Tegyük fel, hogy Ön egy ügyfélszolgálati támogatási megoldás rendszergazdája. Van egy szakértő csapata, de minden erőfeszítésük meghiúsul az átfogó vállalati szoftver hiánya miatt. Ez biztosan nem könnyű feladat, de először is tisztáznia kell, hogy mik a céljai, hogy kiváló tartalmi élményt nyújtson a csapatainak és ügyfeleinek.
Miben van szüksége segítségre? Tervezéshez? Kiadáshoz? Dokumentációjának karbantartásához?
Dobja le minden gondját, és mutassa be a HAT-ot csapattagjainak! Használjon egy HAT-ot, és készüljön fel a tartalom finomhangolására olyan hatékony funkciókkal, amelyek javítják a csapatok közötti együttműködést és a leghatékonyabb technológiai dokumentumok létrehozását. Emellett úgy egyszerűsíti a műszaki tartalmat, hogy a legtöbb csapat előnyben részesíti az olyan eszközökkel szemben, mint az MS Word dokumentumok vagy az egyszerű HTML.
A Help Authoring Tools, segítségével a vállalatok könnyedén készíthetnek és karbantarthatnak részletes leírással ellátott dokumentációt, méghozzá olyan különböző platformokra, mint a PDF, eBook, mobil, web, nyomtatott dokumentumok stb. Segítségével kiküszöbölhető az olyan platformok használata, mint a Microsoft Word vagy a Google Docs.
Ez a cikk egy gyors utazásra viszi Önt arról, hogy mi is az a HAT (Help Authoring Tool), és hogyan kezdett a Docsie a HAT szinonimájaként hangzani.
Mi az a HAT (Help Authoring Tool)?
A Help Authoring Tools a technikai írók állandó társai. Ez a szoftverprogram segíti a szerzőket dokumentációjuk megtervezésében, megírásában, szerkesztésében és digitális közzétételében. A szerzők a szoftver súgó dokumentációját is összegyűjthetik, és egy egységes forrásadatbázisba konvertálhatják a segítségével különböző formátumokban, többek között PDF, HTML, XML stb. formájában. Sokkal többről van szó, mint egyszerű szövegszerkesztőkről, mivel néha beépített képszerkesztő eszközzel is rendelkeznek, amellyel órákat lehet megtakarítani. Ez valóban életmentő a kisvállalkozások számára.
A legnépszerűbb HAT-ok közé tartozik többek között a Docsie, a MadCap Flare, az Adobe RoboHelp, az Author-it, a Doc-To-Help és a HelpNDoc.
A HAT öt fő jellemzője A magas színvonalú dokumentáció előállításához:
1. Hibák keresése:
A HAT esetében a kódszerkesztés és a szövegszerkesztés a fő funkciók. A HAT-ok kiküszöbölik a hibákat, és egyszerű lépésekre bontják a bonyolult írási folyamatot. Nyelvtani javaslatokat kínálnak, és sablonokat hoznak létre, amelyek alapján a vállalatok személyre szabott tartalmakat készíthetnek. A legtöbb HAT lépésről-lépésre útmutatást is ad, hogy a csapatok megtanulhassák és megismerkedhessenek velük, és így nagyszerű termékeket hozhassanak létre.
Azáltal, hogy a HAT-ok segítségével automatizált nyelvi stílusirányzatokat dolgoznak ki, a vállalatok fejleszthetik márkanyelvüket. Ha kódszerkesztésről van szó, a front-end webfejlesztők gyakran használnak ilyen eszközöket. A HAT-ok segítenek a márkáknak abban is, hogy a dokumentáció hangnemét, formátumát és megjelenését érintetlenül tartsák.
2. Tartalomkezelés (End-to-End):
Az iparágban ma elérhető súgószerkesztő eszközök nagy része hasonlít a tartalomkezelő rendszerekre (CMS). A CMS-eszközök és -platformok fő funkcióját árnyékolva a HAT-ok segítik a műszaki írókat a tartalomprojektek kezelésében, tárolásában és nyomon követésében.
