Az együttműködés szuper fontos, amikor a termékdokumentációt a csapatoddal együtt fejezed be. A megfelelő anyag megfelelő módon történő megírása a gyártócsapattal együtt létfontosságú, és a megfelelő eszközök megléte az együttműködéshez kulcsfontosságú!
Bár az "együttműködés" kifejezés kissé közhelyessé vált az üzleti világban, ez messze nem közhely. A munkahelyi együttműködés produktív csapatokhoz vezet, és ez különösen igaz a kiváló minőségű termékdokumentáció előállítására!
Az együttműködés akkor jön létre, amikor a termékdokumentációs csapatban dolgozó emberek egy csoportja, például a termékmenedzser, a terméktulajdonos, a műszaki írók, a tervezők, a fejlesztők, a marketingesek és más, egy jól összeállított termékdokumentációs csapatot alkotó személyek egyesítik erejüket, hogy megosszák tudásukat és képességeiket a közös cél elérése érdekében, ami nem más, mint csodálatos és csiszolt termékdokumentáció készítése, amelyet az ügyfelek szívesen olvasnak.
Nézzünk szembe a tényekkel! Akár termékdokumentációt, felhasználói kézikönyveket, felhasználói kézikönyveket kell készítenie, akár bármilyen tudásportált kell megjelenítenie az oldalán, az együttműködés elengedhetetlen ahhoz, hogy minden darab a megfelelő módon kapcsolódjon össze. És ezért a vállalat termékdokumentációjának eredményét nagyban befolyásolja, hogy Ön mennyire képes együttműködni másokkal.
Nézzünk hét okot, amiért a csapatmunka és az együttműködés olyan kritikus fontosságú a termékdokumentáció fejlesztésében.
Miért elengedhetetlen és hasznos az együttműködés a termékdokumentáció készítésében?
Új kommunikációs utakat teremt.
A termékmenedzsment részleg különböző ágazatainak új egyénekkel való együttműködése a vállalaton belüli más részlegekkel olyan utakat nyit meg, amelyek egyébként zárva lennének. Az interakció és az információcsere innovatív módjainak megtalálása kritikus fontosságú a vállalat sikeréhez, hogy olyan hasznos termékdokumentációt állítson elő, amelyet az ügyfelek megértenek és megértik. A vállalat különböző területeivel való együttműködéssel különböző információforrások és inputok hozhatók össze annak érdekében, hogy segítsenek az ügyfelek számára hasznos termékdokumentációs ismeretek kialakításában. Ezért kell az együttműködést arra használni, hogy amikor csak lehetséges, osztályokon átívelő kapcsolatokat hozzon létre.
Mark Sanborn szerint "A csapatmunkában a csend nem aranyat ér, hanem halálos." Így egy egységesebb, nyitottabb munkahely megteremtése a különböző részlegek kommunikációjának érdekében mindenkinek előnyére válik. Ráadásul mindenkit egy kicsit közelebb hoz egymáshoz, tisztázza a szervezet végső célját, és segít csodálatos termékdokumentációkat készíteni.
Az együttműködés lehetővé teszi, hogy hatékonyabban dolgozzunk.
Az önálló munkavégzésnek számos előnye van, de amikor a termékdokumentációs projektekről van szó, a különböző részlegek információhiánya meglehetősen hátrányos lehet. Csak egy munkára koncentrálhatunk anélkül, hogy azon aggódnánk, mennyi időt veszítünk el, ha elterelődik a figyelmünk, vagy hogy hogyan tudunk időben összeállítani egy csapatot a szoros határidő betartásához. Ha az adott munka megköveteli a függetlenséget, akkor hajrá. Ha azonban termékdokumentációról van szó, két vagy akár több fej jobb, mint egy, különösen akkor, ha a különböző részlegek különböző koncepciói együttesen alkotnak csiszolt termékdokumentációt.
Egy stanfordi kutatási tanulmány felfedezte, hogy már az együttműködésben való munka érzékelése is növelheti az általános termelékenységet és teljesítményt. A Forbes szintén megjegyezte, hogy ebben a tanulmányban: "A kutatásban részt vevők, akiket arra ösztönöztek, hogy együttműködve cselekedjenek, 64%-kal tovább maradtak a feladatuknál, mint magányos társaik, miközben magasabb elkötelezettségi szintről, alacsonyabb fáradtsági szintről és magasabb sikerességi arányról számoltak be".
