A papírtól a pixelekig
Néhány évtizeddel ezelőtt még úgy tűnt, hogy minden vállalkozás papírt használ dokumentációként. Szerződések, irányelvek, tárgyalási feljegyzések; minden papír alapú volt - kinyomtatva és körbeadva, ahelyett, hogy e-mailben csatolták és elemezték volna.
Ahogy a technológia egyre fejlettebbé vált, a vállalkozásoknak egyre több tárhelyük volt a dokumentáció tárolására, és az alkalmazottak számára szükséges számítógépes rendszerek is rendelkezésre álltak a digitális dokumentumok eléréséhez. Ez jelzi a papírról a pixelekre való áttérés kezdetét.
A digitális dokumentáció modern világa számos előnnyel jár, de a problémák továbbra is fennállnak. A dokumentációt arra használják, hogy információt közvetítsenek, mind a belső munkatársak, mind a külső ügyfelek számára. Ez azt jelenti, hogy a tartalom konzisztenciája, a könnyű hozzáférés és a könnyű kezelés alapvető fontosságú. Ezzel szemben az inkonzisztens, hozzáférhetetlen és kezelhetetlen digitális dokumentáció csökkentheti a vállalkozás képességét az információk hatékony közvetítésére.
Az egyszerűség és következetesség érdekében a vállalkozásoknak a digitális dokumentáció legjobb gyakorlatait kell követniük. Ez magában foglalja a digitális dokumentáció kialakítását, formázását, a fájltípusok kiválasztását és irányítását.
Ebben az e-könyvben a digitális dokumentáció legjobb gyakorlatait és a változtatások lehetséges üzleti hatásait tárgyaljuk. A jobb digitális dokumentáció növelheti a bevételt és vonzhatja az ügyfeleket? Hogyan alakíthatják át a vállalkozások a digitális dokumentációjukat, hogy a dokumentációkezelő rendszer (DMS) segítségével jobb értéket nyújtsanak az ügyfeleknek?
Engedje meg, hogy megválaszoljuk ezeket a kérdéseket!
A digitális dokumentáció előnyei
Mielőtt megvitatnánk a digitális dokumentáció legjobb gyakorlatainak mit és hogyanját, először is meg kell értenünk a digitális dokumentáció előnyeit:
- Egyszerű kezelés -- A digitális dokumentációt könnyebb kezelni, mint a papíralapú dokumentumokat. A papíralapú dokumentáció helyet igényel az irodában egy irattartó szekrény számára, és minden egyes papíralapú dokumentumot kézzel kell archiválni. A digitális dokumentumtárolás felszabadítja az irodai ingatlanterületet, és a keresési funkciók és mappastruktúrák révén egyszerűsíti a kezelést.
Amint azt a Software Advice tanulmánya részletezi, az irodai dolgozók hetente átlagosan hat órát töltenek a papíralapú dokumentumok keresésével. Emellett az irodai dolgozók hetente átlagosan nyolc órát töltenek jelentések készítésével papíralapú dokumentumokból, és 94%-uk szerint a dokumentumkezelő rendszer (DMS) megkönnyíti ezt a folyamatot.[1]
- Egyszerű hozzáférés - Ezek a digitális dokumentumok e-mailben vagy felhőalapú tárhelyen keresztül is megoszthatók, gyakorlatilag valós időben. Ezáltal szükségtelenné válik a levelek postázása, és megszűnnek a postaköltségek vagy a futárszolgálat költségei. A válaszadás gyorsaságát is növeli, mivel a címzetteknek nem kell többé napokat várniuk a levél megérkezésére. A digitális dokumentáció továbbá az Ön weboldalán vagy a közösségi médiában is megjeleníthető, ami megkönnyíti az ügyfelek számára a hozzáférést.
Tudta, hogy - a Gartner szerint - a dokumentumok nyomtatására költött minden egyes 1 dollár után további 6 dollárt költenek a dokumentumok kezelésére és terjesztésére? Ráadásul a nyomtatott dokumentumok felét 24 órán belül kidobják.[2]
- Biztonság és irányítás -- A papíralapú dokumentáció nem biztonságos, hacsak nem rejtőzik zár és kulcs mögött. Bárki elolvashatja, másolatot készíthet belőle, és tetszése szerint megoszthatja. Ezzel szemben a digitális dokumentáció szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozással (RBAC) szabályozható, hogy csak azok kapjanak hozzáférést, akiknek szükségük van rá.