A HAT abban különbözik a CMS-től, hogy a HAT minden egyes tartalmi projektet egy adott fájlkészlethez, segédlethez, kézikönyvekhez és szoftvermagyarázó útmutatókhoz köt. Egy HAT használata során megelőzheti az adatvesztést, és visszaállíthatja a dokumentumok utolsó elmentett verzióját is. Ez a HAT egyik szuper előnye, amely lehetővé teszi, hogy értékes információkhoz férjen hozzá még akkor is, ha egy előre nem látható technikai hibával kell szembenéznie. Ezenkívül egyszeri bejelentkezési támogatást is nyújtanak, hogy a dolgok zökkenőmentesen működjenek.
A legtöbb HAT platform témaalapú szerzői munkát biztosít, amelynek során a dokumentációt kisebb, bájt méretű darabokra bonthatja, amelyeket az ügyfelei könnyen meg tudnak érteni.
3. Fájltranzakciók:
Ha HAT-okat használ, könnyen importálhatja és exportálhatja fájljait, így biztosítva a zökkenőmentes fájlátviteleket több platform között. A jó része az, hogy nem kell minden egyes fájlt manuálisan konvertálnia. A HATs segítségével könnyedén dolgozhat ugyanazon a fájltartalmon, és több formátumot is létrehozhat ugyanabból a dokumentumból.
Ha egyszer több formátumot is létrehozott, mi történik az eredeti dokumentummal? Ne féljen, mert a HATs automatikus konvertálási funkciója lehetővé teszi az eredeti dokumentáció megőrzését, a szerkezet és a formátum érintetlenül hagyásával. Ez csökkenti a hibalehetőséget, csökkentve az időt és a fáradságot. Ez a funkció még jelentősebbé válik, ha a tartalomszerzőknek meg kell osztaniuk projektfájljaikat más közreműködőkkel.
4. A tartalom javítása:
Ha tartalomkészítésről van szó, semmi sem múlhatja felül a brainstorming fontosságát a friss ötletek kipréselése érdekében. Az olyan szoftveres megoldások, mint a HAT, egyszerűsítik a csapatok közötti kommunikációt, megkönnyítve a távmunkát és biztosítva a csapattagok közötti folyamatos együttműködést. Vannak más figyelemre méltó funkciók is, mint például a valós idejű szerkesztés, a kommentálás és a verziókezelés. Ezekkel a funkciókkal csökkentheti a csapattagok közötti félreértéseket, növelheti a termelékenységet, és jelentősen csökkentheti az időt és a ráfordításokat.
A HAT-ok nagyszerű eszközök, amelyek a csapattagokat szoros csoportban tartják. A HAT-ok egyik figyelemre méltó funkciója a változások nyomon követése. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ugyanazon dokumentum különböző változatai között váltsanak, így átfogó és jól dokumentált tartalmat hozva létre, függetlenül attól, hogy milyen témán dolgoznak.
Ezenkívül a HAT-eszközök segítségével olyan elemeket használhat, mint a videók, animációk és interaktív szimulációk, hogy javítsa a tanulási élményt a csapatok vagy az ügyfelek számára.
5. Kiadás és karbantartás:
A dokumentáció rendszeres frissítése és karbantartása fárasztó folyamat. Hogy megkönnyítse a felhasználók dolgát, a HAT lehetővé teszi az írók számára, hogy az előzetes forrásfájlban változtatásokat hajtsanak végre, amelyet követően az összes fájlformátumban frissítések készülnek. Ez biztosítja, hogy minden felhasználó naprakész maradjon az elvégzett változtatások tekintetében, és minden gond nélkül hozzáférhessen a fájl végleges változatához.
Kiadás esetén a HAT-ok gyakran biztosítanak sablonokat, hogy a műszaki szerzők a már meglévő alapszintű formázáson dolgozhassanak. A sablonok különböző típusú vizuális elrendezéseket is javasolnak, megkönnyítve a technikai írók számára, hogy más forrásokból videókat, mozgóképeket, videókat stb. húzzanak.
Miért használja a Docsie-t, mint súgószerkesztő eszközt (HAT) a magas színvonalú dokumentáció előállításához?
