Képzelje el, hogy az összes értékes információt, amely szétszórva van a vállalatában e-mailekben, fizikai mappákban, megosztott meghajtókon és így tovább, egyetlen könnyen elérhető helyre tudja helyezni. Majd lehetővé tenné alkalmazottai és ügyfelei számára, hogy az összes információt a saját hasznukra fordítsák.
A tudásbázis a legalapvetőbb szinten egy gondosan összeállított információk digitális könyvtára, amely tárolható, rendszerezhető, kereshető, módosítható és megosztható. A vállalati infrastruktúra kontextusában ez a vállalat teljes tudásának epicentruma, és az egyik leggyakoribb módja annak, hogy az érdekelt felek megtapasztalják a vállalatot, illetve kapcsolatba lépnek vele.
Nem kérdés, hogy a mai világban a hatékonyan működni kívánó vállalkozásoknak tudásbázisra van szükségük. Csak tudnia kell, hogy milyen típusú tudásbázisra van szüksége, és hogyan hozza létre.
Milyen típusú tudásbázisra van szüksége a vállalatnak?
Munkavállalói tudásbázis
A belső tudásbázis a vállalati tudást és az alkalmazottak kollektív know-how-ját foglalja össze. Ez elengedhetetlen, ha azt szeretné, hogy alkalmazottai hozzáférjenek azokhoz az információkhoz, amelyek segítik őket munkájuk minél zökkenőmentesebb elvégzésében. Bármilyen olyan információt felvehet, amelyet meg kell osztani a vállalaton belül, például:
-
Munkavállalói kézikönyv
-
Termékkatalógus
-
Legjobb gyakorlatok
-
HR politika
-
Onboarding képzés az új alkalmazottak számára
A tudásbázisnak elő kell segítenie az alkalmazottak közötti együttműködést is, lehetőséget biztosítva számukra, hogy kérdéseket tegyenek fel és válaszokat adjanak egymásnak.
Miért olyan fontos ez? Nincs olyan vállalkozás, amely ne profitálna abból, ha alkalmazottai produktívabbak és elkötelezettebbek lennének.
Vevői tudásbázis
Hagynia kell, hogy ügyfelei segítsenek magukon. Miért? Mert ők is ezt akarják. A Gartner szerint az ügyfelek 70%-a valamikor a megoldáshoz vezető út során önkiszolgáló csatornát használ.
Minden olyan tartalomnak, amely segíthet az ügyfeleknek megérteni és használni az Ön szolgáltatását vagy termékét, szerepelnie kell. Ez többek között a következőket foglalja magában:
-
Hogyan kell használni cikkek
-
GYIK részek
-
Fogalomtárak
-
Esettanulmányok
-
Videó oktatóvideók
-
Fehér könyvek
Egy külső vagy ügyfélközpontú tudásbázis nem old meg minden problémát, ami ügyfeleinek a szolgáltatással vagy termékkel kapcsolatban felmerülhet, csak a leggyakoribbakat. Tehát, amikor az ügyfelektől ismételten ugyanazt a kérdést kapja, takarítson meg sok időt az ügyfeleinek és alkalmazottainak, és egyszerűen tegye be a választ a tudásbázisba.
Miért nem mindkettő?
Előfordulhat, hogy vállalkozása a legtöbb hasznot a kettő kombinációjából álló tudásbázisból fogja húzni. Természetesen nem szeretné, ha a tudásbázisban található összes információ minden felhasználó számára elérhető lenne.
Az ügyfeleinek például tényleg tudniuk kell, hogy a vállalat HR-irányelvei hogyan kezelik a késő dolgozókat? Még a csak az alkalmazottak számára közzétett információkon belül is szükség lehet arra, hogy egyes alkalmazottak hozzáférését a tudásbázis bizonyos részeihez a munkakörük vagy a részlegük miatt korlátozza. Ha a megfelelő dokumentációs platformmal dolgozik, ez nem jelent majd problémát, mivel a felhasználói jogosultságok alkalmazásával képes lesz kezelni az egyes információkhoz való hozzáférést.