Még a kormányok sem immunisak a papíralapú adatok megsértésére: az Egyesült Államok Veteránügyi Minisztériuma az adatszegések 98%-ának okaként a papíralapú dokumentációt jelölte meg[3].
- Környezeti előnyök -- Az emberek és a vállalkozások egyaránt keresik a környezeti lábnyomuk csökkentésének módjait. A digitális dokumentáció az egyik út, amelyet választhatnak. A Green America szerint a papírfogyasztás az elmúlt 40 évben 400%-kal nőtt, és az iparág a globális energiafogyasztás 4%-áért felelős[4]. A digitális dokumentációt választva a vállalkozások csökkenthetik papírfelhasználásukat, és ezzel hozzájárulhatnak az erdőirtás elleni küzdelemhez - a fák életben tartásához, amelyek elnyelik a szén-dioxid-kibocsátást és fenntartják az állatok élőhelyeit.
A legjobb gyakorlatok a digitális dokumentációval a Docsie-n
A digitális dokumentáció képes átalakítani a tudásmegosztást, a publikálást és a marketinget az egész vállalaton belül. Ahhoz, hogy kiaknázzák ezt a potenciált, a vállalkozásoknak a digitális dokumentáció legjobb gyakorlatait kell követniük:
A DMS igazítása az üzleti igényekhez
A dokumentumkezelő rendszer (DMS) az az alap, amely segíti a vállalkozásokat dokumentációjuk tárolásában és kezelésében. A tartalom megírása után azt feltöltik a DMS-be tárolás és terjesztés céljából. A DMS központosítja a dokumentáció tárolását, így az egész vállalkozás számára egyetlen tudásforrást biztosít. Ez nagyjából úgy működik, mint egy digitális könyvtár, osztályok vagy termékek szerint kategorizálva a dokumentumokat, keresési funkciókkal a tudásmegosztás racionalizálása érdekében. Innen a marketing és a támogatási csapatok megoszthatják a dokumentációt, közzétéve azt a webhelyeken és a közösségi médiában, vagy válaszul az ügyfelek kérdéseire.
A Docsie egy DMS, amely leegyszerűsíti a csapatának a dokumentációkészítést. Minden vállalkozásnak szüksége van a dokumentáció tárolásának és megosztásának módjára, mind a belső munkatársak számára, hogy megismerhessék munkakörüket, mind pedig az ügyfelek számára, hogy megtanulják, hogyan használják az Ön termékét vagy szolgáltatását. HR-bevezetési dokumentumok, termékismertetők, értékesítési kommunikációs sablonok -- a megfelelő DMS-megoldással mindezek az elemek tárolhatók és közzétehetők.
Milyen dokumentáció létezik jelenleg a termékeiről és szolgáltatásairól? Használnak-e munkatársai sablonokat és keretrendszereket, amikor az ügyfelekkel kommunikálnak? Könnyen tárolhatja, belsőleg megoszthatja és külsőleg közzéteheti dokumentációját? Tegye fel ezeket a kérdéseket, amikor egy olyan DMS-megoldást fontolgat, mint a Docsie, és biztosítsa, hogy a DMS megfeleljen az üzleti igényeknek.
Koncentráljon a kompatibilitásra
A digitális dokumentáció növelheti a hozzáférhetőséget, de csak akkor, ha nagymértékben kompatibilis fájlformátumokat használ. Ez a letölthető dokumentáció esetében fontos, mivel előfordulhat, hogy egyes ügyfelek nem tudják megnyitni a fájlt. Ez vonatkozik a belső dokumentációra is, ahol az egyik alkalmazott PDF, a másik DOCX formátumot használ, ami a fájlformátum töredezettségét okozhatja - ami arra készteti a többi alkalmazottat, hogy szoftvercsomagot váltson, vagy más formátumra konvertáljon, hogy a fájl hozzáférhetővé váljon.