A kollaboráció viszont egyszerűen hatékonyabb a termékdokumentáció készítésénél. Készen kell állnunk arra, hogy bevalljuk magunknak, hogy segítségre lesz szükségünk az ötletek és koncepciók kombinálásához, hogy csiszolt termékdokumentációkat készíthessünk. Ennek közös erőfeszítésnek kell lennie. Ekkor jön a képbe a csapatmunka. Segít a sok termékdokumentáció és/vagy felhasználói útmutató nagy munkaterhelésének megosztásában, az innovatív megoldások kifejlesztésében, hogy érthető és vonzó termékdokumentációt hozzon létre, amelyet az ügyfelei megértenek, ez az eredménye a nagy képnek.
Egy olyan szervezet, amely az egyik alapértékeként az együttműködést helyezi előtérbe, hogy olyan csodálatos termékdokumentációt hozzon létre, amelyet az ügyfelei szívesen olvasnak, elkerülhetetlenül általánossá teszi ezt a munkamódszert, ami hatékonyabb (és vonzóbb) termékdokumentációs munkafolyamatot eredményez.
Együttműködés a termékdokumentációért magas megtartási aránnyal
Az együttműködés azért vonzó a leendő és a meglévő munkavállalók számára, mert megteremti a nyitottabb, összekapcsolt és elkötelezettebb munkahely alapjait - talán még inkább, mint a befalazott és elszigetelt vállalkozások. Az Ön alkalmazottai értékelni fogják az olyan környezetet, amely az együttműködést helyezi előtérbe, és ez nagyban hozzájárul ahhoz, hogy ne keressenek máshol munkát.
Továbbá, amikor minőségi termékdokumentáció előállításáról van szó, amely jól néz ki, informatív, és megfelel annak, amit az ügyfél a vállalatok termékeiről szeretne megtudni, nagyon fontos, hogy a vállalat különböző részlegei bevigyék az információikat egy ilyen típusú tudásportál létrehozásához. A marketing beszélhet arról, hogy milyen típusú ügyfeleket vonz a vállalat, a világ mely régiójában, és egyéb, az analitikából és statisztikákból szerzett adatokról. Az ügyfeleik számára termékdokumentációt fejlesztő termékmenedzsereknek van szükségük a leginkább együttműködő utakra. Szükségük van a mérnöki negyedik termékre, a termék marketingjére és értékesítésére, valamint az ügyfelek visszajelzéseire vonatkozó információkra. A sikeres dokumentáció létrehozása érdekében együtt kell működniük ezekkel a csapatokkal és részlegekkel, hogy tudják, hogyan működnek a termékek, milyen ügyfelek illenek a termékükhöz, és mindezen információk segítségével irányítsák a műszaki írócsapataikat, a tervezőcsapatokat és a technikai csapatokat a hatékony termékdokumentáció létrehozásához, előállításához, menedzseléséhez és közzétételéhez.
Az emberek értékelik a kapcsolatok ápolását, különösen az ügyfeleik és ügyfeleik számára vonzó és átfogó termékdokumentáció előállításának folyamatában. Mindannyian olyan személyekkel szeretnénk együtt dolgozni, akikben megbízhatunk, akik megértik és tiszteletben tartják a nézeteinket, és akik hatékonyan együttműködnek másokkal, különösen a különböző hátterű és szakterületű emberekkel. Egyszerűen az együttműködés teszi ezt lehetővé.
Az együttműködés javítja a vállalat morálját.
Az emberek természetesen jobban megbíznak egymásban, ahogy a csapatok és részlegek között kapcsolatok alakulnak ki, ami fokozatosan emeli a vállalat egészének hangulatát. Végül is, ha egy szervezetben hiányzik a bizalom, rossz a szinergia és rossz a morál, akkor az megbukik. A csapaton vagy részlegen kívüli emberekkel való rendszeres együttműködés az egyik leghatékonyabb módszer a bizalom kialakítására.
Ez fordítva is működik: minél jobb a vállalat morálja, annál valószínűbb, hogy a munkatársai szívesen dolgoznak együtt a különböző részlegekből érkező kollégákkal. Ez vonzó a csúcsteljesítményt nyújtók számára is, akik egyre inkább a nyitottabb, részvételre épülő munkahelyeket keresik.
Hozzon létre hasznos módszereket az együttműködésre, és a csapatai nemcsak produktívak lesznek, hanem büszkék és örömmel dolgoznak majd az Ön szervezetével.
Az együttműködés segít a problémamegoldásban.