A Docsie a technológia és az innováció középpontjában álló egyik vezető szoftvercég, amely olyan Súgószerző Eszközöket (HAT) kínál, amelyek új módokat teremtenek a csapatok számára a termékdokumentáció együttműködéséhez, létrehozásához és megvalósításához. Az Ontario állambeli Torontóban székhellyel rendelkező Docsie, az egyik legnépszerűbb szerzői eszköz, a Docsie egy olyan öníró dokumentációs szolgáltatás, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy egyszerű felhasználói felületeken keresztül írják, fordítsák és javítsák dokumentációjukat.
Öt hatékony módszer arra, hogyan segíthet a Docsie a vállalkozásának?
1. Gyors telepítés és egyéni tudásportál:
Míg a platform belső tudásportálja segít a vállalatoknak abban, hogy az önkiszolgáló tudást megosszák a teljes csapatukkal, addig a külső ügyfél tudásbázisok segítenek és felhasználói útmutatók a dokumentáció csapatok közötti megosztásában és az ügyféltámogatási munkaterhek minimalizálásában. A tudásmenedzsment és a műszaki dokumentáció könnyen érthető, és a portál jobb megértése érdekében súgó témákkal van tele. Rendelkezik az összes HAT-eszközzel, amelyre szükség van a tartalmi folyamatok működtetéséhez és jobb termékek létrehozásához az ügyfelek számára.
A Docsie portál, segítségével használhatja az alapértelmezett dizájnokat, vagy a márka személyiségének, stílusának és arculatának megfelelő egyéni tudásbázis-dizájnt valósíthat meg. A szoftvertermék az ingyenes csomag részeként ingyenes egyéni domain-t is biztosít. További domaineket is kínál, amelyeket a felhasználók a fizetős csomagok előfizetésével vehetnek igénybe, valamint online segítséget nyújt minden kérdésére. De ez még nem minden, mivel olyan fejlett funkciókat biztosít, mint az automatikus fordítás, felhasználói felület testreszabása, közzétételi lehetőségek, erőteljes szerkesztési lehetőségek, dokumentációs analitika, interaktív tudásportálokés még sok más. Különböző nyelvek támogatásával is rendelkezik, így a sokszínű csapatokkal rendelkező vállalatok számára a legjobb választás.
Hosszú történet röviden, a Docsie egy hatékony eszköz, amely hatékony segítséget nyújthat minden dokumentációval kapcsolatos dologban. A portál könnyen elérhető különböző eszközökön, például asztali eszközként a webböngészőn keresztül, sőt mobileszközökön is, mobilalkalmazás nélkül. Az egyik legkedveltebb ügyfélkapcsolat-kezeléssel rendelkezik, és a legjobb segítséget nyújtja minden ügyfelének, hogy a végfelhasználók kiszolgálása érdekében zökkenőmentesen elérhessék céljaikat.
Ingyenes Onboarding, importálás és portáltervezés:
Az ügyfélbevezetési dokumentáció legfontosabb elemei a egyértelmű utasítások, online felhasználói kézikönyvek, hibaelhárítási útmutatók, terméktúrák és gyakran ismételt kérdések (GYIK). A Docsie Pilot segítségével a vállalatok biztosíthatják az ingyenes beszállítást. A hatékony súgó dokumentáció átnézése után a felhasználók több platformról importálhatják tartalmaikat, és a legtöbb értéket hozhatják ki a létrehozott tartalmakból.
Aggódik amiatt, hogy Hogyan képezze ki alkalmazottait a termelékenységük maximalizálása érdekében? Használja a Docsie opcionális képzési foglalkozását, hogy munkatársai a szoftverrel dolgozhassanak, és a lehető legtöbbet hozhassák ki a szoftveres megoldásból. A tudásbázis tartalma segít a csapatoknak abban, hogy pillanatok alatt elsajátítsák a dolgok működését.
Vállalati szintű dokumentáció:
A Docsie minden fizetős csomaghoz mellékelve migrációs támogatást nyújt a Docsie Pilot segítségével. A meglévő tartalmak, teljes tudásportálok, tudásbázisok importálásától kezdve az egyéni portálok kialakításán át a munkatársak képzéséig - a Docsie teljes eszköztárat biztosít, amely segít a vállalkozásoknak a funkcionalitásuk növelésében. A platform dinamikus tartalomtámogatást is tartalmaz.