Az olyan nyílt fájlformátumok, mint a docx, xlsx és pptx a Microsoft Office esetében, vagy a nyílt dokumentumformátum (ODF) az OpenOffice esetében ideálisak a kompatibilitás maximalizálására. Az Adobe PDF dokumentumok elterjedtek, de kevésbé kompatibilisek, mivel PDF-megjelenítő programot igényelnek. Gondolja át, hogy ki fog hozzáférni ezekhez a dokumentumokhoz, és olyan formátumban tárolja a dokumentációt, amely a lehető legszélesebb felhasználói bázist szolgálja ki.
A Docsie nagyszerű lehetőség a széles körű dokumentum-kompatibilitásra. Amikor a szöveg betöltődik a Docsie könyvszerkesztőbe, azt a nyílt forráskódú JavaScript Object Notation (JSON) fájlformátumban tárolja. A dokumentumok exportálásáról, valamint arról, hogy a Docsie hogyan teszi lehetővé a DOC, PDF, Markdown (MD) és HTML formátumba való egyszerű konvertálást itt, további információkat talál.
Cselekvőképes visszajelzés
A dokumentációval kapcsolatos felhasználói és alkalmazotti visszajelzések létfontosságúak. Ha a dokumentációból hiányoznak az információk, helytelen információkat tartalmaz, vagy egyszerűen csak nehezen olvasható - az olvasók nehezen fogják tudni hasznosítani a dokumentációt. Továbbá a visszajelzés segíthet a meglévő dokumentáció javításában, hogy nagyobb értéket nyújtson az ügyfelek számára, és a minőségi tudásmegosztás révén elősegítse az üzleti sikert.
A Docsie Vocally egy mindenre kiterjedő visszajelzésfigyelő és -válaszoló szolgáltatás. Lehetővé teszi az olvasók számára, hogy a dokumentáció egyes darabjait egy egytől ötig terjedő skálán értékeljék, és megjegyzéseket fűzzenek az értékelés indoklásához. A Docsie tulajdonosai és adminisztrátorai elolvashatják ezeket a visszajelzéseket, betekintést nyerhetnek a dokumentáció sikerességébe és hiányosságaiba.
Az önkiszolgáló tudásbázisokat úgy tervezték, hogy minimalizálják a támogatási igényeket, de ez azt is jelenti, hogy az ügyfelek valószínűleg nem fognak kitartani a rossz dokumentáció mellett -- ehelyett a jobb dokumentációt nyújtó versenytársaknál keresnek alternatívát. E probléma megoldására a Docise Vocally rögzíti a felhasználói interakciókat, miközben a dokumentációját olvassák. Ez rávilágít arra, hogy hol találkoztak problémával a dokumentumban, és milyen tartalom okozza a problémát. Az írók ezt a visszajelzést felhasználhatják a dokumentáció szerkesztésére és a felhasználói visszajelzések alapján történő cselekvésre. Idővel ez javítja a dokumentációs tudás minőségét, és képessé teszi az ügyfeleket arra, hogy segítsenek önmagukon.
Az ügyfelek felhatalmazása nagyszerű módja az új ügyfelek bevonzásának, a költségek csökkentésének és az ügyfelek megtartásának. A Zendesk[5] szerint az ügyfelek mintegy 67%-a inkább az önkiszolgálást választja a telefonos beszélgetés helyett. A Forrester Research és az Oracle azt is megállapította, hogy az önkiszolgálás hívásonként 11 dollárral csökkentheti a támogatási költségeket[6]. Végül a Microsoft egyik tanulmánya kiemeli, hogy az ügyfelek 90%-a önkiszolgálási lehetőséget vár[7].
Összefoglalva, az ügyfelek előnyben részesítik és elvárják a minőségi önkiszolgálást, és ennek a lehetőségnek a biztosítása jelentősen csökkentheti a támogatási költségeket. Önkiszolgáló tudásbázis létrehozásával a Docsie-ban, és a dokumentáció minőségének a Docsie Vocally segítségével történő visszajelzéssel történő javításával - a digitális dokumentáció segítségével kielégítheti a változó ügyféligényeket. További információ a Docsie Vocallyról itt.