Ha megakadsz, mit teszel? Tegyük fel, hogy jelentős előrehaladást ért el a termékdokumentációs projektjében, de olyan falba ütközik, amely úgy tűnik, ellenáll minden próbálkozásnak, hogy leküzdje. Kifogyott az ötleteiből, a fejlesztés megállt, és a termékdokumentáció befejezésének határideje gyorsan közeledik. Megadja magát?
Nem, természetesen nem; segítséget kér, vagy más nézőpontot keres. Lehet, hogy brainstormingot/whiteboardingot tart a csapatával, vagy visszajelzést kér egy munkatársától. Másképp fogalmazva, a termékmenedzsment csapatával együtt dolgozik a kihívás megoldásán. A leállított termékdokumentációs projektek akkor kezdenek újra előrehaladni, ha a csapata egyesíti tudását, készségeit és szakértelmét, majd átbeszélik a nehézségeket és megvitatják a lehetséges megoldásokat.
Az ADP által készített kutatási tanulmány szerint a legminőségibb elkötelezettség olyan csapatokban fordul elő, amelyekben sok lehetőség van az együttműködésre és az újszerű problémáknak való kitettségre.
Másrészt az együttműködés nem kell, hogy az utolsó lehetőség legyen. Az együttműködésnek be kell épülnie a termékmenedzsment csapat működésébe. Minél több szem van egy projekten a kezdetektől fogva, annál könnyebb észrevenni a problémákat (és hatékonyan megoldani azokat).
Az együttműködés lehetővé teszi az egyének számára, hogy tanuljanak egymástól.
Ez kulcsfontosságú! Különösen a termékdokumentáció létrehozása és fejlesztése során.
A különböző készségekkel és háttérrel rendelkező emberekkel való közös munka egyik legszebb aspektusa, hogy lehetőségük van tanulni egymás tapasztalataiból és a különböző részlegeikben gyűjtött információkból. A csapattagokkal vagy akár különböző csapatokkal való együttműködésre úgy kell tekinteni, mint tanulási lehetőségre, hogy olyan termékdokumentációt készíthessen, amelyet az ügyfelei megértenek és szívesen olvasnak, ezért használja ki.
Ez magában foglalja a vélemények és ötletek kikérését, az információcserét, annak megismerését, hogy partnerei hogyan közelítik meg a projekt saját részét, és jobban megértik a munkamódszerüket. A kollégáktól való tanulás nem csak az együttműködés előnye; ez az első lépés a tanulásra és fejlődésre összpontosító munkahelyi kultúra kialakításában is.
Az együttműködő csapatok nemcsak egymástól tanulnak - hibáikról, eredményeikről, kudarcaikról, folyamataikról és így tovább -, hanem jobban megismerik a másik csapat nézőpontját is. Meghallgatják az ő oldalukat: a problémáikat, a prioritásaikat, sőt még azt is, hogyan gondolkodnak. Ami hihetetlenül hasznos lesz, amikor a jövőben együtt dolgoznak.
Néhány gondolat:
A sokféle aspektusú és sokféle csapat együttműködésére van szükség ahhoz, hogy gyönyörű és csiszolt felhasználói kézikönyveket, termékdokumentációkat és tudásportálokat hozzunk létre és fejlesszünk, ezért rendkívül fontos, hogy csapatban dolgozzunk.
Sok együttműködő technológia, például egy intranet, ezt teszi lehetővé. Ezek lényegében arra szolgálnak, hogy megnyissák a vállalatot, hogy minden részleg kapcsolatba léphessen egymással, és nyomon követhesse, hogy min dolgoznak a többi csapat tagjai a hírfrissítések, bejelentések, események és vitafórumok segítségével, hogy csak néhányat említsünk. De mi a helyzet azokkal a speciális eszközökkel, amelyek a termékdokumentáció létrehozására szolgálnak?
Nagyon fontos, hogy olyan felhőalapú dokumentációkészítő platformmal rendelkezzen, amely lehetővé teszi csapata számára a hatékony együttműködést. A Zoom és más virtuális videotechnológiák használata nagyszerű módja annak, hogy kapcsolatban maradjon a távoli csapatokkal, és megjelenítse a termékdokumentáció írása során felmerülő változásokat vagy problémákat.
Egy olyan felület, mint a Slack vagy a Matermost szintén nagyszerű módja a csevegéses kapcsolatteremtésnek, továbbá lehetővé teszi az elemek áthúzását a szervezett csevegésekbe, ami nagyszerű a különböző csapatokkal való együttműködéshez.
Ezért a Docsie hasznos funkciókat készített, hogy segítse az együttműködést, és a különböző feladatok kiosztását a termékdokumentációs csapatokkal, ezeket az okokat szem előtt tartva!