Az egyszerűsített dokumentációs munkafolyamatokkal a Docsie segít az összes dokumentáció hatékonyságának növelésében. Az ingyenes egyéni tartományon kívül a platform 3x egyéni tartományt biztosít kis csapatoknak és 10+ egyéni tartományt vállalkozásoknak és szervezeteknek.
Egyéni domain SSL-lel:
A Docsie minden felhasználójának lehetővé teszi, hogy egyéni domainnel rendelkezzen, teljesen ingyen. Minden, a platformra vonatkozó tervezettel rendelkező vállalat birtokolhat egy egyéni domaint, ahol tudásoldalt üzemeltethet.
Az ingyenes Startup-csomag felajánlásával a Docsie minden kis- és középvállalkozást arra ösztönöz, hogy szerezzenek be egy egyéni domainnevet, és ezzel növeljék ismertségüket és javítsák márkaképüket.
Verzió- és nyelvkezelés:
Manapság sok vállalat használ mesterséges intelligencia alapú nyelvi fordítást. Mindez annak a hatalmas átalakulásnak köszönhető, amelyet a mesterséges intelligencia az elmúlt néhány évben tapasztalt. Ha az Ön cége is sok tartalommal dolgozik, és küzd a copy-paste és duplikációs problémákkal, válassza a Docsie-t, mint szakmai partnert. Integrálja a nyelveket és verziókat, és konszolidálja őket a Docsie segítségével, és fordítsa le őket egy adott URL-címre. Mi az előnye? Többé nem kell a fejét a falba vernie a SEO rangsorolásban való első helyezéssel kapcsolatban.
Végső gondolatok
Ez volt tehát egy kis betekintés a HAT világába. Mi következik? Válasszon ki egy megbízható és hatékony súgószerkesztő eszközt. Győződjön meg róla, hogy megérti az üzleti követelményeket, a vállalati célkitűzéseket, és a költségvetésén belül biztosítja a hatékony HAT minden funkcióját. Mielőtt véglegesítene egy HAT-ot, győződjön meg arról, hogy az átfogó ügyféltámogatást nyújt, valamint kétségtelenül hatékony és skálázható.
Válassza a Docsie szakmai partnert, és legyen tanúja annak, hogy vállalkozása új csúcsokat ér el. A Docsie egységes dokumentációs élményt nyújt globális ügyfelei számára, a Docsie egy fedél alatt kínál megoldást minden dokumentációs igényére, a támogató csapatok éjjel-nappal dolgoznak, hogy biztosítsák az Ön sikerét.
Gyakran ismételt kérdések (HAT)
1. kérdés: Mi az a súgószerkesztő eszköz (HAT)?
Ans: A HAT egy olyan szoftver, amely segíti a műszaki írókat a dokumentáció létrehozásában, szerkesztésében és közzétételében különböző platformokon, például PDF, HTML és XML formátumokban. Kérdés 2: Hogyan javítja a HAT a tartalomkezelést?
Ans: A HAT a CMS (tartalomkezelő rendszerek) platformokhoz hasonló tartalomkezelési megoldásokat kínál, de a dokumentációra összpontosítva. A platformok segítenek a tartalmi projektek kezelésében, nyomon követik a munka előrehaladását, és megakadályozzák az adatvesztést is.
3. kérdés: Melyek a népszerű HAT-ok?
Ans: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help és HelpNDoc, többek között a legnépszerűbb HAT-eszközök közé tartoznak.
4. kérdés: Hogyan segít a Docsie mint HAT?
Ans: A Docsie segít a vállalatoknak abban, hogy csapataik számára olyan funkciókat biztosítsanak, mint az együttműködés, a tartalomkészítés és a dokumentáció megvalósítása.
Kérdés 5: Hogyan fokozza a HAT a csapatok közötti együttműködést?
Ans: A HAT javítja a csapatok közötti együttműködést azáltal, hogy valós idejű szerkesztési, kommentálási lehetőséget és verzióvezérlési funkciókat kínál.