Dokumentum verziókezelés
Különösen a technológiai vállalatoknál az új szoftver- vagy szolgáltatásverziók problémákat okozhatnak a dokumentációval kapcsolatban. Az új verzió tartalmazhat a korábbi verziókhoz képest eltérő munkafolyamatokat, vagy eltérő terminológiát, ami összezavarhatja a felhasználókat. Ezzel párhuzamosan előfordulhat, hogy az új dokumentáció nem vonatkozik a szolgáltatások régebbi verzióira, ami olyan tudáshiányt okoz, amely frusztrálhatja és elüldözheti az ügyfeleket.
Ez egy fontos legjobb gyakorlat a digitális dokumentációval kapcsolatban. Előfordulhat, hogy az ügyfeleknek a szoftver régebbi verzióira van szükségük a hardverrel való kompatibilitás miatt, vagy egyszerűen úgy döntenek, hogy nem frissítenek egy új verzióra. Ezért a vállalkozásoknak mindig ki kell szolgálniuk a felhasználói bázisukat, függetlenül a használt verziószámtól.
A Docsie ezt a problémát a dokumentumverzióval kezeli. Amikor egy dokumentumot frissít a Docsie-ban, a redundancia érdekében megtarthatja a korábbi verziókat. A szolgáltatása 2. verzióját használó ügyfelek kiválaszthatják a megfelelő dokumentációt, az 1. verzióját használó ügyfelek pedig továbbra is hozzáférhetnek a régebbi dokumentációhoz. Ezt nevezzük fragmentációnak; amikor az ügyfélkör ugyanazon szoftver több verziója között oszlik meg. A Docsie csökkenti a fragmentáció hatását, mivel biztosítja, hogy a tudás a használt verziótól függetlenül elérhető legyen.
A dokumentumverzió-kezelés biztosítja, hogy a megfelelő információ rendelkezésre álljon, amikor szükség van rá. Segít a nyomon követhetőségben is, különösen akkor, ha több szerző dolgozik ugyanazon a tartalmi részen. A verziókezelés csökkenti a duplikációkat is, és a dokumentációt a könnyebb hozzáférés érdekében egységesíti.
Az Ön vállalkozása rendszeresen frissíti dokumentációját? Ügyfelei nehezen találják meg a megfelelő információkat a szoftvere és szolgáltatásai aktuális és korábbi verzióihoz? Ha igen, akkor itt az ideje, hogy a dokumentumverzióztatás legjobb gyakorlatát alkalmazza egy olyan DMS-en keresztül, mint a Docsie. A Docise dokumentumverzióztatásról további információkat talál itt.
A munkaerő dokumentációs szokásai
Az Ön munkatársai dokumentációt hoznak létre, de a dokumentációval is okozhatnak problémákat. A vázlatkészítési fázisban az írók eltérő betűméretet vagy betűtípust, vagy elavult ikonográfiát és grafikát használhatnak. Ezek a különbségek könnyen elkerülhetik a tartalommal nap mint nap dolgozó alkalmazottak figyelmét, de az ügyfelek nagyobb valószínűséggel észreveszik őket. Az eredmény következetlen dokumentáció, amelyet a tartalomkészítéshez és közzétételhez való megközelítés következetlenségei okoznak a munkatársak körében.
A Docsie a Docsie Documentation Hub segítségével segíti a vállalkozásokat a tartalmi következetlenségek leküzdésében. Beállíthat egy alapértelmezett betűtípust és -méretet, hozzáadhat vállalati logókat vagy grafikákat, és meghatározhatja a vállalati weboldalon vagy tudásbázisban használható CSS-stíluslap paramétereit. Ezek a döntések a Docsie-ból minden olyan weboldalra átkerülnek, amely Docsie-be ágyazott tartalmat tartalmaz, és mindenhol ugyanazokat a színeket, betűtípusokat és logókat használják, ahol a tartalmat közzéteszik.
