Az írásbeli kommunikáció kétségtelenül a szoftvertermékkel kapcsolatos információcsere egységesebb módszere, amelyet a csapat minden tagjának ismernie kell. Ez az oka annak, hogy a termékmenedzserek idejük jelentős részét a dokumentáció frissítésére fordítják minden szoftverrel kapcsolatos munka esetében.
Annak megértése, hogy a számos eljárásra vonatkozó különböző dokumentációk készítése segít strukturáltan tartani az egész fejlesztési folyamatot, megelőzve a félreértésekből adódó előre nem látható nehézségeket, széles körben elfogadott minden iparágban.
Vessünk egy pillantást a dokumentáció néhány előnyére a termékmenedzserek számára, hogy jobban megértsük, mennyire fontos ez valójában.
Mi a dokumentáció fontossága a termékmenedzserek számára?
A pontos termékvízió kialakítása
A dokumentáció segíti a termékmenedzsereket abban, hogy megtalálják a választ az összes "miértre", amely az alapvető termék vagy szolgáltatás körüli kezdeményezések során felmerül. Mindennek a leírása segít a termékmenedzsereknek a kritikus döntések meghozatalában, és választ kapni az olyan kérdésekre, mint például, hogy kinek készül a termék, és miért kell az alkalmazást vagy terméket a kezdetektől fogva fejleszteni. Ezáltal elkerülhető a félreértések vagy baklövések lehetősége.
Jelentős segítség a tervezési folyamatban
Nem feltételezheti csak úgy, hogy a terméke a legnagyobb válasz a külső problémára; stratégiával kell rendelkeznie ahhoz, hogy az a legjobb megoldás legyen. Most, minden más előtt, a felkészülés elengedhetetlen. Azzal, hogy a vezetők a történetek, sprintek és célok létrehozásán keresztül világosan és tömören dokumentálják elképzeléseiket, lehetővé teszik a teljes fejlesztőcsapat számára, hogy olyan szoftvert készítsen, amely összhangban van az általuk kiszolgált fogyasztók igényeivel.
Támogatja az időben történő végrehajtást
Ha a terveket nem hajtják végre időben és a megfelelő módon, akkor azok hatástalanná válnak. Ahhoz, hogy egy alkalmazáskoncepcióból valódi és jól működő alkalmazás legyen, a termékmenedzser dokumentációt és írásbeli kommunikációt alkalmaz a tervezőkkel, fejlesztőkkel és más érdekeltekkel, hogy a megfelelő irányba terelje őket, és végrehajtsa a jól megfogalmazott, kidolgozott terveket.
A csapatok felelősek
Azáltal, hogy az adott termékkel kapcsolatos összes munkáról teljes dokumentációt vezetnek, a termékmenedzserek rengeteg információhoz juthatnak arról, hogy a csapattagok mit csinálnak, és felelősségre vonhatják őket a feladatok rájuk eső részéért. Ha mindenről részletes feljegyzéseket vezetnek, az segít a dolgok egyszerűségét és egyértelműségét megőrizni.
Az ügyfelek igényei teljesülnek
A termékmenedzserek könnyen hozzáférhetnek ahhoz, hogy az alkalmazásnak milyen funkciókat kell tartalmaznia, és az egyes funkcióknak milyen feladatokat kell ellátniuk, ha mindent dokumentálnak az alkalmazás koncepciójától kezdve a tervezési szakaszig. Később ezt az értékelést pontos és érthető módon közölhetik a csapattal, így biztosítva, hogy a végtermék pontosan az legyen, amit a fogyasztók szeretnének.
A dokumentáció készítése a termékmenedzsment egyik legfontosabb szempontja. Az alábbiakban felsorolunk 10 kulcsfontosságú dokumentációt, amelyekkel a termékmenedzserek dolgoznak, hogy maximalizálják csapatuk és projektjeik termelékenységét .
-
A versenyelemzésre vonatkozó dokumentáció
-
A termékstratégiát és jövőképet felvázoló dokumentáció
-
Termékkövetelmény-dokumentáció (PRD)
-
OKR-ek, kulcsfontosságú teljesítménymutatók és sikerességi mérőszámok
-
Útitervek Dokumentáció
-
A tervekre és prototípusokra vonatkozó dokumentáció
-
A felhasználó útját és történeteit leíró dokumentáció
-
A kiadási jegyzeteket és a hatóköröket leíró dokumentáció
-
Belső útmutatók és gyakran ismételt kérdések
-
Ügyfélbarát felhasználói útmutatók és termékdokumentáció
Versenyelemzéshez kapcsolódó dokumentáció
A versenyelemzési kutatás elvégzése a piackutatás hatalmas részét képezi, amely lehetővé teszi, hogy megvizsgálja terméke versenyelőnyét az azonos vagy hasonló terméket előállító versenytársakkal szemben.
