Tegyük fel, hogy Ön egy ügyfélszolgálati támogatási megoldás rendszergazdája. Van egy szakértő csapata, de minden erőfeszítésük meghiúsul az átfogó vállalati szoftver hiánya miatt.
Miben van szüksége segítségre? A tervezéshez? Kiadáshoz? A dokumentáció karbantartásához?
Dobja le minden gondját, és mutassa be a HAT-ot a csapattagjainak! Használjon HAT-ot, és készüljön fel a tartalom finomhangolására és a leghatékonyabb technológiai dokumentumok létrehozására.
A Help Authoring Tools segítségével a vállalatok könnyedén készíthetnek és karbantarthatnak dokumentációt, méghozzá különböző platformokra, például PDF-ek, e-könyvek, mobil, webes, nyomtatott dokumentumok stb. számára.
Ez a cikk egy gyors utazásra viszi Önt arról, hogy mi is az a HAT, és hogyan kezdett a Docsie szinonimaként hangzani a HAT.
Mi az a HAT?
A Help Authoring Tools a technikai írók állandó társai. Ez a szoftver segíti a szerzőket dokumentációjuk megtervezésében, megírásában, szerkesztésében és digitális közzétételében. A szerzők a szoftver súgó dokumentációját is összegyűjthetik, és egyetlen adatbázisba konvertálhatják a segítségével különböző formátumokban, többek között PDF, HTML, XML stb. formájában.
Főbb jellemzők:
1. Hibák felfedezése:
A HAT-ok esetében a kódszerkesztés és a szövegszerkesztés a fő funkciók. A HAT-ok kiküszöbölik a hibákat, és egyszerű lépésekre bontják a bonyolult írási folyamatot. Nyelvtani javaslatokat kínálnak, és sablonokat hoznak létre, amelyek alapján a vállalatok személyre szabott tartalmakat készíthetnek.
Azáltal, hogy a HAT-ok segítségével automatizált nyelvi stílusirányzatokat dolgoznak ki, a vállalatok fejleszthetik márkanyelvüket. Ha kódszerkesztésről van szó, a front-end webfejlesztők gyakran használnak ilyen eszközöket. A HAT-ok segítenek a márkáknak abban is, hogy a dokumentáció hangnemét, formátumát és megjelenését érintetlenül tartsák.
2. Tartalomkezelés:
Az iparágban ma elérhető súgószerkesztő eszközök nagy része hasonlít a tartalomkezelő rendszerekre (CMS). A CMS-eszközök és -platformok fő funkcióját árnyékolva a HAT-ok segítik a műszaki írókat a tartalomprojektek kezelésében, tárolásában és nyomon követésében.
A HAT abban különbözik a CMS-től, hogy a HAT minden egyes tartalmi projektet egy adott fájlkészlethez, segédlethez, kézikönyvekhez és szoftvermagyarázó útmutatókhoz köt. Egy HAT használata során megelőzheti az adatvesztést, és visszaállíthatja a dokumentumok utolsó elmentett verzióját is. Ez a HAT egyik szuper előnye, amely lehetővé teszi, hogy értékes információkhoz férjen hozzá még akkor is, ha egy előre nem látható technikai hibával kell szembenéznie.
3. Fájltranzakciók:
Ha HAT-ot használ, könnyedén importálhatja és exportálhatja fájljait, így biztosítva a zökkenőmentes fájlátviteleket több platform között. A jó része az, hogy nem kell minden egyes fájlt kézzel konvertálnia. A HATs segítségével könnyedén dolgozhat ugyanazon a fájltartalmon, és ugyanazon dokumentum több formátumát is létrehozhatja.
Ha egyszer több formátumot is létrehozott, mi történik az eredeti dokumentummal? Ne féljen, mert a HATs automatikus konvertálási funkciója lehetővé teszi, hogy megőrizze az eredeti dokumentációt, a szerkezet és a formátum érintetlenül maradjon. Ez csökkenti a hibalehetőséget, csökkentve az időt és a fáradságot. Ez a funkció még jelentősebbé válik, ha a tartalomszerzőknek meg kell osztaniuk projektfájljaikat más közreműködőkkel.
4. A tartalom javítása:
Ha tartalomkészítésről van szó, semmi sem múlhatja felül a brainstorming fontosságát a friss ötletek kipréselése érdekében. A HAT-ok egyszerűsítik a csapatok közötti kommunikációt, megkönnyítve a távmunkát és biztosítva a csapattagok közötti folyamatos együttműködést. Vannak más figyelemre méltó funkciók is, mint például a valós idejű szerkesztés, a kommentálás és a verziókezelés. Ezekkel a funkciókkal csökkentheti a csapattagok közötti félreértéseket, növelheti a termelékenységet, és jelentősen csökkentheti az időt és a ráfordítást.
A HAT-ok nagyszerű eszközök, amelyek a csapattagokat szoros csoportban tartják. A HAT-ok egyik figyelemre méltó funkciója a változások nyomon követése. Ez lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ugyanazon dokumentum különböző változatai között váltsanak, átfogó és jól dokumentált tartalmat létrehozva.
5. Kiadás és karbantartás:
A dokumentáció rendszeres frissítése és karbantartása fárasztó folyamat. Hogy megkönnyítse a felhasználók dolgát, a HAT lehetővé teszi az írók számára, hogy az előzetes forrásfájlban változtatásokat hajtsanak végre, amelyet követően az összes fájlformátumban frissítések készülnek. Ez biztosítja, hogy minden felhasználó naprakész maradjon az elvégzett változtatások tekintetében, és minden gond nélkül hozzáférhessen a fájl végleges változatához.