A sikeres termékdokumentációs csapatok és az együttműködés alapfogalmai
A világ átalakítja a termékdokumentációs munka módját. Különösen a tekintetben, hogy hogyan működünk együtt.
A munka nagy része egyre inkább csapat alapúvá vált, ahogy a szervezetek egyre globálisabbá és bonyolultabbá váltak. Az elmúlt két évtizedben a vezetők és a munkavállalók által az együttműködési tevékenységekre fordított idő 50 százalékkal vagy annál is többel nőtt a Harvard Business Review című lapban közzétett kutatás szerint. Ez azt jelenti, hogy a vállalat különböző aspektusaival való kommunikáció folyamatosan történik.
Emellett a termékdokumentációs csapatok nagyobbak, változatosabbak, szétszórtabbak és specializáltabbak, mint valaha. Bár ezek a termékdokumentációs csapatok meglehetősen hatékonyan oldják meg azokat a nehéz kihívásokat, amelyekkel sok modern vállalkozás szembesül, néhányuknak még mindig gondot okoz a hatékony együttműködési stratégiák megvalósítása.
Hogyan kommunikálhatnak tehát manapság a munkavállalók hatékonyan, miközben megbirkóznak a hatékony munkahelyi együttműködést akadályozó, uralkodó munkastruktúrákkal és dinamikával? Kezdjük azzal, hogy beszéljünk arról, mi is az együttműködés, és hogyan lehet hatékonyan megvalósítani a termelékenység növelése érdekében a termékdokumentációt fejlesztő csapatokban.
Mit jelent a hatékony csapatmunka a termékdokumentáció fejlesztésében?
Együttműködésről akkor beszélünk, ha két vagy több személy együtt dolgozik valaminek a fejlesztésén vagy létrehozásán. Ez történhet személyesen vagy elektronikus úton, a számos kommunikációs technológiának és a kifejezetten erre a célra kifejlesztett felhőalapú alkalmazásoknak köszönhetően.
Bár sokféle módszer létezik egy sikeres termékdokumentáció-fejlesztő csapat kialakítására és fenntartására, a legsikeresebbek általában néhány kulcsfontosságú jellemzővel rendelkeznek. Olyan környezet, ahol a munkatársak úgy érzik, hogy látják őket, meghallgatják őket, és szabadon kifejezhetik magukat és ötleteiket. A megbeszéléseket és a munkaüléseket hatékonyan bonyolítják le. Szabványosított rendszereket és együttműködési eljárásokat vezettek be. Csapataik tisztában vannak az egymással való hatékony kommunikáció jelentőségével. A technikai csapatok és a műszaki írók, valamint a termékmenedzserek is hatékony helyen láthatják és követhetik a termékekről készülő termékdokumentációt, valamint a termékeikhez készült felhasználói kézikönyveket.
A feladatok kiosztásának és a feladatok kitűzésének képessége, valamint annak lehetősége, hogy vezetői módon láthatják, hogy milyen feladatokat kell elvégezni, szintén nagyban elősegíti a termékdokumentáció határidők teljesítését és a szerepek szétválasztását, ami elősegíti a teljesítést.
A legfontosabb, hogy e cégek vezetése felismeri, hogy a hatékony, átfogó és csiszolt termékdokumentáció kidolgozására irányuló hatékony munkahelyi együttműködés nemcsak a munkatársaiknak, hanem az ügyfeleiknek is előnyös, akik jobban megértik a termékeik felhasználási eseteit és használatuk módját.
Fedezzük fel az együttműködés előnyeit.
Annak biztosítása, hogy csapata hatékonyan működjön együtt az irodában, nem tűnik egyszerűnek.
Mégis, a különböző hátterű és - a szervezet méretétől és struktúrájától függően - különböző időzónákból érkező egyének összehozása egy közös cél érdekében nem könnyű feladat. A jó munkahelyi kommunikáció és együttműködés előnyei azonban messze meghaladják a hátrányokat.
A csapatok nagyobb erőt adnak a termékdokumentáció hatékony létrehozásához.