Ez leegyszerűsíti a tartalomkezelési és közzétételi munkafolyamatokat. Az egyes oldalak szerkesztése helyett a vállalkozások a Docsie-ban egyszer beállíthatják a tartalomtervezési keretet, és ezeket a változtatásokat mindenhol alkalmazhatják. Ezt nevezik központosított kezelésnek vagy hangszerelésnek. Az egyes dokumentumok vagy oldalak külön-külön történő szerkesztésének folyamata kisebb tartalomkönyvtárak esetében kivitelezhetőnek tűnhet, de ez a folyamat nem skálázódik hatékonyan, ahogy a könyvtár terjedelme és mélysége növekszik.
Összefoglalva, a Docsie a tartalomkezelési munkafolyamatok jövőbiztosításán dolgozik azáltal, hogy minimalizálja az alacsony szintű adminisztrációs munkaterheket. A méretezés szem előtt tartásával a nagy tartalomkönyvtárak kezelése egyszerűvé válik - a tartalomtervezési keretrendszerek egyszeri beállítása és a Docsie-val történő mindenhová történő telepítése révén. A Docsie testreszabott dokumentációs központokról a Docsie Manager segítségével itt tudhat meg többet.
Központosított dokumentáció tárolása
A központosítás témakörében a dokumentumok tárolási helyei segíthetik vagy akadályozhatják a kezelési és közzétételi munkafolyamatokat. A dokumentációt tárolhatja intraneten vagy SharePoint-oldalon, Dropboxban vagy Google Drive-ban, valamint helyben vagy felhőalapú tárolópartícióban. Itt minden lehetőség külön-külön működik, de egyidejű használat esetén káoszt okozhat.
Egy alkalmazottnak hozzáférésre van szüksége egy dokumentumhoz. A dokumentumot egy SharePoint webhelyen tárolják. Az alkalmazott letölti és elmenti a fiókja tárolási partíciójára. Egy üzleti fájlszinkronizáló eszköz ezt automatikusan feltölti a felhőbe. Az alkalmazott elküldi a dokumentumot Slacken keresztül egy kollégájának. Így ugyanannak a dokumentumnak négy példánya van forgalomban az informatikai hálózaton, négy különböző szolgáltatáson vagy eszközön keresztül decentralizálva.
A Docsie ezt a decentralizált káoszt úgy kezeli, hogy a dokumentumokat egyetlen tárolási helyre központosítja. Amikor feltölt egy dokumentumot, a Docsie a dokumentumot egy polcra helyezi. A dokumentumokra könyvekként hivatkozunk, és minden egyes polc könyvekkel töltődik fel, hogy egy tartalmi könyvtárat alkosson. Az alkalmazottak bejelentkezhetnek a Docsie-ba, hogy megtalálják az összes dokumentumot, a szűrés pedig a szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozás (RBAC) segítségével osztály vagy ranglétra szerint szolgáltatja a releváns dokumentumokat. Innen a dolgozók közvetlenül a weboldalán közzétehetik a dokumentumokat, szerkeszthetik a dokumentáció szövegét, ellenőrizhetik a különböző verziókat, és megtekinthetik az ügyfelek vagy kollégák visszajelzéseit.
Mostantól, amikor egy alkalmazottnak hozzáférésre van szüksége egy dokumentumhoz, csak annyit kell tennie, hogy megnyitja a Docsie-t. Kereshetnek dokumentumokat, exportálhatnak a szokásos fájlformátumokban, és megoszthatják a Docsie könyvekre vagy polcokra mutató közvetlen linkjeit. A külső felhasználókat a tulajdonosok és a rendszergazdák meghívhatják, hogy közvetlen hozzáférést kapjanak az engedélyezett Docsie könyvekhez és polcokhoz, a biztonság veszélyeztetése nélkül. Olyan, mint a mappák és fájlok a merevlemezen, de egy kis Docsie varázslattal! A Docsie polcokról és könyvekről többet megtudhat itt.
Dokumentumirányítási kockázat és megfelelés
A legtöbb dokumentáció a nyilvánosság számára készül. Néhány dokumentáció mégis bizalmas lehet. Ez szükségessé teszi az irányítási kockázat és megfelelés (GRC) kezelését. A GRC-irányelvek felhasználhatók a bizalmas dokumentumokhoz való hozzáférés szabályozására, a dokumentumok írói és olvasói jogosultságainak ellenőrzésére, valamint a dokumentáció véletlen közzétételének megakadályozására a tervezési fázisban.
