A belső wiki létrehozása a szervezet számos aspektusa szempontjából alapvető fontosságú. Ebben a cikkben a wikik kialakításának módját, felhasználási módjait és azt tárgyaljuk, hogy miért fontosak a szervezet számára.
Mi az a belső wiki, és miért van szüksége rá a vállalkozásának?
Egy vállalat belső wikije egy olyan dedikált hely, ahol a csapatok tárolhatják, megtalálhatják és kicserélhetik egymással a fontos információkat. Tekintse ezt a szervezet hosszú távú memóriájának vagy belső tudástárának. A vállalkozások a wikiket a vállalati működésükhöz szükséges létfontosságú információk, információk, például vállalati irányelvek, eljárások, folyamatok, technikai jegyzetek (kiadási jegyzetek és egyéb történetleírások), projekttervek, valamint képzési és beiskolázási dokumentációk rögzítésére használják.
A vállalati wiki kiküszöböli a felesleges lekérdezéseket, és lehetővé teszi a munkatársak számára az önálló működést. Emellett megvédi vállalkozását a lemorzsolódástól - a wikik olyan információkat is megmentenek, amelyek egyébként elvesznének.
Emellett a wikik jótékony hatással vannak a szervezeti kultúrára is. Az alkalmazottak kénytelenek fejleszteni íráskészségüket - hogy egyszerűen és tömören közöljék álláspontjukat. Azáltal, hogy világosabban írnak, világosabban tudnak gondolkodni, ami fokozza a csapatmunkát és a termelékenységet.
Melyek a wiki létrehozására szolgáló platformok legfontosabb jellemzői, amelyeket érdemes keresni, amikor kiválasztja a vállalat belső wiki igényeinek kielégítésére szolgáló platformot?
Cége az Ön egyedi igényeihez igazítja a wiki élményét. A következő elemek azonban kritikusak az Ön wiki-élménye szempontjából. Amikor kiválaszt egy belső wikit a szervezet számára, győződjön meg arról, hogy az biztosítja ezeket a jellemzőket.
A wikinek zökkenőmentesen integrálódnia kell a csapata által jelenleg használt technológiákba.
Csapata már most is olyan platformok segítségével kommunikál és oszt meg információkat, mint a Github Gist, Air table, valamint olyan dokumentumszerkesztők, mint a Google Sheets. Ennek következtében az önök kollektív tudása kevés alkalmazásban van szétszórva. A munkatársainak folyamatosan váltogatniuk kell az eszközöket, hogy hozzáférjenek a kritikus vállalati információkhoz.
Bár egy belső wiki segíthet, tény, hogy a csapatod létfontosságú tudásának egy része továbbra is a wikitől eltérő technológiák korlátain belül marad. Ezért lényeges, hogy olyan wiki készítővel rendelkezzen, amely képes integrálni a vállalati technológiákat, amikor a megfelelő wikit választja ki a szervezet számára.
A keresőeszköznek erősnek és hatékonynak kell lennie.
Egy robusztus keresőeszköz (amit mi a Docsie-nál használunk) lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy gyorsan megtalálják az anyagokat anélkül, hogy mappákat vagy témákat kellene átnézniük.
A wiki keresési funkciójának legalább olyan gyorsnak és egyszerűnek kell lennie, mint a Google keresőjének.
A Docsie keresője lehetővé teszi a felhasználóink számára, hogy gyorsan és hatékonyan találjanak tartalmat és tudást. A keresett szó beírásával megjelenik az összes cikk és azok helye:
Tekintsük a Docsie keresési funkcióját. A Docsie lehetővé teszi a csapatok számára a létfontosságú információk központi tárolását, rendszerezését és terjesztését. A platformunkra támaszkodnak, hogy segítsük őket abban, hogy gyorsan megtalálják, amit keresnek. Ezért van az, hogy amikor a Docsie keresőmezőjére kattint, megjelenítjük a legutóbb olvasott bejegyzéseket - hiszen a keresett cikk minden bizonnyal olyan, amelyet éppen most látogatott meg.
Ezenkívül facettált keresést is biztosítunk, ami segít a keresés finomításában. Így például megtalálhatja a "Javascript" szóra való hivatkozásokat a dokumentációban és a különböző cikkekben:
A gyors és hatékony keresési funkció nem csak az információkereséssel töltött idő csökkentését szolgálja. Emellett nagyszerű felhasználói élményt nyújt a csapata számára, növelve annak valószínűségét, hogy használják, és kiváló funkciókkal bővíti a Docsie wiki-t.