Kiadás esetén a HAT-ok gyakran biztosítanak sablonokat, hogy a műszaki szerzők a már meglévő alapszintű formázáson dolgozhassanak. A sablonok különböző típusú vizuális elrendezéseket is javasolnak, megkönnyítve a technikai írók számára, hogy más forrásokból videókat, mozgóképeket, videókat stb. húzzanak.
Hogyan működik a Docsie A HAT?
A Docsie a technológiát és az innovációt a középpontba állítva az egyik vezető súgószerző eszköz, amely új módokat teremt a csapatok számára a termékdokumentáció együttműködésére, létrehozására és megvalósítására. Az Ontario állambeli Torontóban található központja egy olyan öníró dokumentációs szolgáltatás, amely lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy megírják, lefordítsák és javítsák dokumentációjukat.
Hogyan segít?
Gyors telepítés és egyéni tudásportál:
Míg a platform belső tudásportálja segít a vállalatoknak abban, hogy az önkiszolgáló tudást megosszák a teljes csapatukkal, addig a külső ügyfél-tudásbázisok segítenek a dokumentáció megosztásában a csapatok között, és minimalizálják az ügyféltámogatási munkaterhelést.
A Docsie portál segítségével használhatja az alapértelmezett dizájnokat, vagy a márka személyiségének, stílusának és arculatának megfelelő egyéni tudásbázis-dizájnt valósíthat meg. A platform ingyenes egyéni tartományt is biztosít az ingyenes csomag részeként. További domaineket is kínál, amelyeket a felhasználók a fizetős csomagok előfizetésével vehetnek igénybe.
Ingyenes beszállás, importálás és portáltervezés:
Az ügyfélbevezetési dokumentáció legfontosabb elemei az egyértelmű utasítások, a hibaelhárítási útmutatók, a terméktúrák és a GYIK. A Docsie Pilot segítségével a vállalatok ingyenes beszállítást biztosíthatnak. A felhasználók több platformról is importálhatják tartalmaikat, és a legtöbb értéket hozhatják ki a létrehozott tartalmakból.
Aggódik amiatt, hogyan képezze ki alkalmazottait, hogy maximalizálja termelékenységüket? Vegye igénybe a Docsie opcionális tréningjét, hogy munkatársai a szoftverrel dolgozhassanak, és a lehető legtöbbet hozhassák ki a szoftveres megoldásból.
Vállalati szintű dokumentáció:
A Docsie minden fizetős csomaghoz mellékelve, a Docsie Pilot segítségével migrációs támogatást nyújt. A meglévő tartalmak, teljes tudásportálok, tudásbázisok stb. importálásától kezdve az egyéni portálok kialakításáig és a munkatársak képzéséig - a Docsie teljes eszköztárat biztosít, amely segíti a vállalkozásokat a funkcionalitásuk növelésében.
Az egyszerűsített dokumentációs munkafolyamatokkal a Docsie segít az összes dokumentáció hatékonyságának növelésében. Az ingyenes egyéni tartományon kívül a platform 3x egyéni tartományt biztosít kis csapatoknak és 10+ egyéni tartományt vállalkozásoknak és szervezeteknek.
Egyéni domain SSL-lel:
A Docsie minden felhasználójának lehetővé teszi, hogy egyéni domainnel rendelkezzen, teljesen ingyen. Minden, a platformra vonatkozó tervezettel rendelkező vállalat birtokolhat egy egyéni domaint, ahol tudásoldalt üzemeltethet.
Az ingyenes Startup-csomag felajánlásával a Docsie minden kis- és középvállalkozást arra ösztönöz, hogy szerezzenek be egy egyéni domainnevet, és ezzel növeljék ismertségüket és javítsák márkaképüket.
Verzió- és nyelvkezelés:
Manapság sok vállalat használ AI nyelvi fordítást. Mindez annak a hatalmas átalakulásnak köszönhető, amelyet a mesterséges intelligencia az elmúlt néhány évben tapasztalt. Ha az Ön cége is sok tartalommal dolgozik, és küzd a copy-paste és duplikációs problémákkal, válassza a Docsie-t, mint szakmai partnert. Integrálja a nyelveket és verziókat, és konszolidálja őket a Docsie segítségével, és fordítsa le őket egy adott URL-címre. Mi az előnye? Többé nem kell a fejét a falba vernie a SEO rangsorolásban való első helyezéssel kapcsolatban.
Végső gondolatok
Ez volt tehát egy kis betekintés a HAT világába. Mi lesz a következő lépés? Válasszon ki egy megbízható és hatékony súgószerkesztő eszközt. Győződjön meg róla, hogy megérti az üzleti követelményeket, a vállalati célkitűzéseket, és a költségvetésén belül biztosítja a hatékony HAT minden funkcióját. Mielőtt véglegesítene egy HAT-ot, győződjön meg arról, hogy az átfogó ügyféltámogatást nyújt, valamint kétségtelenül hatékony és skálázható.
Válassza a Docsie szakmai partnert, és legyen tanúja annak, hogy vállalkozása új csúcsokat ér el. A Docsie egységes dokumentációs élményt nyújt globális ügyfeleinek, és egy fedél alatt kínál megoldást minden dokumentációs igényére.