A Docsie szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozást (RBAC) használ a platformon a jogosultságok szabályozására. A Docsie így segíti a vállalkozásokat a GRC munkafolyamatok kezelésében, a felhasználói szerepek meghatározásával és a jogosultságok rangsor vagy osztály alapján történő kiosztásával. Ezek a szerepkörök közé tartozik a Megtekintő, a Szerkesztő, az Admin és a Tulajdonos. A megtekintők csak olvasási hozzáférést kapnak a dokumentumokhoz, a szerkesztők pedig olvasási és írási jogosultságokkal rendelkeznek. A rendszergazdák szerepköröket rendelhetnek, hogy könyvenként vagy polconként kezelhessék, ki jogosult olvasásra, írásra vagy mindkettőre. A Tulajdonos egy Docsie szervezetben minden felhasználót és dokumentumot kezelhet, és ő az egyetlen felhasználói szerepkör, amely egy teljes szervezetet törölhet. Ebben a példában a szervezet lehet a Docsie, a polcok pedig a Docsie különböző funkcióiról szóló könyveket tartalmazhatnak.
Összefoglalva, a GRC fontos a dokumentációhoz való hozzáférés kezelésében. Ha túl kevés a hozzáférés, az alkalmazottak nem tudnak majd a dokumentáción dolgozni. Túl sok hozzáféréssel az alkalmazottak véletlenül közzétehetik a befejezetlen dokumentációt, vagy hozzáférhetnek a vezetők és menedzserek számára fenntartott bizalmas dokumentumokhoz. A Docsie segít egyensúlyt teremteni a hozzáférés és a biztonság között, így a platform bármilyen típusú dokumentum tárolására alkalmas.
Ez a dokumentum érzékeny, hogyan tudom megakadályozni a jogosulatlan hozzáférést? Hogyan adhatok a csapatomnak írási jogosultságot, miközben más csapatoknak csak olvasási hozzáférést biztosítok? Egy szabadúszó írónak engedélyre van szüksége ennek a dokumentumnak a szerkesztéséhez, hogyan tehetem ezt meg? Ha az Ön vállalkozása is felteszi ezeket a kérdéseket, a Docsie tudja a válaszokat! A Docsie jogosultságkezeléssel kapcsolatos további információkat itt talál.
Csoportszintű együttműködés
A tartalmat ritkán készíti egyetlen személy. Ha több szerző dolgozik a dokumentációs könyvtáron, az együttműködés kritikus fontosságú.
Milyen folyamatokat követnek a munkatársai, amikor a dokumentáción dolgoznak? Ilyen például a hálózati meghajtón való keresés a meglévő dokumentumok után, majd letöltés a számítógépre. Ezután az író e-mailben elküldheti a végső tervezetet egy kollégájának további ellenőrzésre. A jóváhagyott tervezetet ezután feltölthetik egy tartalomkezelő rendszerbe (CMS), amely készen áll a közzétételre. Később a nap folyamán valaki észrevesz egy problémát, és Slacken keresztül visszaküld egy megjegyzésekkel ellátott változatot az írónak. Ez a munkafolyamat működhet, de egyszerűsíthető.
A Docsie átfogó csoportos együttműködési funkciókkal csökkenti a szükséges eszközök számát. A Docsie-ban megtalálhatja a dokumentumokat, írhat és szerkeszthet, megoszthatja a változásokat a csapattagokkal, cseveghet és megjegyzést fűzhet, valamint közzéteheti az interneten anélkül, hogy elhagyná a Docsie műszerfalat. Ezáltal nincs szükség a CMS letöltésére, feltöltésére, e-mailezésére és kezelésére - így egyszerűen csak a Docsie-val kezelheti dokumentumait! A csapattagok @mention használatával megjelölhetők, a csevegések az egyes Docsie-könyvekhez elkülöníthetők, és a külső szabadúszók könnyedén meghívhatók a teljes körű csapatmunka érdekében, bárhonnan.