Az együttműködés képessége
A belső wikik megszüntetik a tudásszilókat, amelyek természetesen minden, számos csapattal rendelkező szervezetben léteznek. A csapatoknak azonban meg kell tartaniuk a saját dedikált helyüket a wikin.
A csapatok ezt a Docsie(más wikis típusú mappák) polcokon belüli könyvek használatán keresztül teszik. A mérnöki csapatoknak például saját, dedikált témájuk van, akárcsak a marketingnek. Ezenkívül minden csapat kialakíthat egymásba ágyazott altémákat. Például a Márka és a Növekedés csapatok mindegyikének lehet saját dedikált altémája a Marketing témán belül.
Bárhogyan is nevezzék el ezeket a speciális helyszíneket, egyszerűvé kell tenniük, hogy a megfelelő információk a megfelelő emberek elé kerüljenek, a megfelelő időben.
A Docsie lehetővé teszi a zökkenőmentes együttműködést a csapatával. itt egy videó, amely bemutat néhány együttműködési funkciót a Docsie-n belül.
A Docsie lehetővé teszi a különböző szerepek beállítását is a platformon belül, ami fontos annak meghatározásához, hogy ki mit és milyen kapacitással végezhet.
Íme egy példa arra, hogyan pozícionáltuk a felhasználóink szerepeit a Docsie-n belül:
Az együttműködés rendkívül fontos, különösen napjainkban, amikor a legtöbb csapat távolról dolgozik. Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan segíthet a Docse az együttműködésben kattintson ide.
Egy módszer az aktuális és helyes anyagok karbantartására.
Bizonyos wikipédiák kihívássá teszik annak megállapítását, hogy az anyagod naprakész és helyes-e. Keressen olyan wikit, amely feltűnően megjeleníti a kritikus információkat, például a bejegyzés dátumát és szerzőjét.
Ki módosította utoljára a wiki tartalmát?
Ha tudni szeretné, hogy ki módosította utoljára a dokumentációját, akkor kulcsfontosságú egy olyan platform, amely időbélyegzőket mutat! A Docsie lehetővé teszi minden felhasználó számára, hogy lássa, mit csináltak a különböző könyveken belül, és ez segít megérteni, milyen munkálatokra van még szükség.
Melyek a jól szervezett belső wiki platform legfontosabb szükségletei?
Hatékony szervezés
Az anyagok tárolásához és rendszerezéséhez a dokumentumszerkesztők a hagyományos mappát használják, emellett cikkek és alcikkek, címsorok és különböző elrendezési konfigurációk is lehetnek, amelyek segítségével sokkal hatékonyabban kezelheti a belső wiki elrendezését. A legtöbbször azonban ezeknek a fájloknak a megtalálása és annak a felismerése, hogy melyik fájl melyik részleghez tartozik, a dokumentáció megfelelő szervezése nélkül fárasztó lehet. Ez megnehezíti a kollégák számára az információk megtalálását és megőrzését.
A platformon belüli keresési funkciók lehetővé teszik, hogy a különböző csapatok és részlegek munkatársai gyorsan és hatékonyan megtalálják a megfelelő dokumentációt. Emellett az információk könyvek és polcok szerinti felosztása szervezettebb helyzetet teremt a szervezet belső dokumentációja számára.
Íme egy példa a Docsies munkaterületre. Amint látható, már könyvek és polcok közé rendeztük a dokumentációnkat. A könyvek a cikkek, a polcok pedig a különböző cikkek gyűjteményei egy kifejezetten erre a célra kialakított tudásportálon belül.
A formátum következetes és könnyen olvasható tartása
A dokumentációnak egyszerűnek és egyszerűnek kell lennie. Ha további formázási lehetőségek állnak a csapat rendelkezésére, a dokumentáció megterhelőbbé válik. Ha mindenki szabadon strukturálhatja a hozzászólásait, ahogyan csak akarja, az eredmény egy egyenetlen és zavarba ejtő wikiélmény lesz. Ha van egy egyszerűen olvasható, könnyen követhető formátum, akkor nem csak a fejlesztés és karbantartás lesz egyszerű, de gyorsabb és hatékonyabb lesz a dokumentáció fejlesztése egy egyszerű, mindenhol azonos felépítésű struktúrán belül.
Íme egy példa a Docsie által kifejlesztett felhasználói útmutatóra. Ez a mi segédportálunk, és segít megérteni, hogyan néz ki egy hasznos és dinamikus formátum.