Mi a közös a világ legjobb termékeiben? Törekednek arra, hogy hatékony termékdokumentációs csapatot hozzanak létre, hogy megismertessék ügyfeleikkel termékeik hatékonyságát. Akár nem kézzelfogható SaaS-szoftverről, akár kézzelfogható termékről van szó, a közös cél érdekében dolgozó csapat nem csak erős céltudatosságot ébreszt a csapattagokban, hanem lehetővé teszi számukra, hogy egymás hiányosságait pótolják, és a feladatokat úgy osszák fel, hogy mindenki az erősségeinek megfelelően játsszon. Miért fontos ez a termékdokumentáció esetében? A termékdokumentációnak számos aspektusa van. Vannak technikai vonatkozásai, nyelvi és tervezési vonatkozásai. A technikai csapat, a tervezőcsapat és a műszaki írók egyesítésével, akiket a termékmenedzser és a terméktulajdonos irányít, egy olyan erőt kapunk, amellyel számolni kell, és csodálatos termékdokumentációt tudnak létrehozni.
Az együttműködő termékdokumentációs csapatok ügyesebbek és tájékozottabbak.
A jó együttműködő csapatoknak lehetőségük van új készségek elsajátítására egymástól, ami segíti őket a teljes személyes és szakmai fejlődésükben. Az együttműködés aktusa arra kényszeríti az egyéneket, hogy kritikusabban gondolkodjanak, világosabban magyarázzák el magukat, és többet tudjanak meg a képességeikről, ami segítheti az önismeret fejlődését, erősségeik és hiányosságaik jobb megismerését, valamint növelheti az értékesített termékek megértését.
A különböző kulturális nézetekkel rendelkező termékdokumentációs csapattagok nagyobb valószínűséggel érnek el sikereket. Ide tartoznak azok, akik különböző helyeken éltek és különböző nyelveket beszélnek, valamint azok, akiknek erős gyökerei vannak abban a régióban, ahol dolgoznak és ahol a termékeiket népszerűsítik.
A termékdokumentáció különböző nyelvekre történő lefordítása, majd egy olyan csapat felállítása, amely érti ezeket a nyelveket, hatékony módja annak, hogy a dokumentációt e tényezők alapján csiszolják, és így jobban elérjék a külföldön élő ügyfelek szívét.
Több kreativitásra van szükség a minőségi termékdokumentáció előállításához.
Egyre több vállalkozás alakít olyan csapatokat, amelyekben az összes részleg munkatársai együtt vizsgálják a problémákat, és olyan friss ötletekkel állnak elő, amelyek segítenek átfogó és vonzó termékdokumentációt létrehozni, amelyet az ügyfelek szívesen olvasnak.
Az ehhez hasonló erőfeszítések nemcsak abban segíthetnek a szervezeteknek, hogy a különböző részlegek és nézetek tehetségét hasznosítsák, hanem tanulmányok szerint a csoportok gyorsabban alkotnak, hamarabb észreveszik a hibákat, és jobb megoldásokat találnak a problémákra, mint az egyedül dolgozó egyének.
Pozitívabb ügyfélélmény
Egy jól csiszolt és sokoldalú dokumentáció, amely különböző nyelveken, és verziókban is megtekinthető. Továbbá a dokumentáció minden technikai aspektusát egyszerűen, módszeresen megjelenítve és az ügyfél számára vonzóan bemutatva növeli a termékeket használó és a felhasználási esetet megértő ügyfelek számát. Mindezt hatékony csapatokkal lehet elérni, amelyek olyan termékdokumentációt készítenek, amely minden szempontból megfelel az ügyfelek számára, és amely technikailag megalapozott magyarázatokat készít, amelyeket jól megjelenítenek, és különböző nyelveken és különböző kultúrákban is kifejeznek. Ez csak egy erős csapattal érhető el, amely jól együttműködik, hogy közölje a termék előállításának különböző aspektusairól és az ügyfelek felhasználási eseteiről alkotott elképzeléseit.
Azok a boldog ügyfelek, akik értik a termékek - különösen a műszaki termékek - használatát, jó értékeléseket adnak, és lényegében hosszú távon hűséges ügyfelekké válnak, és szájról szájra járva megosztják pozitív tapasztalataikat másokkal. Ez alapvetően növeli a bevételi forrásokat, és elősegíti a vállalat jó hírnevét.
6 erény a hatékony együttműködéshez
Bár a fent felsorolt képességek segíthetnek a hatékony együttműködésben és a lenyűgöző termékdokumentáció létrehozásában, a másokkal való jó együttműködés nem csak arról szól, hogy mit teszel, hanem arról a folyamatról is, ahogyan te és a csapatod megvalósítjátok azokat. Az a hozzáállás, amellyel Ön és csapata az együttműködéshez viszonyul, mindent megváltoztathat a világon. Legközelebb, amikor olyan helyzetbe kerül, amikor együtt kell működnie a csapatával, tartsa szem előtt ezeket az eszméket.