A szükséges eszközök számának minimalizálásával az alkalmazottak a tartalom létrehozására összpontosíthatnak a szoftverek közötti váltogatás helyett. Ez felgyorsítja a tartalomkészítési munkafolyamatokat a felesleges kattintások minimalizálásával, a kollégák észrevételei és javaslatai pedig könnyen elérhetők a jobb oldali eszköztáron. Nincs többé linkmegosztás, nincs többé elavult dokumentumváltozat, nincs többé elveszett e-mail vagy chat-üzenet -- minden, ami a dokumentumokkal kapcsolatos, központosítva van a Docsie-ban.
Alkalmazza a legjobb gyakorlatokat a dokumentumaira a Docsie segítségével
Ahogy a papírról a pixelekre térünk át, a jó dokumentációkezelés létfontosságú. Ha ezeket a legjobb gyakorlatokat alkalmazzák a digitális dokumentációra, a vállalkozások olyan tudást hozhatnak létre és oszthatnak meg, amely valódi értéket kínál az ügyfelek számára, miközben racionalizálják a tartalmi munkafolyamatokat és csökkentik a költségeket. A kérdés csak az, hogy hogyan alkalmazza ezeket a legjobb gyakorlatokat?
Itt jön a képbe a Docsie. A Docsie ezeket a legjobb dokumentációs gyakorlatokat használja, és automatikusan alkalmazza őket a tartalomkészítés, -kezelés és -kiadás munkafolyamatainak racionalizálása érdekében. A platformot úgy tervezték, hogy mindenféle dokumentációval működjön, és szorosan illeszkedjen a tipikus üzleti DMS-követelményekhez. Az importálás és exportálás során a Docsie dokumentáció nyílt és kompatibilis fájlformátumokat használ a hozzáférhetőség növelése érdekében. A vállalkozások a Docsie Vocally segítségével elolvashatják az ügyfelek dokumentációval kapcsolatos visszajelzéseit, és reagálhatnak azokra, javítva ezzel a tudás minőségét és csökkentve a tartalmi hibák számát. A dokumentumverzióztatás lehetővé teszi a korábbi verziók megőrzését az információ-redundancia érdekében. A márka- és tartalomtervezési kereteket egyszer lehet beállítani és mindenhol alkalmazni a Testreszabott dokumentációs központ segítségével. Minden egy helyen - a Docsie Portálon - tárolódik, így az alkalmazottak gyorsan megtalálhatják a dokumentumot, ahelyett, hogy a számítógépükön, felhőmeghajtón vagy e-mailben keresgélnének. A GRC kezeléséhez engedélyek állíthatók be, így megakadályozható az érzékeny dokumentumokhoz való jogosulatlan hozzáférés. Végül a kollégák cseveghetnek, megoszthatják, linkelhetik, csatolhatják és hozzáférést biztosíthatnak a vállalkozóknak a Docsie-n való központosított csoportos együttműködéshez.
Készítsen olyan dokumentációt, amelyet ügyfelei szeretni fognak, a bonyolultság nélkül. Ha vállalkozása DMS-megoldást keres, fontolja meg, hogy kipróbálja a Docsie-t! Egyszerűen lépjen kapcsolatba értékesítési csapatunkkal, akik szívesen végigvezetik Önt a Docsie platform 15 perces bemutatóján.
[1] https://www.softwareadvice.com/cms/industryview/go-paperless-with-document-management-software/
[2] https://www.stopwaste.org/at-work/reduce-and-reuse/reduce-paper-use/the-impact-of-paper-waste#2
[3] https://fcw.com/articles/2013/08/08/va-data-breaches.aspx
[4] https://www.greenamerica.org/sites/default/files/inline-files/Paper%20Facts%202017.pdf
[5] https://www.zendesk.com/blog/searching-for-self-service/
[6] https://www.slideshare.net/UniWeb/the-total-economic-impact-of-click-to-call-and-click-to-chat
[7] https://download.microsoft.com/documents/en-us/dynamics/Global_State_of_Multichannel_Customer_Service_Report.pdf.pdf