-
A fő írási terület: Jó ötlet, hogy a képek és ábrák, valamint az írás a legjobb, magyarázza a dokumentációt. Szép helyen van, és jól méretezett, jól pozícionált fejlécekkel és címekkel.
-
Teljesen működőképes kereső navigáció: Ez rendkívül fontos annak érdekében, hogy felgyorsítsa azt a folyamatot, amelyben az olvasói megtalálják a megfelelő információt.
-
Hivatkozások: A hivatkozások kulcsfontosságúak ahhoz, hogy olvasóit más, számukra szükséges oldalakra irányítsák.
-
Tartalomjegyzék: Ez lehetővé teszi az olvasók számára, hogy megtalálják a tudásportálon és a belső dokumentáción belüli konkrét cikkeket.
-
Nyelv- és verzióválasztó: A nyelvváltás lehetősége az olvasók számára létfontosságú azon vállalatok számára, amelyeknek sok alkalmazottja dolgozik a tengerentúlon, különböző országokban.
A keresés nem csak egy múló ötlet
Ha korlátozott mennyiségű dokumentációt írt és kevés alkalmazottal rendelkezik, nem feltétlenül jelent problémát a megfelelő információ gyors megtalálása. Azonban ahogy a csapata növekszik, és egyre több személy járul hozzá a belső tudásbázisához, úgy fog ráébredni ezeknek a dokumentumszerkesztőknek a korlátaira.
A legtöbb belső dokumentáció nem egy sok alkalmazottal rendelkező, növekvő belső wikihez készült. Egy dinamikus keresőmotor megléte egy jól szervezett wiki mellett elengedhetetlen a zökkenőmentes munkafolyamat fenntartásához a hasznos információk, irányelvek, felhasználói útmutatók és oktatóanyagok megtalálása terén, amelyekre az alkalmazottaknak a dokumentációban való keresés során szükségük van.
Önálló vagy felhőalapú wikik, melyik a jobb a szervezet számára?
Most pedig beszéljünk arról, hogyan tegyük közzé a dokumentációnkat, jobb-e egy saját üzemeltetésű vagy egy felhőalapú saját wiki?
Kezdjük azzal, hogy megvizsgáljuk az egyes alternatívák előnyeit és hátrányait.
Önállóan hosztolt wiki.
Ha van pénze és erőforrásai, a vállalati wikit az intraneten, szerveren vagy internet hosting szolgáltató tárhelyén elhelyezheti**. A saját hosztolású wiki előnyei közé tartoznak a következők:
-
Ön az egyetlen tulajdonosa az adatainak.
-
Olyan wiki-élményt alakíthat ki, amely az Ön egyéni igényeihez és specifikációihoz igazodik.
A saját üzemeltetésű wiki azonban jelentős technikai erőforrásokat emészt fel. Általában a legjobban a nagyon speciális követelményekkel rendelkező csapatok számára alkalmas.
Felhőben üzemeltetett wiki.
A Docsie például lehetővé teszi egy belső wiki létrehozását anélkül, hogy jelentős technikai erőforrásokat kellene fordítania. Egy munkanapon belül készen állhat a működésre.
Könnyű lesz kezelni és dolgozni vele. Emellett egyetlen kódsorral könnyen beágyazható a vállalati weboldalába, így zökkenőmentesen illeszkedik a vállalati márka megjelenéséhez, és összességében kényelmes felhasználói élményt nyújt. Hosszú távon, ha a Docsie segítségével portálunkon vagy a Docsie beágyazott oldalain keresztül segít Önnek dokumentációjának elhelyezésében, hosszú távon időt és pénzt takarít meg, és megfelelőbb dokumentációs munkafolyamatot eredményez.
Az információs architektúra megalapozása
Az információs struktúra megjelenését nagymértékben meghatározza majd a választott wiki-megoldás.
A Docsie-ban az anyagot háromféleképpen szervezheted: polcok (amelyek a mappákhoz hasonlóan működnek) és könyvek (amelyek magát a tartalmat tartalmazzák). Így ha a csapata a Docsie-t használja, az információs architektúra arra utal, hogy a témák milyen módon vannak megszervezve.
Ahogy a csapat belső wikijét szervezi:
Koncentráljon az áttekinthetőségre. A csapatodban mindenkinek, nem csak azoknak, akik létrehozták, képesnek kell lennie arra, hogy egyszerűen felfedezzék a wikidet. Használjon sok szempárt, hogy a wiki struktúrájának széles körben legyen értelme, és mindenki megértse, hogy honnan szerezhet információt.