A versenyelemzés magában foglalja a versenytársak által kínált áruk és szolgáltatások, valamint piaci részesedésük, erősségeik és gyengeségeik vizsgálatát. A versenyelemzés dokumentációja, amely tartalmazza az összes fent említett tényezőt, elkészül, és elküldik az egész fejlesztőcsapatnak felülvizsgálatra. A termékmenedzser csak azután hoz végleges döntést az alkalmazás vagy termék kialakításáról, hogy átfogó kutatást végzett a versenytársakról.
Az alábbiakban egy példa arra, hogy a versenytársak táblázata hogyan jelenne meg a versenyelemzési dokumentációban:
-
A vállalat neve a versenytársra utal.
-
A versenytárs weboldalának címe
-
A felhasználók száma, amely (a termékei és szolgáltatásai hatékonyságának becslésére)
-
Az az idő, amióta a versenytárs a piacon van
-
A versenytársak sajátosságai és szakterületei
-
A szolgáltatás vagy termék költsége
-
Megjegyzések különböző témákról
Mivel a termékmenedzserek sokféle elemzést végeznek, a dokumentum tartalma jelentősen eltérhet egymástól. A képességelemzés, a versenykörnyezet-elemzés, a versenytársak differenciálódásának elemzése, az utánozhatósági létraelemzés és az értékválasztási elemzés néhány a legismertebb típusok közül.
A termékstratégiát és jövőképet felvázoló dokumentáció
.jpg)
Amikor a termék jövőképéről van szó, ez olyasvalami, ami képet alkot a termék jövőjéről, amelyet megpróbálunk kifejleszteni. Egy storyboard, egy narratíva vagy egy prototípus formájában a célja, hogy a csapatokat, befektetőket és partnereket arra csábítsa, hogy valamilyen módon befektessenek a termékbe és támogassák azt.
A termékstratégiát a végső termék eléréséig létrehozni kívánt javak sorozata határozza meg.
A hatékony termékmenedzserek egyik legfontosabb képessége a termékvízió kialakításának képessége, ez azonban csak a kezdet. Egy csábító termékstratégiát is ki kell alakítaniuk, hogy a közönség számára egyértelmű álláspontot közvetítsenek a termékről. Mind a termékvíziónak, mind a termékstratégiának rendkívül céltudatosnak kell lennie ahhoz, hogy sikeresek legyenek. Következésképpen dokumentációkat készítenek, hogy rögzítsenek minden olyan információt, amely annak meghatározásához kapcsolódik, hogy mi lesz a végtermék, és hogyan lehet egy koncepciót megvalósítani. Az esetek többségében ezeket az anyagokat megosztják az érdekelt felekkel, hogy kikérjék észrevételeiket és véleményüket.
Termékkövetelmény-dokumentáció (PRD)
A Termékkövetelmény-dokumentáció olyan átfogó dokumentáció, amely egy alkalmazás számos aspektusát egyetlen helyen foglalja össze. A specifikációs dokumentáció a legnépszerűbb dokumentumfajta, és többek között az alkalmazások jellemzőinek leírását tartalmazza. Ezeket specifikációs dokumentumoknak is nevezik.
Lehetséges, hogy az egyes PRD-k különböznek a többitől. Ezek a dokumentációk a kutatási projekt kutatási problémáinak megállapításait, a sikerességi mérőszámokat, az MVP jellemzőinek listáját, a technikai megvalósítás részleteit stb. határozzák meg.
A termékkövetelmény-dokumentumok (PRD-k) tartalmazzák a termék teljes képének minden lépését, valamint a döntést arról, hogy bizonyos funkciókat be kell-e vonni vagy el kell-e hagyni, és jelzik az esetleges nehézségeket. A termékmenedzserek ezt a dokumentumot használhatják a projektfejlesztési folyamatokhoz szükséges időmennyiség vizualizálására, a projektfejlesztési folyamatokhoz szükséges pénzösszeg megértésére, valamint az ügyfelek és a fejlesztőcsapat közötti kölcsönös teljes megértés kialakítására.
A PRD-k fontosságát egy másik cikkben már kifejtettem. Ha többet szeretne megtudni, kattintson ide.