A tudásbázis létrehozásakor figyelembe veendő tényezők
A vállalkozásának szükséges tudásbázis létrehozása nem olyan dolog, amit csak úgy össze lehet dobni, online közzétenni, és elvárni, hogy úgy működjön, ahogyan kell. Egy kis gondolkodásra, tervezésre és megfelelő eszközökre van szükség ahhoz, hogy jól sikerüljön. Nézze meg, milyen tényezőket kell figyelembe vennie a tudásbázis kialakításakor. **
Vállalati problémák, amelyeket egy tudásbázis megoldana. Úgy tűnik, hogy az ügyfelei ugyanazokat a kérdéseket teszik fel ismételten, ami befolyásolja az alkalmazottak termelékenységét és az ügyfél-elégedettségi célokat? Nehezen végzik-e az alkalmazottai a munkájukat, mert több helyen kell keresgélniük a szükséges információ megtalálásához?
A tudásbázis alapvető tartalmi elemei. Teljes tartalmi auditot kell végeznie, hogy pontosan meghatározhassa, milyen típusú tartalom kering a vállalatában, hogy az információk még mindig pontosak-e, és milyen információk hiányoznak. És ne feledje, a tartalom nem fogja elérni a kívánt hatást, ha nem a legjobb formában van, függetlenül attól, hogy mennyire értékes a tartalom.
Témák és cikkek szervezése és felépítése. A tudásbázisnak logikusan kell felépülnie és következetesnek kell lennie, hogy könnyen navigálható legyen. Figyeljen a márkájára, hogy az Ön által a tudásbázisba feltöltött információk azonos hangvételűek és vizuális megjelenésűek legyenek.
Metrikák a tudásbázis sikerének meghatározásához. Hogyan másképp lehet biztos abban, hogy tudásbázisa azt teszi, amit tennie kell? Az Ön által használt mérőszámok a tudásbázis céljától függően változhatnak, de íme néhány példa, amit érdemes figyelemmel kísérni:
-
Keresési aktivitás, beleértve a keresési kulcsszavakat
-
A tartalom teljesítménye a típus, a minősítések, a látogatások és az oldalmegtekintések alapján
-
Az ügyfelek valós idejű tevékenységei a tudásbázisban **
A megfelelő szoftver a tudásbázis létrehozásához és kezeléséhez. A tudásbázis fejlesztéséhez használt dokumentációs platformnak képesnek kell lennie arra, hogy együtt tudjon skálázódni a vállalkozással. Rendelkeznie kell azokkal a funkciókkal, amelyekkel beépítheti a tudásbázisába az Ön által kívánt funkciókat. Vessünk egy rövid pillantást a Docsie.
A Docsie használata a tudásbázis létrehozásához és testreszabásához
A Docsie egy dinamikus dokumentációs platform, amely egyetlen zökkenőmentes platformon egyesíti a dokumentáció létrehozását, a tartalomkezelést és a tartalomintegrációt, megkönnyítve ezzel a tudásbázis létrehozását és karbantartását. Nézze meg, milyen egyszerű lehet:
-
Korábban említettük, hogy az együttműködésnek a belső tudásbázis egyik legfontosabb funkciójának kell lennie. A Docsie, beépített csevegő funkciót biztosít a szerkesztőjében, hogy ösztönözze és javítsa a csapatok közötti együttműködést.
-
Ha a célközönsége globális, akkor a tudásbázis tartalmát automatikusan lefordíthatja.
-
Ilyen egyszerű a közzététel: egyszerűen egyetlen kódsorral közzéteheti tudásbázisának dokumentációját a vállalati weboldalán vagy alkalmazásában. Ennyi. Tényleg.
-
Emlékszik, hogy azt mondtuk, hogy képesnek kell lennie elemezni, hogyan lépnek kapcsolatba a felhasználók a tudásbázissal? A Docsie segítségével a prediktív dokumentációs mesterséges intelligencián alapuló meglátásokat is kaphat, hogy a dokumentumokat az interakciók javítása érdekében továbbfejleszthesse.
Ha optimális tudásbázist hoz létre, alkalmazottai és ügyfelei tudni fogják, hogy értékes információkkal rendelkezik, és hogy Ön szerint az információkhoz való hozzáférésük prioritást élvez. A tudásbázis a vállalkozása egyik arculataként fog szolgálni, ezért érdemes fáradozni és a megfelelő szoftvert használni annak érdekében, hogy biztosítsa a működését.