Engedje meg a csapatoknak, hogy rugalmasak legyenek. Engedje meg minden csapatnak, hogy úgy hozzon létre egy témát vagy mappát, ahogy az a munkafolyamatuk szempontjából a legésszerűbb. Az egyik csapatnak megfelelő keretrendszer nem biztos, hogy a másiknak megfelel.
Tartalom importálása és kiegészítése
Miután kialakította a felépítését, elkezdheti az anyagok hozzáadását a belső wikihoz. Ha már van dokumentációja (például DocX, Markdown PDF és/vagy JSON fájlokban), akkor azt még az éles üzembe helyezés előtt importálnia kell az új wikibe. Egyszerűvé tesszük az anyagok importálását számos eszközből, valamint a Markdown-fájlokat a Docsie-ba.
Ezenkívül minden jelentős új anyagot be kell építenie a wikibe, mielőtt az hivatalosan debütálna. Számos olyan elemet szoktak a csapatok hozzáadni a vállalati wiki indításakor, mint az alkalmazottak kézikönyve és egy útmutató az új wiki vagy tudásbázis használatához.
Integrációk beállítása
Mint már korábban jeleztük, csapata valószínűleg kevés technológiára támaszkodik a kritikus adatok tárolása során. Ahelyett, hogy lecserélné ezeket az eszközöket, azt tapasztaltuk, hogy a tudásbázissal való integrálásuk nagyobb hasznára válik a csapatának.
Gondolja át, hogy mely anyagokat érdemes a wikiben tárolni, és melyeket érdemes összekapcsolni vele. Bizonyos típusú anyagoknak a wikitől eltérő eszközben van a helyük. A GitHubot használó mérnöki csapatok például a Docsie-t használhatják a markdown fájlok szinkronizálására, valamint a GitHubból származó hibák és pull-kérelmek felvételére. Így a felhasználók továbbra is használhatják a GitHubot a munkafolyamatukhoz, miközben könnyedén hozzáadhatnak a cégük wikijéhez.
A Docsie lehetővé teszi felhasználóink számára, hogy különböző más SaaS-megoldásokat integráljanak a platformunkba. Lehetővé tesszük felhasználóink számára az integrációt:
-
**Loom in Docsie**
-
**Miro in Docsie**
-
**Figma in Docsie**
Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan integrálhatunk más technológiákat a Docsie-val, kattintson ide.
Hozzon létre egy indítási tervet.
Most már elkezdheti az indítás tervezését. Meg kell hoznia egy kritikus döntést: az első bevezetés egyetlen csapatra korlátozódik, vagy az egész szervezetre kiterjed?
csapatspecifikus: Ha egyetlen csapat számára kívánja megnyitni a wikit, akkor az adott csapatnak lehetősége lesz arra, hogy elmerüljön a termékben, és elkezdje saját információs architektúrájának kialakítását. Ezután, ahogy a belső wiki növekszik, a kezdeti munkatársak felbecsülhetetlen értékű betekintést és segítséget nyújthatnak.
Vállalatszerte: Ha úgy dönt, hogy egyszerre az egész szervezeten belül telepíti a wikit, gondoskodjon arról, hogy mindenki tisztában legyen az engedélyezett tudásbázis kezelésére vonatkozó eljárással. Ellenkező esetben ajánlott egyetlen csapattal kezdeni, majd kiterjeszteni a részlegekre, és még tovább bővíteni. Az egész vállalatra kiterjedő bevezetéshez javasoljuk, hogy alkalmazzon csapatnagyköveteket. Ők termékszakértővé fejlődnek, és képesek lesznek a saját csapatukon belül a vezetésre.
Záró gondolatok
A szervezet belső wikije több, mint a szabadságolási irányelvek tárháza. A wiki hozzájárul az írás és az információmegosztás kultúrájának kialakításához.
Az Ön által választott wiki azonban jelentős. Válasszon olyan wikit, amely egyszerűsíti és racionalizálja a dokumentációt. Senkinek nem szabad, hogy át kelljen ugrálnia a karikákon ahhoz, hogy jól átlássa az Ön által megosztott tudást. Ezért javasoljuk, hogy egy jól átgondolt belső wiki remek módja az információ stratégiai és módszertani jellegű megosztásának, hogy segítsen fenntartani az erős vállalati morált.