Célok és kulcsfontosságú eredmények, kulcsfontosságú teljesítménymutatók és sikerességi mérőszámok dokumentációja
A célkitűzés és kulcseredmények egy olyan mechanizmus, amelyet a termékmenedzserek arra használnak, hogy meghatározzák a termékfejlesztési folyamat céljait, majd a folyamat folytatása során hozzáférjenek a folyamat eredményeihez. A cél irányítja a csapatot a célok felé, míg az eredmények azt mutatják, hogy a célokat sikerült-e elérni. A folyamat során két kérdést tesznek fel és válaszolnak meg: "Hová szeretnél eljutni?" és "Megérkeztél vagy nem érkeztél meg" egy adott célhoz vagy termékcélhoz.
A kulcsfontosságú teljesítménymutató, vagy röviden KPI azonban a fejlesztési folyamat általános sikerét méri a fejlesztés aktuális szakaszában. Az ügyfél élettartam-érték és a kipróbálásból ügyféllé válási arány az értékesítésben, a webes forgalom és a konverziós arány a marketingben, hogy csak néhány példát említsünk a kulcsfontosságú teljesítménymutatókra (KPI). Mindezeket a célkitűzéseket, valamint a folyamat során elért eredményeket a vonatkozó dokumentáció részletesen tartalmazza.
Útitervek dokumentációja
Az ütemtervek az egyik legfontosabb dokumentáció, amelyet a termékmenedzsereknek meg kell fogalmazniuk. Az útiterv arra szolgál, hogy a csapat felé kommunikálja a termék jelentőségét.
A termékmenedzser létrehoz egy termékéletciklust, amely felvázolja, hogy mit mikor kell elvégezni, és hogyan fog az egész folyamat végbemenni. Az útiterv egy olyan dokumentum, amely tartalmazza az összes olyan kezdeményezés listáját, amelyet a szoftver vagy bármely más termék hatékony létrehozása érdekében tettek. Ez egy olyan útvonal, amelyet a termékmenedzserek kijelöltek, és amelyet az egész csapat követ. Ezeket a Docsie-n lehet elkészíteni, hogy a Google Slides által létrehozott dokumentáción belül beágyazott PowerPoint prezentációkkal nyújtsák be a munkatársaiknak. A Docsie lehetővé teszi a Google Slides integrációját az integrációs lehetőségeink révén. Ha többet szeretne megtudni a Docsie integrációs képességeiről kattintson ide.
Tervekhez és prototípusokhoz kapcsolódó dokumentáció
Tervrajz nélkül a semmiből létrehozni valamit elég nehéz. Ez a terméktervezés esetében is igaz. Bár az alapkoncepció fontos, a fejlesztési folyamat során több száz variáció merülhet fel. Ennek eredményeképpen a termékmenedzsereknek olyan dokumentumot kell vezetniük, amely nyilvántartást vezet a terméktervezésen végrehajtott összes módosításról és revízióról.
A termékprototípusok készítése során a termékmenedzsereknek egészen más tapasztalataik vannak, mint a mérnököknek vagy a tervezőknek. A termékmenedzserek adják meg a prototípusok készítésének alaphangját azáltal, hogy világos célokat tűznek ki, és a csapat számára követendő ütemtervet határoznak meg.
Ha azon tűnődik, hogy miért van szüksége egy termékmenedzsernek alkalmazásprototípus-dokumentáció készítésére, akkor vegye figyelembe az alábbi előnyöket:
-
A félreértések lehetősége teljesen kiküszöbölhető.
-
Az ismétlések gyorsan befejeződnek
-
A folyamat korai szakaszában fontos, hogy a fogalmakat meg lehessen indokolni.
-
A technikai visszajelzések minőségének javítása
Emiatt és még több prototípus dokumentáció elengedhetetlen.
A felhasználó útját és történeteit leíró dokumentáció.
Bármely alkalmazás vagy platform fejlesztése során a felhasználói történetek és a ügyfélút térképek két kritikus eszköz, amelyeket egymással együtt kell használni. A termékmenedzserek e két pozíció dokumentációját fejlesztik ki és tartják fenn annak érdekében, hogy minden részletet rögzítsenek és biztonságban tartsanak.
A felhasználói történetek dokumentumának elkészítésekor fontos átgondolni azt a sokféle okot, amiért egy felhasználó egy bizonyos terméket használni szeretne. A termékmenedzserek minden elképzelhető kiváltó okot rögzítenek, amely ahhoz vezethet, hogy egy felhasználó kapcsolatba lépjen a platform valamely funkciójával, beleértve a hibákat és a funkció iránti kérelmeket is. A felhasználói út ebben az esetben mikroszkopikus szinten tekinthető.
