Docsie propose-t-il des portails personnalisés ?
Vous obtenez un portail personnalisé avec un cryptage SSL pour rendre vos documents plus sûrs.