1. Mindenekelőtt a hatékonyság
A megbeszélések az együttműködés nagyon is jól kimondottan szükségesek, annak ellenére, hogy a megbeszélések a csapatmunka szükséges részét képezik, az idők során rossz hírnevet kaptak. Ami azt illeti, a Harvard Business Review egy kutatásában megállapította, hogy az emberek rengeteg időt töltenek értekezletekkel, telefonhívásokkal és e-mailekre való válaszadással. A kutatás megállapítja: "Mennyi időt töltenek az emberek megbeszéléseken, telefonon és e-mailekre válaszolva? Sok vállalatnál ez az arány 80% körül mozog, így az alkalmazottaknak kevés idejük marad mindarra a kritikus munkára, amit egyedül kell elvégezniük. "
És ki ne töltött volna már túlzottan sok időt egy értelmetlennek tűnő megbeszélésen? Számos intézkedést lehet tenni annak érdekében, hogy csapatát a termelékenység nagy teljesítményű gépezetévé alakítsa át. A nap folyamán a prioritáson keresztül jól ütemezett megbeszélések nagyon hasznos módja a megbeszélések megszervezésének és a felmerülő problémák kezelésének.
Emellett a napi scrum segít abban is, hogy mindenki tudja, mi a feladata és milyen problémák merülhetnek fel, valamint hogy mit teljesítettek az előző nap. A scrum azért hasznos, hogy senki ne léphessen egymás lábára az elvégzendő feladatokkal kapcsolatban, valamint hogy mindenki megoszthassa az ötleteit arról, hogyan lehetne segíteni bizonyos helyzetek kezelését.
Egy másik módszer, hogy minden megbeszélésnek vagy telefonkonferenciának legyen napirendje, és a konkrét célok jól legyenek meghatározva.
Végül ne felejtsen el minden befejezett termékdokumentációs projekt lezárásakor cselekvési feladatokat kijelölni a termékdokumentációs projektben részt vevőknek. Így a csapat megbeszélheti az erősségeket és a gyenge pontokat, amelyeken a következő termékdokumentáció fejlesztéséhez dolgozni kell, hogy a következő alkalommal zökkenőmentesebben menjen.
2. Kifejezettség
Nem jellemző, hogy egy csapat minden tagja kezdettől fogva egy véleményen legyen. Az egyéneknek természetesen megvannak a saját prioritásaik és érdekeik. Ezért kritikus fontosságú, hogy mindenki céljait és napirendjét előre meghatározzuk, hogy közös nevezőt alakítsunk ki, amely előreviszi a projektet.
3. Pozitív hozzáállás
Csak azért, mert egy közös munka a múltban kudarcot vallott, nem jelenti azt, hogy újra kudarcot fog vallani. Rázza le magáról a maradék gátlásokat, és minden egyes csoportmunka-forgatókönyvet új kezdetként, nyitott és optimista mentalitással fogadjon el. A pozitivitás éppúgy ragályos, mint a negativitás. A pozitivitás azonban növekedésre, inspirációra ösztönöz, és jó munkaszokásokat alakít ki, ami alapvetően növeli a vállalat általános morálját. Legyen pozitív és jutalmazza a pozitivitást!
Természetesen mindannyiunknak vannak szabadnapjai, a szabadnapos tagoknak teret kell adni, hogy elgondolkodhassanak, és a szabadnapjukat a következő tárgyalási napra jó nappá alakíthassák. Ez nem veszteség, hanem győzelem! Mert egy rossz nap jobb, mint egy rossz hét. És ha egy-egy kieső napot úgy lehet visszanyerni, hogy a következő napon a munkavállaló már a helyén legyen, akkor ez hosszú távon is működik, és a munkavállaló sokkal jobban fogja értékelni a csapatért végzett munkát.
4. A bizalom erősítése
Az egyéneknek biztonságban kell érezniük magukat, ha valódi építő jellegű kritikát, visszajelzést adnak és kapnak, közös céllal kell motiválni őket, és rendelkezniük kell az eszközökkel és lehetőségekkel az interakcióra. Ez csak olyan bizalomteljes légkörben valósulhat meg, amelyben az alkalmazottak úgy vélik, hogy kollégáik és vezetőik az ő érdekeiket tartják szem előtt.
5. Belátás és érzelmi intelligencia
A csapat minden egyes tagja kritikus szerepet játszik. Ennek ellenére a csapatmunka megszakadhat, ha egy vagy több csapattag úgy véli, hogy igazságtalanul bánnak vele, vagy hogy a többi csapattag megpróbálja őt leszakítani. Minél többet tudsz meg a munkatársaidról, és minél jobban megérted a működésüket és a problémáikat, annál valószínűbb, hogy sikeresen tudsz együttműködni.