Ezzel szemben a felhasználói út egy olyan dokumentum, amely feltérképezi a teljes felhasználói élményt, a vásárlástól vagy letöltéstől a termék funkcióinak használatáig. Ez segíti a termékmenedzsereket abban, hogy még jobban elmagyarázzák a terméket a csapatuknak és más érdekelt feleknek (például az érdekelt feleknek), valamint abban, hogy megalapozzák a termékbe vetett bizalmat. Emellett ezek az információk marketingforrásként is felhasználhatók reklámkampányokhoz vagy a termék felhasználási módjának magyarázatához a potenciális ügyfeleknek.
A kiadási jegyzeteket és a hatóköröket leíró dokumentáció
A Release Notes, ahogy a neve is mutatja, azok a dokumentációk, amelyeket az új platformok vagy SaaS-termékek kiadásával együtt küldenek. A termékmenedzserek azért állítják össze ezt a dokumentációt, hogy értesítsék a felhasználókat az új szabványokról, azonosítsák, hogy mely problémák kerültek megoldásra, és a frissítés befejeztével forgalmazzák az alkalmazást. Mivel a SaaS-termékek nagymértékben különböznek egymástól, nincs két teljesen egyforma dokumentáció.
A terjedelmi jegyzeteket bizonyos körökben néha munkaköri dokumentumoknak is nevezik. A menedzserek ezt az eszközt arra használják, hogy meghatározzák, hogy egy alkalmazás vagy egy szoftver milyen széleskörű funkciókat tartalmaz. Mit tesznek lehetővé ezek a jellemzők, és így tovább.
Belső útmutatók és gyakran ismételt kérdések
Szükséges bizalmas belső KÉRDÉSEK készítése az érdekelt felek számára, hogy a termékfejlesztés teljes folyamata során folyamatosan tájékoztatni lehessen őket. Ezeknek a GYIK-eknek a megírása igazán egyszerű. Az erős felhasználói élményt tartalmazó termék drótvázai, vagy a drótvázak megosztására szolgáló dokumentációra mutató link ebben a mappában található.
Ezekben a belső kézikönyvekben minden információ megtalálható arról, hogy a fejlesztési folyamat során hogyan működnek a dolgok. Amellett, hogy biztosítják, hogy az adatokat úgy rögzítsék, hogy a tagok közötti zökkenőmentes átadást lehetővé tegyék, referenciaként is szolgálnak a külső munkakörök, például az értékesítés, a marketing, az ügyfélszolgálat és más hasonló, az ügyfeleket segítő pozíciók számára.
Ügyfélközpontú felhasználói kézikönyvek és termékdokumentáció
A beavatatlanok számára az ügyfélbarát útmutató a hagyományos értelemben vett felhasználói kézikönyv dokumentum. A termékmenedzserek feladata ennek a dokumentációnak az elkészítése, amely utasításokat ad az újonnan létrehozott SaaS-termék használatához.
Ha ez nem készül el, a felhasználók zavarodottan találhatják magukat a termék futtatásával kapcsolatban, legalábbis a kezdeti szakaszban, amíg maguktól rá nem jönnek a folyamatra. Következésképpen elég nyilvánvalónak kell lennie, hogy miért olyan jelentős ez a dokumentum, hogy az iparágban a termékmenedzserek által leggyakrabban használt vagy kidolgozott dokumentációk egyike.
Következtetések:
Röviden összefoglalva, az alábbi dokumentációk a tíz legfontosabb dokumentum, amelyekre a hozzáértő termékmenedzserek támaszkodnak a hatékony termékmenedzsment-folyamat biztosítása érdekében.
Ezeknek a dokumentációknak köszönhetően lehetetlen, hogy félreértések vagy viták legyenek, mivel a feladatokkal kapcsolatos információkat több dokumentumban különítették el. Ez egy rendkívül strukturált és zökkenőmentes fejlesztési folyamatot eredményez, amelyet minden szakaszban aprólékosan dokumentáltak.
Hogyan segíthet a Docsie mindezen dokumentációk létrehozásában?
A Docsie egy robusztus platform, amely a termékmenedzserek legjobb barátja, ha dokumentációról van szó. A Docsie a különböző nyelvekre lefordítható dokumentáció létrehozására, kezelésére, közzétételére specializálódott, kifinomult verziókezelő rendszerrel, könnyen használható szerkesztővel és számos más csodálatos funkcióval, amelyek segítenek a termékmenedzsereknek robusztus és dinamikus online dokumentáció létrehozásában.