Ön 2022-ben vállalkozást vezet? Mi a legértékesebb vagyontárgyad? Az információ az egyik leghasznosabb eszköz egy vállalkozás működtetésében. A cégtulajdonosok és a részvényesek az adatokra támaszkodnak, hogy körültekintő üzleti döntéseket hozzanak.
A marketingosztály az információkra támaszkodik a termék sikerének potenciális értékelésében. A marketingesek ugyanezeket az információkat használják arra is, hogy elérjék a megcélzott célcsoportokat. A legfontosabb, hogy minden üzleti információra egy helyen van szüksége a kereskedelmi és tranzakciós dokumentumok elkészítéséhez.
Ebben az esetben olyan innovatív dokumentációs platformot szeretne, amely garantálja az információk biztonságát és a többszörös hozzáférést az alkalmazottak együttműködéséhez. Belső szoftverdokumentációjának kezeléséhez felhasználhat egy megbízható rendszert, mint például Docsiecsie.
Olvassa tovább, ahogy feltárjuk a dokumentációs platform használatának 5 legfontosabb előnyét a szoftverdokumentáció karbantartásához az Ön vállalkozásában.
- Elősített biztonság
Online vállalkozásként az Ön elsődleges szempontja az információinak biztonsága és az ügyfelek adatainak biztonsága kell, hogy legyen. A biztonság nagy kihívás, amellyel sok szervezetnek meg kell küzdenie, különösen a világjárvány idején, amikor a kiberbiztonság hiánya egyre nagyobb méreteket ölt. Még rosszabb lehet, ha kézi dokumentációra támaszkodik, mivel az könnyen hozzáférhető bárki számára. Az érzékeny információk rossz személy kezébe kerülhetnek, aki végül kiszivárogtathatja azokat a versenytársaknak.
Forrás: Forrás: https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/
A szoftverdokumentumok karbantartásához szükséges erős dokumentációs platform beszerzése garantálja a vízhatlan biztonságot. A szoftverdokumentációs platformok digitális nyomvonallal rendelkeznek, és könnyen nyomon követheti az illetéktelen hozzáférést. Akár belülről, akár kívülről történt a hozzáférés, a szerkesztő adatait, beleértve a hozzáférés időpontját is, visszakeresheti. Így gyorsan megállapíthatja, hogy külső támadásról vagy csak egy tisztességtelen alkalmazottról van-e szó.
A legfontosabb, hogy pozíció és engedély alapján szabályozhatja azokat a személyeket, akik hozzáférhetnek bizonyos dokumentumokhoz. Ez megkönnyíti az alkalmazottak irányítását az adott részlegeken belül.
- Javított, automatizált munkafolyamatok
Minden vállalkozás rutinszerűen készít és állít össze különböző dokumentumokat. A hónap végére, amikor eljön az időszak munkájának egyeztetésének ideje, minden részlegnek szüksége lenne a dokumentumok másolataira. Elég nagy kihívást jelenthet a másolatok újbóli elkészítése anélkül, hogy időt és erőforrásokat pazarolnánk.
Ráadásul az emberek belefáradnak az ismétlődő feladatok hosszú ideig történő elvégzésébe. Amellett, hogy kifut az időből, valószínűleg rendezetlen fájlokkal fog végezni.
Egy megbízható szoftverdokumentációs platform hibátlan kommunikációs vonalakat biztosít mind a belső, mind a külső részlegek felé. Könnyedén osztályozhatja a dokumentumokat, miközben létrehozza őket. Ennélfogva fokozza a gyorsabb és ésszerűsített üzleti folyamatokat, hogy megtakarítsa a működési költségeket. Ez megakadályozhatja azt is, hogy az adatok elégtelensége miatt bevételkiesést szenvedjen el.
Forrás: []: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/
- Elősített biztonsági mentés és helyreállítás
Az utolsó dolog, amit vállalkozásának szeretne, az az adatvesztés. Olyan lesz, mint egy újonnan induló vállalkozás, mert új ügyféladatbázist kell létrehoznia. A vagyonát is elveszítheti, ha létfontosságú információk, például banki adatok kerülnek a rosszfiúk kezébe.
Nem szabad elfelejteni, hogy nem fog kedvező versenykörnyezetet tapasztalni, ha elveszíti az összes adatot, amely a semmiből építette fel vállalkozását. Aligha lesz többé ugyanaz, különösen, ha a vállalat több mint egy évtizedes múltra tekint vissza.
Az innovatív szoftverdokumentációs platform javítja a mentési és helyreállítási folyamatot. Ha elveszíti az összes adatot, mondjuk egy belső műszaki hiba miatt, kevesebb mint egy óra alatt visszanyeri ugyanazt. A platform akkor is segít, ha az elsődleges biztonsági mentési rendszere veszélybe kerül. Könnyedén visszaállíthatja az adatokat anélkül, hogy váltságdíjat kellene fizetnie.
- Egyszerűbb visszakeresés
Az átlagos online fogyasztó elvárja, hogy márkája munkanapokon körülbelül három órán belül megoldja a problémáját. Ellenkező esetben a márka közösségi médiaüzeneteire mindenhol panaszok érkeznek. Az utolsó dolog, amit szeretne, hogy elveszítse a törzsvásárlókat és elriassza a leendő ügyfeleket. Ráadásul a jobb haszonkulcs érdekében az ügyfélszolgálati költségeket is szeretné a lehető legjobban csökkenteni.
Egy fejlett szoftverdokumentációs platform beszerzése azt jelenti, hogy könnyedén, másodpercek alatt lekérdezheti a fájlokat. Olyan visszakeresési tippeket használhat ki, mint a szó, kifejezés vagy az ügyfél hitelesítő adatai alapján történő keresés. A nagyobb üzleti fájlok esetében index szerint rendezheti őket, így könnyebb számhivatkozást biztosíthat.
- Version Control
A vállalkozások különböző típusú dokumentumokat kezelnek, köztük bizalmas és nyilvános dokumentumokat. Egyes dokumentumokhoz csak egy adott részlegnek kell hozzáférnie, de ettől függetlenül más dolgozóknak is szükségük lehet hozzáférésre.
Például egyes pénzügyi dokumentumokhoz, például a negyedéves és éves jelentésekhez csak a könyvelési részlegnek kell hozzáférnie. Ennek ellenére az alkalmazottaknak és a részvényeseknek is hozzá kell férniük, hogy láthassák a vállalat növekedését, és hogy az elkötelezettségük megtérül-e.
A modern szoftverdokumentációs platformok lehetővé teszik a fájlok különböző verziókban történő megosztását. Az érzékeny számviteli dokumentumok esetében például elegendő lenne egy "csak olvasható" verzió. Az ilyen testreszabott dokumentumok megosztásának folyamatát automatizálhatja is.
Lényeges következtetés
A dokumentumkezelés automatizálása fejlett szoftverek segítségével elkerülhetetlen vállalkozása sikeréhez. A működési költségek csökkentése mellett garantálja a vállalkozás örökös fennmaradását. Megbízható adatmentési és visszakeresési folyamatokat élvezhet. Lépjen kapcsolatba a Docsie-hoz hasonló, jó hírű szoftveres dokumentációs platformokkal, hogy megtudja, mit hagyott ki a modern üzleti gyakorlatból.