6. Termelékenység
A legsikeresebb szervezetek olyan rendszerekkel és folyamatokkal rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy hivatkozhassanak egy projekt ütemtervére és feladataira, hogy tisztában legyenek azzal, hogy hozzájárulásuk milyen hatással van a csoportra. Így, ha a határidőket elmulasztják, vagy valaki nem teljesíti a feladatát, a helyzet azonnal kezelhető.
Most, hogy tudjuk, hogy milyen egy jó együttműködő csapat, és tudjuk, hogyan kell felépíteni, merüljünk el mélyebben bizonyos folyamatok kialakításában, amelyek segítenek egy elképesztően együttműködő és hatékony termékdokumentációs csapat kialakításában!
5 hatékony folyamat a hatékony együttműködés megteremtéséhez a termékdokumentációt készítő csapat számára
Ha valaha is dolgozott már olyan termékdokumentációs projekten, amely nem a tervek szerint alakult, akkor tudja, hogy a munkahelyi együttműködés ösztönzése néha könnyebb mondani, mint megtenni. Lehet, hogy a kollégái távolról dolgoznak és elérhetetlenek. Vagy talán a szervezeted túlságosan elszigetelt, és a részlegek nem hajlandóak a tudáscserére.
Ha a vállalatánál nehézségekbe ütközik az együttműködés, az egyik legkitűnőbb dolog, amit tehet, hogy a puha készségek erősítésére koncentrál. Higgyen nekünk, amikor azt mondjuk, hogy az alábbi öt együttműködési készség elsajátítása sokkal könnyebbé és sikeresebbé teszi a csapatmunkát.
1. Kommunikálja a szándékot
Mielőtt elkezdené a munkát vagy a megbízást, győződjön meg arról, hogy a célok egyértelműek. Tájékoztassa a csapattársait a tevékenységéről, és állapítson meg ésszerű elvárásokat arra vonatkozóan, hogy mikor fogja befejezni azokat - és ezeket mindenképpen tartsa be. A jó munkamorál példái megmutatják és egyengetik az utat ahhoz, hogy hogyan történik a munka a vállalaton belül. legyen jó példa, és kommunikálja az elvégzett munkát és a követelményeket.
Emellett ossza meg az Ön által meghatározott stratégiában bekövetkezett változásokat is. Ha valami váratlan dolog történik, és nem tudja a várt eredményeket produkálni, magyarázza el ezeket a kiigazításokat a termékdokumentációt fejlesztő csapatának.
Itt is jól jön egy mindenre kiterjedő kommunikációs eszköz. Továbbá, ha a termékdokumentációs csapata ugyanabból az alkalmazásból videohívásokat és azonnali üzeneteket küldhet egymásnak, nagyobb a valószínűsége annak, hogy egy probléma felmerülésekor azonnal kommunikálni fognak:
2. Célkitűzések meghatározása
Ha csapatban dolgozik, kritikus fontosságú, hogy mindenki megértse a projekt célját és jövőképét, valamint azt, hogy a sikert hogyan fogják mérni. A célok és célkitűzések felállítását a projektek kisebb szempontjai és a nagy projektek esetében is el kell végezni, hogy minden objektum nyomon követhető legyen határidőkkel és optimalizálható legyen a termelékenység növelése érdekében.
Továbbá, ha valaki keményen dolgozik, és időben vagy a tervezett időpont előtt teljesíti a célkitűzéseket, mindenképpen jutalmazza meg, hogy a kemény munkáját értékeljék.
A határidők és célkitűzések létrehozásának és betartásának minden szempontból való átláthatósága a kezdetektől fogva elősegíti a bizalmat, és segít garantálni, hogy mindenki elkötelezett a siker és a hasonló cél érdekében.
3. Figyelmesen hallgatni
Amikor szorosan együttműködik az emberekkel, nagyon oda kell figyelnie a csapat minden egyes tagjának ötleteire, kritikájára és tanácsára - és megfontoltan és tisztelettel kell válaszolnia. Ez az aktív és szándékos hallgatás koncepciója.
Bár lehet, hogy Önnek megvan a saját véleménye arról, hogyan szeretné, hogy a termékdokumentációs projekt haladjon, vagy hogy kinek mit kellene tennie, mégis figyelembe kell vennie a kollégái szempontjait. Bár lehet, hogy nem mindig ért egyet a következtetéssel, végső soron a csoport igényeit és kötelezettségeit kell a személyes kívánságai helyett választania.
4. Problémák megoldása
Időnként helyzetek adódnak, és az egyének hibákat követnek el. Ez előfordul. Amikor nehézségek merülnek fel, próbáljuk meg csoportként gondosan értékelni a helyzetet anélkül, hogy bármelyik konkrét személyt kritizálnánk. Ehelyett inkább arra fordítsátok az erőfeszítéseiteket, hogy együttműködve találjátok meg a válaszokat. Ez hozzájárul a csapattagok közötti bizalom kialakulásához, és biztosítja, hogy mindenki nyugodtan beszéljen és legyen őszinte a másikhoz, még akkor is, ha hibázik.
5. Hatékony időgazdálkodás
A másokkal való együttműködés megköveteli, hogy ne csak magadnak, hanem a termékdokumentációs csapatod tagjainak is elszámoltatható legyél, akik számítanak rád. Itt jönnek jól az időgazdálkodási képességek. A feladatok rangsorolása és megfelelő ütemezése kritikus fontosságú a határidők betartása és a munka elvégzése szempontjából, amelynek elvégzésében a csapatod számít rád.
A Docsie számos csodálatos eszközt kínál az együttműködéshez!
Ha videón szeretné megtekinteni ezeket az utasításokat, nézze meg ezt a videót itt:
Az első dolog, amit a Docsie-ba való bejelentkezéskor látni fogsz, a Megbeszélések, a Dokumentációs projekteken végzett változtatások és az Értesítések - amelyek a befejezett vagy befejezés előtt álló feladatokra utalnak.
Valamint egy kapcsolómenü, hogy kiválaszthassa, hogy ezek a projekt szempontjából melyik személyhez kapcsolódnak:
Ezek az információk nagyszerűek ahhoz, hogy Ön és csapata elkezdhesse a napot, és a határidők és a tárgyak szorgalmasabb és hatékonyabb betartása érdekében. Valamint azt, hogy tudja, ki mit csinál, és mit végzett. Így senki sem léphet senki lábujjára, és a dokumentációfejlesztő csapata megőrizheti a magas termelékenységet.
Továbbá, ha a felső sarokban lévő fülre kattint, és megnyomja a gombot, amely a fiókjába vezet:
A bal oldali felhasználói műszerfalon belül:
Hozzáférést kap a munkaterület felhasználóihoz. Ez lehetővé teszi, hogy ellenőrizze, ki milyen projekten dolgozik a termékdokumentációjával, és milyen mértékben szeretné, hogy részt vegyen a projektben:
Emellett új felhasználókat adhat hozzá minden egyes termékdokumentációhoz, amelyen dolgozik, és ez nagyszerű lehetőség arra, hogy felépítse csapatát, és segítsen nekik abban, hogy együtt hozzanak létre csodálatos termékdokumentációt és felhasználói útmutatókat a Docsie-n belül.
Az egyes könyveken belül minden időbélyegzővel van ellátva. Tudhatja, hogy ki mit és mikor csinált, és így a csapatával való együttműködés során nem lesz kérdés, hogy ki mit csinált! Ez mind látható a cikkek revíziós előzményei funkcióban, amely a könyv műszerfalának jobb felső sarkában a megjegyzés ikon mellett megjelenő óra.
Ha erre a gombra kattint, a böngésző bal sarkában megjelenik az összes revízió és az időbélyegző:
Szüksége van arra, hogy tudassa a csapatával, hogy mi történik a projektekkel, megjegyzéseket fűzzön bizonyos cikkekhez a Docsie Books-on belül, vagy feladatokat osszon ki?
A Docsie rendelkezik egy nagyszerű megoldással, amely lehetővé teszi csapata számára, hogy megjegyzéseket hozzon létre, feladatokat rendeljen, pontosan meghatározza az elvégzendő feladatokat, kommunikáljon csapatával a termékdokumentáció bizonyos feladatairól és aspektusairól, és mindezt a Könyvek műszerfalának jobb felső sarkában a közzététel mellett található megjegyzés ikonra kattintva teheti meg.
Most már minden eszközzel rendelkezik, amire szüksége van ahhoz, hogy szuperhatékonyan együttműködő csapatokkal magas termelékenységet tartson fenn, és csodálatos termékdokumentációt hozzon létre, amelyet az ügyfelei szívesen olvasnak majd.
Ha bármilyen kérdése van a Docsie -val kapcsolatban, vagy szeretne visszajelzést megosztani a platformunkkal kapcsolatban, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk a hello@docsie.io címen.